文/黑龍江省趙光農(nóng)場社會保險(xiǎn)事業(yè)管理局 趙敬華

如何做好新時(shí)期社保檔案的利用工作

文/黑龍江省趙光農(nóng)場社會保險(xiǎn)事業(yè)管理局 趙敬華

社保檔案作為社保工作中非常重要的組成部分，作為社保工作的數(shù)據(jù)中心，是維護(hù)參保者自身合法權(quán)益的重要依據(jù)，因此需要加強(qiáng)對社保檔案的管理，推進(jìn)社保檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，從而實(shí)現(xiàn)社保檔案的有效利用。

社保檔案；利用；價(jià)值；服務(wù)領(lǐng)域

在社保工作中，社保檔案是對參保人參保信息的真實(shí)記錄，是社保工作科學(xué)開展的重要依據(jù)。當(dāng)前社保檔案會隨著參保人工作單位的變化而發(fā)生轉(zhuǎn)移，呈現(xiàn)出動態(tài)變化的特點(diǎn)，同時(shí)作為個(gè)人參加社保的原始憑證，社保檔案也是維護(hù)個(gè)人利益的重要憑證，因此需要嚴(yán)格按照國家規(guī)定的要求和標(biāo)準(zhǔn)來對社保檔案進(jìn)行規(guī)范管理，從而為社保檔案的利用創(chuàng)造良好的條件。

一、建立統(tǒng)一電子化檔案管理系統(tǒng)

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，為了充分發(fā)揮社保檔案的價(jià)值，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，應(yīng)該建立統(tǒng)一的電子化檔案管理體統(tǒng)。建立統(tǒng)一的電子檔案，可以形成檔案信息共享平臺，便于對檔案信息進(jìn)行傳輸和管理，從而能夠提高社保檔案的利用效率。電子檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，也是提高社保檔案利用效率的重要途徑，所以應(yīng)該制定統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，便于對檔案信息資源利用價(jià)值進(jìn)行深入挖掘。

二、優(yōu)化社保檔案檢索系統(tǒng)管理

隨著社會的發(fā)展，人們對于社保檔案的需求也呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，針對這一現(xiàn)象，社保檔案管理部門從便民、利民、提高服務(wù)質(zhì)量的角度出發(fā)，應(yīng)該建立完善的檔案管理制度，制定人性化的檔案檢索流程?？沙浞掷镁W(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，對用戶的需求進(jìn)行詳細(xì)分析，然后對社保檔案進(jìn)行細(xì)致分類，簡化檢索系統(tǒng)，便于用戶對社保檔案信息的檢索和查閱。優(yōu)質(zhì)的檔案檢索系統(tǒng)，可有效提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，這是提高社保檔案利用價(jià)值的重要環(huán)節(jié)。

三、確保檔案的安全與完整

設(shè)備檔案管理是一個(gè)龐大的信息系統(tǒng)，其記錄的檔案內(nèi)容較多，工作量較大，是對參保人員各項(xiàng)保險(xiǎn)信息的全面記錄，所以為了保證檔案信息開發(fā)利用的效果，應(yīng)該確保檔案信息的安全性和完整性。從社保檔案的建立開始，就應(yīng)該保證參保人員各項(xiàng)信息的完整性，在參保人員后續(xù)費(fèi)用的繳納、賬戶劃撥、利息的計(jì)算等方面，包括參保過程中保險(xiǎn)關(guān)系的轉(zhuǎn)移，都應(yīng)該有完整的記錄，這些信息直接關(guān)系到參保人員的切身利益。只有保證檔案信息的安全性和完整性，才能夠?yàn)闄n案信息的開發(fā)利用提供重要的依據(jù)。因此，應(yīng)該建立完善的檔案管理體系，明確每個(gè)崗位的職責(zé)，全面提升社保檔案管理人員的專業(yè)技能，進(jìn)一步優(yōu)化社保檔案流程管理，全面提高社保檔案利用效率。

四、強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，建立與外網(wǎng)的聯(lián)系

在當(dāng)前社保檔案利用工作中，需要對高層次的管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌，從高層次管理部門方面強(qiáng)化社會檔案一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)社保檔案的統(tǒng)籌管理。通過頂層設(shè)計(jì)來為社保檔案的利用創(chuàng)造良好的制度環(huán)境，將對不同地區(qū)及不同層次的社保檔案利用情況提供政策和制度上的支持。另外，還要加大對社保檔案利用工作的支持力度，進(jìn)一步提高社保檔案的信息化建設(shè)水平，建立與外網(wǎng)的有效聯(lián)系，全面提升社保檔案利用效率。

五、開展在線服務(wù)

在當(dāng)前信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案利用方式發(fā)生了較大的變化。人們對檔案信息利用的時(shí)效性有了更高的要求，而且希望利用網(wǎng)絡(luò)及檔案信息系統(tǒng)獲取及時(shí)和準(zhǔn)確性的檔案信息。在這種大背景下，社保檔案服務(wù)方式從被動服務(wù)加快了向主動和現(xiàn)代化服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。而且社保檔案管理部門充分借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過在網(wǎng)頁上進(jìn)行專題匯編、數(shù)據(jù)庫查詢及電子信箱等服務(wù)，為檔案利用者提供了更多的便利，實(shí)現(xiàn)了檔案管理人員與檔案利用者之間的快速通信、信息交流和實(shí)時(shí)咨詢，能夠?yàn)闄n案利用者提供查詢和資訊服務(wù)。社保檔案在開展在線服務(wù)的基礎(chǔ)上，還向廣大用戶提供現(xiàn)行文件的閱覽服務(wù)，有效維護(hù)了廣大人民群眾的根本利益，全面提升了社保檔案的利用效率，充分發(fā)揮出社保檔案的重要價(jià)值。

六、結(jié)束語

新時(shí)期檔案工作發(fā)生了較大的變化，在社保檔案工作開展的過程中，需要加快觀念的轉(zhuǎn)變，利用開放和創(chuàng)新的觀念來加強(qiáng)對社保檔案的管理，并進(jìn)一步解放思想，樹立積極服務(wù)的理念，不斷對社保檔案管理內(nèi)容和服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)，為社保檔案工作注入新的生機(jī)和活力，實(shí)現(xiàn)社保檔案信息資源的高效開發(fā)利用。

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