高波

[摘 要] 伴隨企業(yè)、機(jī)關(guān)等組織所承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任越來(lái)越多，其辦公室的工作內(nèi)容也越來(lái)越寬泛，管理的人員逐漸增多，給辦公室工作和管理增加了一定難度，同時(shí)也要求辦公室工作更加細(xì)致化、準(zhǔn)確化。辦公室作為企業(yè)的中樞機(jī)構(gòu)，不僅對(duì)下屬員工起到管理作用，同時(shí)還是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督和政策執(zhí)行的二級(jí)單元。文章結(jié)合我國(guó)企業(yè)和各個(gè)機(jī)關(guān)單位辦公室工作的實(shí)際情況，分析辦公室工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決措施。

[關(guān)鍵詞] 創(chuàng)新管理 辦公室 工作效能

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

辦公室管理工作的創(chuàng)新、工作效率的提高對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)展有著重要的意義。

一、做好企業(yè)辦公室管理工作的重要性

其一，企業(yè)辦公室管理工作，本身有著較強(qiáng)的全局性。辦公室作為企業(yè)賴以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要樞紐，在企業(yè)中發(fā)揮著承上啟下的作用，加之其所做的工作大多需要為企業(yè)發(fā)展全局所服務(wù)，故有著極強(qiáng)的綜合性特征。此外，企業(yè)辦公室的相關(guān)工作，必定與企業(yè)其他部門之間有著極為密切的關(guān)聯(lián)，故無(wú)論是對(duì)企業(yè)或是企業(yè)下屬部門，均有著重要意義。其二，企業(yè)辦公室工作具有明顯的協(xié)調(diào)性。一直以來(lái)，辦公室于企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，始終扮演著內(nèi)外部信息溝通渠道的角色，無(wú)論是針對(duì)上下級(jí)或是不同部門，均發(fā)揮著協(xié)調(diào)與管理的作用。其三，企業(yè)辦公室管理工作同時(shí)體現(xiàn)出較強(qiáng)的服務(wù)性，當(dāng)然，也正是基于辦公室的這一特性，才有利于維護(hù)企業(yè)內(nèi)部的和諧與穩(wěn)定。因此，為切實(shí)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，身為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，在管理企業(yè)過(guò)程中，還需致力于企業(yè)辦公室協(xié)助能力的有效提升，如此方能在提高辦公室管理的服務(wù)性能同時(shí)協(xié)調(diào)好企業(yè)各方工作，進(jìn)而保證理想的管理成效[1]。

二、當(dāng)前企業(yè)辦公室管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理理念落后

現(xiàn)階段，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，企業(yè)要想在這日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中立足，就必須積極地創(chuàng)新管理理念。但是，當(dāng)前很多企業(yè)在管理的過(guò)程當(dāng)中，無(wú)論是在技術(shù)方面還是在管理方式方面，都較為傳統(tǒng)單一。管理理念作為企業(yè)管理的核心組成部分，如果仍然缺乏新型的管理理念的話，那么辦公室管理工作效率及質(zhì)量必然無(wú)法得到有效的提升。

（二）缺乏良好的創(chuàng)新能力

在新的發(fā)展形勢(shì)下，信息技術(shù)水平快速提升，計(jì)算機(jī)以及自動(dòng)化技術(shù)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，尤其在大型企業(yè)的辦公室管理工作中也得到了廣泛應(yīng)用，也改變了辦公室的管理工作。但當(dāng)前大型企業(yè)辦公室中的相關(guān)人員缺乏良好的創(chuàng)新能力，影響了管理工作的有效進(jìn)行。

（三）管理制度不完善

對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，管理制度發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。只有構(gòu)建了一套科學(xué)、規(guī)范、完善的管理制度，才能夠更加穩(wěn)定的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。只有這樣，才能夠形成良好的約束機(jī)制，使得辦公室人員都能夠更加自覺(jué)、主動(dòng)地去遵守相關(guān)的規(guī)章制度，進(jìn)而促進(jìn)辦公室工作效率的提高。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，企業(yè)辦公室管理當(dāng)中所存在的問(wèn)題日益突出，由于制度的不規(guī)范、不完善，使得辦公室管理無(wú)章可循，不得不說(shuō)，這在很大程度上影響著辦公室管理工作的開(kāi)展。

三、創(chuàng)新管理辦公室，提升工作效能

（一）思想觀念的創(chuàng)新

辦公室管理離不開(kāi)合理科學(xué)思想的指導(dǎo)。企業(yè)辦公室的工作人員必須保持積極開(kāi)放的心態(tài)，積極學(xué)習(xí)最新理念、知識(shí)和技能。結(jié)合工作要求，辦公人員需要不斷“創(chuàng)新”，堅(jiān)持學(xué)習(xí)“以精為本，摒棄糟粕”。先進(jìn)的理論知識(shí)和思想觀念是辦公室人員做好各項(xiàng)工作、克服困難和障礙的精神力量。企業(yè)辦公室工作人員只有做到用先進(jìn)的理論武裝自己，將理論積極應(yīng)用于實(shí)踐中才能使辦公室工作緊跟時(shí)代潮流，不斷提升管理與服務(wù)質(zhì)量[2]。

（二）制定完善的辦公室責(zé)任制度

企業(yè)需要積極地制定一套完善的辦公室責(zé)任制度。首先，應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的定崗定制，企業(yè)應(yīng)充分地意識(shí)到辦公室管理工作的重要性，一旦辦公室工作出現(xiàn)問(wèn)題，必然會(huì)影響到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。在這種情況下，就應(yīng)積極地借鑒現(xiàn)代管理理念，充分地結(jié)合辦公室職責(zé)的不同，科學(xué)合理地對(duì)企業(yè)辦公室定崗定責(zé)，真正做到有章可循。與此同時(shí)，還應(yīng)將企業(yè)辦公室的責(zé)任任務(wù)納入到實(shí)際的工作管理范圍當(dāng)中，進(jìn)而營(yíng)造出一個(gè)更加和諧的辦公室環(huán)境，使得每一名員工都能夠團(tuán)結(jié)共事，促進(jìn)執(zhí)行能力的提高。

（三）優(yōu)化資源配備，改善辦公室職能

由于企業(yè)辦公室工作幾乎囊括企業(yè)所有范圍，故其工作內(nèi)容也相對(duì)較為繁雜。事實(shí)上，規(guī)模越大的企業(yè)，其辦公室職員的日常工作愈加繁忙，其中雖是以小事居多，但也包含部分大事。與此同時(shí)，辦公室于企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，要配合領(lǐng)導(dǎo)的分配安排，與各個(gè)部門之間形成有效配合，以幫助其完成各項(xiàng)工作及任務(wù)。故經(jīng)常導(dǎo)致辦公室行使了其他部門的職權(quán)，但自身職能卻未能得到充分發(fā)揮?；诖爽F(xiàn)狀，企業(yè)應(yīng)務(wù)必明確辦公室職能，并對(duì)其職能予以進(jìn)一步優(yōu)化，將原本不該由辦公室處理的工作及業(yè)務(wù)從日常工作中脫離出來(lái)，使其有更多的精力與時(shí)間投入到自身的本職工作中。為了確保企業(yè)全面、均衡發(fā)展，企業(yè)還需根據(jù)辦公室職員的個(gè)人能力素質(zhì)水平，為其分配符合其能力與水平的工作任務(wù)，以做到人力資源的最大化利用[3]。

（四）增強(qiáng)企業(yè)辦公室人員的責(zé)任服務(wù)意識(shí)

辦公室管理人員要明確企業(yè)的總體發(fā)展形勢(shì)，通過(guò)積極轉(zhuǎn)變觀念，明確辦公室管理工作的具體責(zé)任與任務(wù)，不斷增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮其所具有的參謀助手作用，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)建立更加規(guī)范有序的工作流程及秩序，確保能夠更加科學(xué)地進(jìn)行決策。此外，企業(yè)還要對(duì)辦公室管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督。督查同樣是辦公室管理工作的主要內(nèi)容與職責(zé)，其能夠使企業(yè)的計(jì)劃以及工作任務(wù)得到有效落實(shí)。辦公室在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)要圍繞企業(yè)的工作重心，通過(guò)構(gòu)建高效的督查機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)不斷進(jìn)步。

（五）優(yōu)化職責(zé)分工與人員管理

辦公室工作涵蓋了公文處理、印信管理、會(huì)議管理、外事接待、督查督辦、檔案管理、保密管理、后勤保障等多項(xiàng)管理服務(wù)職能，工作千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜。因此，辦公室人員必須具備較高的思想政治覺(jué)悟、熟練的綜合業(yè)務(wù)能力和較強(qiáng)的心理素質(zhì)。辦公室內(nèi)部要明確職責(zé)分工，結(jié)合各人所長(zhǎng)合理分配工作任務(wù)，確定崗位職責(zé)分工，并且引導(dǎo)員工樹(shù)立“分工不分家”的大局意識(shí)?！澳阋苍S能教會(huì)一只火雞去爬樹(shù)，但還是找一只松鼠來(lái)得容易一點(diǎn)” 。這句人力資源管理的格言說(shuō)明了人才培養(yǎng)的重要性，更強(qiáng)調(diào)了選對(duì)人的重要性。為高效推進(jìn)辦公室工作，辦公室應(yīng)當(dāng)配置秘書(shū)學(xué)、漢語(yǔ)言文學(xué)、行政管理、工商管理等專業(yè)的高層次專業(yè)人才，通過(guò)業(yè)績(jī)考核、開(kāi)展繼續(xù)教育、設(shè)置晉升通道和制訂職業(yè)規(guī)劃等方法激勵(lì)員工不斷學(xué)習(xí)成長(zhǎng)，并通過(guò)“輪崗”學(xué)習(xí)的方式，著重培養(yǎng)“一崗多能”型人才，以避免員工休假或突發(fā)離職造成的被動(dòng)局面。

（六）有效處理突發(fā)事件，提升應(yīng)急處理能力

隨著現(xiàn)代化企業(yè)人性化管理理念的普及與應(yīng)用，也要求企業(yè)在開(kāi)展辦公室管理工作的過(guò)程中，要有效落實(shí)以人為本的理念，并對(duì)思想進(jìn)行統(tǒng)一，達(dá)到凝聚人心的目的。此外，辦公室人員還要具備超前的思維意識(shí)，通過(guò)制訂有效的應(yīng)急預(yù)案，確保突發(fā)性事件能夠得到有效處理。

（七）融入“以人為本”思想，努力提升企業(yè)凝聚力

從上面的內(nèi)容中，大家可以看到，不管是管理理念還是管理模式，都提到了“以人為本”的中心思想，因此，現(xiàn)代化企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化過(guò)程需要將“以人為本”融入進(jìn)來(lái)。某種意義上來(lái)說(shuō)，“以人為本”的辦公室管理思想就是指企業(yè)需要以員工為中心，滿足員工的個(gè)性化發(fā)展需求，使員工有歸屬感，從而達(dá)到管理工作順利進(jìn)行的目的。具體表現(xiàn)為：辦公室的管理者在管理工作強(qiáng)化過(guò)程中，多關(guān)心員工，想員工之所想，急員工之所急，問(wèn)員工之所問(wèn)，為員工解決實(shí)際問(wèn)題，從而提升辦公室的團(tuán)隊(duì)凝聚力。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室的重要作用愈發(fā)凸顯，且鑒于企業(yè)辦公室的工作質(zhì)量將直接影響到企業(yè)的整體發(fā)展成效。故基于此，企業(yè)應(yīng)務(wù)必加強(qiáng)對(duì)辦公室的管理，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)加以解決，方能在維護(hù)辦公室工作開(kāi)展有序性與有效性的同時(shí)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)提供有效助力。

參考文獻(xiàn)：

[1]董峰文.簡(jiǎn)析現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的改進(jìn)措施[J].東方企業(yè)文化，2015（15）：13.

[2]唐小鈞.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化探討[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2015（8）：30.

[3]師蔚群，火金琍.專業(yè)所辦公室工作的體會(huì)和思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（1）：43.