文/中交第四航務(wù)工程局有限公司 王宇

電子文件歸檔與電子檔案管理

文/中交第四航務(wù)工程局有限公司 王宇

電子文件的歸檔是賦予有保存價值的電子文件以檔案身份的過程。其標(biāo)志性動作是將具有檔案價值的電子文件由形成文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)向電子文件管理系統(tǒng)移交，電子文件管理責(zé)任也隨之由文件生成部門向檔案部門正式轉(zhuǎn)移。電子文件在出現(xiàn)問題導(dǎo)致風(fēng)險和損失之后才被認識管理的重要性。同時對電子文件的管理提出了新的挑戰(zhàn)。電子文件信息的非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、易變性、不固定性等給電子文件管理帶來了前所未有的難度。檔案管理進入了一個嶄新的發(fā)展階段——電子文件管理。

電子文件；歸檔；檔案；管理

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使各類電子文件日益增多，作為證據(jù)使用的電子文件已成為企業(yè)各項活動的記錄和信息資產(chǎn)的重要來源。各企業(yè)已將電子文件歸檔與電子檔案管理納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，并指定措施和規(guī)范。確保檔案信息資源的安全，推動信息化持續(xù)發(fā)展。各企業(yè)對電子文件的收集、積累、歸檔和電子檔案管理實行全程，集中與規(guī)范管理，確保電子檔案真實、可靠、完整和可用。

電子文件的歸檔是賦予有保存價值的電子文件以檔案身份的過程。其標(biāo)志性動作是將具有檔案價值的電子文件由形成文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)向電子文件管理系統(tǒng)移交，電子文件管理責(zé)任也隨之由文件生成部門向檔案部門的正式轉(zhuǎn)移。

電子文件歸檔的主要對象，是經(jīng)過鑒定需要保存的電子文件。此外，還應(yīng)從幾個方面考慮收集相關(guān)材料：1.電子文件具有軟硬件依賴性，對于采用專有格式的電子文件，可歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔資料，檔案部門已有的無須重復(fù)歸檔。2.描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景的元數(shù)據(jù)都必須隨電子文件一起歸檔。另外，電子文件形成階段的管理活動也可能形成一些記錄材料，如更改單、登記表、使用權(quán)限登記表等，有些可能記錄在紙上，也應(yīng)予以歸檔。歸檔之后應(yīng)保持元數(shù)據(jù)。管理信息與文件的聯(lián)系。3.在同一活動中，除了電子文件外，有時還會生產(chǎn)紙質(zhì)文件、光盤等其他形式的重要文件，如上級機關(guān)的來文、外購設(shè)備文件等。為保持這些文件之間的歷史聯(lián)系，確保同一活動中形成的檔案信息完整無缺，需要將之同歸。也可將這些文件作數(shù)字化處理，作為電子文件歸檔和保存。4.具有永久保存價值的文本或圖形形式是電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。雖然《中華人民共和國數(shù)字簽名法》已經(jīng)承認了部分電子文件的原件資格，不過大多機構(gòu)為慎重起見，仍堅持電子文件及其硬拷貝一起歸檔，雙套保存，這就是雙套制。5.為明確責(zé)任，電子文件的移交雙方應(yīng)確認歸檔電子文件的數(shù)目、技術(shù)情況以及相關(guān)材料是否齊全，并在確認移交清單上簽字蓋章，保存?zhèn)洳椤?/p>

電子文件的真實性管理貫穿了電子文件生命周期的全過程，每一階段的管理狀況都會對電子文件的真實性產(chǎn)生影響。電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責(zé)，移交后由檔案部門負責(zé)。

電子文件在出現(xiàn)問題導(dǎo)致出現(xiàn)風(fēng)險和損失之后才認識到管理的重要性。同時對電子文件的管理提出了新的挑戰(zhàn)。電子文件信息的非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、易變性、不固定性等給電子文件管理帶來了前所未有的難度。檔案管理進入了一個嶄新的發(fā)展階段——電子文件管理。

電子檔案的管理是從檔案計算機輔助管理系統(tǒng)發(fā)展而來。電子文件的管理必須是建立在科學(xué)、標(biāo)準的基礎(chǔ)之上。管理上，指定詳細的系統(tǒng)操作規(guī)程，對電子文件從形成、處理到利用的全過程進行控制。

長期保管是檔案管理的一個重要和主要任務(wù)，真實性問題給電子文件的長期保管提出了一個新的要求，長期保管不單只是電子文檔載體單位安全儲存，而是包括了對電子文檔內(nèi)容真實性的維護。

真實電子文件的長期保管要求包括：完整性、可讀、可檢索。檔案部門在電子文件接收伊始，履行嚴格的交接手續(xù)，接收的文件必須由移交人簽名，以確保移交電子文件的真實性。文件進入檔案部門之后，則要進行著錄，保證電子文件可以被檢索到。定期檢查電子文件的可讀性狀態(tài)，必要時進行載體的轉(zhuǎn)移和格式的更新，從而保證電子文件的長期可用性，這是實現(xiàn)電子文件真實性、發(fā)揮憑證價值的前提條件之一。遷移方法的選擇要符合電子文件的具體情況，遷移過程也要有相應(yīng)的記錄。嚴格的操作程序無疑加強了電子文件作為憑證的說服力。

檔案是企業(yè)不可缺少的信息資源和重要資產(chǎn)，檔案工作是企業(yè)極具專業(yè)性的基礎(chǔ)性管理工作，加強企業(yè)檔案工作，對于強化企業(yè)內(nèi)部管控水平，有效防范經(jīng)營風(fēng)險，確保信息資源和資產(chǎn)安全，提升可持續(xù)發(fā)展力，具有重要意義。

[1]張寧.電子文件的真實性管理[M].遼寧人民出版社,2009(5).

[2]趙豪邁.數(shù)字檔案長期保存研究[M].西安陜西師范大學(xué)出版總社公司,2015(3).