文/高偉，重慶秀山縣信訪辦

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如何有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理

文/高偉，重慶秀山縣信訪辦

辦公室檔案對于企事業(yè)單位辦公室工作有著重要意義，其是否實現(xiàn)規(guī)范化管理將關(guān)系到其他相關(guān)工作的有效開展。接下來，本文首先簡要闡述辦公室檔案規(guī)范化管理的重要意義，然后再針對此，為辦公室檔案規(guī)范化管理的有效實現(xiàn)提出幾點建議。

辦公室檔案；規(guī)范管理；途徑

辦公室檔案管理工作是辦公室工作的重要內(nèi)容之一，對一個單位來說非常重要，辦公室檔案管理的規(guī)范化能夠促進(jìn)企事業(yè)單位日常工作的規(guī)范化。然而檔案管理規(guī)范化是一個很系統(tǒng)化的工程，盡管引入了比較先進(jìn)的信息化辦公技術(shù)設(shè)備，但在其工作開展中仍然存在不少問題，例如檔案信息不夠健全、資料查詢時間過久等，這嚴(yán)重影響了單位工作效率的提升。因此有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理，就成為當(dāng)前辦公室理工作的重中之重。

1 辦公室檔案規(guī)范化管理的重要意義

辦公室檔案規(guī)范化管理對于企事業(yè)單位的發(fā)展將會產(chǎn)生重要的現(xiàn)實意義，具體體現(xiàn)為三點，即豐富現(xiàn)代管理方式、提升相關(guān)工作人員素質(zhì)以及提升單位社會效益與管理效率。

1.1 能夠豐富現(xiàn)代管理方式

我國的檔案管理工作已逐漸實現(xiàn)了信息化管理，雖然從總體上看，依然處于初級階段，不過計算機(jī)檔案管理對于提升檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化具有重要意義。由此可見，對辦公室檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，在當(dāng)前信息時代的市場環(huán)境下，將占據(jù)重要地位。通過對檔案資料實行規(guī)范化的計算機(jī)信息技術(shù)管理，能夠為相關(guān)工作人員提供不少便利，將幫助他們能夠高效整理、搜集檔案資料，以及保障檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性。因此，規(guī)范化的計算機(jī)檔案管理是一種非常重要的企事業(yè)單位現(xiàn)代檔案管理方式。

1.2 能夠提升相關(guān)工作人員素質(zhì)

檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)的高低將直接影響檔案管理工作效能。而企事業(yè)單位對辦公室檔案實行規(guī)范化管理時，會積極將檔案管理工作人員的在職培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等各項內(nèi)容納入進(jìn)正常的工作軌道中，以讓他們能夠?qū)W習(xí)到當(dāng)前最為先進(jìn)的檔案管理手段。這將有效提升檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平與職業(yè)綜合素質(zhì)。

1.3 能夠提升單位社會效益與管理效率

辦公室檔案管理工作不僅關(guān)乎企事業(yè)單位的正常運(yùn)作，也是對企事業(yè)單位所有往來經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與人事調(diào)整、變更的記錄和反映。同時，辦公室檔案還保存了能夠見證企事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程的一些重要史料與證據(jù)，所以對辦公室檔案管理進(jìn)行規(guī)范化管理，將會明顯提升企事業(yè)單位的社會效益。另一方面看，當(dāng)企業(yè)和社會其他相關(guān)部門開展合作的時候，也會需要借助檔案與合作對象實現(xiàn)有效交流溝通，只有如此，彼此才能促成有效合作。因而從某個角度看，在辦公室檔案管理工作中，對檔案實行規(guī)范化管理，還能有助于提升企事業(yè)單位部門的相關(guān)工作管理效率。

2 有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理途徑

針對上文分析的辦公室檔案規(guī)范化管理的重要意義，所以應(yīng)該從三個方面，即促進(jìn)檔案管理工作朝著信息化發(fā)展、樹立辦公室檔案規(guī)范化管理意識以及提升檔案管理工作人員的工作素質(zhì)，來有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理途徑。

2.1 不斷促進(jìn)檔案管理工作朝著信息化發(fā)展

在當(dāng)前的信息化時代，各行各業(yè)在管理上都朝著計算機(jī)信息化管理方向發(fā)展。因此在檔案管理工作中，應(yīng)該不斷提升其管理技術(shù)的信息化水平。這將能實現(xiàn)管理程序的規(guī)范化：一般辦公室檔案工作管理流程包括檔案調(diào)卷、立卷以及存檔這三部分內(nèi)容，如果通過傳統(tǒng)工作手段，對其開展起來較為繁雜，然而借助計算機(jī)信息技術(shù)將能夠有效簡化檔案工作的上述流程，剔除掉重復(fù)與較為復(fù)雜的程序內(nèi)容。因此，這在保障企事業(yè)單位檔案管理信息質(zhì)量的同時，還能節(jié)約不少寶貴時間和精力。

2.2 樹立辦公室檔案規(guī)范化管理意識

要想有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理途徑，企事業(yè)單位的人事行政機(jī)構(gòu)，必須首先要樹立辦公室檔案規(guī)范化管理意識。首先，要注重將規(guī)范化管理內(nèi)容添加進(jìn)日常的辦公室檔案管理工作中去，并讓企事業(yè)單位的所有階層領(lǐng)導(dǎo)干部能夠重新審視現(xiàn)代檔案管理，要清晰地意識到辦公室檔案管理規(guī)范化對于企事業(yè)單位發(fā)展的重要意義。其次，企事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在自己的日常工作流程中納入辦公室檔案管理的工作內(nèi)容，從而為企事業(yè)單位提供一個優(yōu)質(zhì)的發(fā)展環(huán)境，以能夠更有效地進(jìn)行辦公室檔案規(guī)范化管理工作。最后，在企事業(yè)單位樹立辦公室檔案規(guī)范化管理意識的過程中，應(yīng)該重視辦公室檔案管理工作的日常特點，如此才能有效地讓所有領(lǐng)導(dǎo)和員工對辦公室檔案管理工作有更為深入的認(rèn)識與理解。

2.3 提升檔案管理工作人員的工作素質(zhì)

辦公室檔案管理工作人員的工作素質(zhì)和檔案管理規(guī)范化工作有著非常密切的關(guān)系。換而言之，提升檔案管理工作人員的管理技術(shù)水平和職業(yè)素質(zhì)，能夠有效實現(xiàn)辦公室檔案的規(guī)范化管理。一旦辦公室檔案管理工作人員的職業(yè)能力得到提升，辦公室工作效率也會隨之提升。所以企事業(yè)單位應(yīng)該注重對辦公室檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的職業(yè)培訓(xùn)，例如開展崗前培訓(xùn)、定期組織人員進(jìn)行相關(guān)知識學(xué)習(xí)和討論以及邀請一些行業(yè)資深專家前來舉辦講座等，與此同時還應(yīng)該定期對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行有效考核。

3 結(jié)語

總而言之，辦公室檔案管理規(guī)范化是企事業(yè)單位現(xiàn)代檔案管理工作中的最重要內(nèi)容之一，因此必須要給予足夠重視，尤其是在當(dāng)前信息化時代，企事業(yè)單位各級領(lǐng)導(dǎo)和工作員工一定要清晰意識到辦公室實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實意義，然后再從多個角度來有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理。

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