文·鐘蘭桂

近年來，水利檔案規(guī)范化管理綜合評估工作的開展，為山東黃河檔案事業(yè)發(fā)展提供了難得的發(fā)展機(jī)遇。檔案信息化是水利檔案工作規(guī)范化管理的重要指標(biāo)，是推動(dòng)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是提高檔案服務(wù)水平的必由之路，山東黃河檔案信息化建設(shè)勢在必行。對照《水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估標(biāo)準(zhǔn)》，山東黃河檔案信息化建設(shè)仍然處在一個(gè)較低的水平，各種現(xiàn)實(shí)問題限制著檔案信息化的發(fā)展，亟待分析解決。

一、山東黃河檔案信息化建設(shè)面臨的困境

（一）各種管理軟件系統(tǒng)之間不兼容

目前，山東黃河河務(wù)局局機(jī)關(guān)使用的飛揚(yáng)檔案軟件管理系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)是兩套獨(dú)立的系統(tǒng)，在電子政務(wù)系統(tǒng)里有檔案查詢窗口與飛揚(yáng)檔案軟件系統(tǒng)掛接。電子政務(wù)系統(tǒng)上公文辦結(jié)完成后，生成不可修改的CEBX格式文件，不可修改的電子文件每年按部門、發(fā)文字號分類拷貝成一個(gè)光盤存到檔案室，網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的電子文件打印三份紙質(zhì)文件進(jìn)行傳統(tǒng)歸檔。紙質(zhì)文件整理為檔案后，保管期限劃分為永久、30年的檔案全文掃描、掛接上網(wǎng)，供全局職工查閱。此種做法的弊端在于電子政務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件無法根據(jù)檔案管理系統(tǒng)提供的接口和數(shù)據(jù)庫表，生成相關(guān)打包代碼自動(dòng)進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)，電子文件無法做到隨生成、隨歸檔，歸檔文件需重新全文掃描，增大了工作量，檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔管理功能不能有效利用。

（二）檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

全局所屬8個(gè)市局的檔案信息化建設(shè)逐步向檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)，已經(jīng)取得了顯著成績。但是，由于諸多原因，30個(gè)縣區(qū)局的檔案信息化發(fā)展不平衡，部分縣局的檔案信息化建設(shè)基本未能啟動(dòng)，有的縣局計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備缺乏；有的雖然有檔案管理軟件，但也只錄入了極少部分檔案卷內(nèi)目錄，檔案全文掃描尚未進(jìn)行，查閱檔案一直靠傳統(tǒng)的手工操作，服務(wù)效率和服務(wù)水平相對較為低下。

（三）檔案管理軟件各自為政

長期以來，基層單位電子公文歸檔與管理處于混亂狀態(tài)，局屬各單位有的是購買現(xiàn)成的檔案管理軟件，有的是自行開發(fā)的檔案管理軟件，還有一些單位仍是單機(jī)版，在著錄標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式上各自為政、不統(tǒng)一，不但為今后全局電子文檔資源遷移、共享與綜合利用、安全保護(hù)帶來不便，而且重復(fù)、低水平的建設(shè)，導(dǎo)致設(shè)備硬件的利用率低。

（四）檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)

各單位檔案管理人員呈現(xiàn)老齡化趨勢，一方面，老檔案員在接受信息化理念和模式方面還存在很多疑慮，難以積極參與進(jìn)來，甚至出現(xiàn)極力排斥現(xiàn)象；另一方面，年輕一點(diǎn)的檔案管理人員對信息時(shí)代與檔案管理之間的關(guān)系理解不夠深刻，對檔案信息化抱著無所謂的態(tài)度，不能積極創(chuàng)新，嚴(yán)重影響了檔案管理現(xiàn)代化。

（五）投入不足，信息化基礎(chǔ)設(shè)備陳舊

檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)設(shè)備與軟件，這些設(shè)備與軟件是信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。由于對檔案信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，基層單位對檔案信息設(shè)備和管理軟件工作也就不夠重視，致使部分單位檔案管理硬件設(shè)備和配套軟件比較缺乏、更新滯后，檔案管理人員的辦公設(shè)備相較于其他部門人員來說相對陳舊和落后，這從一個(gè)側(cè)面驗(yàn)證了檔案工作不被重視的程度。

二、推進(jìn)山東黃河檔案信息化建設(shè)的有效途徑

（一）統(tǒng)一規(guī)劃，分期實(shí)施，避免重復(fù)建設(shè)

針對山東黃河河務(wù)局局屬各單位檔案管理軟件出現(xiàn)的各種問題，按照國家標(biāo)準(zhǔn)，積極開展檔案系列軟件的研發(fā)和推廣應(yīng)用。以省局牽頭，在全局范圍內(nèi)開發(fā)、推廣應(yīng)用相對統(tǒng)一、符合規(guī)范的系列檔案管理軟件，為確保檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。在軟件開發(fā)方式上，積極創(chuàng)新管理機(jī)制，組織全局檔案系統(tǒng)的技術(shù)力量，采取外包、合作等多種形式與軟件公司、大學(xué)以及科研等單位開展研發(fā)工作。同時(shí)，在開發(fā)和推廣應(yīng)用中培養(yǎng)一批年輕的檔案管理人員，成為既懂檔案管理又熟悉信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的行家里手。

（二）充分利用山東黃河電子政務(wù)系統(tǒng)，為檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展提供技術(shù)支撐

山東黃河河務(wù)局自行研制開發(fā)的基于公文流轉(zhuǎn)的省市縣局三級電子政務(wù)系統(tǒng)初步實(shí)現(xiàn)了山東河務(wù)局辦公業(yè)務(wù)流程網(wǎng)上辦理，部分重要視頻、圖片資料整理入庫，滿足了公文處理、日常辦公、數(shù)據(jù)交換、信息獲取、檢索查詢等服務(wù)要求，成為山東黃河職工重要的工作平臺(tái)。檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分，數(shù)字文檔的歸檔工作是電子公文運(yùn)行管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是傳統(tǒng)意義上文件與檔案相互銜接的關(guān)鍵。依托電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案資源建設(shè)，把檔案信息化建設(shè)納入當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)中予以落實(shí)。升級電子政務(wù)系統(tǒng)時(shí)要充分考慮檔案管理系統(tǒng)的需求，電子文件辦理完畢后自動(dòng)發(fā)送到檔案管理人員的計(jì)算機(jī)中，檔案管理人員按檔案管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行登記、劃分期限、錄入，上傳文件，充分利用檔案管理軟件的預(yù)歸檔模塊，不再需要二次檔案全文掃描、錄入，加快歸檔速度，提高歸檔質(zhì)量。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，提升檔案服務(wù)水平

檔案真正的價(jià)值在利用，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理觀念，注重檔案價(jià)值的開發(fā)和利用，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。從以往的“你求我供”的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上主動(dòng)提供服務(wù)，讓職工認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和查詢的便捷性，擴(kuò)大檔案的影響力，爭取更多的政策支持和投入。信息化建設(shè)過程中，要對檔案進(jìn)行深加工，積極主動(dòng)地對檔案管理的信息進(jìn)行組織、開發(fā)、管理、利用，強(qiáng)化檔案信息的傳播應(yīng)用，引導(dǎo)用戶正確使用檔案，確保檔案信息的安全性、完整性和可用性，構(gòu)建新型的檔案信息服務(wù)模式。

（四）加大經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

檔案信息化離不開現(xiàn)代化設(shè)備的支持，要針對目前檔案管理的客觀實(shí)際，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，不斷投入更多的建設(shè)經(jīng)費(fèi)，有計(jì)劃地逐步完善檔案信息化的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，配備網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備、數(shù)字化加工設(shè)備，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的機(jī)房，及時(shí)對檔案管理軟件更新升級，加大對檔案管理人員培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)的投入，為信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

（五）加強(qiáng)檔案宣傳，努力提升全體職工檔案意識(shí)

檔案宣傳是增進(jìn)社會(huì)了解檔案、支持檔案事業(yè)發(fā)展的重要措施。一個(gè)單位職工檔案意識(shí)的高低，直接影響到檔案事業(yè)的發(fā)展水平。檔案意識(shí)提高了，領(lǐng)導(dǎo)及廣大干部職工對檔案的重視程度才會(huì)提高，才能切實(shí)提高檔案工作的質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。但是檔案意識(shí)的培養(yǎng)和形成不是一朝一夕可以完成的，檔案工作者要做檔案宣傳的使者，充分利用業(yè)務(wù)指導(dǎo)、借閱利用、檔案信息資源開發(fā)等機(jī)會(huì)，不失時(shí)機(jī)地宣傳檔案的重要性。比如查閱信訪、土地確權(quán)劃界、河道整治、涵閘設(shè)計(jì)、堤防管理等方面檔案信息，都是黃河河務(wù)局工作中隨時(shí)需要的參考資料。要在利用檔案時(shí)，從輿論上引導(dǎo)職工重視檔案，擴(kuò)大檔案影響力，提高職工檔案意識(shí)。

總之，隨著機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、電子公文網(wǎng)上傳遞辦理的日漸普及，檔案工作面臨由傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理向電子文檔管理和多種載體管理的轉(zhuǎn)變，加快檔案信息化建設(shè)成為一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)，山東黃河檔案工作者的理念和行動(dòng)都要隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展、創(chuàng)新，才能確保山東黃河檔案信息化建設(shè)的快速健康發(fā)展。