文·車德剛

國土資源具有比較寬泛的概念，從狹義角度講只包括土地、江河湖海、礦藏、生物、氣候等自然資源，廣義角度來看還包括人口資源與社會(huì)經(jīng)濟(jì)資源。國土資源作為一個(gè)國家及其居民賴以生存的基礎(chǔ)，對于社會(huì)發(fā)展具有不可或缺、至關(guān)重要的作用及價(jià)值。國土資源部門所掌握、管理的檔案資料也將成為社會(huì)建設(shè)、國家發(fā)展的依據(jù)與前提?；诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理數(shù)字化這一概念也應(yīng)運(yùn)步入人們的視野，檔案管理信息化即采取現(xiàn)代化手段，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對現(xiàn)有的檔案資源、信息數(shù)據(jù)等進(jìn)行處置、管理，使之有利于完善社會(huì)建設(shè)，提高經(jīng)濟(jì)水平?？梢哉f，檔案信息數(shù)字化管理的建設(shè)將檔案從實(shí)體形態(tài)傳化為數(shù)據(jù)形態(tài)，在網(wǎng)絡(luò)支撐的現(xiàn)代化背景下，成為在應(yīng)用、貯存、共享、歸類等操作方面更為便捷以及利用更為深入的重要資源?；诖?，國土資源部門須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，積極建設(shè)數(shù)字化管理模式，以期實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的有效化。

一、建設(shè)國土資源檔案管理數(shù)字化的必要性

（一）提高檔案管理工作的效率

質(zhì)量與效率是檔案管理工作的核心與基礎(chǔ)，如果不能保障這兩者，那么檔案管理工作將失去其所具有的意義與價(jià)值，形同虛設(shè)。然而要平衡兩者之間的關(guān)系并非易事，傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)文件為主，依賴原始化的手工方式進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存、檢索、應(yīng)用等。這種管理模式效率低下，且出錯(cuò)率與效率往往呈現(xiàn)正相關(guān)，即效率越高，出錯(cuò)率也越高，效率越低，出錯(cuò)率也越低。隨著檔案數(shù)量的不斷增多，對檔案管理與信息貯存提出了更高的要求，在保障質(zhì)量的同時(shí)提高效率勢必將成為未來發(fā)展的重要方向。數(shù)字化管理的建設(shè)能夠有效地采集大量的電子信息，并簡化了歸檔、共享、檢索、應(yīng)用的程序，利用科學(xué)合理的配置提高了檔案管理工作的效率。

（二）滿足社會(huì)發(fā)展的多項(xiàng)需求

社會(huì)建設(shè)的不斷完善與經(jīng)濟(jì)水平的持續(xù)發(fā)展為人們創(chuàng)造了更加優(yōu)越的生活條件，也使得人們有了越來越高的標(biāo)準(zhǔn)與越來越多的需求，社會(huì)需要持續(xù)發(fā)展，基于此，各個(gè)領(lǐng)域都應(yīng)轉(zhuǎn)變舊有的管理模式，“從過去的點(diǎn)信息、片信息逐步向全面信息過渡”[1]，這其中，國土資源檔案管理工作尤為重要，對信息資源的深入挖掘與最大程度應(yīng)用將有利于城市的規(guī)劃、建設(shè)，對土地資源實(shí)現(xiàn)合理配置，采取有效策略，因此，只有建設(shè)國土資源檔案管理數(shù)字化，才能將龐大的信息資源進(jìn)行統(tǒng)籌、分析，繼而作為社會(huì)發(fā)展的需求支撐。

（三）順應(yīng)信息時(shí)代的大趨勢

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用宣告了信息時(shí)代的來臨。如今，計(jì)算機(jī)已經(jīng)滲透到了人們?nèi)粘９ぷ?、生活的方方面面，給人們的生活途徑、生產(chǎn)模式、思維方式都帶來了不可逆轉(zhuǎn)的變化，同時(shí)在各個(gè)領(lǐng)域范疇內(nèi)起到了至關(guān)重要的推動(dòng)與促進(jìn)作用。如果國土資源部門沒有及時(shí)建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式，勢必與社會(huì)領(lǐng)域脫軌，無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公以及信息資源共享等事宜，不僅給工作進(jìn)程造成了巨大的不便，也無法將信息資源充分全面的利用。

（四）保障檔案管理工作的質(zhì)量

檔案是一種記錄歷史活動(dòng)的原始記錄，對于國土資源部門而言，信息檔案的準(zhǔn)確性、完整性將直接關(guān)系到社會(huì)建設(shè)發(fā)展的成果。各級(jí)國土資源部門每年都會(huì)產(chǎn)生很多檔案資料，內(nèi)容涉及到文檔、科技、合同等各種十分重要且多樣的信息，作為判斷依據(jù)，對未來的土地資源工作起到借鑒的積極作用。因此，保障國土資源部門的檔案管理工作質(zhì)量至關(guān)重要，隨著信息的不斷增多，單純依賴手工方式顯然已力不從心，而建設(shè)數(shù)字化的檔案管理能夠有效地提高檔案管理工作的效率繼而為檔案管理工作的質(zhì)量做出保障。

二、檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容

（一）建設(shè)規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)體系

各級(jí)國土部門在檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面始終存在著體系上的差異，且始終在不斷探索，以期確立切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)體系，為后續(xù)的數(shù)字化工程奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對于國土資源部門而言，信息檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中，標(biāo)準(zhǔn)體系的確立恰如樹之軀干，人之脊骨，是管理工作數(shù)字化、智能化、技術(shù)化的前提與基礎(chǔ)。為此，首先建設(shè)規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)體系，并以此為主要依據(jù)建設(shè)信息管理平臺(tái)便成為了數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容。

（二）建設(shè)數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要媒介。借助于這種媒介才能實(shí)現(xiàn)信息資源的傳輸與共享。在建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之前，需要對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)層次進(jìn)行簡要了解。第一個(gè)層次的主要目的是為了推廣與普及，即利用勘測所掌握了解的土地資源數(shù)據(jù)以及建設(shè)用地比重等相關(guān)信息，進(jìn)行外網(wǎng)的推廣應(yīng)用，有利于檔案管理工作的規(guī)范化與合理化。因此，國土資源管理部門應(yīng)首先建立數(shù)據(jù)庫，將掌握涉及的資源信息進(jìn)行輸入與歸類。不僅如此，為實(shí)現(xiàn)推廣與普及，還應(yīng)建立檔案管理網(wǎng)站，有利于地方性的辦公服務(wù)以及公眾監(jiān)督。第二個(gè)層次即建設(shè)國土資源管理部門的內(nèi)部局域網(wǎng)，利用局域網(wǎng)的便捷性與安全性更好地輔助管理工作的展開，實(shí)現(xiàn)各級(jí)國土管理部門的信息共享。第三個(gè)層次即檔案管理工作數(shù)字化，數(shù)字化階段即利用多媒體技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，“通過軟件對檔案進(jìn)行管理歸類，不僅有利于長期保存，還能夠?qū)嵤┍憬莸牟僮鳌！盵2]

三、有效開展國土資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的策略

（一）加大對國土資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)的投入力度

“檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種形態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)資源使用及共享的便利性?！盵3]這就意味著，要想開展國土資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，就必須利用多媒體、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，為了保障檔案管理工作的效率與質(zhì)量，應(yīng)加大對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的投資力度，確保購置良好設(shè)備與掌握先進(jìn)技術(shù)的資金成本，為后續(xù)工作的有效開展奠定基礎(chǔ)。

（二）建設(shè)具有專業(yè)能力與優(yōu)良素質(zhì)的精英團(tuán)隊(duì)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的開展對于管理人員的能力與素質(zhì)提出了更高的要求，如果不具備專業(yè)的檔案管理能力以及先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)應(yīng)用能力，將無法在今后的檔案管理工作中勝任其職，因此，國土資源管理部門應(yīng)積極加大對人才的引入力度，對管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的審核與篩選，確保其具備相應(yīng)的管理能力與操作水平。不僅如此，管理人員還應(yīng)具備良好的個(gè)人素質(zhì)，繼而保障數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性與合理性。在擴(kuò)充人才力量的同時(shí)，國土資源管理部門還應(yīng)為檔案管理人員提供系統(tǒng)、專業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使其可以在不斷地學(xué)習(xí)過程中完善自我、提高能力。擁有一支素質(zhì)精良的人才團(tuán)隊(duì)是開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的必要條件，也將在未來的發(fā)展過程中起到不可或缺的作用。

（三）建設(shè)完善的檔案管理制度與監(jiān)管體系

檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的開展需要有據(jù)可循，有章可依，為此，必須建設(shè)具有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的統(tǒng)一管理制度，才能更好地實(shí)現(xiàn)信息資源的共享以及數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定，“只有這樣，各單位及各部門才不會(huì)各自為政，難以協(xié)調(diào)。”[4]另一方面，要想保障檔案管理信息的有效性與規(guī)范性，就必須對其進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，因此，建設(shè)完善的檔案管理制度，明確管理人員的自身職責(zé)與相關(guān)要求，同時(shí)建設(shè)嚴(yán)格的監(jiān)管體系，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，保障檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量。

國土資源管理部門是保障我國城市規(guī)劃、社會(huì)建設(shè)發(fā)展的重要部門，有利于我國經(jīng)濟(jì)的持續(xù)提升以及現(xiàn)代化環(huán)境的構(gòu)筑，為此，確保國土資源檔案信息的準(zhǔn)確性、全面性、共享實(shí)時(shí)性至關(guān)重要。信息時(shí)代的來臨決定了國土資源檔案信息數(shù)字化建設(shè)將成為必然，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)無法與迅猛發(fā)展的社會(huì)所接軌，只有建設(shè)數(shù)字化管理平臺(tái)，才能夠有效地提高檔案管理的效率，保障檔案管理的質(zhì)量，繼而將檔案信息的應(yīng)用與挖掘深入化，為此，國土資源管理部門應(yīng)采取相關(guān)策略，以保障數(shù)字化建設(shè)工作的良好開展，為國家未來的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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