姜東興

【摘要】：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷指導(dǎo)跟引導(dǎo)也逐漸的在改變著人們的生活水平跟工作方式，信息化已成為當(dāng)前時(shí)代的主題，也是當(dāng)下時(shí)代的主要體現(xiàn)，信息化時(shí)代的來(lái)臨為檔案系統(tǒng)信息化的構(gòu)建提供了基礎(chǔ)，電子文件的大量出現(xiàn)也為人事檔案系統(tǒng)信息化的構(gòu)建管理與實(shí)現(xiàn)帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)，因此，開(kāi)發(fā)人事檔案信息系統(tǒng)化、提高人事檔案管理工作的效率、實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、搜索符合自己需求的檔案信息化建設(shè)之路，具有很重要的意義。

【關(guān)鍵詞】：檔案歸檔管理；信息化技術(shù)；應(yīng)用

【引言】：檔案管理工作包括檔案的收集、管理、保管、鑒定及開(kāi)發(fā)利用等方面，具有管理性、服務(wù)性、政治性特點(diǎn)。檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)最為基礎(chǔ)也是最為關(guān)鍵的一個(gè)部分，是社會(huì)信息系統(tǒng)的基石，對(duì)單位工作開(kāi)展及社會(huì)發(fā)展進(jìn)步都有著積極意義。本文主要從兩個(gè)方面出發(fā)，討論如何更好地進(jìn)行檔案管理和檔案的信息化管理。

1、新時(shí)期檔案歸檔管理工作的要求

1.1創(chuàng)新關(guān)于歸檔管理工作的觀念

檔案的收集工作和整理工作是當(dāng)前新型社會(huì)環(huán)境下各個(gè)單位進(jìn)行檔案管理工作的最基本環(huán)節(jié)，任何一個(gè)脫離了檔案收集和整理的檔案管理工作都是不具備地基的高樓大廈，一切管理工作都是虛談。由于歸檔工作是整個(gè)檔案收集工作、整理工作的核心環(huán)節(jié)和基本內(nèi)容，所以歸檔工作負(fù)責(zé)人的思想對(duì)于整個(gè)檔案歸檔工作的質(zhì)量和效率都會(huì)造成舉足輕重的影響。基于此，相關(guān)工作的負(fù)責(zé)人必須結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)和發(fā)展特征，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案歸檔管理思想，將可持續(xù)發(fā)展的管理理念融入歸檔工作中去，在管理中將“以人為本”的管理思想落實(shí)到工作中，將檔案歸檔和其他的檔案管理工作統(tǒng)籌兼顧，做到協(xié)調(diào)發(fā)展。必要的時(shí)候，檔案管理部門可以建立歸檔工作的二級(jí)單位，明確整個(gè)歸檔環(huán)節(jié)的核心地位，兼顧檔案歸檔工作的源頭和未來(lái)發(fā)展方向。

1.2加大改革扶持力度，營(yíng)造良好改革環(huán)境

一定要建設(shè)一支優(yōu)質(zhì)的文書檔案的管理團(tuán)隊(duì)，只是靠著專業(yè)的技能無(wú)法取得比較有效的效果，但是，還一定要建設(shè)比較優(yōu)秀的信息化建設(shè)工作。對(duì)一些專業(yè)的知識(shí)一定要加強(qiáng)培訓(xùn)的工作。信息化的管理需要搭建應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)下列幾方面的內(nèi)容：第一點(diǎn)，檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人員一定要為基層的管理人員提供定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，不斷的增長(zhǎng)他們對(duì)于文書檔案的管理能力，不斷的學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)以及相關(guān)制度的建設(shè)工作。第二點(diǎn)，對(duì)已經(jīng)成功的完成學(xué)習(xí)考察任務(wù)的管理者，一定要按照實(shí)際的情況來(lái)安排相應(yīng)的崗位當(dāng)中，把全新的管理理念有效的進(jìn)行應(yīng)用，并且一定要根據(jù)管理單位實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行結(jié)合，不斷的進(jìn)行改進(jìn)。第三點(diǎn)，把自身實(shí)際的管理經(jīng)驗(yàn)與其他的工作人員不斷的進(jìn)行交流，不斷的改善部門文書檔案的管理系統(tǒng)。

1.3強(qiáng)化檔案歸檔后的安全管理

檔案管理部門不僅要管理當(dāng)前階段的檔案內(nèi)容，還需要妥善保管以前已經(jīng)形成的原始檔案和資料，以確保檔案的真實(shí)性。尤其對(duì)于一些十分重要的或者領(lǐng)導(dǎo)審批的文字材料，更是要按照國(guó)家規(guī)定的法律法規(guī)，按照相關(guān)程序進(jìn)行修訂或者整理。妥善保管往年資料是最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，必須在這個(gè)基礎(chǔ)上及時(shí)進(jìn)行材料的歸檔工作，將各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的資料、各人員的檔案資料等都按照類別編輯成冊(cè)，裝入相應(yīng)的檔案管理工具中，以確保日后檔案服務(wù)工作能夠順利地進(jìn)行。當(dāng)然，安全管理要求管理人員具備較高的素養(yǎng)，遵守各項(xiàng)檔案管理的條例，這樣才能夠確保檔案的安全性和不泄露性。除此之外，在歸檔資料的保存中要防蟲、防潮、放光，最大程度地延長(zhǎng)這些資料的使用壽命。

2、有效應(yīng)用檔案信息技術(shù)的策略

2.1革新檔案管理理念，樹(shù)立信息管理意識(shí)

隨著時(shí)代飛速的發(fā)展，對(duì)檔案管理的理念也一定要不斷的改進(jìn)，是也是確保檔案信息化的工作能夠有效進(jìn)行開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，只有對(duì)檔案管理的人員理念不斷的進(jìn)行革新，才可以用實(shí)際的行動(dòng)來(lái)促進(jìn)信息化建設(shè)的工作能夠順利的開(kāi)展；只有檔案管理的人員意識(shí)不斷的提升，才可以從思想上為工作的創(chuàng)新提供動(dòng)力。從人員的構(gòu)成比例上而言，文書檔案的管理機(jī)構(gòu)當(dāng)中大部分都是中老年人，他們?cè)陂L(zhǎng)時(shí)間的管理工作當(dāng)中已經(jīng)積累了非常豐富的經(jīng)驗(yàn)，但是，對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行操作的過(guò)程還不夠特別的熟練，一些新入職的年輕員工一定要積極的幫助他們快速的、熟練的掌握信息管理的相關(guān)技能，與此同時(shí)，來(lái)共同的學(xué)習(xí)實(shí)際的管理經(jīng)驗(yàn)，更好的實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。

2.2推進(jìn)數(shù)字化檔案館建設(shè)

數(shù)字化檔案館建設(shè)屬于檔案管理信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容。數(shù)字化檔案館是當(dāng)前這樣一個(gè)數(shù)字時(shí)代或者說(shuō)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，也是現(xiàn)代化的新型檔案館，是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的更新升級(jí)。檔案管理工作的信息化建設(shè)得以真正實(shí)現(xiàn)的其中一個(gè)重要標(biāo)志便是數(shù)字化檔案館的建設(shè)。我們要認(rèn)識(shí)到，數(shù)字化檔案館建設(shè)屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期性復(fù)雜性的工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容將會(huì)更為廣泛，也更加有助于檔案信息的統(tǒng)計(jì)、查詢以及保存。數(shù)字化檔案館的建設(shè)并非是檔案管理部門的工作，它需要各個(gè)部門和組織相互協(xié)調(diào)、共同合作，必須結(jié)合具體情況落實(shí)好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接工作，在統(tǒng)一的平臺(tái)中依靠同一數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設(shè)。只有如此，傳統(tǒng)檔案管理工作才能夠真正朝著信息化的方向轉(zhuǎn)變，才能夠真正開(kāi)辟檔案管理的新局面。

2.3要加大對(duì)檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)的投入

信息化時(shí)代新事物的更新較快，因此數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息管理需要不斷更新相關(guān)的設(shè)備、技術(shù)等，因此，企業(yè)不能只注重生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)效益，更要加大對(duì)檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)的投入，投入更多的人力、物力、財(cái)力，并將檔案信息化管理列為專項(xiàng)投入，滿足檔案信息化管理的相關(guān)需求。在這一項(xiàng)決定上，企業(yè)要加強(qiáng)重視，特別是一些民營(yíng)企業(yè)，否則將不能很好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。

結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化的發(fā)展，檔案管理的歸檔環(huán)節(jié)必須進(jìn)行創(chuàng)新，并將其與信息化技術(shù)結(jié)合在一起，當(dāng)然，這樣的創(chuàng)新、改革不能一蹴而就，相關(guān)單位必須加大宣傳力度，豐富管理手段，結(jié)合實(shí)際情況，鼓勵(lì)工作人員探索創(chuàng)新。

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