文/濰坊市奎文區(qū)反邪教協(xié)會(huì) 劉海燕；濰坊市奎文區(qū)疾控中心 楊海兵

淺論檔案信息化進(jìn)程亟須加快推進(jìn)

文/濰坊市奎文區(qū)反邪教協(xié)會(huì) 劉海燕；濰坊市奎文區(qū)疾控中心 楊海兵

在信息化時(shí)代，我們的檔案工作依然以紙質(zhì)檔案為主，檔案的查閱還處在“翻箱倒柜”層面，檔案內(nèi)容的查考利用還需要重新打印。所以，檔案信息化進(jìn)程亟須加快推進(jìn)。

檔案管理軟件；數(shù)字技術(shù)；網(wǎng)絡(luò)化；檔案檢索；查閱利用。

2002年，《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》制訂下發(fā)，進(jìn)一步明確了檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)。但在信息化時(shí)代，我們的檔案工作依然以紙質(zhì)檔案為主，檔案的查閱還處在“翻箱倒柜”層面，檔案內(nèi)容的查考利用還需要重新打印。無(wú)論從檔案的表現(xiàn)形態(tài)上來(lái)看，還是從檔案的管理上，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于當(dāng)今這個(gè)時(shí)代，所以，檔案信息化進(jìn)程亟須加快推進(jìn)。

檔案信息化就是運(yùn)用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、查閱和開放利用的數(shù)字化、自動(dòng)化、便捷化，提高檔案管理水平和利用效率。數(shù)字化主要是指檔案內(nèi)容的數(shù)字化，就是將紙質(zhì)檔案所有內(nèi)容全部錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)并實(shí)現(xiàn)查詢和展示。自動(dòng)化主要是檔案生成、管理的自動(dòng)化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案軟件將數(shù)字化的文件、資料，自動(dòng)生成符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案，對(duì)檔案庫(kù)房的溫度、濕度、防火、防盜等管理實(shí)行自動(dòng)化控制。便捷化就是檔案查閱利用便捷化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)查閱電子檔案，將可利用的檔案內(nèi)容便捷地進(jìn)行復(fù)制、粘貼等編輯操作，解決查閱檔案翻箱倒柜、利用檔案重新打印的問(wèn)題。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化，有利于與現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化相銜接。目前，電腦辦公已全面普及，網(wǎng)上協(xié)同辦公平臺(tái)、公文傳輸系統(tǒng)也比較普遍，所以，文件資料的電子化、數(shù)字化已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全覆蓋。在這種情況下，應(yīng)該說(shuō)，推進(jìn)檔案信息化水到渠成。如果實(shí)現(xiàn)了檔案信息化，那么將會(huì)大大提高檔案管理效率，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)就能實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、查閱；如果實(shí)現(xiàn)了檔案信息化，建立起可復(fù)制、可編輯、可粘貼的數(shù)字檔案，將大大方便后期檔案的開發(fā)利用。所以，加快推進(jìn)檔案信息化的重要意義不言而喻。

筆者認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)面臨兩大任務(wù)：

（一）數(shù)字檔案建設(shè)。首先，要對(duì)原有的文字、圖片等紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，主要運(yùn)用電子掃描技術(shù)和文字轉(zhuǎn)換技術(shù)，把已經(jīng)形成的紙質(zhì)檔案變成可檢索、可編輯的電子檔案。其次，是對(duì)目前現(xiàn)有的電子文書、圖片資料進(jìn)行收集整理。一般情況下，各單位的文書圖片檔案都分散在經(jīng)手人自己的手里，沒(méi)有統(tǒng)一收集在單位文書檔案管理人員手中。一方面容易遺失，另一方面也不利于統(tǒng)一管理使用。因此，在檔案信息化之前，應(yīng)先將分散在個(gè)人手中的電子資料進(jìn)行統(tǒng)一收集，分類整理，為檔案信息化打好基礎(chǔ)。第三，要開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)。該軟件系統(tǒng)要反映紙質(zhì)檔案的全部?jī)?nèi)容和格式要求，如封面、卷內(nèi)目錄、編碼等，都要通過(guò)各要素反映檔案的全貌；要實(shí)現(xiàn)檔案檢索、查閱、開發(fā)利用等檔案管理的全部功能，要與檔案資料的生成系統(tǒng)相銜接，如公文處理系統(tǒng)、專業(yè)設(shè)計(jì)軟件、行業(yè)辦公系統(tǒng)等，在文件格式上兼容，在數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出上實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。系統(tǒng)要分門別類地開發(fā)，區(qū)分文書檔案與業(yè)務(wù)檔案，區(qū)分行業(yè)不同和檔案內(nèi)容與形態(tài)的不同，開發(fā)專業(yè)性、針對(duì)性強(qiáng)的檔案信息管理系統(tǒng)。第四，要更加扎實(shí)地做好紙質(zhì)檔案工作，這是檔案信息化的重要基礎(chǔ)和保障。物理存貯是最安全最保險(xiǎn)的，比起電子虛擬存貯，物理存貯更不易損毀，而虛擬存貯容易受到電磁、電腦病毒、操作不當(dāng)?shù)确浅Ｒ蛩赜绊懚鴵p毀，因此，無(wú)論檔案信息化程度如何高，都必須要留存紙質(zhì)檔案。

（二）數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案數(shù)字化的升級(jí)版，也是實(shí)體檔案館建設(shè)的升級(jí)版。應(yīng)按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，建設(shè)滿足當(dāng)?shù)匦枨蟮臄?shù)字化檔案館，提升檔案工作整體水平。一是要按照數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線和軟硬件基本要求，建設(shè)符合數(shù)字檔案資源管理要求，滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與需求的基礎(chǔ)設(shè)施。二是要開發(fā)和采用功能完善、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。三是進(jìn)一步加快檔案的資源建設(shè)，采用先進(jìn)的技術(shù)和措施，來(lái)保證檔案資源的真實(shí)性、可用性和安全性，以滿足檔案資源的共享需求。四是修訂完善的檔案工作流程，按照數(shù)字檔案館建設(shè)要求，建立健全電子檔案的收集、整理、管理、使用和應(yīng)急保障的各項(xiàng)制度，確保電子檔案管理規(guī)范，運(yùn)轉(zhuǎn)順暢。多少年來(lái)，我們的檔案館已經(jīng)建立了一整套保存檔案文件的有效方法和操作規(guī)程，而即將推行的數(shù)字化檔案館，檔案信息的內(nèi)容和保存位置很容易發(fā)生改變，從一定程度上說(shuō)，檔案信息的安全性會(huì)受到威脅。所以，在檔案信息化的進(jìn)程中，如何保存這些數(shù)字化的檔案信息，也是擺在我們面前的一個(gè)巨大挑戰(zhàn)，值得我們?cè)诠ぷ髦姓J(rèn)真探究?？傊?，加快推進(jìn)檔案信息化是一項(xiàng)大工程，涉及單位多、管理難度大、建設(shè)周期長(zhǎng)，需要通過(guò)廣大檔案工作者長(zhǎng)期認(rèn)真細(xì)致的工作，從而保證檔案信息化建設(shè)的發(fā)展和完善，以進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)及社會(huì)各界共享和便捷使用。