孫文瑄

【摘 要】現(xiàn)今，社會不斷發(fā)展，人們生活水平不斷提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的步伐，社會對檔案管理的需求更多、更嚴(yán)格，這時，電子檔案產(chǎn)生了，由于電子檔案具備便捷、準(zhǔn)確率高并且翻閱方便等優(yōu)勢，這就滿足了現(xiàn)代社會對檔案管理的需求，因此，現(xiàn)今電子檔案管理呈現(xiàn)高速發(fā)展的狀態(tài)并且廣泛普及。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理系統(tǒng)；電子檔案；設(shè)計與開發(fā)

近些年來，電子檔案管理不斷深入，也暴露了一些不足與問題，例如人們觀念上對電子檔案的不認(rèn)可，或是檔案磁盤錄入在時間層面上存在不足等，想要使得這些不足與問題得到有效的處理，就應(yīng)該不斷優(yōu)化并升級電子檔案管理系統(tǒng)，而且在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計的過程中，應(yīng)該深入探究電子檔案的所面對的對象，借助先進、科學(xué)的手段編制開發(fā)方案，進而使得電子檔案管理中的不足與潛在風(fēng)險得到有效地解決。

由于計算機科技廣泛普及，再加上檔案管理已經(jīng)漸漸趨向于信息化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、產(chǎn)業(yè)化，多媒體科技的高速發(fā)展與普及，在很大程度上促進了電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計。電子檔案管理系統(tǒng)其實就是借助文檔電子化、影像數(shù)字化、辦公無紙化與信息網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化的科技，構(gòu)建的先進、科學(xué)的計算機系統(tǒng)，并且在技術(shù)層面上保障了檔案資料的管理、運用以及存儲，這在很大程度上節(jié)省了數(shù)據(jù)與信息的存儲空間，使得檔案材料存儲時間得到極大的延長，甚至可以做到永遠(yuǎn)存儲，這就在很大程度上給查閱以及運用檔案文獻的人帶來了方便。

一、電子檔案管理系統(tǒng)的必要性與基本要求

電子檔案系指借助計算機磁盤等設(shè)施完成存儲，并且具備和紙質(zhì)檔案同樣的存儲功能的一種電子圖像文件集合，一般來說所采取的單位是案卷。如此，電子檔案管理就是依托基本電子科技而產(chǎn)生的，而且電子檔案系統(tǒng)在電子科技上面有特定的需求。下面本文對電子檔案管理的具體特性與優(yōu)勢進行深入的闡述：

第一，節(jié)約人力資源。電子檔案在管理過程中，不似紙質(zhì)檔案那樣，不用采取人工翻閱的方式，如此，便能夠在很大程度上避免人為因素給檔案帶來的影響，并且使得檔案的識讀性得到極大的提升，這主要是因為，但就文字本身來說，很少會使人產(chǎn)生識讀性錯誤，這也就在很大程度上推動了社會的公平性、公開性建設(shè)的進程，并且能夠使得相關(guān)管理人員不必再日復(fù)一日地翻閱檔案，他們的勞動力得到極大的解放，這就會使得社會勞動力得到很大的增加，并且能在一定程度上緩解輕高端人才緊缺的現(xiàn)象。

第二，便于儲存高度機密的信息與數(shù)據(jù)。隨著檔案管理電子化進程的不斷推進與普及，原本那種多人控制檔案信息管理權(quán)限的模式已經(jīng)不復(fù)存在，取而代之的是更加嚴(yán)密的電子檔案管理模式，相關(guān)管理人員借助電子工具，使得檔案中的數(shù)據(jù)與信息的保密性得到有效地提升，這在檔案管理中具備極其重要的實際價值與意義。在檔案管理的過程中，還能夠針對不同檔案的實際類別進行分類，這就能夠讓各個檔案之間具備一個具體的依托，進而能夠促進檔案工作效率的提升，并且使得檔案工作更加準(zhǔn)確。

第三，檔案中儲存的數(shù)據(jù)、信息能夠脫離相應(yīng)載體電子儲存設(shè)備。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)據(jù)與信息是脫離不了載體的，存儲檔案的時候，不僅是存儲了信息，還一定會存儲相應(yīng)的載體，兩者同時會進行物理存儲，可是，現(xiàn)在所采取的電子檔案并不是這樣的，檔案中的數(shù)據(jù)與信息能夠借助現(xiàn)代化的工具與手段完成拷貝與轉(zhuǎn)存，進而就能夠使得雖然信息與數(shù)據(jù)是相同的，但是卻能夠在多個存儲設(shè)備中進行存儲，如此，便使得查閱和設(shè)備之間的協(xié)調(diào)更加方便，當(dāng)然，在另一個層面上來說，確實是使得信息泄密的潛在風(fēng)險提升了。

第四，電子檔案具備較強的媒體復(fù)雜性。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案中具備數(shù)量龐大的媒體元素，憑借一個電子檔案，就能夠基本了解一個人，甚至能夠借助檔案中的信息與數(shù)據(jù)，來研究這個人的性格特點，但是這也恰恰是紙質(zhì)檔案做不到的，雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案上擁有的只有文字，不具備靈動的優(yōu)勢，并且只能根據(jù)這些文字來分析這個人的性格特點，這就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及電子檔案。

第五，電子檔案實際上就是一種計算機程序的衍生產(chǎn)品，其概念界定的時候就是“通用電子圖像文件”。在電子檔案中，要想將圖像文件展示出來，就必須借助相應(yīng)的程序，因此電子檔案管理系統(tǒng)其實就是依托計算機程序運行的，倘若程序出現(xiàn)故障，或是直接沒有程序，電子檔案的管理就發(fā)揮不了作用，甚至可能會丟失部分重要信息，進而產(chǎn)生極大的損失。

二、系統(tǒng)功能

依照檔案工作的具體特征來說，電子檔案管理系統(tǒng)實際上涵蓋了下面幾個方面的功能：

（1）就編目功能來說，用戶界面一定要具備簡單友好的特性，應(yīng)該采取全漢字提示的方式，操作便捷，并且應(yīng)該依照檔案目錄數(shù)據(jù)的格式規(guī)范，來辨識一定長度的字段，能夠初步進行查錯，并且可以幫助完成錄入的操作，例如自動依照入檔號創(chuàng)建分類號。

（2）就查詢功能來說，檢索途徑非常豐富，涵蓋了分類檢索、主題檢索、專向檢索以及全文檢索等方法，運用這些方法就能夠?qū)崿F(xiàn)邏輯檢索，并且形成非常復(fù)雜的檢索式，并且可以進行二次檢索，檢索結(jié)果處理涵蓋了顯示、打印以及文件等。

（3）就統(tǒng)計功能來說，統(tǒng)計方法非常豐富，用戶能夠運用多種方式來統(tǒng)計、整理檔案資料，涵蓋了單項統(tǒng)計、分類統(tǒng)計、匯總統(tǒng)計等，例如顯示、打印以及文件等，用戶能夠自己制定個性化的格式，并且完成統(tǒng)計報告的打印。

（4）就流通功能來說，能夠借出、還回以及續(xù)借等檔案資料相關(guān)操作。根據(jù)流通信息統(tǒng)計得出，打印統(tǒng)計報表流通工作的特殊狀況處理涵蓋了催還、破損以及丟失等。

（5）全文數(shù)據(jù)采集處理功能涵蓋了全文信息掃描、轉(zhuǎn)換、標(biāo)引、壓縮等。

（6）音、視頻信息采集、處理功能涵蓋了音、視頻信息采集、轉(zhuǎn)換、標(biāo)引、壓縮、存儲。

（7）就系統(tǒng)維護來說，其實包括了用戶管理，權(quán)限細(xì)分以及數(shù)據(jù)庫維護等相關(guān)操作。

三、結(jié)束語

電子檔案管理系統(tǒng)其實就是一種借助計算機技術(shù)來管理檔案的先進管理系統(tǒng)，管理的方式非常多樣化，并且功能非常豐富，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還有很多的優(yōu)勢。電子檔案管理能夠借助計算機技術(shù)，使得不同地區(qū)的用戶都能夠便捷地存儲電子檔案，并且方便地實現(xiàn)電子檔案的查詢操作，從這里就能夠看出電子檔案的實際價值與意義是非常深遠(yuǎn)的，并且不斷優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)能夠在很大程度上促進檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展與進步。

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