文/中核核電運(yùn)行管理有限公司 姚彥通

淺談加強(qiáng)核電企業(yè)合同文件的歸檔管理

文/中核核電運(yùn)行管理有限公司 姚彥通

核電企業(yè)在設(shè)計(jì)、建造、調(diào)試、營(yíng)運(yùn)等過程中，會(huì)形成大量的合同文件，合同文件是記錄核電企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的依據(jù)性憑證，它的收集、整理、保管和提供利用，對(duì)維護(hù)核電企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)核電企業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。如何加強(qiáng)合同文件的歸檔管理，是核電企業(yè)值得關(guān)注和探討的問題，本文根據(jù)秦山核電合同文件的管理實(shí)踐和管理經(jīng)驗(yàn)，探討合同文件的管理措施，為相關(guān)行業(yè)提供參考。

核電企業(yè)；合同文件；歸檔管理

合同文件，指在采購(gòu)準(zhǔn)備及合同簽訂過程中產(chǎn)生的各種文件，如采購(gòu)立項(xiàng)、詢報(bào)價(jià)文件、招投標(biāo)文件、采購(gòu)合同、合同變更、商務(wù)確認(rèn)函以及合同簽訂過程中產(chǎn)生的各類審批報(bào)告/記錄等，也包括在合同結(jié)算階段產(chǎn)生的結(jié)算書和工程報(bào)告咨詢結(jié)算書等文件資料。合同文件，是記錄核電企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的依據(jù)性憑證，它的收集、整理、保管和提供利用，對(duì)維護(hù)核電企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)核電企業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義，如何加強(qiáng)合同文件的規(guī)范管理，是核電企業(yè)值得關(guān)注和探討的問題。

一、合同文件的特點(diǎn)

（一）突出的依據(jù)憑證性。合同文件最突出也是重要的特點(diǎn)是依據(jù)憑證性，也就是說依法訂立的合同，對(duì)采購(gòu)雙方具有法律的約束力。由于具有這一作用，在安全管理要求非常高的核電企業(yè)，合同文件是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的最直接、最有效的手段之一，只要是從事采購(gòu)、項(xiàng)目等活動(dòng)，發(fā)生經(jīng)濟(jì)聯(lián)系的，必須簽訂合同，以此來規(guī)范采購(gòu)雙方的責(zé)任、權(quán)利和行為。

（二）種類很多，內(nèi)容復(fù)雜。核電企業(yè)的設(shè)計(jì)、建造、施工、營(yíng)運(yùn)過程非常復(fù)雜，需要十幾家建設(shè)和監(jiān)理單位、幾十家設(shè)計(jì)單位、幾百家設(shè)備制造廠商和服務(wù)供應(yīng)商的共同參與。這么多單位和部門所提供的項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)和服務(wù)供應(yīng)，只有通過簽訂合同，明確雙方在采購(gòu)、項(xiàng)目工作中的責(zé)任范圍和權(quán)利義務(wù)，才能保證核電企業(yè)各項(xiàng)采購(gòu)、服務(wù)工作順利開展、完成。多種采購(gòu)和服務(wù)需求導(dǎo)致核電企業(yè)的合同種類很多，內(nèi)容復(fù)雜。

二、合同文件歸檔管理中存在的問題

在合同文件歸檔管理過程中，因合同文件由采購(gòu)立項(xiàng)、詢報(bào)價(jià)文件、招投標(biāo)文件、采購(gòu)合同等多項(xiàng)文件和記錄組成，且合同執(zhí)行過程有長(zhǎng)有短，由采購(gòu)人員進(jìn)行整理、組織，形成合同文件包進(jìn)行移交歸檔，會(huì)出現(xiàn)文件不完整性和內(nèi)容不準(zhǔn)確性等問題，各項(xiàng)文件和記錄缺乏有機(jī)聯(lián)系，不利于合同文件的規(guī)范利用。另外，同一類型的合同文件中的各項(xiàng)文件和記錄的模板不統(tǒng)一，編寫審批等的內(nèi)容不規(guī)范，簽字、修改等不符合合同文件的歸檔要求。

三、建立合同文件的歸檔管理要求

（一）前端規(guī)劃。應(yīng)按照合同法規(guī)的要求，根據(jù)合同類型建立不同的合同模板，以保證合同文件編寫的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化；合同文件應(yīng)按文件的體系和方式進(jìn)行管理，要求合同文件應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一的文件編碼，編碼應(yīng)做到分類科學(xué)、簡(jiǎn)單易識(shí)別、方便查詢利用。

（二）規(guī)范整理及數(shù)字化加工。合同文件接收后，應(yīng)進(jìn)行歸檔整理和頁(yè)碼填寫，將合同文件按歸檔管理要求進(jìn)行整合。合同文件通過電子文檔管理平臺(tái)進(jìn)行查詢和利用，能提升其利用效率和水平，同時(shí)要求合同文件的電子化加工應(yīng)清晰、專業(yè)，符合電子文件的質(zhì)量要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

（三）電子化利用。將合同文件通過電子文檔管理平臺(tái)以文件的體系和方式進(jìn)行利用，是提升合同文件歸檔管理水平的關(guān)鍵。但在電子系統(tǒng)中，必須做好合同文件的安全分級(jí)權(quán)限，保證合同電子文件內(nèi)容的安全性。

（四）歸檔管理。合同文件通過電子文檔管理系統(tǒng)按照文件的體系和方式進(jìn)行管理后，還要按照檔案體系進(jìn)行歸檔管理，保證核電企業(yè)檔案分類管理體系的完整和有效。

四、加強(qiáng)合同文件的歸檔管理措施

（一）提高對(duì)合同文件的認(rèn)識(shí)，明確合同文件規(guī)范管理的必要性。合同文件為解決企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的采購(gòu)爭(zhēng)議、統(tǒng)計(jì)歸檔提供依據(jù)，在保障企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)和項(xiàng)目工程的順利運(yùn)行發(fā)揮重要作用。核電企業(yè)應(yīng)認(rèn)識(shí)到合同文件的重要性，明確合同文件規(guī)范管理的必要性，把合同文件管好，提升核電企業(yè)的總體文件管理水平。

（二）重在實(shí)施、規(guī)范管理、加強(qiáng)監(jiān)督。做好合同文件管理工作，離不開各部門的相互合作與支持，其中，采購(gòu)部門和文檔部門起關(guān)鍵作用。要明確采購(gòu)人員和文檔人員的職責(zé)，制定強(qiáng)有力的制約措施，同時(shí)要加大管理力度, 并加強(qiáng)質(zhì)量保證部門對(duì)合同文件管理的監(jiān)督和檢查。

（三）提高業(yè)務(wù)水平和綜合能力。合同文件的形成、管理以及利用，采購(gòu)人員和文檔人員不僅是自始至終的參與者，同時(shí)也是至關(guān)重要的管理者、服務(wù)者。要做好合同文件管理，人員是第一要素，人員業(yè)務(wù)水平和綜合能力直接決定了合同文件規(guī)范管理水平，這就要求采購(gòu)人員要具備一定的文檔知識(shí)，掌握文檔管理工作的一些要求，也要求文檔人員具備一定的采購(gòu)知識(shí)。

（四）文檔人員要強(qiáng)化宣傳意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。要做到規(guī)范管理合同文件，文檔人員必須樹立正確的宣傳意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真貫徹和落實(shí)管理制度，積極宣傳合同文件工作的重要性，爭(zhēng)取企業(yè)的重視和支持。其次，要向采購(gòu)部門宣傳，將文檔意識(shí)植根于采購(gòu)管理中，充分認(rèn)識(shí)到合同文件工作是合同管理的重要組成部分。

五、結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)核電企業(yè)合同文件的歸檔管理，提升合同文件管理質(zhì)量，對(duì)維護(hù)核電企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)核電企業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。通過完善管理制度，加強(qiáng)采購(gòu)人員和文檔人員的管理意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和管理能力，加強(qiáng)部門溝通，爭(zhēng)取多方支持，才能逐步提升合同文件的歸檔管理水平。