梁 旭

（中國船舶重工集團(tuán)公司第七一二研究所，武漢 430064）

軍工科研單位文書檔案管理

梁 旭

（中國船舶重工集團(tuán)公司第七一二研究所，武漢 430064）

文章從軍工科研單位文書檔案管理的特點(diǎn)和重要意義出發(fā)，具體分析了軍工科研單位文書檔案管理中存在的一些問題，并提出了相應(yīng)的對策，以期為改進(jìn)文書檔案管理水平提供參考。

文書檔案；檔案管理；科研單位

0 引言

文書檔案一般由辦理完畢的具有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和個(gè)人在各種活動(dòng)中，為相互聯(lián)系和處理事務(wù)等實(shí)際需要，用文字和圖表等方式直接記錄下來的有完整體式和處理程序的各種信息材料[1]。軍工科研單位的文書檔案是反映軍工科研單位的行政管理活動(dòng)、黨務(wù)工作和相關(guān)科研活動(dòng)等的檔案，其管理具有政治性、保密性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、實(shí)踐性和工具性等特點(diǎn)，是衡量與評價(jià)軍工科研單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，也是檔案管理工作的重要內(nèi)容。

1 軍工科研單位文書檔案管理的特點(diǎn)

1.1 存在涉密軍工型號項(xiàng)目的文書檔案，保密性強(qiáng)

軍工科研單位大多承擔(dān)了國家的一些重點(diǎn)軍工型號項(xiàng)目，文書檔案中不可避免地存在一些涉及軍工型號項(xiàng)目的信息文檔材料，對其文書檔案管理工作中的一些文件材料的保密性和安全性要求很高。這就要求文書檔案管理工作者要有一定的政治覺悟，要有高度的責(zé)任心、進(jìn)取心和事業(yè)心，要細(xì)心且嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，增強(qiáng)自覺性，提高管理文書檔案的保密技術(shù)能力，努力做到無疏忽、無泄密隱患，以保證涉密的軍工型號項(xiàng)目的文書檔案管理工作萬無一失。這是搞好涉密軍工型號的文書檔案管理工作的前提，對維護(hù)國家安全和集團(tuán)軍工工作發(fā)展有著重要意義。

1.2 存在信息多樣的文書檔案，程序繁雜[1]

軍工科研單位的文書檔案，不僅包括黨群工作、行政管理等方面的信息材料，還包括經(jīng)營管理、科技研究、科研生產(chǎn)等方方面面的信息材料，內(nèi)容多樣。文書檔案工作包括清點(diǎn)、收集、分類整理、裝訂、案卷組合、卷內(nèi)文件排列、編號、文件材料數(shù)字化和信息化、綜合加工編研、銷毀等方面的工作，程序繁雜。

2 軍工科研單位文書檔案管理的重要意義

軍工科研單位文書檔案管理是做好本單位其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的信息基礎(chǔ)，是不可缺少的環(huán)節(jié)[2]。

軍工科研單位的各種工作、科研、事務(wù)活動(dòng)，都是由許多工作環(huán)節(jié)組成的巨大鏈條，文書檔案管理工作是這個(gè)巨大鏈條中不可缺少的環(huán)節(jié)。從文書檔案工作與軍工科研單位工作活動(dòng)的關(guān)系來說，其文書檔案管理工作處于服務(wù)地位，是條件性的工作，即為軍工科研單位的政治、經(jīng)濟(jì)、科研、生產(chǎn)、文化活動(dòng)提供必要的資料，創(chuàng)造必要的條件。

軍工科研單位文書檔案管理工作是維護(hù)軍工科研單位的真實(shí)歷史面貌的必要手段，在維護(hù)軍工科研單位的歷史真實(shí)面貌方面具有特殊的功能。要實(shí)現(xiàn)這種特殊功能，只有通過文書檔案管理工作活動(dòng)才能實(shí)現(xiàn)。文書檔案管理的一個(gè)重要任務(wù)是保護(hù)軍工科研單位的文書檔案歷史財(cái)富，只有把文書檔案保存好，才能長遠(yuǎn)地起到維護(hù)軍工科研單位歷史真實(shí)面貌的作用。

軍工科研單位文書檔案具有參考價(jià)值或情報(bào)價(jià)值，其價(jià)值是潛在的，是可以增值的。這種價(jià)值不會(huì)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)價(jià)值轉(zhuǎn)換，只有通過軍工科研單位文書檔案管理的工作活動(dòng)，把文書信息材料整理好，提供給單位使用，才有可能產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

軍工科研單位文書檔案產(chǎn)生的效果是指在科學(xué)研究、科研生產(chǎn)、宣傳教育、機(jī)關(guān)日常工作中所產(chǎn)生的效果，都是通過軍工科研單位文書檔案管理工作來實(shí)現(xiàn)的，然后才有可能對軍工科研單位產(chǎn)生各種各樣的效益。軍工科研單位文書檔案管理工作的意義，歸根結(jié)底在于實(shí)現(xiàn)軍工科研單位文書檔案的價(jià)值。這種價(jià)值既有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也有長遠(yuǎn)的、歷史的意義[2]。

3 軍工科研單位文書檔案管理中的問題

3.1 不夠重視，存在片面認(rèn)識

員工對檔案管理不夠重視。在一些員工的心里，文書檔案管理工作喊起來重要、搞起來次要，口頭上喊喊，實(shí)際行動(dòng)則是能少做則少做。文書檔案管理工作被想象得太單純，認(rèn)為就是收集、整理、建目錄。因?yàn)槲臅鴻n案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益和其他各項(xiàng)效益在短時(shí)間內(nèi)見效不明顯，見效慢，所以文書檔案管理工作常常得不到有關(guān)職能部門的配合和支持，經(jīng)常需要多次催要，制約了文書檔案管理水平的提高，影響了文書檔案價(jià)值的發(fā)揮和利用。

3.2 歸檔時(shí)效滯后或者不歸檔

單位各部門現(xiàn)實(shí)工作與文書檔案歸檔工作存在相互銜接脫節(jié)的問題。一些涉密文書信息材料常常在保密檢查之前才突擊查詢、歸檔。一些部門的員工為了工作方便，不愿意適時(shí)歸檔。有一些員工自身歸檔意識薄弱，沒有主動(dòng)歸檔的想法，思想主觀上對文書檔案管理工作缺乏能動(dòng)性，事情不急到眉梢不歸檔。這使得單位的文書檔案的清點(diǎn)、收集工作上有較大的漏洞，有時(shí)清點(diǎn)多次，該歸檔的文件信息材料還是不能及時(shí)到位、歸檔。一些相對重要的文件信息材料隨著時(shí)間的拖延，容易散落丟失。等到追究相關(guān)責(zé)任時(shí)，會(huì)出現(xiàn)互相推諉，又記不清相關(guān)細(xì)節(jié)的現(xiàn)象。歸檔不及時(shí)或不歸檔，大大降低了文書檔案的利用價(jià)值。一些比較重要的文書信息材料由于不能及時(shí)完整地歸檔、整理，導(dǎo)致無法及時(shí)有效地增加潛在價(jià)值。

3.3 編研工作欠缺

軍工科研單位文書檔案編研工作是指適應(yīng)單位的各項(xiàng)科研、生產(chǎn)、黨群、行政管理等活動(dòng)需要，對文書檔案信息內(nèi)容進(jìn)行整理和加工，并以編研成果的形式提供給單位服務(wù)的一項(xiàng)工作。它可以高效率地揭示本單位的歷史沿革和現(xiàn)狀，為開展各項(xiàng)實(shí)際工作和科學(xué)技術(shù)研究工作提供證據(jù)和情報(bào)價(jià)值的服務(wù)，切實(shí)發(fā)揮依據(jù)作用。

軍工科研單位文書檔案工作往往缺乏對文書檔案的內(nèi)容進(jìn)行研究和編研整理，文書檔案的內(nèi)容經(jīng)常沒有得到充分的編研、開發(fā)和利用，制約了文書檔案信息資源的有效和高效利用。

4 改進(jìn)軍工科研單位文書檔案管理的對策

1）轉(zhuǎn)變思想[3]。持續(xù)地提升領(lǐng)導(dǎo)和員工對文書檔案管理工作的意識，積極地爭取他們對文書檔案管理工作的支持，著力使軍工科研單位的文書檔案管理工作融入到本單位的總體戰(zhàn)略規(guī)劃中。

2）規(guī)范融合。做好具體工作與文書檔案管理工作的有效承接，強(qiáng)化各部門之間的分工協(xié)作，積極搞好文書檔案的及時(shí)收集、整理工作。培養(yǎng)單位各部門較強(qiáng)的檔案意識，培養(yǎng)相關(guān)員工在工作中變被動(dòng)提供有關(guān)文書檔案資料為主動(dòng)參與，做好文書信息材料的立卷歸檔工作。及時(shí)有效地收集、整理，保證文件信息材料的完整詳實(shí)、分類歸檔。當(dāng)各部門人員都有了較強(qiáng)的檔案意識時(shí)，文件信息材料的收集工作才會(huì)完整、系統(tǒng)，才能為歸檔立卷工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

3）用心整合。本著存真求實(shí)、編以實(shí)用、立足庫藏的原則，充分發(fā)揮庫藏優(yōu)勢，積極有效地推進(jìn)軍工科研單位文書檔案信息功能的充分發(fā)揮，不斷地拓展豐富、分析綜合、加工編研文書檔案。努力及時(shí)地把握本單位在不同時(shí)段的工作任務(wù)重點(diǎn)，找準(zhǔn)主題，充分發(fā)揮編研工作的研究性、主動(dòng)性和針對性，自覺以服務(wù)大局的眼光來計(jì)劃、思考、編研文書檔案，力求將文書檔案管理工作匯集融合到服務(wù)于本單位大局的綜合實(shí)力中去，通過各種渠道豐富軍工科研單位文書檔案管理工作的編研經(jīng)驗(yàn)[3]。

5 結(jié)論

綜上所述，軍工科研單位的文書檔案是軍工科研單位在從事軍工科研生產(chǎn)活動(dòng)和社會(huì)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)，其管理工作是檔案管理工作的重要組成部分。針對軍工科研單位文書檔案管理的特點(diǎn)，改進(jìn)其在工作中出現(xiàn)的問題，將更有利于健全軍工科研單位的文書檔案管理體制，可以使軍工科研單位的文書檔案更好更有效地服務(wù)于軍工科學(xué)技術(shù)研究工作。

[1] 孫曉. 論新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J]. 北京: 機(jī)電兵船檔案, 2016(4): 20-21.

[2] 陳兆祦, 王信功, 劉振淮. 檔案工作實(shí)務(wù)全書[M]. 北京: 中國三峽出版社, 2000: 487-489.

[3] 李道逸. 淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].廣西: 經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展, 2008(6): 173-175.

Document File Management of Military Scientific Research Units

LIANG Xu

(No. 712 Research Institute of CSIC, Wuhan 430064, China)

From the characteristics and significance of document file management of military scientific research units, the existing problems in the document file management of military scientific research units are analyzed. The corresponding countermeasures are put forward so as to provide reference for enhancing the management level of documents.

document file management; file; scientific research unit

G275.2

A

10.14141/j.31-1981.2017.03.014

梁旭（1969—），女，碩士研究生，工程師，研究方向：檔案管理。