康美寧

摘要：事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位的日常工作中是有非常重要的作用，是單位里日常工作的真實記錄，直接體現(xiàn)出單位此時的工作狀態(tài)，也為單位以后的發(fā)展提供依據(jù)和方向。因此，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作是有必要的，對于提高工作效率、規(guī)范管理有著重大作用。

關鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 工作方法

在單位發(fā)展的過程中必然會產生大量的檔案和資料，這些資料可能會成為日后工作的參考和依據(jù)，會根據(jù)這些資料制定出單位日后的工作計劃，因此，事業(yè)單位的檔案管理工作受到政府以及各個部門的高度關注，并且要求事業(yè)單位對檔案管理工作進行優(yōu)化，提升工作效率，促進事業(yè)單位積極穩(wěn)定并且長遠的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)度不夠

很多的事業(yè)單位在工作當中，忽略了檔案管理工作的重要性和專業(yè)性，目前的情況下，檔案管理的工作人員缺少專業(yè)的知識和專業(yè)的能力，而且很多的檔案管理人員也沒有經過系統(tǒng)專業(yè)的培訓就上崗，缺少了專業(yè)度。對檔案收集的要求、裝訂、整理的工作不夠認真仔細。還有些單位的檔案管理工作人員人兼多職，人員流動性大，變動頻繁。這些問題都直接影響了檔案管理工作的穩(wěn)定性，也影響了工作效率。

（二）檔案信息化程度不高

社會在不斷的進步，互聯(lián)網技術也在突飛猛進的發(fā)展，信息技術已經融入到生活的方方面面，在檔案管理中應用互聯(lián)網技術實施信息化管理的優(yōu)勢也日益凸顯，但是在實際操作過程中，很多單位還不能很好的應用信息化的技術。導致檔案管理的效率很低，對于單位里些混合的文件也不能起到合理的監(jiān)督作用。

（三）管理制度流于形式，執(zhí)行力不夠，不完善

事業(yè)單位檔案管理中存在很多問題，最主要的問題還是檔案管理制度混亂。一些單位對檔案管理工作不夠重視。國家頒布了很多關于檔案管理的法律法規(guī)，如《檔案法》、《檔案管理辦法》。但是很多單位對這些法規(guī)的認識不夠，執(zhí)行力度也達不到。也沒有根據(jù)本單位的特點結合國家的法規(guī)制定適合本單位檔案管理辦法。因此，造成了檔案管理工作沒有具體的參考標準，也沒有具體的可執(zhí)行的根據(jù)。在正常的工作當中，沒有章法可以參考，工作混亂。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的方法

（一）優(yōu)化并且提高檔案管理工作人員素質

每個單位最主要的核心是人，要建立一支高素質的人才隊伍，才能提高事業(yè)單位檔案管理的工作質量，也才能提升工作效率。事業(yè)單位的領導同志也要足夠的重視檔案管理工作，意識到檔案管理與單位發(fā)展之間重要的關系，定期的給檔案管理人員進行培訓，組織人員外出學習，制定適合本單位的人才培養(yǎng)的技術，也結合本單位的實際確定一套科學的評價考核體系和激勵機制。對于過去的工作有更好的評價，對于表現(xiàn)好的員工有更好的獎勵，提高工作的積極性。同時也要完善人才培養(yǎng)目標，將檔案管理工作列入單位整體發(fā)展和規(guī)劃當中，更好的促進人才的選拔和發(fā)展，也讓事業(yè)單位檔案管理工作有個整體水平的質的提高。

（二）優(yōu)化檔案管理體系

在有了一支高素質的人才隊伍之后，對于檔案管理，還應該建立一套科學的管理體系，用來約束和規(guī)范檔案管理人員的行為，增強他們的工作責任心，強化他們的管理的意識和積極性。要他們從現(xiàn)有的實際情況出發(fā)，結合本單位檔案管理中存在的問題，制定出適合本單位檔案管理的制度。促進單位整體的工作效率的提升。具體的實施上，第一，單位的管理人員要認真做好各項基本調研，結合本單位的具體情況制度出實施度比較高的制度和規(guī)定，基本要求是從實際出發(fā)。第二，要保證制度可以有效的實施，操作性要高，制定的規(guī)章制度和內容也要能明確的規(guī)范工作人員的行為準則和思想，并且有積極的引導作用；第三，制定的制度要人性化，要符合單位員工的個性工作特點，員工可以積極并且自覺的投入到日常工作當中，畢竟管理并不是一種束縛，是為了更好的工作。這些制度要更好的體現(xiàn)對于員工的體恤和關懷，但是檔案管理制度也要具有權威性，有獎懲制度和評價標準，連接著單位員工的日常量化考核和單位領導的升職，用制度約束人，更好的讓單位員工執(zhí)行制度規(guī)范。

（三）加強電子檔案管理與紙質檔案管理之間的關系的優(yōu)化路徑

目前事業(yè)單位在檔案管理當中主要的工作方式還是紙質檔案的管理。隨著信息技術的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化成為了必然的趨勢。檔案管理數(shù)字化可以有效的提高工作效率。很多單位目前還沒有普及信息化檔案管理，可以采用數(shù)字化與紙質檔案相結合的管理模式。在實際的工作中，可以采用日常的管理模式進行歸檔，收集然后將收集的資料錄入計算機當中，形成電子檔案，方便查閱和尋找，提高工作效率。

三、結束語

優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理，首先要改變觀念，運用現(xiàn)代化的技術，在新的管理理念之下實施管理。在具體的工作過程當中，熟練的運用各種技術和社保，沖破傳統(tǒng)觀念的束縛，建立有效并且完善的管理機制，確保單位檔案得到合理的保管，為大家提供更加便利的服務。endprint