文 / 劉溪

基建檔案作為工程建設(shè)中的真實記錄，作為歷史憑證，反映了工程建設(shè)的整個過程，能為高校建筑后續(xù)的改建、增建、維修以及資產(chǎn)評估等方面提供重要的依據(jù)。隨著高校不斷擴招，校內(nèi)相關(guān)硬件工程項目也不斷完善，為高校的長遠發(fā)展提供了充足的物質(zhì)保障。然而，部分高校的工程建設(shè)在發(fā)展的同時并沒有做好基建檔案的收集和整理工作，導(dǎo)致基建檔案管理滯后，難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。在新常態(tài)下，如何突破基建檔案的管理瓶頸，探索具有創(chuàng)新性的管理策略，是當(dāng)前基建檔案管理研究亟待解決的問題。

一、新常態(tài)下高?；n案管理的優(yōu)化目標

2014年12月23日，楊冬權(quán)在全國檔案局長館長會議上提出，我國檔案工作進入了即以服務(wù)大局服務(wù)民生為中心、以“三個體系”建設(shè)為重點、事業(yè)發(fā)展得到進一步保障的新常態(tài)。楊冬權(quán)還提出，為了適應(yīng)和引領(lǐng)檔案工作新常態(tài)，必須具有創(chuàng)新思維、先行思維、網(wǎng)絡(luò)思維、合作思維、人本思維等。高校在開展基建檔案管理時也要順應(yīng)新常態(tài)的大環(huán)境，對管理方式進行創(chuàng)新和改革。結(jié)合新常態(tài)下的檔案工作新思維，高校在改革基建檔案管理工作時應(yīng)注意五個方面。一是創(chuàng)新性。高校應(yīng)關(guān)注新的專業(yè)檔案、載體檔案，并在基建檔案管理工作中引入新的檔案存儲載體、保護技術(shù)以及傳播手段，開發(fā)新的檔案利用者和新的檔案開發(fā)利用方式，促進檔案工作的與時俱進。二是先行性。高校應(yīng)樹立新的“先行”意識，積極介入上游工作的管理，并形成主動服務(wù)理念，先行介入管理者的決策，提高對工作的預(yù)見性管理。三是合作性。高校的基建部門應(yīng)與其他部門積極建立合作關(guān)系，擴大檔案資料的收集渠道。四是數(shù)字化。利用網(wǎng)絡(luò)進行網(wǎng)上實時歸檔，確保檔案收集齊全，并利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布目錄和檔案，開展檔案的遠程利用。五是人性化。高校在基建檔案安全管理中，應(yīng)注意以人防為重點，對組織內(nèi)部和外部的人采取差異化的安全保密措施，并注意調(diào)動基建檔案管理者的工作積極性、創(chuàng)造性，提高管理人員的基建業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理素質(zhì)。

二、當(dāng)前高?；n案管理中的主要問題

（一）規(guī)劃性立檔意識滯后

高校的工程建設(shè)及維護、擴建等工作都由它的基建部門負責(zé)。基建部門不僅要做好相關(guān)規(guī)劃、建設(shè)工作，還需要收集和整理相關(guān)工程項目的文字資料、圖表數(shù)據(jù)以及預(yù)算記錄等，為以后的工程維護及擴建提供參考。然而，部分高校的基建部門并沒有充分重視基建檔案資料的管理，存在資料收集緩慢、條理不清、更新滯后等問題，甚至出現(xiàn)工程項目結(jié)束多年仍沒有建檔的情況。[1]這主要是基建部門的檔案管理制度不明確造成的。另外，由于部分高校的基建部門缺乏大局意識和先行意識，基建檔案資料的管理缺乏規(guī)劃性。

（二）資料收集責(zé)任分工模糊

基建工程的建設(shè)從立項申報到竣工驗收的整個過程持續(xù)數(shù)年，由于時間跨度較大，人事物變動也較大，工程項目相關(guān)的申報文件、勘測資料以及設(shè)計方案、施工文件等資料的收集難度也隨之上升。部分高校的基建檔案管理人員數(shù)量不足或缺乏專業(yè)實踐能力，在檔案管理上缺乏重視。尤其是近年來高校落實改革工作，崗位人員的流動性較大，導(dǎo)致基建檔案的管理人員也出現(xiàn)變化，出現(xiàn)管理分工不明、責(zé)任不清的情況。[2]此外，不少高校缺乏規(guī)范的檔案管理機制，基建檔案在收集、存檔和銜接的過程中容易因管理不善而出現(xiàn)檔案缺失甚至丟失的問題，嚴重削弱了基建檔案的完整性，為日后高校的查找、利用帶來隱患。

（三）檔案部門管理指導(dǎo)能力不足

基建工程關(guān)系到建設(shè)方和承建方這兩個主體。雙方往往以協(xié)議、合同等形式建立合作關(guān)系，明確具體權(quán)責(zé)和分工。其中，基建工程的建設(shè)資料包含招投標書、建設(shè)合同、給排水工程以及施工工程資料等。根據(jù)一般規(guī)定，雙方簽訂的合同協(xié)議一式多份，各自保存原件資料。然而，部分高校缺乏明確的合同管理制度，將合同協(xié)議書一類資料的復(fù)印件交到檔案部門，將原件留下備查。其次，承建方也存在歸檔資料質(zhì)量低的問題，如部分技術(shù)類資料缺乏承建單位的公章及簽字、基礎(chǔ)圖表數(shù)據(jù)與平面圖標不一致、圖紙資料不齊備等。然而，高校的檔案部門卻難以對基建部門及承建方的檔案管理進行監(jiān)督或干預(yù)，導(dǎo)致基建檔案資料質(zhì)量較低，不利于檔案管理工作的開展。[3]

三、新常態(tài)下高校基建檔案管理的優(yōu)化對策

（一）強化先行意識，從思想上提高基建檔案管理重視

高校的基建部門負責(zé)管理工程建設(shè)項目的文字資料、圖紙數(shù)據(jù)以及施工和驗收情況等資料文件，是基建檔案的形成者，在資料收集和歸檔的過程中發(fā)揮著不可忽視的作用。在新常態(tài)下，基建部門的管理人員應(yīng)重視先行思維，強化先行意識，從思想上重視基建檔案在建設(shè)項目申報、運行、檢修以及擴建中的意義。高校的基建部門人員在工程項目申報之前便應(yīng)通過法制宣傳、案例對比等方法，著手強化相關(guān)職能部門的檔案意識，爭取部門的重視和支持。強化先行意識是優(yōu)化基建檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，只有建設(shè)方和承建方都重視基建檔案的價值，才能從源頭上提高申報、設(shè)計、勘測、施工和檢修等環(huán)節(jié)的資料歸檔質(zhì)量，為提高基建檔案管理效率創(chuàng)造條件。

（二）規(guī)范管理機制，從流程上提高基建檔案管理質(zhì)量

現(xiàn)階段部分高校仍沒有形成一套規(guī)范嚴謹?shù)幕n案管理機制，缺乏有效的管理手段，導(dǎo)致工程項目的資料分散存放甚至長期積存，不利于項目竣工后資料文件的歸檔管理。針對這一情況，高校應(yīng)規(guī)范管理機制，從明確機構(gòu)分工、完善管理制度和推進存檔管理數(shù)字化等方面提高基建檔案管理質(zhì)量。

一是完善管理機構(gòu)，明確責(zé)任分工。高校應(yīng)樹立人本思想，建立具有專門性的基建檔案管理組織，由專人負責(zé)進行基建檔案的收集歸檔和管理，提高基建檔案管理的延續(xù)性和長遠性。同時，高校還應(yīng)要求各個參建單位明確指定負責(zé)人及管理者，形成權(quán)責(zé)明確的基建檔案管理體系。在此基礎(chǔ)上，高校應(yīng)通過廣泛宣傳、召開會議等方式，進一步明確不同部門及崗位的職責(zé)。其中，高?；ú块T的檔案人員和檔案室的專職檔案人員負責(zé)基建檔案管理的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督等工作，是基建檔案管理的重要人員。[4]

二是完善管理制度，提高檔案質(zhì)量。高校應(yīng)結(jié)合相關(guān)法規(guī)章程及學(xué)校實際情況，制定基建檔案管理制度，規(guī)范基建文件的收集管理范圍、分類依據(jù)、責(zé)任主體以及管理辦法等，并對資料的表格樣式進行統(tǒng)一規(guī)定，提高基建檔案的質(zhì)量。

三是實現(xiàn)數(shù)字化管理，確保查檔便捷。高校在開展基建檔案管理時要順應(yīng)新常態(tài)的發(fā)展趨勢，實踐創(chuàng)新思維和網(wǎng)絡(luò)思維，將傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)化為科學(xué)管理，實現(xiàn)基建檔案管理的數(shù)字化。例如，高?？蛇\用電子技術(shù)對工程項目的申報審批文件及竣工驗收文件等進行掃描，以數(shù)字化文檔的方式進行保存和管理。這不僅能提高基建檔案資料的管理效率，而且能優(yōu)化傳統(tǒng)的管理工作，減少管理人員在組卷、復(fù)印館內(nèi)目錄等方面的工作量，提高檔案管理的人性化程度。[5]

（三）利用合同手段，從溝通上協(xié)調(diào)基建檔案管理分歧

在新常態(tài)下，高校的基建檔案管理應(yīng)注重部門組織之間的合作性，以積極的信息交流、專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及嚴謹?shù)暮贤芾韮?yōu)化合作關(guān)系，減少不同組織之間在基建檔案管理上的分歧。

一是加強建設(shè)方和承建方的信息交流，推進基建檔案工作與工程項目的同步化管理。高校建筑工程的建設(shè)方和承建方的負責(zé)人應(yīng)加強信息聯(lián)系和溝通，提高基建檔案收集歸檔等流程的順暢性。高校應(yīng)將基建檔案的管理工作納入到工程項目開展的過程中，以同步管理的方式提高基建檔案管理的效率。[6]當(dāng)檔案資料的收集出現(xiàn)問題時，各部門應(yīng)及時補救，形成各方協(xié)同合作管理的良好氛圍。

二是加強檔案部門對基建檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高基建檔案管理質(zhì)量。針對部分高?；n案管理意識淡薄、檔案質(zhì)量較差等問題，高校的檔案部門應(yīng)對基建部門的檔案管理組織進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助他們建立完善的基建檔案管理體系。其業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)滲透到工程建設(shè)的整個過程，從申報立項著手，建立基建檔案，并伴隨項目的開展施工進行分類的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，及時發(fā)現(xiàn)基建檔案管理組織存在的不規(guī)范問題，并進行糾正和完善。同時，高校的檔案部門還應(yīng)督促基建檔案管理組織重視相關(guān)工程的合同協(xié)議，通過合同明確雙方權(quán)責(zé)內(nèi)容，保證基建項目及檔案管理的合法性。

三是建立合同管理制度，提高基建檔案管理的法律性和規(guī)范性。高?；üこ痰恼麄€開展過程中需要與不同的承建單位，如設(shè)計單位、招標單位、施工單位等簽訂合同。這些合同是高校維權(quán)的重要依據(jù)，但部分高校并沒有引起重視，部分合同協(xié)議沒有約定基建檔案的管理事宜，部分合同協(xié)議則一筆帶過，缺少細節(jié)性、明確性的規(guī)定。這不利于高?；üこ痰臋?quán)責(zé)分工和后續(xù)維權(quán)，是工程施工的隱患。為此，高校應(yīng)當(dāng)建立合同管理制度，在與承建方簽訂合同的過程中明確基建檔案資料的收集、整理、移交等工作的具體細節(jié)，提高檔案管理齊全性、精準性、規(guī)范性和完整性。

（四）推進專業(yè)培訓(xùn)，從人員上保障基建檔案管理實效

基建檔案管理需要兼具基建業(yè)務(wù)知識和檔案管理知識的綜合性人才，但目前部分高校的基建管理人員的知識面較為狹窄，難以全方位、高質(zhì)量地開展基建檔案管理工作，尤其是在基建檔案資料的整理和立卷等方面缺乏相應(yīng)知識和經(jīng)驗。這不僅降低了基建檔案管理的實效，而且降低了業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，導(dǎo)致高?；n案管理組織難以有效監(jiān)督其他承建單位，不利于基建檔案的收集和整理。針對這一問題，高校應(yīng)貫徹人本思維，從管理人員著手，進行專門化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)他們的基建業(yè)務(wù)知識和檔案管理能力。此外，高校還要順應(yīng)基建檔案工作新常態(tài)，利用網(wǎng)絡(luò)思維開展數(shù)字化培訓(xùn)和指導(dǎo)。