文/山東省沂水縣沙溝水庫管理處 王東紅

信息化時代的水利工程檔案管理

文/山東省沂水縣沙溝水庫管理處 王東紅

隨著水利信息化的不斷深入推進，水利工程檔案實現(xiàn)信息化至關(guān)重要。信息化管理手段在檔案管理的工作中仍然存在缺陷，水利工程的開展受到了一定的限制，檔案管理的信息化成了現(xiàn)階段的主要工作，水利工程的信息化檔案管理工作對水利工程的發(fā)展將會帶來很大的影響。本文從信息化時代的角度，對水利工程檔案管理進行了分析。

信息化時代；信息技術(shù)；水利工程；檔案管理

隨著國家的發(fā)展，社會的進步，水利工程的發(fā)展建設(shè)對國家社會都具有重要的意義，所以水利工程進行系統(tǒng)管理十分重要。目前各行各業(yè)都進入了信息化時代，水利工程的檔案管理必須實現(xiàn)信息化。考慮到水利工程的檔案涉及整個工程的進展記錄，且整個工程耗時長，施工環(huán)節(jié)多，所以水利工程檔案管理運用信息技術(shù)已成為必然的趨勢。

一、水利工程檔案管理信息化的優(yōu)勢

目前我國已進入信息化時代，信息技術(shù)各個行業(yè)中廣泛應(yīng)用，將信息技術(shù)的信息共享、便捷性等特點運用于水利工程的檔案管理工作中，可以解決并完善檔案工作中存在的不足。首先，可以解決檔案文件破損的問題。傳統(tǒng)檔案的形式主要以紙質(zhì)文件為主，如果長時間儲存這種紙質(zhì)的檔案文件會出現(xiàn)破損、損壞、無法查閱的現(xiàn)象，不利于檔案的保存。若是管理人員利用信息技術(shù)來保存檔案，將水利工程文件輸入到電腦中，以電子檔案的形式保存，就可以解決檔案文件破損的問題。其次，可以解決檔案查找的困難。傳統(tǒng)形式的檔案數(shù)量大，在查找時耗時長，需要很多的人力，不僅耽誤工作，還降低了工作效率。而運用信息技術(shù)，將檔案保存在計算機或是硬盤中，在查找檔案時，只需要輸入相應(yīng)的檔案文件名，就可以找到需要的檔案，大大地提高了工作效率，還減少了人員的配備。

二、水利工程檔案的信息化管理措施

（一）加強檔案管理人員的信息化意識。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員是實現(xiàn)水利檔案管理信息化的首要之舉。首先要從信息化觀念和專業(yè)技能入手，由于檔案管理的設(shè)備都是最先進的，檔案管理的登記、立卷、歸檔等工作基本都在計算機上操作，因此對檔案管理人員提出了較高的要求，需要檔案管理人員必須掌握計算機的操作技能、計算機系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)的知識，從而保證檔案信息的完整與安全。此外，檔案管理人員除了要具備檔案管理的本職工作技能之外，還要不斷地充實自己，接受專業(yè)技能的培訓(xùn)，強化專業(yè)素養(yǎng)。

（二）運用先進的管理設(shè)備。要想水利工程檔案管理的信息化得到實現(xiàn)，就必須配備先進的管理設(shè)備。實現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)便是設(shè)備，好的設(shè)備有助于創(chuàng)建一個好的信息網(wǎng)絡(luò)平臺。例如，管理人員可以通過計算機，制定一套完整的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案儲存、檢索、工程管理、文檔的一體化管理。在檔案管理中所運用的先進設(shè)備在存儲功能上都要有很大的優(yōu)勢。水利事業(yè)不斷發(fā)展，水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增加，工作人員的工作量不斷地增加，面對以往的檔案管理模式，當(dāng)務(wù)之急必須實現(xiàn)檔案管理的信息化。因此，要想解決管理檔案中存在的問題，必須引進先進的檔案管理設(shè)備。在設(shè)備的選擇上，要選用存儲功能大的設(shè)備，這樣不僅可以提高檔案管理的工作效率，還能減輕檔案管理人員的工作量。

（三）完善檔案管理制度。全面落實檔案的信息化管理，必須建立完善的檔案管理制度。管理人員通過完善檔案管理制度，可以通過管理制度的形式將管理過程中出現(xiàn)的問題進行完善、解決。因此，必須建立與實際情況相結(jié)合的檔案管理制度，管理人員明確自己的工作職責(zé)，確保管理設(shè)備安全的運行。要想建立完善的水利工程檔案管理制度，需要從以下幾個方面實施：第一，管理人員了解自己的工作流程與業(yè)務(wù)，明確自己的工作職責(zé)。第二，制定完善的檔案管理條例，細化檔案管理的環(huán)節(jié)和步驟。第三，制定相應(yīng)的安全管理方法，針對容易受損的紙質(zhì)檔案，建立檔案儲存環(huán)境的保護意識，保證檔案的完整性。在完善管理制度的過程中，也需要對檔案管理的標準化進行統(tǒng)一的制定，進而規(guī)范檔案管理工作，自覺遵守管理規(guī)定，確保水利工程檔案管理的信息化。假如缺乏規(guī)范化的標準，將會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)缺乏安全性，甚至?xí)斐蓹n案管理信息化無法實現(xiàn)。

三、結(jié)束語

總之，在信息化時代的水利工程檔案管理必須推陳出新，在努力完善自身的前提下，利用先進的知識，提高檔案管理的信息化水平。水利工程的檔案管理人員要以身作則，做好水利檔案的管理工作，通過信息化的管理模式，將檔案進行整理、完善，隨時向有關(guān)人員提供完整的檔案信息，為整個水利事業(yè)提供幫助，為實現(xiàn)水利工程檔案的信息化作出貢獻。

[1]聶丹萍.信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題與對策[J].中國管理信息化,2013(9):91.

[2]陳曉寧.水利工程檔案管理信息化建設(shè)之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2013(18):69-70.

[3]趙瑋,王婧.水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考[J].治淮,2016(7):57-58.

[4]黃智豐.淺析信息化時代背景下的水利工程管理[J].中國農(nóng)業(yè)信息,2016(13):63.