摘 要:內(nèi)部控制缺陷是指公司內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)或運(yùn)行無法合理保證內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),出現(xiàn)的錯(cuò)誤將導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表出現(xiàn)錯(cuò)誤,而這些錯(cuò)誤并沒有被有效地識別和發(fā)現(xiàn)。目前許多國內(nèi)企業(yè)都或多或少存在內(nèi)部控制缺陷問題,給企業(yè)運(yùn)營帶來了巨大的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。本文以制造高科技材料為主的某企業(yè)為例,對其內(nèi)部控制缺陷進(jìn)行了剖析,以期能夠進(jìn)一步對國內(nèi)企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控管理提供參考。
關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;缺陷分析;風(fēng)險(xiǎn)防控
一、企業(yè)內(nèi)部控制缺陷的概念和理論意義
內(nèi)部控制缺陷是指公司內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)或運(yùn)行無法合理保證內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),出現(xiàn)的錯(cuò)誤將導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表出現(xiàn)錯(cuò)誤,而這些錯(cuò)誤并沒有被有效地識別和發(fā)現(xiàn)。內(nèi)部控制缺陷按本質(zhì)可以分為設(shè)計(jì)缺陷和運(yùn)行缺陷。按嚴(yán)重程度可分為重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷。財(cái)務(wù)報(bào)告內(nèi)部控制缺陷的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)包括重大缺陷、重要缺陷、一般缺陷;對于沒有影響到財(cái)務(wù)報(bào)表的內(nèi)部控制的缺陷主要通過定性定量兩種方式來認(rèn)定。
隨著國內(nèi)市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,各種企業(yè)如雨后春筍般發(fā)展起來,但很多企業(yè)的內(nèi)部控制管理并沒有隨著企業(yè)自身實(shí)力的快速發(fā)展而不斷完善,他們普遍存在著或多或少的內(nèi)部控制缺陷,這無疑給企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展和壯大帶來了極大的風(fēng)險(xiǎn)。對企業(yè)內(nèi)部控制缺陷的分析和研究,將有助于國內(nèi)企業(yè)認(rèn)識到內(nèi)部控制的重要性,進(jìn)一步完善內(nèi)控各項(xiàng)制度和規(guī)定,確保企業(yè)不斷健康發(fā)展壯大。下文以制造高科技材料為主的某企業(yè)為案例,對其目前所存在的種種內(nèi)部控制缺陷進(jìn)行了剖析,以期能夠給國內(nèi)企業(yè)不斷強(qiáng)化內(nèi)控管理提供建設(shè)性的意見參考。
二、某企業(yè)內(nèi)控存在的缺陷分析
1.采購與付款環(huán)節(jié)
某企業(yè)作為一家以制造高科技材料為主的公司,其在物資采購環(huán)節(jié),超量采購造成了儲存的堆壓,形成了大量的資金浪費(fèi);對生產(chǎn)能力預(yù)計(jì)不足,物資采購計(jì)劃不完善使得企業(yè)不能夠?qū)Y源高效合理的利用;原材料、輔助材料采購預(yù)測不合理;招標(biāo)人員的長期固定容易滋生腐敗,出現(xiàn)表面合同和私下合同并存的情況。在物資付款環(huán)節(jié),該企業(yè)對物資市場的價(jià)格關(guān)注不夠,在市場價(jià)格下跌時(shí)仍然執(zhí)行原價(jià)格,在采購數(shù)量增加等有機(jī)會降低供貨價(jià)格的時(shí)機(jī)出現(xiàn)時(shí)沒有進(jìn)行議價(jià);財(cái)務(wù)部門對于發(fā)票管理不完善,財(cái)務(wù)總監(jiān)對匯款申請書進(jìn)行審批時(shí),沒有合理的對資金總量進(jìn)行規(guī)劃就批準(zhǔn)了劃款支出,導(dǎo)致企業(yè)流動資金緊張,甚至出現(xiàn)一定程度的資金鏈斷裂。
2.物資采購流程缺陷分析
由表可知該公司在向某煤炭公司采購煤炭時(shí),采購數(shù)量比實(shí)際消耗數(shù)量多了42.2噸,差異率達(dá)到了10.12%,對石油焦的采購差異率較低控制在4.40%,主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn):①煤炭的超量采購造成了煤場儲存的堆壓,企業(yè)不得不租賃其他場所進(jìn)行煤炭的堆積,造成了大量的資金浪費(fèi)。②對生產(chǎn)能力預(yù)計(jì)不足,物資采購計(jì)劃不完善使得企業(yè)不能夠?qū)Y源高效合理的利用。物資采購應(yīng)當(dāng)進(jìn)行預(yù)先的計(jì)劃才可以進(jìn)入采購,該公司在采購計(jì)劃上的執(zhí)行不到位,很多采購并沒有進(jìn)行適當(dāng)?shù)挠?jì)劃,而是直接需要什么就采購什么,勢必會造成一定的企業(yè)資金浪費(fèi),很多的采購并不是必需的而通過了審核,這也與企業(yè)沒有進(jìn)行一定的物資采購計(jì)劃有關(guān)。③原材料、輔助材料采購預(yù)測不合理,有可能導(dǎo)致原輔助材料供應(yīng)中斷,影響生產(chǎn)進(jìn)度或企業(yè)資源浪費(fèi);辦公用品等預(yù)估不合理導(dǎo)致庫存不夠,會影響工作效率。④物資部門對各部門報(bào)送的物資需求不能做出合理的采購批次和時(shí)間的安排,可能會導(dǎo)致超出倉儲能力,庫存不均衡或供應(yīng)緊張。⑤在生產(chǎn)石墨圓盤的時(shí)候,采購的石油焦在純度和結(jié)晶度上存在一定的問題,導(dǎo)致在后續(xù)的步驟出現(xiàn)問題,高硫焦炭使得這種原材料生產(chǎn)的物品在高溫狀態(tài)下出現(xiàn)膨脹,開裂,因?yàn)樵诓少忂^程中審核的力度不夠,審核人員存在疏漏造成企業(yè)的不必要損失。⑥該公司有一定量的設(shè)備采購請購依據(jù)不充分、不合理則造成企業(yè)資源的浪費(fèi)。該企業(yè)審核過程存在不嚴(yán)格的情況,可能發(fā)生未經(jīng)審批的預(yù)算外支出,導(dǎo)致企業(yè)資源的浪費(fèi)和預(yù)算執(zhí)行不利。⑦在企業(yè)接下很大的訂單的時(shí)候,企業(yè)往往會進(jìn)行大量的原材料采購,出現(xiàn)了一定程度的超支采購問題,財(cái)務(wù)總監(jiān)在超支采購對于預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的影響和對于資金的需求估計(jì)不足,導(dǎo)致預(yù)算的難以達(dá)成和資金供求緊張請購申請?jiān)竭^財(cái)務(wù)總監(jiān)直接傳遞至常務(wù)副總經(jīng)理,或者常務(wù)副總經(jīng)理對采購的必要性或者財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識不足,物資采購部門對需求部門請購物資復(fù)審不認(rèn)真,對于請購的合理性不加判斷,大額采購未經(jīng)過常務(wù)副總經(jīng)理審批。
3.生產(chǎn)與存貨環(huán)節(jié)
該企業(yè)由于石墨生產(chǎn)的特殊性存貨周轉(zhuǎn)的速度較慢,致使存貨積壓較為嚴(yán)重。但是這些存貨市場上已經(jīng)出現(xiàn)了跌價(jià)的趨勢,其計(jì)提存貨跌價(jià)準(zhǔn)備未計(jì)提金額沒有全部運(yùn)用成本與可變現(xiàn)凈值孰低法進(jìn)行計(jì)量。存貨跌價(jià)準(zhǔn)備計(jì)提不規(guī)范,可能存在虛增利潤的可能。此外,對原材料的統(tǒng)計(jì)不正確,存在未記錄或者多記錄的原材料以及原材料成本計(jì)價(jià)的問題。庫存商品結(jié)轉(zhuǎn)存在問題直接導(dǎo)致產(chǎn)品成本的不合理不規(guī)范,進(jìn)而對公司的毛利率、凈利率等指標(biāo)產(chǎn)生錯(cuò)誤的影響,導(dǎo)致企業(yè)在分析產(chǎn)品成本問題的時(shí)候不能做到直擊要害。
4.計(jì)提存貨跌價(jià)準(zhǔn)備相關(guān)缺陷
根據(jù)該企業(yè)某年存貨信息統(tǒng)計(jì)表可知,其該年存貨總計(jì)132,711,338.75元資產(chǎn)總計(jì)有610,573,999.53元,占總資產(chǎn)的比重約為21.74%,銷售成本年末為99,449,726.70元,年初為93,214,532.08元,存貨周轉(zhuǎn)率為72.59%。該企業(yè)由于石墨生產(chǎn)的特殊性存貨周轉(zhuǎn)的速度較慢,致使存貨積壓較為嚴(yán)重,大量存貨難以銷售,但是這些存貨市場上已經(jīng)出現(xiàn)了跌價(jià)的趨勢,雖然對庫存商品計(jì)提了一定的存貨跌價(jià)準(zhǔn)備,但是計(jì)提存貨跌價(jià)準(zhǔn)備沒有計(jì)提的金額沒有全部運(yùn)用成本與可變現(xiàn)凈值孰低法進(jìn)行計(jì)量,很多存貨沒有獲得市場銷售的價(jià)格就自認(rèn)為不會跌價(jià)直接使用賬面價(jià)值,存貨跌價(jià)準(zhǔn)備計(jì)提不規(guī)范,可能存在虛增利潤的可能,存貨多計(jì)提跌價(jià)準(zhǔn)備也可能存貨未經(jīng)批準(zhǔn)就運(yùn)出企業(yè),然后通過計(jì)提存貨跌價(jià)準(zhǔn)備來掩蓋存貨遺失的可能,除去存貨后該企業(yè)速動比率只有0.71,短期償債能力有明顯的缺陷,存貨跌價(jià)準(zhǔn)備沒有及時(shí)、準(zhǔn)確地計(jì)提,不能保證存貨成本真實(shí)。
5.銷售與收款環(huán)節(jié)
在銷售中石墨圓盤時(shí),該項(xiàng)產(chǎn)品的銷售對象信用出現(xiàn)了一定的問題,資信部門對客戶的賒銷額度沒有做到百分百的審核。該企業(yè)的結(jié)算方式選擇不到位,應(yīng)當(dāng)選擇使用銀行承兌匯票進(jìn)行結(jié)算,企業(yè)票據(jù)管理同樣存在一定缺陷,沒有對空白的票據(jù)設(shè)置專人保管。未及時(shí)協(xié)調(diào)安排的情況,這樣會導(dǎo)致發(fā)貨不及時(shí)或發(fā)貨失誤,從而給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失。發(fā)出貨物沒有按照發(fā)貨合同的要求進(jìn)行發(fā)貨,收貨方要求退貨并且要本企業(yè)承擔(dān)運(yùn)費(fèi),致使企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失。銷售折讓或者銷售退回的控制不嚴(yán)格,會導(dǎo)致企業(yè)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失,影響企業(yè)資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況,對銷售方的客戶檔案沒有完全紀(jì)錄,減少了很多可以直接通過系統(tǒng)批準(zhǔn)的訂單,對這些客戶的信用記錄沒有進(jìn)行細(xì)致的調(diào)查,導(dǎo)致款項(xiàng)難以收回,產(chǎn)生了大量的壞賬準(zhǔn)備,直接造成了企業(yè)資金鏈的斷裂。
6.售后服務(wù)流程內(nèi)控缺陷
在實(shí)地調(diào)查中,某企業(yè)的售后服務(wù)有以下的缺陷:①有的客戶認(rèn)為該企業(yè)生產(chǎn)的靜壓石墨沒有達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn),在與客戶協(xié)商擬定解決方案時(shí),該解決方案顯失公平,該公司并沒有對該商品進(jìn)行退貨,而是給出一定折扣,使得消費(fèi)者滿意度不足,影響企業(yè)的品牌形象,造成企業(yè)客戶流失或者造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。②銷售折讓或者銷售退回的控制不嚴(yán)格,會導(dǎo)致企業(yè)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失,影響企業(yè)資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況,對于銷售折讓的授予人員和授予限額都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合理的規(guī)范,沒有這些規(guī)范,某些員工就可能在銷售折讓環(huán)節(jié)存在舞弊的可能,對企業(yè)的發(fā)展會造成巨大的損失。
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作者簡介:杜永澤(1993.02- ),漢族,籍貫:山西大同,職務(wù):結(jié)算主管,學(xué)歷:研究生,工作單位:京能集團(tuán)財(cái)務(wù)有限公司,研究方向:內(nèi)部審計(jì)