文·劉保瑞

近年來(lái)，隨著我國(guó)建設(shè)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，建設(shè)工程檔案作為展示工程項(xiàng)目管理水平和體現(xiàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)力度的載體，逐漸引起了建筑業(yè)主管部門(mén)及管理者的重視。它是工程建設(shè)各方主體在依法建設(shè)、現(xiàn)場(chǎng)管理、質(zhì)量控制以及采用新技術(shù)等方面的原始記錄，是建設(shè)工程施工質(zhì)量的重要組成部分。建設(shè)工程檔案中監(jiān)理檔案更是重中之重。監(jiān)理檔案是監(jiān)理活動(dòng)過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，主要包括監(jiān)理項(xiàng)目投標(biāo)、監(jiān)理管理、工作記錄、竣工驗(yàn)收等文件材料。在新形勢(shì)下，信息化、電子化、大數(shù)據(jù)等廣泛應(yīng)用，讓監(jiān)理檔案的管理工作產(chǎn)生了一些新變化。如何實(shí)現(xiàn)監(jiān)理檔案管理工作與新形勢(shì)相結(jié)合，并且符合現(xiàn)代化發(fā)展要求，保證管理效率的穩(wěn)定提升，成為目前監(jiān)理檔案管理工作的又一個(gè)重點(diǎn)。

一、新形勢(shì)下監(jiān)理檔案管理工作的問(wèn)題

（一）管理體系的缺乏

在監(jiān)理檔案管理工作執(zhí)行過(guò)程中，由于缺乏完善的管理體系，無(wú)法符合現(xiàn)代化發(fā)展要求，不能充分發(fā)揮監(jiān)理檔案的作用。同時(shí)，由于沒(méi)有完善的執(zhí)行體系，導(dǎo)致管理工作人員在工作中操作不規(guī)范，對(duì)監(jiān)理檔案資源的使用上也存在一定的隨意性。而且，各個(gè)單位、各個(gè)工程對(duì)監(jiān)理檔案工作不夠重視，這種意識(shí)的缺乏導(dǎo)致監(jiān)理檔案工作效率低下，精力投入比重減弱。另外，受資源配置制約要素的影響，管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，慣性地沿用傳統(tǒng)的管理模式，致使管理工作的執(zhí)行無(wú)法符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，減緩了監(jiān)理檔案工作創(chuàng)新性發(fā)展。

（二）管理措施的落后

使用先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)體管理工作，是現(xiàn)代化社會(huì)的主要發(fā)展趨勢(shì)和要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化技術(shù)的使用和發(fā)展，將影響到社會(huì)及工作的有效執(zhí)行性。在先進(jìn)技術(shù)已普遍使用的形勢(shì)下，監(jiān)理檔案管理仍然比較落后，使用的信息化管理手段也不夠規(guī)范，沒(méi)有為檔案信息建立合適的檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，信息化發(fā)展水平還比較滯后。通常情況下，還在使用手工登記、紙質(zhì)管理，不僅使管理檔案得不到有效管理和控制，也達(dá)不到檔案資源的有效利用和共享，從而影響了管理工作效率的有效提升。

（三）人員資質(zhì)的參差不齊

在管理工作中，由于一些管理人員自身素質(zhì)、管理能力和業(yè)務(wù)水平較差，對(duì)管理目標(biāo)的了解掌握不夠，整體知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。在傳統(tǒng)管理工作中，工作人員無(wú)法獲得與投入相適應(yīng)的管理效果，不僅使管理人員無(wú)法從中獲得認(rèn)同感，也無(wú)法促使工作效率的有效提升，使管理工作與現(xiàn)代化發(fā)展要求之間存在較大差異。

二、新形勢(shì)下監(jiān)理檔案管理工作的對(duì)策

（一）健全管理工作制度

為了實(shí)現(xiàn)監(jiān)理檔案管理工作的規(guī)范化運(yùn)行，需要為其建立完善的管理制度。管理工作執(zhí)行期間，規(guī)范性目標(biāo)的建立需要按照相關(guān)的工作制度有效執(zhí)行，促進(jìn)管理工作體系的完好發(fā)展。同時(shí)，需要加強(qiáng)職責(zé)權(quán)利的清晰性和權(quán)責(zé)性，以保證管理工作人員執(zhí)行期間能夠充分落實(shí)。

（二）加強(qiáng)管理技術(shù)手段

1.無(wú)紙化、虛擬化的管理趨勢(shì)

保存監(jiān)理檔案的目的是有據(jù)可查、資源共享。如果把全市的、全省、全國(guó)的監(jiān)理檔案都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說(shuō)，可以無(wú)限擴(kuò)大資源，在極短的時(shí)間里都可以查到你所需的檔案，可以從根本上解決傳統(tǒng)檔案管理、使用的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等諸多優(yōu)點(diǎn)。

2.縮微化、數(shù)字化的管理趨勢(shì)

檔案信息數(shù)字化是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)，將館藏檔案轉(zhuǎn)化為電子文件。以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣。

3.信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理趨勢(shì)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球逐漸地變小，信息空間逐漸變大。網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式，它具有非常好的優(yōu)越性。一是傳播不走樣，二是傳播速度快，三是傳播成本低，四是傳播范圍廣。監(jiān)理檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。

（三）提升管理人員水平

1.管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)模式應(yīng)以通才為方向，加強(qiáng)一專(zhuān)多能的復(fù)合人才的培養(yǎng)，以提高檔案管理人員做監(jiān)理檔案管理所需的各項(xiàng)技能以及良好的語(yǔ)言表達(dá)、閱讀能力和相關(guān)的多學(xué)科知識(shí)。

2.加強(qiáng)高層次人才的培養(yǎng)。通過(guò)外派人員學(xué)習(xí)深造或有計(jì)劃地引進(jìn)高端人才，打造一批德才兼?zhèn)洌趯W(xué)術(shù)研究、業(yè)務(wù)技能、專(zhuān)業(yè)教育等方面有較深造詣的優(yōu)秀人才。

3.強(qiáng)化人才激勵(lì)機(jī)制。杰出的人才來(lái)自于優(yōu)秀的群體。人無(wú)完人，金無(wú)足赤，監(jiān)理檔案的管理部門(mén)應(yīng)該當(dāng)伯樂(lè)，積極為人才的成長(zhǎng)創(chuàng)造良好的條件，讓其脫穎而出。