高校人事檔案是指高校人事資源管理部門對高校師生個人信息檔案進(jìn)行收納管理的檔案。它主要分為教師檔案管理和學(xué)生檔案管理兩部分，對在校師生個人經(jīng)歷以及工作或在校表現(xiàn)等進(jìn)行記錄。高校人事檔案管理工作作為社會人才選拔的參考依據(jù)，具有重要作用。大數(shù)據(jù)時代，高校必須重視人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建立網(wǎng)絡(luò)化信息化的人事檔案管理平臺，打破傳統(tǒng)人事檔案時空的局限性，加大對人事檔案資源的管理及利用。

數(shù)字化時代背景下，我國學(xué)者雖然對人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究越來越重視，但是國內(nèi)對高校人事檔案數(shù)字化管理的相關(guān)研究仍存在許多不足。首先，高校人事檔案數(shù)字化管理相關(guān)研究較少，且沒有依托數(shù)字化時代背景。其次，高校人事檔案數(shù)字化管理研究缺乏深度，還停留在檔案管理的表面層次，提出的管理策略缺乏可操作性。再次，高校人事檔案數(shù)字化管理研究方法不能推陳出新，研究形式缺乏創(chuàng)新。本文擬通過對高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景進(jìn)行分析，剖析高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中面臨的新問題，提出高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的具體策略，希望有所裨益。

一、高校人事檔案數(shù)字化的實施背景

一是社會需求。高校人事檔案管理主要對在校師生信息進(jìn)行分類管理，保證師生個人信息的安全性。高校人事檔案管理起著維護(hù)社會穩(wěn)定的重要作用。長期以來，我國事業(yè)單位人事檔案管理包括兩大塊：政治生涯記錄與職業(yè)或者學(xué)業(yè)生涯記錄。改革開放以后，外資涌入以及民營企業(yè)的崛起擴大了國家的就業(yè)渠道以及崗位數(shù)量，我國各省市間人員流動性大大增強。相關(guān)法律規(guī)定企業(yè)沒有保管或轉(zhuǎn)移人事檔案的權(quán)利，導(dǎo)致求職者和人事檔案出現(xiàn)分離。因此，社會迫切需要建立數(shù)字化人事檔案管理體系。只有這樣，才能滿足社會發(fā)展需要。[1]

二是政策推動。改革開放后，我國提出信息化與數(shù)據(jù)化建設(shè)的政策，這深刻影響我國人事檔案管理工作的開展。此后，我國提出一系列人事檔案制度改革政策，強調(diào)人事檔案管理要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)﹑政治發(fā)展需要，把傳統(tǒng)的干部終身制轉(zhuǎn)變?yōu)槠赣弥?。我國的人事管理制度改革必然影響人事檔案的管理及利用。國家提出的“雇員制”避免了人員流動檔案頻繁變更的現(xiàn)象，也避免了企業(yè)人事檔案管理將員工檔案經(jīng)?？垩旱默F(xiàn)象?？偠灾?，國家用人制度的變化推動了人事檔案管理改革。人事檔案必須改變傳統(tǒng)的管理方式，人事檔案數(shù)字化必須加快轉(zhuǎn)型，才能滿足時代的需求。

三是技術(shù)支撐。傳統(tǒng)的人事檔案主要通過紙質(zhì)進(jìn)行管理，無疑加大了人事檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，降低了人事檔案管理工作效率。高校網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)要求，人事檔案管理工作必須實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。信息化技術(shù)以及數(shù)據(jù)化技術(shù)為人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了技術(shù)支撐。信息化及數(shù)據(jù)化的人事檔案管理降低了管理人員負(fù)擔(dān)，提高了人事檔案管理的工作效率。

四是校內(nèi)人事制度改革。國家近年來對高校教育實行了改革，對高校的人事制度進(jìn)行了完善。首先，高校應(yīng)該大力推動人員編制制度；其次，高校應(yīng)該加強對高層人員管理力度；最后，高校還應(yīng)該全面推行聘用制，構(gòu)建合理有效的人員流動管理機制。高校人事制度改革主要從傳統(tǒng)的終身用人制向流動性用人體制轉(zhuǎn)變，改變了傳統(tǒng)聘用崗位的單一現(xiàn)象，改變了傳統(tǒng)高校高層人員管理制度。高校的人事制度改革無疑改變了人事檔案管理制度。高校復(fù)雜的人事制度改革對高校的人事檔案管理提出了更高要求。高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是高校人事制度改革的必然要求，也是時代發(fā)展的新要求。

二、高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的新問題

首先，人事檔案數(shù)字化保存環(huán)境嚴(yán)格。高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨較多問題，傳統(tǒng)的人事檔案管理主要是對紙張材料進(jìn)行管理，紙張材料管理保存年限較短，因此人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為高校當(dāng)務(wù)之急。科技的進(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)的普及推動了人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。高校人事檔案管理主要以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行保存，以光盤作為主要存儲載體。雖然光盤存儲較于紙張存儲壽命較長，但還是有限。數(shù)字化技術(shù)給人事檔案管理帶來轉(zhuǎn)型機遇，但也帶來了存儲壽命不穩(wěn)定等問題。人事檔案數(shù)字化管理對存儲載體的要求更為嚴(yán)格，數(shù)字化人事檔案存儲容易受到外界因素的干擾，從而出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象。[2]

其次，人事檔案數(shù)字化技術(shù)更新過快。人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要具備完整的應(yīng)用設(shè)備以及管理系統(tǒng)，人事檔案數(shù)字化管理需要加強讀寫以及查找上的技術(shù)開發(fā)。我國信息化數(shù)字化技術(shù)更新速度較快，計算機操作系統(tǒng)與存儲軟件不協(xié)調(diào)問題出現(xiàn)，導(dǎo)致人事檔案信息無法存儲和讀出。計算機操作系統(tǒng)無法準(zhǔn)確轉(zhuǎn)換，阻礙了人事檔案管理工作的有序進(jìn)行。高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要注意技術(shù)更新速度帶來的問題，以積極應(yīng)對數(shù)字化技術(shù)更新過快帶來的挑戰(zhàn)。

再次，人事檔案數(shù)字化安全性不足。人事檔案數(shù)字化雖然打破了傳統(tǒng)人事檔案管理的時空限制，但是給人事檔案管理安全性帶來威脅。人事檔案數(shù)字化管理人員需要具備較高的素質(zhì)，但是實際管理過程中管理人員缺乏相關(guān)安全意識以及網(wǎng)絡(luò)知識，容易導(dǎo)致人事檔案個人信息泄露。人事檔案管理人員由于操作不當(dāng)或者備份不及時，很容易導(dǎo)致人事檔案丟失。另外，數(shù)字化信息化背景下，人事檔案管理容易受木馬病毒﹑黑客攻擊等因素影響，嚴(yán)重威脅了人事檔案的安全性。安全性成為新時代人事檔案數(shù)字化的又一挑戰(zhàn)。

最后，人事檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)偏低。人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型時間較晚，我國人事檔案管理人員對新型的管理模式不太熟悉，導(dǎo)致人事檔案數(shù)據(jù)化管理人員總體素質(zhì)偏低。雖然我國鼓勵信息技術(shù)人才加入人事檔案管理中，但我國現(xiàn)有的人事檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)較低。我國高校人事檔案管理人員雖然具備較高的專業(yè)知識，但是缺乏計算機技術(shù)及操作知識。人事檔案數(shù)字化管理過程中容易出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移﹑修改等現(xiàn)象，人事檔案修改缺少嚴(yán)格把關(guān)，降低了人事檔案信息的真實性。總之，人事檔案數(shù)字化管理人員的缺失，使我國人事檔案數(shù)字化管理面臨挑戰(zhàn)。

三、高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型問題的應(yīng)對策略

首先，科學(xué)選擇數(shù)字化檔案載體。存儲載體在高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中起著關(guān)鍵作用，能夠決定人事檔案信息保存的時間長度。人事檔案保存載體也是檔案管理的基礎(chǔ)。人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)該結(jié)合傳統(tǒng)人事檔案管理，科學(xué)客觀地選擇適合高校人事檔案存儲的載體。另外，高校在人事檔案數(shù)字化存儲載體的選擇上，還應(yīng)該考慮人事檔案保存載體的安全可靠性以及人事檔案載體保存的時間問題。高校的人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型為檔案轉(zhuǎn)移帶來便利，但是信息的安全性也不容忽視。

其次，選擇合適的數(shù)字化檔案操作系統(tǒng)。在高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，應(yīng)該選擇合適的操作系統(tǒng)。其一，高校應(yīng)該考慮數(shù)字化人事檔案管理操作系統(tǒng)技術(shù)是否先進(jìn)。操作系統(tǒng)的技術(shù)更新容易使檔案信息讀寫受到影響，會使木馬病毒有機可乘。其二，高校還應(yīng)該考慮所選的數(shù)字化檔案操作系統(tǒng)安全與否，人事檔案在修改和編輯中，容易破壞人事檔案的完整性與真實性；高校還應(yīng)該保證操作系統(tǒng)硬件設(shè)備的完好無損，保證人事檔案數(shù)字化管理的操作技術(shù)成熟，避免出現(xiàn)人事檔案丟失或者損傷﹑人事檔案信息受到泄漏等問題；人事檔案信息在復(fù)制過程中，對人事檔案數(shù)字化操作系統(tǒng)軟件設(shè)施要求較高。操作系統(tǒng)的軟件設(shè)施必須具備仿真性，避免人事檔案信息被復(fù)制。

再次，強化數(shù)字化檔案管理安全性。網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境背景下，高校人事檔案管理的安全極易受到威脅。隨著人們對人事檔案的利用需求越來越高，人事檔案管理既需要做到保密，又需要做到人事檔案的隨時共享。其一，國家應(yīng)該加強檔案保密的立法工作，根據(jù)人事檔案管理部門工作情況，制定嚴(yán)格的人事檔案管理制度，保證人事檔案管理的安全性。其二，國家還應(yīng)該完善數(shù)字化人事檔案管理制度，對人事檔案管理部門責(zé)任細(xì)分。其三，檔案管理部門還應(yīng)該加強傳統(tǒng)的人事檔案管理與數(shù)字化檔案管理的結(jié)合，對人事檔案信息進(jìn)行劃分，對不需要保密的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，對極度需要保密的人事檔案采用傳統(tǒng)的管理方式，保證人事檔案管理的安全性以及工作效率。其四，還應(yīng)該加強對人事檔案數(shù)字化管理人員安全意識，對人事檔案數(shù)字化管理人員病毒查殺等技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)。[3]

最后，大力提升數(shù)字檔案管理人員素質(zhì)。高校人事檔案數(shù)字化提高了管理人員的工作效率，減輕了管理人員的工作壓力。高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提升了傳統(tǒng)人事檔案管理工作要求。它不僅要求管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要管理人員具備較高的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識。人事檔案數(shù)字化管理人員必須熟悉操作管理系統(tǒng)及軟件，具備較高的規(guī)避風(fēng)險的意識，及時對人事檔案進(jìn)行備份保存。當(dāng)人事檔案信息受到木馬或者黑客攻擊時，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案存儲問題，利用殺毒軟件進(jìn)行清理，保證人事檔案數(shù)字化管理的安全性。[4]高校應(yīng)該定期對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，一方面，加強人事檔案管理人員的安全意識和風(fēng)險意識，保證其能夠在風(fēng)險來臨時之前及時采取防范措施；另一方面，加強對人事檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)鍛煉，培養(yǎng)綜合性人事檔案數(shù)字化管理人才，保證其能夠適應(yīng)人事檔案數(shù)字化管理的各個環(huán)節(jié)。高校只有加強對人事檔案管理隊伍的建設(shè)，才能提高人事檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)水平，為人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)造條件。