文/龍巖市永定區(qū)科技情報(bào)研究所 蘇中華

大數(shù)據(jù)時(shí)代科技型企業(yè)檔案信息化建設(shè)

文/龍巖市永定區(qū)科技情報(bào)研究所 蘇中華

在大數(shù)據(jù)背景下，科技型企業(yè)面臨著檔案信息化建設(shè)的緊迫任務(wù)。通過主題討論，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的對(duì)策有：為檔案管理部門列出市場(chǎng)信息搜集大綱、在大數(shù)據(jù)分析下整合產(chǎn)品信息和市場(chǎng)需求信息、根據(jù)產(chǎn)品開發(fā)模塊對(duì)檔案信息進(jìn)行歸類、在企業(yè)局域網(wǎng)平臺(tái)上建立檔案信息共享平臺(tái)。

科技型企業(yè)；檔案信息化建設(shè)；對(duì)策；大數(shù)據(jù)時(shí)代

企業(yè)檔案數(shù)字化過程中也產(chǎn)生了海量數(shù)據(jù)，如此海量數(shù)據(jù)使檔案信息化建設(shè)成為迫在眉睫的必然選擇。檔案信息化建設(shè)是運(yùn)用計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化、共享化，使檔案管理更加具有現(xiàn)代化的管理觀念。同時(shí)運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的龐大系統(tǒng)工程，這個(gè)系統(tǒng)縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代科技型企業(yè)檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)

（一）著眼于檔案信息化中的技術(shù)組織建設(shè)?！凹夹g(shù)組織”在這里可以理解為，需要搭建檔案信息化管理的物理平臺(tái)，并設(shè)計(jì)與之相匹配的組織管理形態(tài)。這里的組織管理形態(tài)是基于團(tuán)隊(duì)建設(shè)完成之后而開展的工作。筆者所調(diào)研的高科技企業(yè)，主要以開發(fā)、生產(chǎn)耐用消費(fèi)品為主。這就決定了在檔案信息化建設(shè)中，需要將人員合理安排在檔案信息搜集、檔案信息整合、檔案信息分析等崗位中。他們相互之間形成了分工協(xié)作關(guān)系，并將最終成果反映在企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫中以備共享。

（二）著力于檔案信息化中的互助機(jī)制建設(shè)。在工作實(shí)踐中，筆者發(fā)現(xiàn)，檔案信息管理部門與業(yè)務(wù)部門對(duì)信息需求的偏好存在差異。前者在檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，較為追求信息的系統(tǒng)性和歸檔。而后者則在研發(fā)和銷售的問題導(dǎo)向下，追求檔案信息的實(shí)用性。因此，為了解決兩部門之間的信息輸出結(jié)構(gòu)問題，這里還需要加強(qiáng)部門之間的合作。合作的關(guān)鍵點(diǎn)就在于，建立科技檔案信息自主查詢系統(tǒng)，進(jìn)而便利業(yè)務(wù)部門的隨機(jī)使用需求。

二、科技企業(yè)檔案信息化建設(shè)的路徑

（一）尋求業(yè)務(wù)外包協(xié)同打造檔案信息化物理平臺(tái)。高科技企業(yè)在實(shí)施檔案信息化建設(shè)時(shí)，首要的工作便是打造或完善檔案信息化管理平臺(tái)。該平臺(tái)不僅含有數(shù)據(jù)庫的基本功能，還需要設(shè)置共享窗口，以及為員工設(shè)置檔案信息查詢權(quán)限等內(nèi)容。因此，在建設(shè)初期應(yīng)積極尋求第三方計(jì)算機(jī)信息技術(shù)供應(yīng)商的支持。隨著物理平臺(tái)的搭建，關(guān)于數(shù)據(jù)庫建設(shè)則構(gòu)成了企業(yè)檔案管理部門的任務(wù)。筆者建議，針對(duì)檔案信息搜集應(yīng)列出大綱，如針對(duì)同類產(chǎn)品信息的搜集可分為這樣幾個(gè)一級(jí)項(xiàng)目：消費(fèi)者對(duì)產(chǎn)品某創(chuàng)新功能的接受程度、消費(fèi)者對(duì)不同價(jià)格檔次產(chǎn)品的偏愛程度、競(jìng)品市場(chǎng)營(yíng)銷策略模式等。

（二）在大數(shù)據(jù)分析下整合科技檔案的有用信息。團(tuán)隊(duì)成員通過線上線下的科技檔案信息的搜集，使得信息容量不斷擴(kuò)充，進(jìn)而也為大數(shù)據(jù)分析提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。為了更好地將檔案信息資源用于商業(yè)開發(fā)，則需要在大數(shù)據(jù)分析下來整合產(chǎn)品研發(fā)和市場(chǎng)需求信息。以手機(jī)產(chǎn)品為例：根據(jù)大數(shù)據(jù)分析可知，消費(fèi)者對(duì)手機(jī)產(chǎn)品屏幕尺寸的接受度在4—6英寸，女性消費(fèi)者更趨向于5.5—6英寸，男士消費(fèi)者沒有顯著的傾向性。在市場(chǎng)價(jià)格信息方面，則主要聚焦于1000元—3000元以內(nèi)的產(chǎn)品。對(duì)于競(jìng)品的營(yíng)銷策略，目前主要以線下渠道銷售為主，輔助于電商網(wǎng)絡(luò)。

（三）根據(jù)項(xiàng)目模塊開發(fā)需要對(duì)檔案信息進(jìn)行歸類。隨著檔案信息輸入和整合的完畢，接著就需要對(duì)這些信息資源進(jìn)行歸類。研發(fā)部門在產(chǎn)品開發(fā)時(shí)需要建立起產(chǎn)品成本約束，在工業(yè)設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)則需要以某一型號(hào)的產(chǎn)品設(shè)計(jì)為主線（該決策依賴于對(duì)產(chǎn)品檔案信息的大數(shù)據(jù)分析而得出）。從單位職能角度看，一般單位可分為技術(shù)性單位和非技術(shù)性單位2種；從檔案內(nèi)容上看，需要區(qū)分文書檔案和科技檔案。因此，這些都構(gòu)成了研發(fā)產(chǎn)品的需求結(jié)構(gòu)信息。關(guān)于競(jìng)品的營(yíng)銷策略信息，則歸類于科技型企業(yè)市場(chǎng)部門的營(yíng)銷檔案信息。通過檔案信息歸類，為業(yè)務(wù)部門查詢信息提供方便。

（四）基于局域網(wǎng)平臺(tái)建立檔案信息共享平臺(tái)。在開展檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門之間合作的同時(shí)，還需要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)平臺(tái)建設(shè)，使之能將檔案信息放置在共享平臺(tái)之中，便利于業(yè)務(wù)部門的查詢。另外，業(yè)務(wù)部門在各自領(lǐng)域所獲取的產(chǎn)品信息和技術(shù)信息，也可以輸入到信息共享平臺(tái)之中，并由檔案管理部門進(jìn)行分類處理。進(jìn)而，就在互聯(lián)網(wǎng)思維下提升了高科技企業(yè)檔案信息化管理的品質(zhì)。

三、小結(jié)

總而言之，對(duì)于高科技企業(yè)而言，隨著信息技術(shù)和企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)產(chǎn)生的檔案信息也越來越多，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，采取有效的措施來提高檔案信息化水平。通過主題討論可得，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策可圍繞著：為檔案管理部門列出市場(chǎng)信息搜集大綱、在大數(shù)據(jù)分析下整合科技檔案的有用信息、根據(jù)項(xiàng)目模塊開發(fā)需要對(duì)檔案信息進(jìn)行歸類、基于局域網(wǎng)平臺(tái)建立檔案信息共享平臺(tái)等四個(gè)方面來構(gòu)建。

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