林樺

醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)

林樺

檔案在信息資源中占有重要地位，主要有服務(wù)評價、經(jīng)營管理、醫(yī)療保障、疾病預(yù)防、醫(yī)療糾紛以及保險理賠等多個方面，對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)、科研、教學(xué)活動以及醫(yī)院服務(wù)水平、管理質(zhì)量評估均有重要意義。檔案信息隨著醫(yī)院活動不斷增多，傳統(tǒng)管理模式存在諸多問題，包括調(diào)度困難、利用率低等，資源浪費(fèi)現(xiàn)象時有發(fā)生，這無疑增加了醫(yī)院工作負(fù)擔(dān)，另外，部分珍貴資料僅存于單獨(dú)終端，安全性難以得到有力保障，為完善管理，消除上述弊端，醫(yī)院數(shù)字檔案建設(shè)改革是不可阻擋的。醫(yī)院數(shù)字檔案的建設(shè)核心在于人才隊(duì)伍、硬件設(shè)施、管理系統(tǒng)等，這是保證數(shù)字檔案室良好建立的前提條件。

隨著醫(yī)療保險制度及衛(wèi)生體制的不斷發(fā)展，加之信息科技的高速發(fā)展，醫(yī)院工作中的相關(guān)信息也呈現(xiàn)逐步增多趨勢。檔案在信息資源中占有重要地位，內(nèi)容包括服務(wù)評價、經(jīng)營管理、醫(yī)療保障、疾病預(yù)防、醫(yī)療糾紛以及保險理賠等方面，對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)、科研及教學(xué)等活動均能提供參考及基礎(chǔ)信息，另外，其也可作為評估醫(yī)院服務(wù)水平、管理質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。為更好認(rèn)識醫(yī)院數(shù)字檔案建設(shè)，本文對其發(fā)展及前景進(jìn)行綜述。

醫(yī)院數(shù)字檔案建設(shè)的重要性

數(shù)字檔案可提供檔案信息服務(wù)，通過開發(fā)、利用醫(yī)院各類檔案，保證醫(yī)院決策及管理水平，有利于醫(yī)療質(zhì)量的提高，同時能夠降低醫(yī)療成本，促進(jìn)結(jié)構(gòu)優(yōu)化，在現(xiàn)代醫(yī)院管理體系、醫(yī)院競爭力等方面占有重要地位。

作為醫(yī)院決策參考信息，檔案能夠真實(shí)記錄歷史活動，在全面反映客觀過程基礎(chǔ)下，制定科學(xué)決策，可提高方案選擇評價及信息處理能力，這在減少決策主觀性、隨意性以及不確定性方面具有重要意義，有利于保證決策效率及效益。

另一方面，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案種類、內(nèi)容不斷豐富，信息量愈來愈多，這是科研開展過程中必不可少的資料，根據(jù)以往資料進(jìn)行回顧性分析，有利于臨床醫(yī)生進(jìn)行前瞻性研究，保證研究計(jì)劃的科學(xué)性、可操作性。

在信息編研方面，辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化是不可阻斷的趨勢，大量電子文件若無法及時歸檔、收集，會直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)毀壞、丟失，對其后期利用造成直接影響，數(shù)字檔案室的建立則能夠有效保存、維護(hù)醫(yī)院歷史發(fā)展，保留重要信息。

為促進(jìn)醫(yī)療水平提高、醫(yī)院良性發(fā)展，檔案信息資源共享是一項(xiàng)重要舉措，數(shù)字檔案室的建立能夠無縫連接于辦公自動化系統(tǒng)，對其現(xiàn)存文件進(jìn)行管理、整合、利用，便于醫(yī)院各科室間各項(xiàng)文件資料的共享。

醫(yī)院檔案信息現(xiàn)存問題

在醫(yī)院工作中，大量有價值的檔案會隨之產(chǎn)生，其載體多樣、數(shù)量較多，以往通常需要于相關(guān)部分借閱，這在一定程度上限制了信息利用率，也給檢索使用工作造成一定難度，無法充分展示檔案信息的自身價值，傳統(tǒng)管理模式中，不同檔案存在于醫(yī)院各個科室、部分，這直接導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象的產(chǎn)生，資源共享無法實(shí)現(xiàn)；同時，因調(diào)度管理無法保證統(tǒng)一、科學(xué)，在信息利用過程中，浪費(fèi)、重復(fù)收集等情況時有發(fā)生，這在很大程度上增加了醫(yī)院工作負(fù)擔(dān)，且對資源造成一定浪費(fèi)；再者臨床應(yīng)用過程中，常需將不同檔案進(jìn)行同時對比，傳統(tǒng)管理無法滿足其需求，無法保證參考信息的權(quán)威性；另外，某些檔案信息具有其自身內(nèi)在規(guī)律，良好的管理方法幫助使用者發(fā)現(xiàn)其規(guī)律，但傳統(tǒng)管理模式則無法將檔案利用價值充分發(fā)揮；最后，針對重要、正規(guī)電子檔案，其通常保存在不同部分終端機(jī)，一旦發(fā)生故障，則會直接導(dǎo)致信息丟失、損壞，存在安全隱患。

另外，基礎(chǔ)設(shè)施的不完善也會直接影響著數(shù)字檔案室的建立，多數(shù)醫(yī)院工作重心可能在于購置先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備，而忽略基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字檔案室技術(shù)的引進(jìn)。管理人員素質(zhì)偏低也是現(xiàn)存問題之一，相關(guān)工作人員無法適應(yīng)數(shù)字檔案室建設(shè)要求，如計(jì)算機(jī)技能、檢索目錄建立、數(shù)據(jù)庫開發(fā)等技能。

故檔案管理模式改革是必然的，數(shù)字檔案室的建設(shè)可滿足醫(yī)院不斷發(fā)展的基本要求。

醫(yī)院數(shù)字檔案建設(shè)核心

數(shù)字檔案室建設(shè)中的門戶網(wǎng)站是重要窗口，可為使用者提供各項(xiàng)服務(wù)，這也直接反映了使用者的實(shí)際需求，如與醫(yī)院工作相關(guān)的各項(xiàng)活動，包括科研、學(xué)術(shù)、專門數(shù)據(jù)庫。管理系統(tǒng)的建立則包含了檔案的收集、利用、管理等整個周期。為保證檔案室的順利運(yùn)行，不僅需要做好檔案信息收集、分類、管理、安全等工作，做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，還需將其他系統(tǒng)與數(shù)字檔案系統(tǒng)集成建設(shè)盡快實(shí)現(xiàn)，利于數(shù)據(jù)交換順利進(jìn)行。針對紙質(zhì)檔案，應(yīng)做好管理、保存工作，同時進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)，保證工作需要得到滿足，促使資源共享不受空間及時間限制，將檔案資料實(shí)際價值發(fā)揮到最大。

醫(yī)院數(shù)字檔案館的建設(shè)最主要的核心在于人才。在人才隊(duì)伍建設(shè)中，為保證數(shù)字檔案室的相關(guān)工作（運(yùn)作、使用、管理等）順利進(jìn)行，保證高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)是基本要求，人員類型及結(jié)構(gòu)合理要求團(tuán)隊(duì)在掌握專業(yè)檔案知識的同時，具備電子信息采集、計(jì)算機(jī)、組織開發(fā)、分類、電子信息管理等技能。人才建設(shè)的基礎(chǔ)為現(xiàn)代化管理，其內(nèi)容包括人本理念、系統(tǒng)理念、創(chuàng)新理念以及形象理念，這也直接關(guān)系著數(shù)字檔案室的發(fā)展，為其戰(zhàn)略及策略的制定奠定基礎(chǔ)。構(gòu)建檔案信息的基礎(chǔ)為信息主管的建設(shè)，保證檔案信息的管理、建設(shè)，促使其科學(xué)利用、開發(fā)，對相關(guān)信息活動進(jìn)行合理規(guī)劃，并通過有效溝通，對檔案信息進(jìn)行協(xié)調(diào)，這在信息資源共享方面意義重大。另外，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)人才隊(duì)伍應(yīng)覆蓋多個層次、學(xué)科，包含多種類型，專業(yè)型人員應(yīng)積極引進(jìn)，特別是兼具網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技能以及檔案、信息管理知識，同時具備創(chuàng)新、服務(wù)精神的人才；針對現(xiàn)有工作人員，也應(yīng)加強(qiáng)繼續(xù)教育，采取內(nèi)部挖潛方式，完善人才隊(duì)伍知識層次，提高檔案信息化服務(wù)質(zhì)量，爭取請進(jìn)來、走出去，引導(dǎo)工作人員積極拓展思路、開闊眼界，在不斷深化理解數(shù)字檔案室基礎(chǔ)上，積極進(jìn)取，通過一專多能為信息服務(wù)良好開展奠定基礎(chǔ)。

醫(yī)院數(shù)字檔案室的建立可將模擬信息更為快捷、方便的轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并對檔案進(jìn)行處理、加工、管理，這直接關(guān)系著信息資源的利用、開發(fā)程度，也直接關(guān)系著醫(yī)院良性發(fā)展。通過掃描技術(shù)，人們能夠?qū)⒏黝愘Y料迅速輸入網(wǎng)絡(luò)、終端，并以此獲取圖像信息，進(jìn)行進(jìn)一步處理加工，如予以識別技術(shù)獲取有價值的文本信息，通過音頻技術(shù)獲取數(shù)字化信息，有利于信息處理及其長久保存?，F(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理存在較多問題，完善數(shù)字檔案室建設(shè)工作最主要的核心在于人才，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身情況引進(jìn)人才，完善制度，建立優(yōu)質(zhì)門戶網(wǎng)站、管理系統(tǒng)。

（作者單位：福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院）