劉天堯

摘 要 國(guó)藥控股股份有限公司是一家集團(tuán)型企業(yè)，其在仁科Peoplesoft（簡(jiǎn)稱(chēng)：PS）人力資源管理信息系統(tǒng)中應(yīng)用了人事、薪資、績(jī)效、培訓(xùn)等主要核心功能模塊。團(tuán)隊(duì)通過(guò)“系統(tǒng)集中化管理”、“推廣應(yīng)用中的解決方案”、“微信端功能的開(kāi)發(fā)與使用”等各項(xiàng)措施，在5年期間持續(xù)實(shí)踐與探索中獲得了一定的人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的顯著成效，如“電腦端/微信端員工自助入職平臺(tái)”、“移動(dòng)績(jī)效管理平臺(tái)”、“在線(xiàn)學(xué)習(xí)平臺(tái)”和“微信消息共享平臺(tái)”的搭建方面尤為突出。

關(guān)鍵詞 仁科 集中化管理 數(shù)據(jù)維護(hù) 微信端功能應(yīng)用 共享服務(wù)

中圖分類(lèi)號(hào)：F406.15 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：C 文章編號(hào)：1006-1533（2018）23-0106-04

Practice and exploration of human resource information management in a pharmaceutical group-based enterprise

LIU Tianyao*

（Sinopharm Group Co. Ltd.， Shanghai 200051， China）

ABSTRACT As a group-based enterprise， Sinopharm applies the core function modules of Peoplesoft e-HR system in workforce，payroll，performance and training management. According to the ‘centralized management application， ‘solutions of the system generalization and application and ‘R&D; of WeChat mobile function， Sinopharm gained some achievements of the continuous practice and exploration in the e-HR system application during the five years， especially in the aspects of ‘PC/WeChat employee self-service entry mobile system platform， ‘mobile performance platform， ‘e-learning platform and ‘WeChat message sharing platform.

KEY WORDS Peoplesoft （PS）； centralized management； data maintenance； WeChat mobile function application； shared service

國(guó)藥控股股份有限公司（簡(jiǎn)稱(chēng)：國(guó)藥控股）是中國(guó)醫(yī)藥集團(tuán)總公司（簡(jiǎn)稱(chēng)：國(guó)藥集團(tuán)）所屬核心企業(yè)，其本身同樣是一家集團(tuán)型企業(yè)。為更好地適應(yīng)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略需要，順應(yīng)國(guó)家關(guān)于加快“兩化”融合、提質(zhì)增效的新要求，2012年在國(guó)藥集團(tuán)引領(lǐng)下，國(guó)藥控股全面開(kāi)展基于仁科PeopleSoft（簡(jiǎn)稱(chēng)：PS）人力資源信息系統(tǒng)為核心的項(xiàng)目上線(xiàn)實(shí)施工作，并做到各分、子公司全覆蓋。經(jīng)過(guò)5年的實(shí)踐與探索，嘗試提供更多增值功能與服務(wù)來(lái)增強(qiáng)用戶(hù)粘性，讓系統(tǒng)真正用起來(lái)。

1 信息化建設(shè)的進(jìn)程

1.1 信息化建設(shè)的背景

國(guó)藥控股作為中國(guó)最大的藥品及醫(yī)療保健產(chǎn)品的分銷(xiāo)商、領(lǐng)先的供應(yīng)鏈服務(wù)商，公司擁有并經(jīng)營(yíng)中國(guó)最大的藥品分銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)。包括三家上市公司：國(guó)藥控股、國(guó)藥股份、深圳一致，及全國(guó)各地上百家分、子公司，共上萬(wàn)名員工。除中國(guó)臺(tái)灣、澳門(mén)地區(qū)外，國(guó)藥控股的分銷(xiāo)、物流配送網(wǎng)絡(luò)已覆蓋全國(guó)各地。

要支撐這樣一個(gè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模大、產(chǎn)業(yè)鏈條長(zhǎng)、分布范圍廣、機(jī)構(gòu)人員多、管控要求高的大型企業(yè)，原系統(tǒng)已無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)下管理需求。經(jīng)過(guò)甄選，國(guó)藥集團(tuán)看重PS系統(tǒng)強(qiáng)大的基礎(chǔ)功能，融合企業(yè)規(guī)范統(tǒng)一的人力資源管理標(biāo)準(zhǔn)與要求，為集中管控保駕護(hù)航。同時(shí)，靈活的集成端口也為今后國(guó)藥控股探索挖掘更多疊加應(yīng)用提供通路，且這方面的考量與騰訊公司當(dāng)初選用PS系統(tǒng)可謂不謀而合[1]。

1.2 信息系統(tǒng)的變革

回顧2013至2017年這五年間，隨著市場(chǎng)環(huán)境不斷變化，公司業(yè)務(wù)板塊的調(diào)整與擴(kuò)大，公司和員工數(shù)量急劇攀升，基層HR用戶(hù)日常數(shù)據(jù)維護(hù)量驟增（表1）。為提升其工作效率，在優(yōu)化PS系統(tǒng)基礎(chǔ)模塊的同時(shí)，也在通過(guò)疊加功能應(yīng)用來(lái)增強(qiáng)其對(duì)系統(tǒng)的粘性，有效提升整體人力資源管理水平。

2 信息化管理的實(shí)踐

2.1 系統(tǒng)集中化管理的應(yīng)用

2.1.1 一套系統(tǒng)、一套規(guī)范

國(guó)藥控股及分、子公司均按照國(guó)藥集團(tuán)要求運(yùn)用PS系統(tǒng)開(kāi)展日常人力資源管理工作。以集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)化的職務(wù)、職位、職級(jí)、崗位級(jí)別、薪資項(xiàng)目、計(jì)算規(guī)則、社保規(guī)則、計(jì)稅規(guī)則等體系來(lái)規(guī)范，結(jié)合人力資源管理工作細(xì)化執(zhí)行來(lái)個(gè)性化定制更為適合自身的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)框架，涵蓋“組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)”、“職務(wù)職位說(shuō)明書(shū)”等[2]，并借助系統(tǒng)來(lái)對(duì)各級(jí)子公司人員預(yù)算編制進(jìn)行控制，從而達(dá)到集中化管控的目的，也為后期數(shù)據(jù)分析（簡(jiǎn)稱(chēng)：BI）平臺(tái)開(kāi)發(fā)及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性提供保證。

2.1.2 多套系統(tǒng)、一條紐帶

國(guó)藥控股通過(guò)PS系統(tǒng)靈活的集成接口，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)（EBS）、業(yè)務(wù)系統(tǒng)（BPM）、考勤系統(tǒng)、協(xié)同辦公管理系統(tǒng)（OA）等一體化無(wú)縫對(duì)接。PS系統(tǒng)在職員工方可開(kāi)設(shè)其他系統(tǒng)賬號(hào)，這不僅加強(qiáng)各部門(mén)間聯(lián)動(dòng)，且大大提升人力資源工作在公司內(nèi)的影響力[3]。

2.1.3 培訓(xùn)上崗、規(guī)范操作

國(guó)藥控股對(duì)PS系統(tǒng)操作人員有嚴(yán)格的上崗要求，須通過(guò)系統(tǒng)操作培訓(xùn)與考核，方可持證上崗，以確保其日常操作的規(guī)范、準(zhǔn)確、高效。針對(duì)新加入的分、子公司HR或已上線(xiàn)公司HR替換的情況，分別制定操作培訓(xùn)課程。

2.1.4 專(zhuān)業(yè)運(yùn)維、保駕護(hù)航

國(guó)藥控股擁有一支專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，專(zhuān)注于服務(wù)旗下上百家分、子公司，提供專(zhuān)業(yè)高效的運(yùn)維支持。HR系統(tǒng)操作人員在培訓(xùn)結(jié)束后，可通過(guò)“PS系統(tǒng)用戶(hù)操作手冊(cè)”（簡(jiǎn)稱(chēng)：UPK）幫助其規(guī)范操作系統(tǒng)外，還可通過(guò)運(yùn)維服務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)（簡(jiǎn)稱(chēng)：JIRA）進(jìn)行溝通答疑。為保證運(yùn)維工作的效率與質(zhì)量，為之制定一系列標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)維服務(wù)規(guī)范與流程，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

2.2 系統(tǒng)推廣應(yīng)用過(guò)程中的難點(diǎn)與解決方案

2.2.1 系統(tǒng)使用方面

1）界面不美觀(guān) 針對(duì)此問(wèn)題我們?yōu)橄到y(tǒng)首頁(yè)設(shè)置導(dǎo)航欄用于分塊管理，便于迅速找到操作菜單；其次，將新員工入職信息填寫(xiě)頁(yè)面全新改版，調(diào)整布局、簡(jiǎn)化操作，并賦予它一個(gè)新名字“很高興遇見(jiàn)你”，在提升系統(tǒng)易用性的同時(shí)，逐步提升其美觀(guān)度與親和力。

2）操作不簡(jiǎn)便 PS系統(tǒng)操作對(duì)HR有一定要求，雖經(jīng)過(guò)統(tǒng)一培訓(xùn)，但學(xué)習(xí)能力差異使其無(wú)法靈活使用系統(tǒng)，甚至出現(xiàn)大量操作錯(cuò)誤，工作效率大打折扣，用戶(hù)體驗(yàn)感降低。為此我們除持續(xù)提升運(yùn)維支持外，基于PS框架的客戶(hù)化開(kāi)發(fā)與優(yōu)化必不可少。如：將日常操作頻率較高的新員工入職界面，從原來(lái)10個(gè)環(huán)節(jié)減至5個(gè)環(huán)節(jié)，還支持微信端同步操作，可拍照直接上傳照片或電子件、HR可靈活勾選需填寫(xiě)板塊、全盤(pán)員工信息檢查頁(yè)面等新功能，有效避免漏填、誤填，提升員工自助入職體驗(yàn)感，減輕HR信息維護(hù)工作量。

3）算薪速度慢 PS系統(tǒng)算薪非常耗時(shí)，在集中發(fā)薪期間，運(yùn)算進(jìn)程排隊(duì)是常態(tài)。為此我們對(duì)全量子公司進(jìn)行系統(tǒng)使用情況調(diào)研，發(fā)現(xiàn)存在系統(tǒng)使用問(wèn)題多的公司大多電腦設(shè)備落后、網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，且無(wú)專(zhuān)線(xiàn)。為此我們聯(lián)合信息部給予各公司可行性?xún)?yōu)化建議，著力提升硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施，大大提升薪資關(guān)賬準(zhǔn)時(shí)率，且約70%的公司已逐步轉(zhuǎn)為線(xiàn)上直接算薪。

2.2.2 數(shù)據(jù)維護(hù)方面

1）數(shù)據(jù)維護(hù)的準(zhǔn)確性 為滿(mǎn)足各類(lèi)人力資源數(shù)據(jù)分析需求，我們定制開(kāi)發(fā)了各類(lèi)報(bào)表，卻受限于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。為此從兩方面來(lái)改善，其一：增強(qiáng)操作限制，避免誤操作；其二：加強(qiáng)對(duì)HR負(fù)責(zé)人、基層HR進(jìn)行分級(jí)培訓(xùn)，借助自主開(kāi)發(fā)E-HR微課程來(lái)提升各級(jí)人力資源工作者的專(zhuān)業(yè)度。

2）數(shù)據(jù)維護(hù)的及時(shí)性 為確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，我們并未因此放開(kāi)系統(tǒng)操作限制，除提供數(shù)據(jù)修改、操作答疑等運(yùn)維服務(wù)支持外，致力于通過(guò)系統(tǒng)疊加功能來(lái)加強(qiáng)其對(duì)系統(tǒng)的粘性，逐步提升重視度。

我們對(duì)系統(tǒng)維護(hù)質(zhì)量達(dá)標(biāo)公司進(jìn)行調(diào)研，從中發(fā)現(xiàn)：有些公司專(zhuān)門(mén)設(shè)置系統(tǒng)維護(hù)崗，且與績(jī)效掛鉤，專(zhuān)人做專(zhuān)事，規(guī)范維護(hù)、定期檢查、清理梳理數(shù)據(jù)，這為數(shù)據(jù)維護(hù)準(zhǔn)確性與及時(shí)性提供了重要先決條件。大部分公司針對(duì)系統(tǒng)操作規(guī)范要求調(diào)整或重定流程與制度，這一系列轉(zhuǎn)變是系統(tǒng)應(yīng)用推廣的極大助力，也是疊加功能服務(wù)所帶來(lái)的最好反饋。

3 信息化管理的探索

3.1 微信端基礎(chǔ)服務(wù)功能的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

國(guó)藥控股自2014年著手基于PS系統(tǒng)組織人事與薪資模塊開(kāi)發(fā)的“HR助手平臺(tái)”，主要開(kāi)設(shè)“我的信息”、“工資單”、“通訊錄”、“員工信息”四大模塊。隨著功能應(yīng)用的推陳出新，如“年度工資單”（可查看個(gè)人全年工資、福利、社保、稅、公司福利支出等）、“名片分享”（可掃碼添加至對(duì)方通訊錄，或通過(guò)發(fā)送名片快速添加）、“移動(dòng)考勤”、“移動(dòng)績(jī)效”（電腦與微信同步）等，平臺(tái)擁有了一個(gè)更能體現(xiàn)其功能與服務(wù)理念的名字“國(guó)藥e家”。

3.2 微信端增值服務(wù)功能的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

“國(guó)藥e家”是國(guó)藥控股企業(yè)號(hào)下設(shè)其中一個(gè)公眾服務(wù)號(hào)，還有如“國(guó)控黨群”、“法務(wù)匯”、“國(guó)控安全人”、“服務(wù)大廳”、“國(guó)藥大學(xué)”、“藥零通”等，員工只需一鍵關(guān)注企業(yè)號(hào)即同步關(guān)注所有公眾號(hào)。企業(yè)號(hào)由運(yùn)維團(tuán)隊(duì)提供技術(shù)支持，且已全面開(kāi)放子公司申請(qǐng)加入，按需靈活配置權(quán)限，并享有個(gè)性化定制功能與服務(wù)。

企業(yè)號(hào)全面推廣邁出了共享服務(wù)第一步，運(yùn)用創(chuàng)新手段有效提升人力資源服務(wù)品質(zhì)及效率，通過(guò)創(chuàng)新建設(shè)線(xiàn)上線(xiàn)下結(jié)合的服務(wù)渠道，充分利用信息化手段，打造端到端的員工服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)員工職業(yè)生命全周期管理。

3.3 企業(yè)號(hào)關(guān)聯(lián)的四大共享服務(wù)平臺(tái)

1）消息平臺(tái) 子公司企業(yè)號(hào)、公眾號(hào)加入國(guó)控企業(yè)號(hào)下，可共享增值功能（消息推送數(shù)量無(wú)限制；人群定向、定時(shí)消息推送；自定義消息提醒內(nèi)容）。

2）培訓(xùn)系統(tǒng) 在PS培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)功能模塊基礎(chǔ)上，定制開(kāi)發(fā)培訓(xùn)管理系統(tǒng)，靈活支持電腦與手機(jī)同步使用。為鼓勵(lì)員工充分利用碎片時(shí)間學(xué)習(xí)，搭建員工專(zhuān)屬移動(dòng)學(xué)習(xí)平臺(tái)，可參與微課學(xué)習(xí)、課堂互動(dòng)討論和投票、學(xué)習(xí)排行版角逐、學(xué)習(xí)社群點(diǎn)亮星星等。

3）績(jī)效系統(tǒng) 在PS績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)功能模塊基礎(chǔ)上，定制開(kāi)發(fā)靈活支持電腦與手機(jī)同步使用的移動(dòng)績(jī)效管理系統(tǒng)。其基于績(jī)效管理“五大核心理念”、“六大通用法則”，可定制化配置系統(tǒng)考核流程、考核模板，最大程度滿(mǎn)足多樣化管理需求，促使HR用系統(tǒng)觀(guān)念和思想看待績(jī)效管理工作，使之在未來(lái)工作中為企業(yè)帶來(lái)意外的收益[4]。

4）活動(dòng)平臺(tái) 基于PS系統(tǒng)核心模塊并整合會(huì)務(wù)系統(tǒng)全開(kāi)發(fā)的功能模塊，支持活動(dòng)發(fā)起、自主或代報(bào)名、信息匯總、現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)、活動(dòng)調(diào)研反饋等。

目前各增值功能模塊已全面開(kāi)放，微信與電腦同步操作模式亦獲肯定，其中會(huì)務(wù)系統(tǒng)已成功協(xié)助多個(gè)部門(mén)開(kāi)展大型會(huì)議；調(diào)研問(wèn)卷功能也已成功廣泛應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域，如“員工體檢滿(mǎn)意度調(diào)研”、“培訓(xùn)評(píng)估”、“入職滿(mǎn)意度調(diào)研”等。

4 信息系統(tǒng)的價(jià)值延伸

國(guó)藥控股在人力資源信息系統(tǒng)的日常運(yùn)維、系統(tǒng)優(yōu)化、功能探索方面取得的成績(jī)，得益于公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和歷任人力資源工作者的持續(xù)投入。系統(tǒng)使用的最終目的是通過(guò)信息化的變革，為公司創(chuàng)造價(jià)值、為HR提高效率、為員工提供便捷。最終，人力資源信息系統(tǒng)維護(hù)的核心數(shù)據(jù)為公司提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)，提升人力資源管理在公司運(yùn)營(yíng)中的地位與價(jià)值。

同時(shí)，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人性是管理的第一要素，我們?cè)陂L(zhǎng)期實(shí)踐中正逐步改變?nèi)肆Y源管理的趨勢(shì)與重心，從管理轉(zhuǎn)向服務(wù)，讓員工充分“被共享”，釋放其能量，從而獲得更為強(qiáng)大的生產(chǎn)力，為企業(yè)創(chuàng)造更高的價(jià)值[5]。

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