文/上海城投（集團(tuán)）有限公司 滕麗

關(guān)于我國國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)審視與解決路徑探究

文/上海城投（集團(tuán)）有限公司 滕麗

文章簡單概述了國有企業(yè)的檔案管理工作及其重要作用，并對我國國有企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)實(shí)審視，提出國企檔案管理的求解之道。

國有企業(yè)檔案管理；作用；現(xiàn)實(shí)審視；解決路徑

一、 引言

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展對檔案及其管理帶來巨大的影響，使檔案管理理念、方法和模式等發(fā)生了重大變革。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，知識(shí)管理給企業(yè)檔案管理帶來良好的發(fā)展機(jī)遇，企業(yè)檔案管理也成為企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分。國企檔案管理是國企管理工作的重要部分，對企業(yè)發(fā)展起著非常重要的作用。

二、國有企業(yè)檔案管理概述

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各類文件材料。國有企業(yè)檔案是對國有企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、研發(fā)和管理等各方面內(nèi)容進(jìn)行的記錄，它既包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)內(nèi)容，也包括企業(yè)的管理、財(cái)務(wù)、人事等其他活動(dòng)的內(nèi)容，如文書檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟(jì)管理檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案等，真實(shí)全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術(shù)引進(jìn)、產(chǎn)品研制、市場營銷、經(jīng)營決策以及財(cái)會(huì)、人事管理等方面的活動(dòng)。

三、國有企業(yè)檔案管理的重要作用

（一）國企檔案是國企發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。我們正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要的信息資源，檔案管理工作已成為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，國企檔案積累了企業(yè)發(fā)展過程中的歷史經(jīng)驗(yàn)，能夠?yàn)槲磥砥髽I(yè)決策提供歷史依據(jù)，為企業(yè)提高市場競爭力提供有力支持。國有企業(yè)在深化改革、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和提高經(jīng)濟(jì)效益的決策中都離不開對企業(yè)發(fā)展歷史和現(xiàn)狀的分析，而企業(yè)檔案是實(shí)現(xiàn)這種決策可行性預(yù)測和分析的基礎(chǔ)依據(jù)。

（二）國企檔案是國企獨(dú)特的無形資產(chǎn)。企業(yè)檔案本身就具有一定的潛在價(jià)值，特別是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)引進(jìn)和改造、產(chǎn)品銷售等方面，但是這種潛在價(jià)值需要借助人們對檔案的利用才能良好地體現(xiàn)出來。企業(yè)經(jīng)營管理者可運(yùn)用檔案信息，結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際，產(chǎn)生間接的企業(yè)價(jià)值。因此國企檔案是國企獨(dú)特的無形資產(chǎn)。

（三）國企檔案可為工作需要和解決實(shí)際問題提供歷史證明。國企檔案包括了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的所有文書資料、基建圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、信用憑證等，都是對企業(yè)發(fā)展比較完整和真實(shí)的記錄。對國企檔案中收集的資料和蘊(yùn)藏的信息進(jìn)行分析，總結(jié)歷史上企業(yè)發(fā)展遇到的問題和采取的解決措施，以及發(fā)展過程中出現(xiàn)的失誤等，能夠?qū)W習(xí)歷史發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，避免相同問題和錯(cuò)誤的發(fā)生，為日后的工作需要和解決實(shí)際問題提供歷史證明。

四、我國國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)審視

（一）對企業(yè)檔案管理不夠重視。在國家推行國有企業(yè)體制改革的政策下，國企的經(jīng)營得到較大改變，檔案管理也隨之發(fā)生了變化。之前國企檔案管理歸屬行政檔案管理部門，現(xiàn)在這種行政部門已被取消，但國企檔案管理卻沒有得到足夠的重視，也沒有進(jìn)行相應(yīng)的改革，導(dǎo)致現(xiàn)在國企檔案管理的方法、模式并不能適應(yīng)國企企業(yè)管理進(jìn)程，以至于在檔案管理過程中出現(xiàn)一部分遺留問題。另外，很多國企的檔案管理人員對檔案管理工作的重要性沒有足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理就是對文件材料的整理統(tǒng)計(jì)，不能從中進(jìn)行歸納。這就導(dǎo)致在國企實(shí)際發(fā)展過程中，國企檔案管理人員不夠重視檔案管理工作的進(jìn)行，使檔案管理工作存在不足之處，無法得到技術(shù)保障，也不好追究檔案管理工作的失誤或問題的責(zé)任。

（二）檔案管理人員缺乏。檔案管理人員缺乏，一般國企發(fā)展至今都過去了很多年，在這期間，負(fù)責(zé)檔案管理的人員更換頻繁，使前后人員更替的交接不夠明確和清晰，造成檔案整理和管理的混亂，還容易造成國企資料的丟失和損壞，大量基建圖紙存檔不及時(shí)，大量發(fā)展資料缺失等，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，嚴(yán)重制約了國企檔案管理的發(fā)展。另外，國企中的檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人才，一般都是由行政人員兼任，對檔案管理知識(shí)缺乏了解，不能明確國企發(fā)展檔案管理需要?dú)w檔的內(nèi)容和資料，使檔案內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)、不完整、不規(guī)范，不能提供有效的信息。

（三）沒有完善的檔案管理機(jī)制。國有企業(yè)檔案管理在實(shí)際工作中存在不系統(tǒng)、不正規(guī)的問題，很多需要?dú)w檔整理的內(nèi)容都沒有明確，也沒有規(guī)范的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案在資料收集、整理方式和歸檔標(biāo)準(zhǔn)上比較混亂，不便于檔案內(nèi)容的補(bǔ)充、變更、分析整理和后期的資料查找。有時(shí)收集的資料不能及時(shí)交到檔案管理人員處，造成前期資料流失較多，或者檔案管理人員對檔案整理的流程不熟悉，導(dǎo)致最后的檔案個(gè)人資料信息不全面、不真實(shí)、混亂，缺乏對資料的鑒別能力。沒有完善的管理機(jī)制也意味著不能準(zhǔn)確歸責(zé)到人，出現(xiàn)問題時(shí)不能及時(shí)找到錯(cuò)漏的地方。

（四）檔案材料分散，重復(fù)保存嚴(yán)重。國有企業(yè)一般都是大型企業(yè)，部門眾多，發(fā)展方向和產(chǎn)品等比較多，所以各方面的資料比較繁瑣，這就造成檔案收集比較散、亂，一般都是各個(gè)部門整理自己部門的資料上交到檔案管理部門，這樣導(dǎo)致收集到的信息過于分散，不齊全，不好整理。有的企業(yè)員工檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為檔案留在自己手里更方便工作，沒有檔案移交的概念，沒有上交檔案集中管理的意識(shí)，這樣時(shí)間一長就容易出現(xiàn)很多材料的丟失、損毀。另外，檔案材料的重復(fù)保存現(xiàn)象在國企發(fā)展中比較嚴(yán)重，因?yàn)閲笾饾u壯大，下屬部門或子公司較多，都有各自的檔案室，出現(xiàn)各個(gè)部門和子公司將總公司下發(fā)的文件全部保留起來，這樣造成大量文件的重復(fù)保留，造成物力、財(cái)力等資源的浪費(fèi)。

（五）對檔案的開發(fā)利用程度不夠。國有企業(yè)各方面的資料比較繁瑣，因此檔案內(nèi)容較多，但受人力、財(cái)力和物力的影響，對檔案開發(fā)和利用的程度不夠，一般只是把檔案作為記錄國企各類活動(dòng)的資料總集，而不會(huì)從中學(xué)習(xí)過去的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。隨著國企的發(fā)展壯大，檔案數(shù)量越來越多，但面對管理人手不足、檔案管理工作量大的情況，管理人員只能把重點(diǎn)放在檔案收集和保存方面，沒有進(jìn)行深層次的開發(fā)，只限于各部門的借閱利用，因此極大地浪費(fèi)了檔案資源。

五、我國國有企業(yè)檔案管理的求解之道

（一）健全檔案管理制度。國有企業(yè)要想提升檔案管理工作，首先要健全檔案管理制度，根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況制定檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，同時(shí)留有一定的余地，能夠隨著企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行補(bǔ)充和完善，由明確的制度規(guī)范檔案管理行為。檔案管理部門要加強(qiáng)與其他部門和下屬子公司的合作，合理劃分工作安排，完善每一項(xiàng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃資料的歸檔整理，同時(shí)安排專門的檔案室，由專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)，并配置完備的檔案室設(shè)備，準(zhǔn)備充足的檔案收納柜，分門別類地放置各類項(xiàng)目檔案。完善檔案管理工作的考核辦法，制定統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案驗(yàn)收工作，定期由專業(yè)人員進(jìn)行檔案資料的檢查和核實(shí)以及檔案管理人員工作成績的考核，切實(shí)規(guī)范檔案管理行為，補(bǔ)充和修改出現(xiàn)的任何漏洞、錯(cuò)誤等。

（二）提高對檔案管理工作的重視。國有企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行程度還與領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的支持有關(guān)，要重視檔案管理在國企發(fā)展中的重要作用，改變檔案管理人員的認(rèn)識(shí)和看法，提高國企對檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓企業(yè)上下全面了解檔案管理的重要性，多方渠道宣傳檔案管理制度，形成檔案管理的日常資料收集和檔案移交，保證檔案內(nèi)容的完整。從而加強(qiáng)國企對檔案管理設(shè)施的建設(shè)和設(shè)備配置、人員培養(yǎng)等，保證對檔案管理部門的資金投入和政策等方面的支持。

（三）提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)逐漸融入人們生產(chǎn)生活的各個(gè)方面。對國有企業(yè)檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，因此，要提高國企檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。首先要配備齊全現(xiàn)代化的管理設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等，加強(qiáng)檔案管理的自動(dòng)化和電子化以及國企檔案一體化，利用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行文件歸檔、整理和分類工作，并設(shè)置先進(jìn)的防盜、防潮、防蟲等手段，延長檔案的保存時(shí)間。其次，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，提高檔案管理信息的真實(shí)性和有效性，設(shè)置快捷準(zhǔn)確的檔案檢索程序，方便對檔案的尋找，并擴(kuò)展檔案信息的多元化運(yùn)用途徑，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)傳遞。最后，檔案管理人員要不斷進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)了解檔案管理最新理念，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備和信息交流技術(shù)，以提高檔案管理工作效率。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)。要根據(jù)國企發(fā)展需求，組建專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，招收專業(yè)的檔案管理人才，優(yōu)先錄用檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生；同時(shí)也要加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)和使用，針對性培養(yǎng)檔案管理工作急需的人才；要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，定期進(jìn)行檔案管理工作培訓(xùn)，提高理論知識(shí)和技術(shù)水平，努力吸收先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和理論，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（五）強(qiáng)化對檔案資源的利用。檔案是對歷史的真實(shí)記錄，查看檔案能正確得知?dú)v史的發(fā)展信息，國企檔案管理部門應(yīng)強(qiáng)化對檔案資料的利用，定期對檔案進(jìn)行整理，開展專項(xiàng)會(huì)議對過去的檔案內(nèi)容進(jìn)行探討，歸納總結(jié)以往出現(xiàn)的檔案管理問題或企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤和事故，為未來企業(yè)發(fā)展和員工提供經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，防止類似問題的再次發(fā)生。

六、結(jié)語

國有企業(yè)檔案管理反映了國企發(fā)展的方方面面，是企業(yè)重要的知識(shí)資源，是回顧企業(yè)歷史發(fā)展資料，決定未來企業(yè)發(fā)展決策的依據(jù)。因此，國有企業(yè)發(fā)展要重視檔案管理工作，切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

[1]梁惠媚.分析國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題措施[J].經(jīng)營管理者,2016(03):276.

[2]藍(lán)玉超.淺談國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(7):47+51.