文/臺州市疾病預(yù)防控制中心 張華紅

疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案規(guī)范化管理策略探討

文/臺州市疾病預(yù)防控制中心 張華紅

疾病預(yù)防控制中心檔案規(guī)范化管理水平的高低，與疾病預(yù)防控制中心工作質(zhì)量和工作效率休戚相關(guān)，也是確保疾病預(yù)防控制中心系統(tǒng)正常、穩(wěn)定運行的前提。近幾年，臺州市疾病預(yù)防控制機構(gòu)開展了檔案規(guī)范化建設(shè)探索，但各地建設(shè)參差不齊，還有進(jìn)一步提升的空間。本文試從預(yù)防控制中心檔案管理重要性和規(guī)范化管理要求入手，分析當(dāng)前臺州市基層疾病預(yù)防控制機構(gòu)存在的主要問題，并探討相應(yīng)的解決策略。

疾控；檔案；規(guī)范化

疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案規(guī)范化建設(shè)是提高疾控工作整體工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平的必要條件。近幾年來，臺州市在全市的疾病預(yù)防控制機構(gòu)中開展了檔案規(guī)范化建設(shè)，取得一定的進(jìn)展，但還需進(jìn)一步提升發(fā)展。

一、開展疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理的意義

（一）是疾病預(yù)防控制機構(gòu)規(guī)范化建設(shè)的重要組成部分。在疾控中心發(fā)展過程中，檔案工作是一項最基礎(chǔ)的工作，檔案部門對各種疾病預(yù)防控制、健康危害因素監(jiān)測與控制、健康教育與健康促進(jìn)等信息進(jìn)行收集、整理、匯編等工作，是疾病預(yù)防控制工作的重要組成部分，同時也直接關(guān)系到疾控中心其他各項工作開展的質(zhì)量和效果。因此，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，才能更好地促進(jìn)疾控業(yè)務(wù)工作的全面發(fā)展及加快疾病預(yù)防控制機構(gòu)規(guī)范建設(shè)的步伐。

（二）能有效推動檔案的開發(fā)利用。對疾病預(yù)防控制中心的檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，特別是這幾年數(shù)字檔案室的創(chuàng)建，不僅能快捷、方便地給疾控人員提供相關(guān)的資料查閱，還可以給衛(wèi)生行政部門、相關(guān)的監(jiān)督機構(gòu)以及社會公眾提供查閱服務(wù)，有利于相關(guān)的制度和法規(guī)切實執(zhí)行及加快疾病預(yù)防控制信息化的進(jìn)程。

（三）可以為突發(fā)公共衛(wèi)生事件及重點傳染病控制提供參考。突發(fā)公共衛(wèi)生事件及重點傳染病的防控是疾控機構(gòu)的主要業(yè)務(wù)和重點工作。疾控中心綜合檔案室存有大量的調(diào)查報告、疾病材料以及統(tǒng)計資料，能讓相關(guān)人員在這些檔案里找到各類疾病預(yù)防的事件發(fā)展規(guī)律，并得到一定的啟示，從而有針對性地作出相關(guān)的決策，提高疾病預(yù)防和控制的效率，及時控制事件和疾病的進(jìn)一步蔓延發(fā)展。

二、臺州市疾控機構(gòu)檔案規(guī)范化管理存在的問題

（一）各基層單位檔案管理水平參差不齊。臺州市共有1個市級、 9個縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)?，F(xiàn)有5家疾控機構(gòu)通過了省級檔案評審，1家通過了市級評審。各地的檔案管理工作水平參差不齊，特別是有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視程度不夠，認(rèn)為管好業(yè)務(wù)、撲滅疫情才是正事，檔案管理不能給疾控中心帶來“利潤”，不能看到檔案工作的歷史借鑒作用、對現(xiàn)實業(yè)務(wù)的促進(jìn)作用。這種不當(dāng)?shù)睦砟钪萍s了工作的有效開展。

（二）檔案管理人手不足、管理人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)較差。全市疾控中心都設(shè)有綜合檔案室，但大多沒有專職檔案員。全市綜合檔案室檔案員專職的有3人，兼職的8人；持有檔案管理崗位資格證書的有9人，其中中級以上檔案專業(yè)職稱只有4人。檔案員大多是半路出家，很少有專業(yè)學(xué)校畢業(yè)的，有的還未取得檔案管理崗位資格證書。各科室的兼職檔案員大多不能保證從事檔案工作的時間，有的僅僅是為了應(yīng)付檢查掛個名。由于檔案人員身兼數(shù)職、檔案崗位不穩(wěn)定，變動頻繁，工作效率不高，檔案工作規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程大受影響。

（三）對檔案的開發(fā)利用不夠重視。從目前各單位提供檔案利用的情況來看，都只停留在“你查什么我提供什么”的狀態(tài)，處于一種被動、消極的狀態(tài)，這就不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值，檔案資料的利用率較低。檔案員對檔案開發(fā)利用的宣傳工作做得不夠，對檔案利用情況沒有進(jìn)行很好的統(tǒng)計，摸不清檔案的利用需求。

三、提升疾控機構(gòu)檔案規(guī)范化建設(shè)水平的策略

（一）建立和完善檔案工作管理體制。切實加強檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要強化中心領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理的重要性，對實際工作中出現(xiàn)的問題給予重視和解決。進(jìn)一步完善管理責(zé)任體系，檔案工作從單位分管領(lǐng)導(dǎo)、分管部門、部門負(fù)責(zé)人、專（兼）職檔案員都有明確的職責(zé)，形成有效的檔案管理責(zé)任鏈條。

（二）重視檔案規(guī)范化建設(shè)規(guī)劃及制度建設(shè)。將檔案規(guī)范化建設(shè)規(guī)劃納入單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，列入疾控機構(gòu)年度綜合目標(biāo)績效考核內(nèi)容，并加大在考核中的評分分值。要建立嚴(yán)格的檔案歸檔管理制度，做到有章可循。要明確本單位檔案的接收范圍，制定本單位檔案歸檔范圍和保管期限表。要重視對檔案工作經(jīng)費、工作制度、設(shè)施和設(shè)備配置等基本內(nèi)容的檢查考核，促使各項工作均滿足檔案規(guī)范化建設(shè)開展的需要。

（三）配備與單位檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案人員。檔案規(guī)范化建設(shè)對檔案管理人員的政治素養(yǎng)、理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)等各個方面提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。因此，各級疾控中心應(yīng)該重視檔案工作人員專業(yè)技能和知識的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的職業(yè)道德，要配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案人員，讓檔案管理各個環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。

（四）以資源建設(shè)為重點提高疾控檔案服務(wù)能力。檔案資源是更好地提供利用和服務(wù)的首要條件，加強檔案資源建設(shè)的最有效的途徑就是豐富和完善檔案結(jié)構(gòu)。因此，疾控機構(gòu)應(yīng)盡量完整收集各種類別的檔案，不僅要接收文書業(yè)務(wù)類、科技類檔案，還要注重接收如照片、聲像、電子文件、實物檔案等其它載體的檔案。同時，我們還要注重重大活動檔案的收集，如抗擊非典、抗震救災(zāi)、重大疫情防控工作中形成的珍貴歷史資料；創(chuàng)建衛(wèi)生城市、文明單位及績效考核工作中形成的專題檔案，不斷豐富檔案資源。另外，我們還要針對利用需求，開發(fā)編研檔案，進(jìn)一步提高檔案的利用價值。

（五）通過各類創(chuàng)建活動實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。為了實現(xiàn)新形勢下疾控檔案的規(guī)范化管理，各單位在加強制度建設(shè)和人員隊伍建設(shè)的同時，還要全面貫徹落實“兩辦”《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見》精神，結(jié)合開展檔案目標(biāo)管理上等級、創(chuàng)建數(shù)字檔案室等創(chuàng)建活動，爭取在2020年前全市所有縣級以上疾控機構(gòu)建成規(guī)范化綜合檔案室，全面提升疾控機構(gòu)檔案規(guī)范化建設(shè)水平。