朱涵

摘 要： 本文從開放檔案的意義和基本要求及研究檔案開放目錄體系建設的目的、國外與國內(nèi)高校檔案開放目錄建設管理現(xiàn)狀、高校檔案開放目錄體系建設中存在的問題、高校檔案開放目錄體系建設的建議等方面論述高校檔案開放目錄體系建設所產(chǎn)生的積極效益及檔案利用率的提高有效帶動和促進高校檔案事業(yè)建設工作的開展。

關鍵詞： 高校檔案館 開放檔案 目錄體系

“開放檔案”是指將保密期滿和其他可以公開的檔案，解除“封閉”，向社會開放，只要履行一般手續(xù)即可通過一定的方式進行利用[1]。在我國社會主義現(xiàn)代化建設、科學技術、經(jīng)濟迅猛發(fā)展的大背景下，高校檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，應被廣泛系統(tǒng)地利用。為了便于檢索、查詢和研究，高校加強檔案開放目錄體系建設勢在必行。

一、開放檔案的意義、基本要求及研究檔案開放目錄體系建設的目的

（一）開放檔案的意義。

檔案發(fā)展規(guī)律必然走向開放。開放檔案簡化了利用手續(xù)，開闊了利用范圍，實現(xiàn)了檔案的社會服務功能和社會價值。利用檔案的用戶人次增多，滿足客戶利用需求；產(chǎn)生社會效益創(chuàng)造更多的文化物質(zhì)財富；有效地帶動檔案管理工作的建設與開展；以更科學的標準要求檔案整理、分類與檢索的質(zhì)量。

（二）開放檔案的基本要求。

檔案的開放應以如下要求為前提：（1）開放的檔案必須按照規(guī)范經(jīng)過系統(tǒng)和嚴謹?shù)氖占恚唬?）字跡模糊的檔案經(jīng)過修復，案卷破損的檔案經(jīng)過保護；（3）編有案卷或文件級開放目錄，供利用者自行檢索；（4）設有必要的利用服務設施，如開放檔案閱覽室、閱覽和復印設備。

（三）研究檔案開放目錄體系建設的目的。

沒有供利用者檢索案卷的開放目錄，開放檔案可以說無從談起。研究檔案開放目錄體系建設的主要目的，是提高檔案目錄檢索的時效性，改善用戶服務質(zhì)量、服務體驗。這要求我們對現(xiàn)行高校檔案開放目錄體系的形成和職能發(fā)揮做深入的剖析。實現(xiàn)檔案橫向、縱向信息資源共享，建立規(guī)范的符合統(tǒng)一標準的高校檔案開放目錄體系。

二、國外與國內(nèi)高校檔案開放目錄建設管理現(xiàn)狀

（一）國外檔案開放目錄建設管理現(xiàn)狀。

首先，種類多樣。日本有文件型、地圖型、畫卷型、照片型、圖畫型、和海報型等開放目錄種類類型；澳大利亞有字順目錄、主題和人物目錄；英國有杰出人物目錄、地點目錄和主題目錄；美國有AAD全宗目錄、主題目錄、字順目錄和時間目錄。其次，檢索工具多樣。就美國來說，檔案館的信息資源非常豐富、種類繁多，檢索工就有OPA，ARC，AAD，ALIC。再次，主體多樣。這些國家除了檔案館外，圖書館也從事檔案開放目錄建設。如美國國會圖書館、美國數(shù)字圖書館聯(lián)盟、日本內(nèi)閣圖書館、加拿大圖書館等。最后，開放目錄層級較多。如美國AAD一級全宗目錄下設有二級和三級目錄[2]。

（二）我國高校檔案開放目錄建設管理現(xiàn)狀。

1.根據(jù)《四川省高等學校檔案工作發(fā)展報告（2015）》對全國高等學校檔案機構開放檔案640625卷案卷的調(diào)研，開放檔案目錄案卷級45.6299萬條，文件級107.6212萬條。2014年各高等學校檔案機構利用檔案總?cè)舜芜_54489人，共利用檔案91431卷，28980件。在利用人數(shù)和卷件數(shù)上，“985”“211”和部署高校利用情況最好，普通高校次之，高職高專類學校最少，另外僅有9所高校檔案機構開展查詢以外的其他服務項目，僅占高?？倲?shù)的17%[3]。與我國其他類型的檔案館相比，高等院校檔案館建立了開放目錄和相應的網(wǎng)站，信息化工作是先進的。但目前高校檔案開放的形式還比較單一，開放性目錄體系的建設尚不完善。

2.高校檔案館開放目錄用戶調(diào)查情況分析。《國家檔案開放目錄體系建設研究》課題組的匯總了651份高校檔案館開放目錄用戶問卷。用戶主體學生占77.9%，教師占9.8%，專業(yè)技術人員占4.5%，企事業(yè)單位管理人員占3.2%，自由職業(yè)者占1.1%[2]。

（1）學生利用高校檔案館開放目錄的目的主要是信息驗證，包括身份驗證、考試成績驗證、學籍驗證等。

資料來源：《國家檔案開放目錄體系建設研究》課題組

（2）教師利用高校檔案館的主要目的是為減緩教學與科研壓力的學術研究，學術研究大部分與工作需要相關。

資料來源：《國家檔案開放目錄體系建設研究》課題組。

高校檔案開放目錄用戶主要群體是師生，其中學生利用率高、教師利用率較低，有向社會開放的跡象；用戶入館的主要目的是信息驗證、增長知識、教學科研需要、學術研究；用戶較注重素質(zhì)與學識方面的內(nèi)容，較少傾向休閑娛樂。建立學生檔案信息庫開放性目錄體系，對學生的各類信息進行整合、分類、排序，做到清晰明了，查找利用便捷。高校教師教學、科研壓力大，現(xiàn)有的高校檔案館目錄信息管理平臺僅僅實現(xiàn)了檔案信息的有序化，不具有知識生成的功能[4]，可起用專業(yè)人員對檔案信息進行歸納總結(jié)，形成知識加工品。

三、高校檔案開放目錄體系建設中存在的問題

（一）高校檔案管理工作量大。

由于社會、科學、經(jīng)濟的發(fā)展迅速，高校師生人數(shù)的劇增，高等教育模式不斷改革等因素，每年高校檔案的變動維護、歸檔更新等工作量巨大。就電子科技大學檔案館館藏檔案舉例，檔案分為14個門類，共50000多卷，其中黨政5168卷，教學6080卷，科研2840卷，基建2476卷，出版809卷，儀器設備995卷，財會23607卷，人事7700卷[3]。檔案的日常保存、整理、變更、維護等工作需要花費大量的人力物力和時間。

（二）高校檔案開放目錄功能單一利用率低。

調(diào)研結(jié)果顯示，我國高校的開放目錄體系建設尚在起步階段。進行檔案開放目錄體系建設的高校較少。某些高校檔案開放目錄功能過于單一，雖有全宗的內(nèi)容類別，但開放目錄不具備信息化的檢索功能，目錄檢索工具只有關鍵詞索引和列舉式目錄，沒有全文連接和主題詞標引。同時存在目錄中信息內(nèi)容單一、標題與全文錄入不全、信息鏈接有遺漏、主題分類不統(tǒng)一、標題和全文內(nèi)容不符、標題與文件號不對應、更新緩慢等問題，造成目錄檢索漏檢使得檔案開放目錄的利用效率低。endprint

（三）開放目錄分類分層研究欠缺。

因為《高等學校檔案實體分類法》的導向作用，一級類目劃分比較規(guī)范與詳細，但在分類分層的深度和精度上需要完善。深度方面，多數(shù)高校開放目錄分類只到一級、二級，檔案目錄及匯編文獻第二次、第三次的信息查詢很少，目錄信息分類程度浮于表面，對歸類、統(tǒng)計、檢索效率的影響較大。精度方面，上下位類目并列，導致信息入類選擇困難，無法保證查準率。

（四）檔案管理方式傳統(tǒng)，橫向資源共享程度低。

我國現(xiàn)階段的高校檔案的編目、整理、裝訂、歸類、封裝、存放、查閱等一系列管理方式還是多以紙質(zhì)的形式手工處理，耗時費力煩瑣低效。雖然多數(shù)高校已經(jīng)實現(xiàn)了信息化全覆蓋，但在檔案管理開放目錄的建設過程中，對信息技術功能的利用僅限于檢索及備份，優(yōu)勢作用不明顯。具有完整性和一致性含義的目錄體系還不健全，通用化程度不高，一般都沒有及時性，存在大量平行重復的因素，重復設計造成人、財、物的浪費[5]。

四、高校檔案開放目錄體系建設的建議

（一）加快高校檔案開放目錄體系建設，遵守統(tǒng)一的目錄建設標準。

高校應嚴格遵守國家教委發(fā)布的《高等學校檔案實體分類法》目錄建設統(tǒng)一標準，做到檔案集中管理、門類全覆蓋。推行“立卷制度”，明確檔案的檔號、代碼與標識，所有檔案目錄分類標引，目錄標題錄入完整，主題詞提煉明確，檔案號錄入正確，確保分類目錄和數(shù)據(jù)庫的完整性，防止未標引的檔案漏檢。專職檔案管理人員深入部門，加強立卷指導，解決問題，糾正檔案材料著錄不規(guī)范。

（二）加強檔案開放目錄管理的信息化與時效性。

高等學校檔案機構應全應加強檔案管理的數(shù)字信息化，以提高檔案的歸檔率、合格率、完整率為核心，建設歸檔及時地覆蓋高等學校人才培養(yǎng)、科學研究和社會服務活動的現(xiàn)代化高等學校的檔案資源體系[3]。利用系統(tǒng)平臺方便快捷的瀏覽和查詢功能，提高檔案開放目錄利用的時效性。

（三）檔案開放目錄管理模式唯一穩(wěn)定而又靈活變通，兼顧多樣性。

首先，檔案開放目錄的建設與管理應符合穩(wěn)定性的要求。其次，在穩(wěn)定的前提下，檔案目錄的分類可以具有一定的變通靈活性。檔案目錄可以按照主題、體裁、題材、服務對象進行多維度的分類和描述；主題分類方式也可以在一、二級類目確定的前提下，聯(lián)系實際情況，對三級以下的類目進行適當?shù)脑O置和調(diào)整。最后，多樣性。改變檔案管理系統(tǒng)的傳統(tǒng)模式，變“以管為主”為“以用為主”，要求檔案系統(tǒng)平臺的功能多樣，檔案資源的多樣，豐富師生群體的檔案類別。

參考文獻：

[1]和寶榮.檔案管理學基礎[M].北京：中國人民大學出版社，1996：286-290.

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[3]黨躍武.高校檔案工作科學發(fā)展探索與實踐[M].成都：四川大學出版社，2016：4-39.

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[6]鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1996：265-275.

[7]鄔雪軍.發(fā)揮高校檔案在校園文化建設中的作用[J].檔案與建設，2003（6）：27-34.endprint