文/肇慶市工業(yè)貿(mào)易學(xué)校 關(guān)敏然

中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題及對策

文/肇慶市工業(yè)貿(mào)易學(xué)校 關(guān)敏然

當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作還存在著諸多問題，不利于發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，需要盡快采取有效的解決措施，確保檔案利用率得到提升。本文將簡述中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題，并有針對性地提出了解決對策。

中職學(xué)校；檔案；管理

檔案管理工作可以將中職學(xué)校管理水平與辦學(xué)質(zhì)量體現(xiàn)出來，能夠呈現(xiàn)出中職學(xué)校的歷史真實(shí)面貌，并為科研、教學(xué)等提供真實(shí)、完整的資料。目前中職學(xué)校處于改革發(fā)展的關(guān)鍵階段，檔案管理工作作為中職學(xué)校重要的管理內(nèi)容，也面臨著諸多困難與挑戰(zhàn)。需要檔案管理人員提高重視程度，認(rèn)真做好檔案管理工作，為中職學(xué)校發(fā)展提供更好的服務(wù)。

一、中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題

（一）思想認(rèn)識不足。檔案管理在很大程度上影響中職學(xué)校的發(fā)展，能夠?yàn)闆Q策的制定提供可靠依據(jù)。但是當(dāng)前很多人不重視檔案管理工作，普遍抱著“重教學(xué)、輕檔案”的思想，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理工作，要求也不嚴(yán)格。這樣一來，造成檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的歸檔意識，未及時做好檔案收集、整理等工作，頻繁發(fā)生檔案丟失、破損等問題。

（二）收集資料不夠完整。一些中職學(xué)校檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，未及時做好檔案收集工作。由于檔案管理人員思想上不重視，只對重要文件進(jìn)行歸檔，而基礎(chǔ)性文件隨意處理。此外，還缺乏完善的檔案管理制度，檔案立卷上不夠規(guī)范，收集范圍不全、保管期限不長，檔案管理與利用體系不健全。因?yàn)闄n案資料收集、整理和錄入不夠規(guī)范，不利于檔案今后的查詢與利用。

（三）檔案信息化水平不高。中職學(xué)校檔案管理工作上有很多不規(guī)范的地方，包括立卷、歸檔不及時，也未能按照規(guī)定銷毀過期檔案。從檔案查閱上看，基本上通過手工完成，很多重要文件、案卷在反復(fù)調(diào)閱中會出現(xiàn)破損。中職學(xué)校不重視檔案管理的信息化建設(shè)，為發(fā)揮出先進(jìn)設(shè)備的作用，計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀和防磁柜等設(shè)備配置不齊全，這些都影響了檔案的利用。

（四）人員素質(zhì)問題?，F(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)、綜合素質(zhì)偏低，大多是兼任的，無法將全部時間與精力投入到檔案管理工作中。檔案管理人員很少接受專業(yè)培訓(xùn)教育，對檔案收集、整理、歸檔和利用等工作環(huán)節(jié)不夠熟悉，影響了檔案管理工作效率。一些檔案管理人員未掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，為檔案查詢和利用造成不便，也讓檔案經(jīng)常發(fā)生遺漏的情況。

二、加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識。中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，熟悉檔案相關(guān)法律法規(guī)，充分認(rèn)識到檔案管理工作對促進(jìn)學(xué)校建設(shè)的重要性，切實(shí)增強(qiáng)自己的檔案管理意識。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，加大監(jiān)督與管理力度，及時找出檔案管理工作中存在的問題，督促相關(guān)人員盡快改進(jìn)，確保檔案管理水平得到提升，為中職學(xué)校的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

（二）做好檔案收集與整理工作。為提升中職學(xué)校檔案管理工作的效率，需要重點(diǎn)做好檔案收集與整理工作，除了要收集學(xué)校重點(diǎn)文件和材料以后，還要做好一些基礎(chǔ)性檔案的收集。在將檔案資料收集起來以外，需要按照不同的門類和載體，根據(jù)年度與類別進(jìn)行整理，確保及時歸檔保存，為今后的利用提供方便。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。中職學(xué)校檔案管理人員要將計算機(jī)的優(yōu)勢體現(xiàn)出來，認(rèn)真做好檔案收集、整理、編目、保管、鑒定和檢索等工作，讓檔案信息資源的配置更加科學(xué)、合理。中職學(xué)校要重視檔案管理信息化建設(shè)，將各種先進(jìn)設(shè)備配置齊全，促進(jìn)檔案管理效率不斷提升，避免檔案資料出現(xiàn)遺失，讓檔案檢索、查閱和利用等高效進(jìn)行。要建立自動化辦公系統(tǒng)，通過實(shí)現(xiàn)自動檢索，可以幫助利用者快速、準(zhǔn)確查找到檔案信息，讓檔案信息利用率得到提升。中職學(xué)校通過提升檔案管理的信息化水平，還可以讓信息資源得到共享，為檔案的利用提供方便。

（四）提升檔案管理人員素質(zhì)。中職學(xué)校檔案管理人員要提高重視，轉(zhuǎn)變觀念，積極學(xué)習(xí)，掌握更多信息技術(shù)，這樣才能滿足當(dāng)前形勢下檔案管理工作的要求。檔案管理人員要注重拓展知識面，熟悉檔案標(biāo)引、檢索和編研等業(yè)務(wù)，自覺將學(xué)校檔案管理制度落到實(shí)處。而中職學(xué)校也要為檔案檔案管理人員提供更多培訓(xùn)的機(jī)會，讓他們了解檔案相關(guān)法律法規(guī)，提升自己的責(zé)任感，做好檔案管理工作，防止檔案發(fā)生丟失、損壞等問題，促進(jìn)學(xué)?？蒲小⒔虒W(xué)等工作更好開展。

三、結(jié)語

總之，中職學(xué)校通過做好檔案管理工作，可以將自身管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀以及辦學(xué)特色等如實(shí)反映出來。對此，中職學(xué)校要高度重視檔案管理工作，逐步增加資金投入力度，健全檔案管理制度，引進(jìn)更多先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，為檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。同時重視人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理工作水平不斷提升，將檔案資料的價值體現(xiàn)出來。

[1]宋月紅.探析中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)相關(guān)對策[J].科技展望,2015(13):214.

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