文/上海城投（集團(tuán)）有限公司 毛蒨瑜

國(guó)有企業(yè)中檔案信息化管理出現(xiàn)的問(wèn)題及對(duì)策

文/上海城投（集團(tuán)）有限公司 毛蒨瑜

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，我們的生活方式以及辦公方式也隨之改變。改變傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)成為目前我國(guó)檔案工作的重要內(nèi)容。檔案為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)了重要力量，本文主要探討了檔案信息化管理出現(xiàn)的問(wèn)題以及對(duì)策，為國(guó)有企業(yè)的檔案信息化發(fā)展提出借鑒性的建議。

國(guó)有企業(yè)；檔案信息化；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、引言

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈的現(xiàn)今，企業(yè)想要在市場(chǎng)上立于不敗之地就需要不斷地發(fā)展和創(chuàng)新。而對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理發(fā)揮著重要作用，相對(duì)于傳統(tǒng)的繁瑣而不易保存的傳統(tǒng)檔案記錄方式來(lái)說(shuō)，以現(xiàn)今發(fā)達(dá)的電子信息技術(shù)為依托的檔案信息化更加符合企業(yè)創(chuàng)新的標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作者應(yīng)積極探索電子文件和電子檔案管理模式，從而推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理的意義

檔案在企業(yè)發(fā)展中有著重要作用，在企業(yè)的各項(xiàng)管理工作中都發(fā)揮著不容忽視的作用。例如現(xiàn)今的檔案信息化建設(shè)就使檔案借閱由傳統(tǒng)的面對(duì)面服務(wù)到現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，這是檔案信息利用方式的一種重大改革。這種借閱方式的革新使得借閱者不必再親自去跑去借閱，省去了很多借閱時(shí)間。直接在網(wǎng)絡(luò)上與檔案管理員進(jìn)行聯(lián)系，提交借閱申請(qǐng)，檔案管理員審核過(guò)后同意借出。整個(gè)過(guò)程的辦事效率大大增加，且極大地提高了檔案的使用率。

三、國(guó)有企業(yè)實(shí)施檔案信息化管理的必要性

我們目前處于信息技術(shù)高速發(fā)展的信息時(shí)代，電腦和智能手機(jī)的普及以及辦公軟件的應(yīng)用，使我們的工作方式發(fā)生了變化。目前的各種辦公軟件、文書軟件的更新升級(jí)，甚至電子文件的出現(xiàn)，都對(duì)傳統(tǒng)的辦公方式發(fā)起了挑戰(zhàn)。想要把握時(shí)代的脈搏，國(guó)有企業(yè)就必須推進(jìn)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，這其中包括檔案信息化管理系統(tǒng)的籌建和檔案信息化管理流程的確定。之所以說(shuō)現(xiàn)今的國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)是發(fā)展趨勢(shì)，是因?yàn)楣镜墓芾硐到y(tǒng)、辦公自動(dòng)化以及檔案信息化建立以后，對(duì)于公司的發(fā)展所能夠提供的價(jià)值都決定了檔案信息化建設(shè)是未來(lái)必然的發(fā)展趨勢(shì)。

管理系統(tǒng)是指現(xiàn)今不少大中型企業(yè)一般都會(huì)擁有自己獨(dú)家的事務(wù)管理系統(tǒng)，整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)行都依賴于此，而系統(tǒng)中所產(chǎn)生的電子文件的管理也具有重大意義。按照國(guó)家檔案局規(guī)定，不論是紙質(zhì)文檔還是電子文檔都需要公司妥善管理。這項(xiàng)規(guī)定的推出直接推動(dòng)了國(guó)有企業(yè)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度以及發(fā)展需求。辦公自動(dòng)化是指現(xiàn)今辦公方式的改變直接推動(dòng)了檔案信息化管理的建設(shè)腳步。

還有就是檔案管理的巨大使用價(jià)值促使國(guó)有企業(yè)加快對(duì)檔案信息化的建設(shè)，要知道國(guó)有企業(yè)是整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱性產(chǎn)業(yè)。國(guó)有企業(yè)的檔案不僅是對(duì)企業(yè)自身有著重要作用，對(duì)于整個(gè)社會(huì)發(fā)展和社會(huì)的研究性工作也具有重大價(jià)值。檔案管理本身對(duì)企業(yè)具有極高的利用價(jià)值，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，唯有對(duì)國(guó)有企業(yè)的檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化處理，才能更好地為公司各種決策服務(wù)。

而且實(shí)際上國(guó)有企業(yè)的發(fā)展與企業(yè)的檔案信息化建設(shè)是相互支撐、相互發(fā)展的關(guān)系。國(guó)有企業(yè)想要健康發(fā)展離不開檔案信息建設(shè)、而檔案信息的建設(shè)又會(huì)反哺于企業(yè)，形成一個(gè)良性循環(huán)。首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要有檔案信息化建設(shè)的意識(shí)，我們通常來(lái)說(shuō)企業(yè)以盈利為第一目標(biāo)。而檔案部門從表面上來(lái)看并不能帶來(lái)表層利益，反而對(duì)檔案信息化建設(shè)又需要投入大量資金，所以很多企業(yè)管理者并不重視對(duì)檔案部門的建設(shè)投入。但隨著企業(yè)做大做強(qiáng)，想要在市場(chǎng)上站穩(wěn)腳步，管理者就必須重視對(duì)檔案管理的投入。目前隨著國(guó)家政策對(duì)檔案管理的重視，國(guó)有企業(yè)也開始慢慢轉(zhuǎn)變思路，開始重視檔案管理，并著手進(jìn)行檔案信息化的工作。事實(shí)證明，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，只有積極建設(shè)檔案信息化才能維護(hù)企業(yè)的自身價(jià)值。檔案信息化加強(qiáng)了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，并為管理者提供了充分的分析資料與價(jià)值參考。所以在現(xiàn)今的信息化高速發(fā)展的背景下，對(duì)國(guó)有企業(yè)的檔案管理勢(shì)在必行。

四、目前國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）企業(yè)對(duì)檔案信息化重視程度不夠。檔案管理信息化是件復(fù)雜且要投入大量資金的工程，國(guó)有企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱，企業(yè)以盈利為第一目標(biāo)，但檔案部門屬于非盈利部門，使得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)并不愿投入大量資金在看似并沒(méi)有盈利價(jià)值的部門。但實(shí)際上，企業(yè)想要穩(wěn)步發(fā)展、做大做強(qiáng)，還是要加大對(duì)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。

（二）落后的檔案管理模式。我國(guó)的檔案管理模式一直沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，保管不易、管理困難且占地面積大一直是困擾人們的難題。而檔案信息化建設(shè)完美解決了這一問(wèn)題，我國(guó)自80年代以來(lái)就開始了檔案信息化建設(shè)，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管檔案改為紙質(zhì)檔案與電子檔案共存。不僅解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的問(wèn)題同時(shí)雙份存檔也不易丟失珍貴資料。但由于檔案信息化建設(shè)耗資較多，所以現(xiàn)今大多國(guó)有企業(yè)還使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，總體來(lái)講，我國(guó)目前的大中型企業(yè)的檔案信息化建設(shè)還處于起步階段。

（三）電子檔案的安全防護(hù)不夠嚴(yán)密。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全也成為人們談?wù)摰臒狳c(diǎn)。檔案記錄著一個(gè)公司重要的核心資源和商業(yè)策略，對(duì)于公司發(fā)展起到重要作用，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，投入資金在檔案信息建設(shè)上卻因網(wǎng)絡(luò)安全出現(xiàn)公司機(jī)密的泄露，也是阻礙管理者下定決心大力建設(shè)檔案信息化的原因之一。

（四）檔案信息利用率較低。由于現(xiàn)今的檔案管理人員并未受過(guò)專業(yè)的信息化培訓(xùn)，很多員工不能根據(jù)現(xiàn)今時(shí)代的發(fā)展處理好檔案信息的機(jī)密性與開放性之間的尺度，使得檔案信息的功能大大減退。并且由于現(xiàn)今檔案管理人員普遍學(xué)歷較低、人員素質(zhì)參差不齊導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量不能保障，加上較差的查閱環(huán)境，導(dǎo)致整個(gè)檔案信息未能發(fā)揮自身最大功效，影響了后續(xù)的檔案系統(tǒng)的開發(fā)和管理。

（五）企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃。企業(yè)信息化建設(shè)是一個(gè)整體，檔案信息化只是其中的一個(gè)小分支。兩者相依相存，但企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化時(shí)卻未注重其與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系。這樣將會(huì)使整個(gè)企業(yè)信息化建設(shè)各自為政，互不統(tǒng)屬，缺乏整體性與協(xié)調(diào)感。導(dǎo)致企業(yè)的檔案信息無(wú)法在企業(yè)信息化系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)，不利于企業(yè)的整體信息化建設(shè)。

（六）缺乏相關(guān)高水平檔案管理人才。目前我國(guó)的檔案信息管理隊(duì)伍與檔案信息化要求的人員標(biāo)準(zhǔn)還有很大距離。首先是現(xiàn)今的檔案信息管理人員都是計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)人才而非檔案管理所需要的檔案管理專業(yè)的相關(guān)人才，其對(duì)于檔案方面的專業(yè)知識(shí)有所欠缺。另一方面是企業(yè)暫時(shí)缺乏培養(yǎng)人才的資金。還有就是因我國(guó)的國(guó)情導(dǎo)致實(shí)際上現(xiàn)有的檔案信息化隊(duì)伍普遍年紀(jì)偏高，大多都即將退休，人才隊(duì)伍出現(xiàn)青黃不接的現(xiàn)象，現(xiàn)有的工作人員整體素質(zhì)不高，人才嚴(yán)重缺乏。

五、國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效解決對(duì)策

（一）建立符合檔案信息化要求的檔案管理系統(tǒng)。在大中型企業(yè)中，建立一個(gè)與企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)有關(guān)的檔案管理系統(tǒng)是目前的時(shí)代趨勢(shì)，不順應(yīng)時(shí)代潮流的企業(yè)必然會(huì)在未來(lái)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中被同業(yè)者淘汰。一個(gè)良好的檔案信息系統(tǒng)要具備多種儲(chǔ)存格式，支持多種市面上常用的辦公、查閱軟件。同時(shí)對(duì)于紙質(zhì)化檔案的管理模式和管理流程也要能夠銜接到位。在此基礎(chǔ)上，要對(duì)各部門的電子檔案進(jìn)行收錄，確保整個(gè)信息化的檔案管理系統(tǒng)的檔案資料齊全。

（二）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)電子文件和檔案的管理。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的一系列程序，現(xiàn)今的電子文檔的收錄、復(fù)查方式還有缺漏，很容易造成對(duì)企業(yè)電子文檔收錄的缺失。為避免這種情況的發(fā)生，企業(yè)要從企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的工作計(jì)劃之中，以確保電子檔案的真實(shí)性。

（三）提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理工作的重視。檔案管理在企業(yè)管理中占有重要地位，建立檔案信息化管理能夠使檔案管理工作更高效化及精細(xì)化。企業(yè)管理者必須意識(shí)到檔案信息化管理的重要意義。加大對(duì)檔案信息化管理建設(shè)的人力、物力、財(cái)力的投入力度。及時(shí)了解檔案信息化建設(shè)的最前沿技術(shù)，不斷完善檔案信息化管理體制，培養(yǎng)員工的檔案意識(shí)和信息意識(shí)，使企業(yè)形成良好的檔案信息化建設(shè)氛圍。

（四）重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才。管理人員的素質(zhì)影響著整個(gè)檔案信息化進(jìn)程，檔案部門針對(duì)員工要展開特定的技能培訓(xùn)，加速對(duì)人才的培養(yǎng)。要使工作人員補(bǔ)充理論知識(shí)，并在現(xiàn)實(shí)工作中將所學(xué)理論轉(zhuǎn)化為實(shí)踐工作。要不斷提高檔案信息化人員的專業(yè)操作水平。而現(xiàn)今的大中型企業(yè)實(shí)際上因不同企業(yè)的特點(diǎn)不同，對(duì)檔案信息管理人員的專業(yè)技能的側(cè)重要求也有所不同。要根據(jù)這些特點(diǎn)專門對(duì)企業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，努力培養(yǎng)出專業(yè)技能與公司發(fā)展目標(biāo)相契合的優(yōu)秀人才。在招聘時(shí)也應(yīng)進(jìn)行人員編制的年輕化，增強(qiáng)企業(yè)的整體創(chuàng)新意識(shí)，更好地為企業(yè)服務(wù)。

六、結(jié)語(yǔ)

檔案管理對(duì)當(dāng)前的企業(yè)來(lái)說(shuō)是順應(yīng)時(shí)代的需求，順勢(shì)而行。檔案信息化管理是企業(yè)做好檔案管理的最重要一點(diǎn)。國(guó)有企業(yè)必須要認(rèn)清企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，學(xué)習(xí)國(guó)外或國(guó)內(nèi)現(xiàn)今管理企業(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和管理策略，并針對(duì)自身存在的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。另外國(guó)有企業(yè)需要弄清自身的缺陷以及需求，將檔案管理進(jìn)行合理制定，只有這樣才能更好地使檔案信息化，為整個(gè)企業(yè)服務(wù)。

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