文/長春市口腔醫(yī)院 劉莉莉

電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設(shè)的建議

文/長春市口腔醫(yī)院 劉莉莉

本文主要對電子檔案缺乏獨立性、歸檔流程缺失、歸檔過程中缺失信息鑒別環(huán)節(jié)、缺乏專業(yè)管理人才等當(dāng)前電子檔案歸檔工作中存在的問題進行了分析，并在此基礎(chǔ)上提出了高度重視檔案信息化建設(shè)、加強電子檔案獨立存在的能力、建立規(guī)范的歸檔程序和安全管理機制、做好電子檔案的信息鑒別、加強檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化建設(shè)、培養(yǎng)和引進高素質(zhì)檔案管理人才等幾點加強電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設(shè)的措施。

電子檔案；歸檔；信息化建設(shè)

隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成為了必然趨勢。檔案信息化建設(shè)可以提高檔案工作管理效率，便捷地檢索和利用檔案，合理配置檔案信息資源，提高了檔案信息的準(zhǔn)確性和可持續(xù)性。檔案信息化的實現(xiàn)，使封閉的檔案管理變?yōu)殚_放的管理，從檔案的保管和利用上升到信息采集、管理、共享和服務(wù)，使管理更加科學(xué)。因此加強電子檔案歸檔工作，積極地推進檔案信息化建設(shè)工作，是當(dāng)前的一項重要工作。例如我院一些退休檔案及死亡檔案，由于年代久遠，經(jīng)歷各時期不同人員的管理，導(dǎo)致有些文字不清，紙張殘破，對查閱造成很大困擾，如及時進行檔案電子化，就可以避免檔案的進一步破壞。檔案信息化建設(shè)就是使用計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫信息技術(shù)手段實現(xiàn)各類檔案的數(shù)字化，將網(wǎng)絡(luò)化辦公條件下的電子文檔管理網(wǎng)絡(luò)一體化，通過辦公網(wǎng)絡(luò)，逐漸完成各種檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并使用文檔一體化管理軟件來完成電子文件的歸檔工作。筆者以下主要對電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設(shè)進行研究，旨在提高電子檔案歸檔及檔案信息化建設(shè)工作的質(zhì)量。

一、電子檔案歸檔工作中存在的問題

（一）電子檔案缺乏獨立性。目前電子檔案主要是作為紙質(zhì)文件生成、運轉(zhuǎn)過程中的一種附帶產(chǎn)品而存在的，這一特性導(dǎo)致其無法獨立存在，也不具有獨立存在的價值。這就使得絕大多數(shù)的企業(yè)、單位不重視電子檔案，更有甚者還存在隨意刪減、增加電子檔案的問題，導(dǎo)致電子檔案面目全非、失去歸檔保管的意義。我院由于單位規(guī)模小，人員少，相對檔案利用率不高，也存在一些類似被忽視的問題，需要進一步提高。

（二）電子檔案歸檔流程缺失、存在不安全因素。電子檔案歸檔是利用計算機對已經(jīng)處理完畢的具有一定價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但從目前的現(xiàn)狀來看，有相當(dāng)一部分企業(yè)、單位對電子檔案的歸檔流程缺乏明確的認知，導(dǎo)致歸檔工作操作過程混亂，同時也給電子檔案的儲存介質(zhì)帶來一定的安全隱患，一旦企業(yè)或單位的信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，則電子檔案就會遭到破壞，嚴(yán)重時甚至?xí)斐扇縼G失，我院在2010年，前后用近半年時間曾對檔案的部分重要內(nèi)容進行掃描存檔，之后由于存檔的計算機出現(xiàn)問題，導(dǎo)致電子檔案資料丟失，同時又沒有備份，導(dǎo)致此次工作以失敗告終。

（三）電子檔案歸檔過程中缺失信息鑒別環(huán)節(jié)。電子檔案信息鑒別指的是對電子文件的價值進行判斷，并對電子檔案信息的真假進行甄別。電子檔案歸檔過程中的價值鑒定環(huán)節(jié)，就是決定電子文件去留的問題，因此，該環(huán)節(jié)是一個十分重要的環(huán)節(jié)。目前在進行電子檔案歸檔時，都是直接將電子文件從計算機上拷貝到所要存儲的介質(zhì)上，丟失了重要的價值鑒定環(huán)節(jié)，無法實現(xiàn)去偽存真的目的，最終導(dǎo)致一些具有珍貴價值的電子檔案被淹沒到大量無用的、糟粕信息中去了。

（四）缺乏高素質(zhì)的專業(yè)管理人才隊伍。檔案管理需要一支具備較高專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平的人才隊伍，才能夠支撐起整個工作，提高工作質(zhì)量。但這正是目前電子檔案歸檔工作中存在的一個較大問題，那就是缺乏專業(yè)的人才隊伍。大多數(shù)從事電子檔案歸檔工作的管理人員，要么不熟悉計算機操作，要么檔案管理知識薄弱，像我院這樣的基層單位，基本無專業(yè)檔案管理人員，而且很少有檔案方面的培訓(xùn)課程。所以既具備過硬的檔案管理知識，又熟悉計算機操作的綜合型人才少之又少，而對于人才的需求幾乎是目前每個企業(yè)或單位均面臨的一個問題。

二、加強電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設(shè)的措施

（一）高度重視檔案信息化建設(shè)。電子檔案管理工作中存在的各種問題，究其根本原因，多是對電子檔案管理工作不重視造成的。實現(xiàn)電子檔案管理是一項繁重的工作，必須得到各有關(guān)部門的高度重視，需要投入大量的人力、財力和精力。樹立加強電子檔案管理的緊迫意識，從意識形態(tài)上重視，從物質(zhì)形態(tài)上支持，認真總結(jié)檔案管理工作陳舊的管理手段和方式，創(chuàng)新完善適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展要求的檔案管理新機制、新內(nèi)容，推進檔案信息化管理的速度，逐步建立與現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的電子檔案管理工作機制，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，使檔案信息化的優(yōu)勢發(fā)揮出來，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）加強電子檔案獨立存在的能力。電子檔案是推進檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)和核心，一旦失去其獨立存在的意義和能力，檔案信息化建設(shè)也就變成了一紙空文。因此，檔案管理工作者需積極轉(zhuǎn)變管理理念，讓其具備獨立存在的能力，使檔案資源得到合理配置，做到信息共享和服務(wù)。

（三）建立規(guī)范的歸檔程序和安全管理機制。在檔案信息化建設(shè)過程中，還需要建立規(guī)范的歸檔程序和管理機制，以實現(xiàn)電子檔案歸檔工作流程化，明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全。具體來說，一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟。二是制定必要的安全措施，確保電子檔案的安全性與完整性，著重加強主機安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)庫安全等方面的工作，做好電子檔案的保存和保護。這是一個事無巨細的大工程，必須嚴(yán)謹。

（四）做好電子檔案的信息鑒別。在電子檔案歸檔工作過程中，信息鑒別環(huán)節(jié)具有十分重要的意義，發(fā)揮著十分重要的作用。要分清主次、輕重，根據(jù)自己單位情況、性質(zhì)、特點來定存檔內(nèi)容，做到存什么、怎么存、存多少，提高電子檔案的存檔價值。因此，必須重視對電子檔案的鑒別工作，建立起專業(yè)的電子檔案鑒定工作流程，對于需要歸檔保存的電子檔案要仔細鑒定，并對電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定、甄別。最終確定哪些電子文件有保存下來的價值和必要，哪些電子文件是無用的信息，需要修改或去除。

（五）加強檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是促使檔案信息化持續(xù)、良好發(fā)展的基礎(chǔ)保障，也是有效提升檔案信息化管理水平的必要條件。因此，需加強對計算機安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案信息資源合法化和確認標(biāo)準(zhǔn)等電子檔案信息管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和完善工作；對電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，存儲、壓縮電子文檔數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的交換和加密，水印技術(shù)系統(tǒng)軟硬設(shè)施及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等檔案信息化處理業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)和完善工作。

（六）培養(yǎng)、引進高素質(zhì)檔案管理人才，建設(shè)專業(yè)化的管理隊伍。檔案工作人員是電子檔案管理工作的主體，提高檔案工作人員的文化、專業(yè)素質(zhì)是電子檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。信息化建設(shè)進程的加快，對人員素質(zhì)提出了更高的要求，具有多方面綜合知識，才能使電子檔案管理工作成功展開。建立一支高素質(zhì)的電子檔案管理人才隊伍需注意以下幾點：首先是要對現(xiàn)有工作崗位上的人員進行培訓(xùn)，培訓(xùn)過程中需要有針對性，即對于哪些具備了過硬的檔案管理知識，但是計算機操作不嫻熟的管理人員，需著重對其進行計算機操作技術(shù)的培訓(xùn)；而對于那些計算機操作技術(shù)十分嫻熟，但是檔案管理知識比較薄弱的人員，需著重對其進行檔案管理知識的培訓(xùn)。其次是要加大引入綜合型人才的力度，適當(dāng)放寬入職條件，提升待遇來吸引一批兼具了計算機操作技術(shù)和檔案管理知識的綜合型人才，這就需要各單位部門的重視了，希望予以支持！

三、結(jié)語

綜上所述，盡管電子檔案的出現(xiàn)對于推動檔案信息化建設(shè)發(fā)揮了重要的作用，但是目前在電子檔案歸檔工作中仍然存在著一些問題，給電子檔案的歸檔工作及信息化建設(shè)工作造成了不利影響。在這樣的情況之下，只有針對當(dāng)前電子檔案歸檔過程中存在的問題，制定并實施具有針對性的應(yīng)對措施，才能夠有效提升電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設(shè)工作的水平。