鄭金月/浙江省檔案局

2018年6月14日，全省“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作暨數(shù)字檔案館建設(shè)推進(jìn)會(huì)在新昌召開。這次會(huì)議的主要任務(wù)是：認(rèn)真貫徹落實(shí)省委、省政府深化“最多跑一次”改革總體部署和全省檔案局（館）長(zhǎng)會(huì)議精神，深化推進(jìn)全省“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，推動(dòng)檔案工作全面服務(wù)我省改革發(fā)展大局和全面融入政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型。

一、聚焦服務(wù)改革重點(diǎn)，加快推進(jìn)全省“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作的“拓面提升”

自去年以來，全省各級(jí)檔案部門主動(dòng)擔(dān)當(dāng)、積極作為，全力推進(jìn)“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作，取得了階段性成果。

（一）不斷完善頂層設(shè)計(jì)，推動(dòng)檔案工作深度融入“最多跑一次”改革總體格局。省委、省政府重視發(fā)揮檔案工作在助推“最多跑一次”改革中的基礎(chǔ)性保障作用，把電子化歸檔工作納入“最多跑一次”改革工作部署和督查考核內(nèi)容。同時(shí)，省政府和省檔案局陸續(xù)出臺(tái)配套法規(guī)政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，頂層設(shè)計(jì)不斷完善。

（二）做好前期業(yè)務(wù)技術(shù)準(zhǔn)備，全面開展政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行政許可事項(xiàng)的預(yù)歸檔工作。截至今年5月底，全省已在統(tǒng)建平臺(tái)在線預(yù)歸檔“最多跑一次”事項(xiàng)電子檔案108萬(wàn)余件，其中省本級(jí)歸檔65萬(wàn)余件，各市、縣（市、區(qū)）歸檔43萬(wàn)余件。杭州市、縉云縣等地開展了自建權(quán)力運(yùn)行系統(tǒng)電子文件歸檔試點(diǎn)。

（三）強(qiáng)化項(xiàng)目和技術(shù)支撐，加快推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理統(tǒng)一平臺(tái)建設(shè)。省市縣三級(jí)權(quán)力運(yùn)行系統(tǒng)的行政許可在線歸檔模塊實(shí)現(xiàn)全面部署。省本級(jí)電子文件歸檔和接收系統(tǒng)、電子檔案長(zhǎng)久保存基地、浙江檔案服務(wù)網(wǎng)3個(gè)配套項(xiàng)目均已投入運(yùn)行；全省電子檔案數(shù)據(jù)交換平臺(tái)項(xiàng)目正在部署試運(yùn)行。全省范圍內(nèi)，杭州市等13個(gè)市縣區(qū)已完成電子文件歸檔和接收系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。“檔案數(shù)據(jù)管理和開放共享工程建設(shè)”項(xiàng)目穩(wěn)步推進(jìn)。

我省“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作取得了較好成效，但也存在一些問題，比如：對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)不夠到位，對(duì)電子化歸檔工作的重要性、緊迫性認(rèn)識(shí)還不夠；電子化歸檔覆蓋范圍有限，整體進(jìn)展不平衡；歸檔數(shù)量和質(zhì)量還有待提高；等等。以上問題，有的是發(fā)展過程中的共性和客觀現(xiàn)象，有的是個(gè)別現(xiàn)象或主觀原因造成的問題，都影響了全省“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作的推進(jìn)，需要我們高度重視，切實(shí)加以研究解決。

下一步我們要圍繞深化“最多跑一次”改革和推動(dòng)政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo)，全面推進(jìn)“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔的“拓面提升”工作，加快建成電子文件歸檔和電子檔案管理統(tǒng)一平臺(tái)，基本實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)各類電子文件應(yīng)歸盡歸、安全保管、有效利用，為深化“最多跑一次”改革提供可靠的基礎(chǔ)支撐。重點(diǎn)做好以下五個(gè)方面的工作：

（一）做好文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的制定、審核工作。一是把握這次制定和審核工作的范圍。這次開展“最多跑一次”事項(xiàng)歸檔范圍制定和審核的范圍是各單位的全部權(quán)力事項(xiàng)。這主要基于：一方面，“最多跑一次”事項(xiàng)清單將逐步覆蓋大部分面向企業(yè)和個(gè)人的權(quán)力事項(xiàng)；另一方面，《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》對(duì)九大類權(quán)力事項(xiàng)電子文件都有應(yīng)歸盡歸的要求。二是確保制定和審核工作的規(guī)范性和可操作性。各地在開展編制和審核工作時(shí)，要確保編制內(nèi)容科學(xué)性、規(guī)范性和可操作性，即歸檔范圍要細(xì)化、載體形式要明確、材料歸檔范圍要符合窗口實(shí)際辦理情況，并由單位法制部門和窗口人員進(jìn)行核查確認(rèn)。

（二）做好電子文件歸檔和電子檔案管理統(tǒng)一平臺(tái)的開發(fā)、部署和配置工作。一是做好九大類權(quán)力事項(xiàng)預(yù)歸檔模塊的更新和配置工作。在線歸檔模塊的更新由電子政務(wù)管理部門負(fù)責(zé)，各地檔案部門也要主動(dòng)介入，加強(qiáng)溝通和協(xié)商，做好需求指導(dǎo)工作，并開設(shè)監(jiān)管賬號(hào)。在線歸檔模塊配置的責(zé)任主體是各個(gè)行政機(jī)關(guān)，各級(jí)檔案部門要做好指導(dǎo)和監(jiān)管工作。在線歸檔模塊參數(shù)配置時(shí)，要確保配置符合實(shí)際的辦件情況。二是加快電子檔案管理統(tǒng)一平臺(tái)的開發(fā)建設(shè)。電子檔案管理統(tǒng)一平臺(tái)包括電子文件歸檔與接收系統(tǒng)、統(tǒng)一虛擬檔案室和電子檔案長(zhǎng)久保存系統(tǒng)等。各地可根據(jù)自身情況選擇全部新建、在原有系統(tǒng)上改建或部分系統(tǒng)新建。三是做好交換平臺(tái)（模塊）的部署和對(duì)接。交換平臺(tái)采取省局統(tǒng)一開發(fā)、省市縣分級(jí)部署和應(yīng)用的模式。各市縣區(qū)要抓緊做好交換平臺(tái)的部署應(yīng)用工作，根據(jù)實(shí)際確定本地部署方式，并實(shí)現(xiàn)與本級(jí)政務(wù)辦事系統(tǒng)、歸檔接收系統(tǒng)的技術(shù)對(duì)接。為便于推廣和維護(hù)，建議有條件的設(shè)區(qū)市統(tǒng)一申請(qǐng)?jiān)瀑Y源，部署本級(jí)及所屬縣（市、區(qū)）的交換平臺(tái)。

（三）實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”事項(xiàng)電子文件應(yīng)歸盡歸。當(dāng)前的重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)統(tǒng)建平臺(tái)的“最多跑一次”事項(xiàng)電子文件應(yīng)歸盡歸。各地要注意：一是不要太過理想化。當(dāng)前政務(wù)辦事辦理還處于從線下向線上轉(zhuǎn)型的過渡期，紙質(zhì)材料和電子文件材料并存的現(xiàn)象比較普遍，對(duì)于這種情況，檔案部門在歸檔的時(shí)候要把握“單套制，雙軌制”原則。對(duì)于辦件量大、紙質(zhì)和電子材料并存的網(wǎng)辦事項(xiàng)，在辦理階段可采取紙質(zhì)和電子材料分別單套歸檔的方式；確有數(shù)字化利用需求的，在數(shù)字檔案室階段再將紙質(zhì)檔案的數(shù)字化成果補(bǔ)充到電子檔案中。對(duì)于辦件量不大的網(wǎng)辦事項(xiàng)，可將紙質(zhì)材料掃描后與其他電子材料一起歸檔。歸檔方式應(yīng)以不影響窗口業(yè)務(wù)的及時(shí)辦理為原則。二是歷史數(shù)據(jù)的處理問題。政務(wù)服務(wù)網(wǎng)已運(yùn)行多年，在平臺(tái)中積累了歷年的辦件信息和材料，這些歷史數(shù)據(jù)量大、質(zhì)量良莠不齊，很難按照最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求進(jìn)行檢測(cè)歸檔，但又必須要做好歸檔工作。對(duì)于歷史數(shù)據(jù)，各地要以確保安全為原則，加快制定歷史數(shù)據(jù)處理方案，抓緊將這些歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行批量歸檔或者備份。

（四）做好“最多跑一次”事項(xiàng)電子檔案移交進(jìn)館工作。各單位對(duì)屬于進(jìn)館范圍的電子檔案，按規(guī)定在5年內(nèi)通過本級(jí)電子檔案管理統(tǒng)一平臺(tái)，向國(guó)家綜合檔案館移交，并辦理移交進(jìn)館手續(xù)。經(jīng)國(guó)家綜合檔案館同意，各單位可在向本單位檔案部門歸檔的同時(shí)，同步開展移交進(jìn)館工作。根據(jù)今年的進(jìn)度安排，9月底前各市、縣（市、區(qū)）要完成6家以上單位的行政許可事項(xiàng)電子檔案移交進(jìn)館任務(wù)。

（五）加快推進(jìn)專業(yè)檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化和數(shù)據(jù)歸集共享。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館要以服務(wù)“最多跑一次”改革、打破“信息孤島”為契機(jī)，加大投入，加快做好館藏專業(yè)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。同時(shí)，也要督促各級(jí)機(jī)關(guān)單位加快專業(yè)檔案的數(shù)字化、數(shù)據(jù)化，將其作為數(shù)字檔案室建設(shè)的重要內(nèi)容。各級(jí)檔案部門要加快做好檔案數(shù)據(jù)的信息公開、開放鑒定等工作，明確電子檔案共享利用范圍和條件，將館藏專業(yè)檔案的數(shù)字化成果提供給檔案形成部門及其政務(wù)辦理窗口進(jìn)行共享利用、補(bǔ)錄比對(duì)和完善電子證照庫(kù)。對(duì)于已接收進(jìn)館的“最多跑一次”事項(xiàng)電子檔案，各地要及時(shí)通過浙江檔案服務(wù)網(wǎng)、浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)等渠道提供共享利用。

今年“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作時(shí)間緊、任務(wù)重，請(qǐng)各地緊扣時(shí)間節(jié)點(diǎn)，把握工作進(jìn)度，按時(shí)保質(zhì)保量地完成今年工作任務(wù)。這項(xiàng)工作今年將繼續(xù)列入省委、省政府相關(guān)考核要求，我們也將會(huì)同省政府辦公廳和省跑改辦加強(qiáng)對(duì)各地的監(jiān)督和指導(dǎo)，定期通報(bào)各地進(jìn)展情況。

二、強(qiáng)化服務(wù)改革支撐，加快推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)

數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是檔案部門服務(wù)“最多跑一次”改革的重要技術(shù)支撐，也是推進(jìn)檔案工作自身數(shù)字轉(zhuǎn)型的必由之路?！笆濉币詠恚?0%以上市縣區(qū)已建成數(shù)字檔案館或啟動(dòng)數(shù)字檔案館二期項(xiàng)目，全省一半以上檔案館的館藏?cái)?shù)字化率已超過80%。其中已有3家檔案館通過全國(guó)示范數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試，16家檔案館通過國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試，總量全國(guó)最多。今年計(jì)劃申報(bào)全國(guó)示范和國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試的有24家，申報(bào)省級(jí)數(shù)字檔案館系統(tǒng)評(píng)估的有6家。

我省數(shù)字檔案館建設(shè)在取得成績(jī)的同時(shí)，也存在著一些問題：一是個(gè)別地方?jīng)]有把數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)納入到政府信息化發(fā)展規(guī)劃和要求；二是地區(qū)間發(fā)展不平衡，仍有部分地區(qū)還沒有一家數(shù)字檔案館通過國(guó)家級(jí)測(cè)試；三是實(shí)際應(yīng)用管理還需加強(qiáng)；四是數(shù)字檔案資源開放度有待提高。

去年，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入我省基本公共服務(wù)的評(píng)價(jià)指標(biāo)。根據(jù)“十三五”規(guī)劃提出的“到2020年全省各級(jí)各類國(guó)家檔案館全部建成數(shù)字檔案館，11個(gè)設(shè)區(qū)市的國(guó)家綜合檔案館全部通過國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試”及數(shù)字檔案室全覆蓋的總體目標(biāo)，我省下一步的數(shù)字檔案館（室）建設(shè)任務(wù)仍比較艱巨，還需要各級(jí)檔案部門以數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試、評(píng)估和數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作為抓手，對(duì)照標(biāo)桿、加快步伐，重點(diǎn)做好以下工作。

（一）以電子化歸檔技術(shù)平臺(tái)建設(shè)為契機(jī)，統(tǒng)籌推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。各地要牢牢抓住全省推進(jìn)“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作這個(gè)機(jī)遇，主動(dòng)服務(wù)改革，將數(shù)字檔案館系統(tǒng)、統(tǒng)一虛擬檔案室系統(tǒng)等納入到電子檔案管理統(tǒng)一平臺(tái)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一開發(fā)建設(shè)，不斷完善數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的軟硬件條件。

（二）以“爭(zhēng)一流、全覆蓋、全達(dá)標(biāo)”目標(biāo)為導(dǎo)向，做好數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試和評(píng)估工作。一是11個(gè)市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試工作要加快進(jìn)度。今明兩年非常關(guān)鍵，各市要倒排計(jì)劃、落實(shí)責(zé)任，確保如期完成測(cè)試任務(wù)。二是不打算開展國(guó)家級(jí)測(cè)試的檔案館，也要求全部通過省級(jí)評(píng)估。去年省檔案局已經(jīng)出臺(tái)數(shù)字檔案館評(píng)估辦法，將通過國(guó)家級(jí)測(cè)試或省級(jí)評(píng)估作為是否已建成數(shù)字檔案館的衡量指標(biāo)。

（三）以服務(wù)績(jī)效為目標(biāo)，加大數(shù)字檔案資源的鑒定開放力度。各地、各單位在完成館藏檔案數(shù)字化率指標(biāo)的同時(shí)，也要積極做好數(shù)字檔案資源的開放鑒定工作，有條件的檔案館可以探索運(yùn)用人工智能輔助鑒定等新技術(shù)。要依托浙江檔案服務(wù)網(wǎng)和浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)等服務(wù)平臺(tái)，促進(jìn)館藏?cái)?shù)字檔案資源向部門和社會(huì)提供共享利用。