包艷容 孫濤

信息社會(huì)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

包艷容1孫濤2

檔案管理工作是事業(yè)單位的重點(diǎn)工作內(nèi)容之一，它不僅是一項(xiàng)管理性的工作，還是一項(xiàng)服務(wù)性和政治性的工作，其工作的質(zhì)量直接影響到單位工作能否順利開(kāi)展。事業(yè)單位屬于非盈利目的單位，是一個(gè)利用國(guó)家資產(chǎn)進(jìn)行相關(guān)社會(huì)服務(wù)的組織，檔案管理工作在日常工作中占較大比例，其生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的數(shù)據(jù)和資料都來(lái)自完善的檔案管理系統(tǒng)。但是隨著各種改革的不斷深入，事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題也日益顯著。因此，必須加大對(duì)信息社會(huì)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，促進(jìn)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

事業(yè)單位檔案管理改革是從2002 年《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的頒布開(kāi)始的，距今已有十多年的實(shí)踐歷史。最初我國(guó)的檔案管理是以手工操作紙質(zhì)檔案的模式進(jìn)行，在改革開(kāi)放后，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，檔案管理開(kāi)始運(yùn)用科技進(jìn)行網(wǎng)上辦公，管理模式也轉(zhuǎn)變?yōu)榱宿k公自動(dòng)化和無(wú)紙化模式，此時(shí)計(jì)算機(jī)逐漸取代了人工登記管理。

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入了信息化模式，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展使得電子文件軟件應(yīng)運(yùn)而生，在此基礎(chǔ)上的事業(yè)單位檔案管理工作具備了電子化、信息化、規(guī)范化的特點(diǎn)，檔案管理軟件和檔案信息數(shù)字化檢索技術(shù)的研發(fā)，更是使檔案管理上升至了一個(gè)新的高度，事業(yè)單位檔案管理自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理體系也逐步完善，提高了檔案管理工作效率的同時(shí)，保障了檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作向著更加現(xiàn)代化、科技化、全面化方向發(fā)展。

信息社會(huì)背景下事業(yè)單位檔案管理工作所存在的缺點(diǎn)和不足

欠缺對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)程度和設(shè)備投入度。雖然目前信息化技術(shù)已經(jīng)深入到了事業(yè)單位檔案管理工作中，傳統(tǒng)的人工登記文檔模式也已逐漸遠(yuǎn)去，但是部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念還沒(méi)有得到及時(shí)更新與調(diào)整，沒(méi)有意識(shí)到實(shí)行信息化檔案管理的重要意義，思想仍被傳統(tǒng)管理模式所禁錮。還有一些年齡較大的檔案管理人員，他們對(duì)新事物和新科技的接受能力較差，對(duì)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用還很陌生，從而產(chǎn)生抵觸心理，不愿意花費(fèi)時(shí)間去接觸和了解信息技術(shù)，導(dǎo)致了限制自身發(fā)展的同時(shí)，還阻礙了信息社會(huì)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。

而且在對(duì)信息化檔案管理工作所需設(shè)施的購(gòu)置上，不積極、不主動(dòng)，對(duì)購(gòu)買掃描儀、光盤刻錄機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備需要的資金不及時(shí)撥款，使得檔案管理設(shè)備滿足不了信息化檔案管理工作的需求，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，且質(zhì)量難以保證。

缺少對(duì)檔案管理工作人員技能水平的培訓(xùn)。事業(yè)單位的檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)復(fù)雜且細(xì)致，這就要求檔案管理人員要有工作責(zé)任心，對(duì)待每一份文件要有分辨力和洞察力，還要具備專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)和組織能力。

但是在實(shí)際事業(yè)單位檔案管理工作中，常常發(fā)生由于檔案管理人員業(yè)務(wù)不精或是對(duì)信息化技術(shù)設(shè)備操作不熟練，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)失誤的情況。加之一些檔案管理人員的素質(zhì)偏低，工作態(tài)度不積極，對(duì)檔案管理新模式不理解，而事業(yè)單位卻沒(méi)有針對(duì)這一狀況設(shè)立相應(yīng)的技術(shù)輔導(dǎo)和培訓(xùn)課程，讓檔案管理信息化無(wú)法得到真正的落實(shí)，加大了信息化推廣的阻力。

信息社會(huì)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

提高思想認(rèn)識(shí)，加大設(shè)施投入。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)做到思想觀念的及時(shí)調(diào)整，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的重視程度，認(rèn)清當(dāng)代形勢(shì)，樹(shù)立新時(shí)期信息化的檔案管理意識(shí)，適應(yīng)信息社會(huì)背景下的檔案管理工作模式和服務(wù)模式，對(duì)傳統(tǒng)管理理念和被動(dòng)服務(wù)意識(shí)進(jìn)行摒棄。

增強(qiáng)對(duì)購(gòu)置信息化檔案管理設(shè)備和相應(yīng)設(shè)施的支持程度，對(duì)老舊的辦公設(shè)備及時(shí)淘汰更新，對(duì)于購(gòu)買硬件設(shè)備的資金盡快給予撥付，確保必要信息化檔案管理設(shè)備的添置和新舊設(shè)備交接工作的順利進(jìn)行。在減輕檔案管理人員工作復(fù)雜度的同時(shí)，提高其工作效率和工作質(zhì)量。

重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)和思想教育方面的培訓(xùn)，使其樹(shù)立正確的社會(huì)主義核心價(jià)值觀，從而增加對(duì)檔案管理工作的熱愛(ài)程度。系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理人員對(duì)信息化辦公設(shè)備的使用，使其熟練掌握信息化設(shè)備存儲(chǔ)檔案信息的操作程序。使事業(yè)單位檔案管理人員可以以積極地工作態(tài)度和良好的工作情緒去面對(duì)每天的復(fù)雜工作，按照檔案管理具體要求進(jìn)行文件分類，對(duì)每一份文件的內(nèi)容認(rèn)真分辨，并按照時(shí)間和函件號(hào)做好登記和整理工作。在工作中不斷總結(jié)，在彌補(bǔ)自身工作不足的同時(shí)，提高事業(yè)單位檔案管理工作的管理水平。

加大對(duì)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新力度。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，事業(yè)單位檔案管理工作必須加大改革和創(chuàng)新的力度，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和部分工作人員必須打破傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，改變工作流程和工作狀態(tài)。充分利用現(xiàn)代科技及信息化技術(shù)，創(chuàng)新管理模式，做到檔案服務(wù)主動(dòng)化。

在信息社會(huì)背景下，事業(yè)單位檔案管理工作必須緊跟時(shí)代步伐，做好檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。完善檔案管理機(jī)制和檔案管理模式，建立信息化的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案信息分享體系，提高檔案存儲(chǔ)和查閱的速度，增強(qiáng)檔案管理安全性，為信息社會(huì)背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)建新途徑。

（工作單位：1.隨州市曾都區(qū)林業(yè)局；2.隨州市曾都區(qū)東城人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心）