楊夢(mèng)真+賈玉文

【摘 要】本文對(duì)灰色文獻(xiàn)的概念類型做了簡單介紹，并對(duì)其他國家已經(jīng)成型的灰色文獻(xiàn)整合模式進(jìn)行總結(jié)分析，在此基礎(chǔ)上探討了我國在灰色文獻(xiàn)的組織構(gòu)建中應(yīng)采用的整合模式。

【關(guān)鍵詞】灰色文獻(xiàn)；整合模式；集成模式

中圖分類號(hào)： G253 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2017）32-0038-003

【Abstract】This paper briefly introduces the concept types of gray literature and summarizes the integration models of gray literature that other countries have formed. On this basis， it discusses the integration mode that should be adopted in the organization of gray literature in our country.

【Key words】Gray literature； Integration mode； Integration mode

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源的多樣性使得灰色文獻(xiàn)（grey literature）的定義、范圍、搜集、整理和利用等多個(gè)方面出現(xiàn)了新形式新變化。特別是在我國，由于缺乏如美、英等國對(duì)灰色文獻(xiàn)的長期研究和管理經(jīng)驗(yàn)，探討網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的灰色文獻(xiàn)新管理模式便成為急需優(yōu)先解決的問題。

1 灰色文獻(xiàn)意義及其演變

1.1 灰色文獻(xiàn)概念

灰色文獻(xiàn)在1978年12月的英國“灰色文獻(xiàn)研討會(huì)”之后開始被廣泛使用，此后對(duì)灰色文獻(xiàn)的定義也有很多，我國在1991年出版的《圖書情報(bào)詞典》中定義灰色文獻(xiàn)為“通過正常發(fā)售途徑難以獲得的文獻(xiàn)”。同年由武漢大學(xué)出版社出版的《文獻(xiàn)信息辭典》中將灰色文獻(xiàn)的定義為“灰色文獻(xiàn)就是利用訪問、會(huì)議、報(bào)告、通信等手段提出，但尚未出版的文獻(xiàn)”[1]。之后，1997年在盧森堡舉行的第三次國際灰色文獻(xiàn)會(huì)議中，對(duì)灰色文獻(xiàn)的定義是“那些由各級(jí)政府部門、學(xué)術(shù)團(tuán)體以及工商部門以印刷品形式產(chǎn)生的文獻(xiàn)，是不受商業(yè)發(fā)行人控制的文獻(xiàn)。”該定義出現(xiàn)后得到了廣泛認(rèn)同和使用[2]。

以上的定義都強(qiáng)調(diào)了灰色文獻(xiàn)的“非正式交流形式以及通過非正式途徑發(fā)售的文獻(xiàn)”這一特征。但信息技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)起了各類文獻(xiàn)信息的曝光度，開放獲取、網(wǎng)絡(luò)出版以及數(shù)據(jù)庫等手段使得過去的一些灰色文獻(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上有了正式的交流形式或公開出版的途徑，脫離了灰色文獻(xiàn)范疇，例如各大高校的學(xué)位論文，現(xiàn)已基本默認(rèn)被中國知網(wǎng)等數(shù)據(jù)庫收錄并公開發(fā)表出來，成為白色文獻(xiàn)。按照灰色文獻(xiàn)的定義，應(yīng)排除通過開放獲取，網(wǎng)絡(luò)出版和數(shù)據(jù)庫能獲取的文獻(xiàn)資源。

1.2 灰色文獻(xiàn)類型

1.2.1 傳統(tǒng)灰色文獻(xiàn)類型

傳統(tǒng)的灰色文獻(xiàn)主要包括報(bào)告（含預(yù)印本、技術(shù)報(bào)告、會(huì)議預(yù)印資料與報(bào)告等）、博碩論文集、會(huì)議論文集、技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)、非商業(yè)性翻譯、書目、技術(shù)與商業(yè)文件、非商業(yè)出版的官方文件（含政府報(bào)告與文件）、專利，以及電話、會(huì)議、訪談的相關(guān)記錄等[3]。有關(guān)博碩論文集、科技報(bào)告、政府文件、專利已經(jīng)有多個(gè)數(shù)據(jù)庫在提供相關(guān)服務(wù)，且服務(wù)模式已漸成熟，如中國知網(wǎng)，萬方數(shù)據(jù)等。

1.2.2 新型灰色文獻(xiàn)類型

現(xiàn)如今除了傳統(tǒng)的灰色文獻(xiàn)外，還出現(xiàn)了新的種類。如科學(xué)教育及研究性領(lǐng)域的內(nèi)部信息，政府或大眾、正規(guī)或非正規(guī)的社會(huì)機(jī)構(gòu)組織在其活動(dòng)中的信息記錄。信息技術(shù)的發(fā)展，新媒體的出現(xiàn)，使得灰色文獻(xiàn)增加了很多新種類，如電子郵件、微博、空間博客、論壇、網(wǎng)絡(luò)社交工具或維基系統(tǒng)交談等交流方式存在的信息源，非物質(zhì)文化遺產(chǎn)也成為社會(huì)信息需求的灰色文獻(xiàn)源[4]。種種新型的文獻(xiàn)源已經(jīng)成為繼期刊、圖書之后的第三種重要情報(bào)源。

我國目前僅在傳統(tǒng)灰色文獻(xiàn)如學(xué)位論文、會(huì)議論文、報(bào)告等方向上進(jìn)行了數(shù)字化的開發(fā)和利用，并且由于網(wǎng)絡(luò)出版的出現(xiàn)，學(xué)位論文等部分傳統(tǒng)灰色文獻(xiàn)已經(jīng)脫離了“未公開發(fā)表”這一界定，是否應(yīng)繼續(xù)歸為灰色文獻(xiàn)還有待商榷。已經(jīng)組織整理好的灰色文獻(xiàn)大多比較分散且不夠全面。面對(duì)龐雜的新型灰色文獻(xiàn)及依舊未被全面收集利用的傳統(tǒng)灰色文獻(xiàn)，我國急需一種新的整合模式來更全面的收集整理各類灰色文獻(xiàn)。

2 國外灰色文獻(xiàn)整合模式比較

2.1 單一集中系統(tǒng)模式

大英圖書館文獻(xiàn)供應(yīng)中心（BLDSC）作為世界最先進(jìn)最大的文獻(xiàn)供應(yīng)機(jī)構(gòu)，采用的是單一集中系統(tǒng)模式。該模式下，灰色文獻(xiàn)的開發(fā)和利用工作全部是由一個(gè)機(jī)構(gòu)或系統(tǒng)來完成的，這個(gè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)信息收集、數(shù)字化、制定規(guī)范、文獻(xiàn)資料的儲(chǔ)存管理以及給用戶提供相應(yīng)服務(wù)等各項(xiàng)工作，其特點(diǎn)主要體現(xiàn)在集中性上。由于英國的呈繳制中規(guī)定國內(nèi)出版發(fā)行機(jī)構(gòu)的灰色文獻(xiàn)必須送繳至BLDSC，使得BLDSC能夠順利收錄大量灰色文獻(xiàn)。除了收集組織呈繳來的灰色文獻(xiàn)，BLDSC還提供相關(guān)文獻(xiàn)的查詢及傳遞服務(wù)。

單一集中系統(tǒng)模式的優(yōu)勢(shì)在于其整個(gè)有關(guān)灰色文獻(xiàn)資源開發(fā)利用的流程都非常統(tǒng)一，便于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，易于管理；此外，統(tǒng)一的管理可以最大程度的減少因?qū)ξ墨I(xiàn)資源的重復(fù)收集而造成的人力和物力上不必要的浪費(fèi)。該模式也有不足之處：一是整體系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)過重。所有工作都由一個(gè)單一系統(tǒng)來承擔(dān)，這樣使得這個(gè)系統(tǒng)負(fù)擔(dān)過多，對(duì)這個(gè)系統(tǒng)的要求也是極大的。二是單調(diào)缺乏多樣性。由于該系統(tǒng)所有工作流程都執(zhí)行的是統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，那么所能提供出的產(chǎn)品和服務(wù)類型大多會(huì)單一單調(diào)，缺少多樣性。

2.2 平行多系統(tǒng)模式

美國主要由NTIS、PQDD、ArXiv和ISI Proceedings等系統(tǒng)分別負(fù)責(zé)收集不同類型的灰色文獻(xiàn)。相對(duì)于單一集中系統(tǒng)模式而言，這種由多系統(tǒng)分別收集文獻(xiàn)的模式這里稱為平行多系統(tǒng)模式，平行多系統(tǒng)模式是指各系統(tǒng)按照地域、組織機(jī)構(gòu)、類型等標(biāo)準(zhǔn)分別對(duì)灰色文獻(xiàn)實(shí)現(xiàn)開發(fā)利用。這個(gè)模式下的管理并不是統(tǒng)一進(jìn)行的，而是分散且獨(dú)立的。這個(gè)模式大大避免了在單一集中系統(tǒng)模式中出現(xiàn)的缺點(diǎn)，它的靈活度大，通過多個(gè)機(jī)構(gòu)系統(tǒng)收集到的灰色文獻(xiàn)類型數(shù)量都會(huì)更多更豐富。但由于在該模式下，各系統(tǒng)是相互獨(dú)立的，比較容易造成信息重復(fù)冗余，且由于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不一致，在收集到的文獻(xiàn)資源數(shù)量質(zhì)量上和所能提供給用戶的的服務(wù)水平也是參差不齊。endprint

2.3 中心管控系統(tǒng)模式

中心管控模式是上面所提兩種模式的結(jié)合，它一般由一個(gè)中心系統(tǒng)（或機(jī)構(gòu)）和幾個(gè)分系統(tǒng)組成，中心系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)的是管理分系統(tǒng)并制定規(guī)范，分系統(tǒng)則負(fù)責(zé)收集網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)并提供服務(wù)。歐洲經(jīng)濟(jì)委員會(huì)于1978年12月在約克郡召開了一次由文獻(xiàn)采訪和書目控制研究中心參加的灰色文獻(xiàn)研討會(huì)。會(huì)議宣布成立歐洲灰色文獻(xiàn)信息系統(tǒng)（SIGLE）[5]。SIGLE利用的正是中心管控的模式，該模式統(tǒng)一管理、分散開發(fā)、分散服務(wù)。SIGLE的數(shù)據(jù)記錄由17個(gè)分系統(tǒng)提供。這些分系統(tǒng)都是一些國家或地區(qū)重要的情報(bào)文獻(xiàn)中心，保證了提供記錄的有效性，且向用戶提供文獻(xiàn)傳遞服務(wù)。中心管控模式集合了之前兩種模式的優(yōu)點(diǎn)，它不僅減輕了總系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)還避免了重復(fù)勞動(dòng)。

2.4 集成系統(tǒng)模式

集成系統(tǒng)模式是將分散的灰色文獻(xiàn)資源或系統(tǒng)進(jìn)行整合，該模式為用戶提供一個(gè)獲取灰色文獻(xiàn)的快捷入口。與平行多系統(tǒng)模式相同的是，集成系統(tǒng)模式中各個(gè)系統(tǒng)是相互獨(dú)立的，有各自的信息收集渠道、管理和服務(wù)方式；不同的是集成系統(tǒng)模式是按照某種方式將這些分散的系統(tǒng)集中起來。與中心管控模式相同的是集成系統(tǒng)模式中各系統(tǒng)是一個(gè)獨(dú)立的整體，不同的是它擁有一個(gè)統(tǒng)一的中心系統(tǒng)對(duì)各系統(tǒng)的開發(fā)利用活動(dòng)進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，各系統(tǒng)有著共同目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。2003年重建的灰色文獻(xiàn)網(wǎng)（GreyNet）就采用的集成系統(tǒng)模式，其主要目的是為灰色文獻(xiàn)領(lǐng)域的專家和機(jī)構(gòu)提供一個(gè)對(duì)話、研究和交流的平臺(tái)。它搜集了世界各地、各學(xué)科領(lǐng)域組織發(fā)布的網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)信息，按自定分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類，并提供相應(yīng)的鏈接。

3 我國應(yīng)該采用的整合模式

3.1 我國應(yīng)采用集成系統(tǒng)模式

基于我國的基本情況，在灰色文獻(xiàn)的整合模式上，應(yīng)選擇整合系統(tǒng)模式。首先，我國各種信息總量龐大，很難由某個(gè)單一機(jī)構(gòu)來完成全部收集整理的工作，所以無法采用單一集中系統(tǒng)模式；其次，我國同歐盟不同的是，我國地域更廣，人口更多，雖然部分城市地區(qū)會(huì)有自己的地域特色，但是總體來說各地區(qū)產(chǎn)業(yè)分工并不像歐盟那樣明確，容易因發(fā)展不平衡導(dǎo)致信息采集的質(zhì)量參差不齊，重復(fù)冗余信息會(huì)更加嚴(yán)重，因此在我國實(shí)行中心管控模式的模式是不合適的；最后，平行多系統(tǒng)模式雖然靈活，可以更大限度的收集到大量灰色文獻(xiàn)，但是由于各個(gè)組織機(jī)構(gòu)是分散的，而且我國諸多數(shù)據(jù)庫已經(jīng)開始收集整理，并提供傳統(tǒng)灰色文獻(xiàn)的查詢獲取服務(wù)，但依然不能使用戶便捷精準(zhǔn)的查閱新型灰色文獻(xiàn)。

鑒于以上各模式的優(yōu)缺點(diǎn)，我國目前正迫切的需要一個(gè)強(qiáng)有力的行政組織，以文獻(xiàn)管理單位為中心，如圖1所示，該組織提供一個(gè)門戶網(wǎng)站將其他相關(guān)機(jī)構(gòu)網(wǎng)站整合起來，對(duì)灰色文獻(xiàn)的收集和組織形成一種集成式的管理模式。

3.2 收集

灰色文獻(xiàn)的收集工作是非常重要的，建立一個(gè)強(qiáng)有力的灰色文獻(xiàn)專門搜集管理機(jī)構(gòu)，并制定相關(guān)管理?xiàng)l例，確定灰色文獻(xiàn)的收藏原則和保管細(xì)則，對(duì)灰色文獻(xiàn)的收集范圍、收集方式、保管方式及保管時(shí)限等作出相關(guān)規(guī)定；配備專業(yè)的管理人員來對(duì)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行搜集、收藏、整理、技術(shù)處理。通過協(xié)調(diào)、復(fù)制、登記、征集等手段，把零散的灰色文獻(xiàn)集中整合起來進(jìn)行科學(xué)管理，以供給用戶查詢使用。同時(shí)集成系統(tǒng)模式非常必要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是發(fā)展合作機(jī)構(gòu)媒體以及成員館，其中可以包括各大高校圖書館，科研機(jī)構(gòu)，政府機(jī)構(gòu)，信息情報(bào)機(jī)構(gòu)，大眾媒體等。

3.3 構(gòu)建

科研機(jī)構(gòu)、高校等單位在積極建設(shè)自己的特色文獻(xiàn)庫，但絕大部分收錄范圍小，數(shù)量少，各個(gè)機(jī)構(gòu)也比較分散，缺乏一個(gè)類似于GreyNet一樣的門戶網(wǎng)站。對(duì)于門戶網(wǎng)站的構(gòu)建我提出以下設(shè)想。首先對(duì)于網(wǎng)站首頁的構(gòu)建如圖2所示，大致可分為三個(gè)區(qū)域：（1）檢索區(qū)，該區(qū)域設(shè)定一個(gè)檢索框，可以實(shí)現(xiàn)用戶在網(wǎng)站收錄的所有數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檢索。同時(shí)，用戶可以在此選擇普通檢索或者高級(jí)檢索。（2）導(dǎo)航區(qū)，導(dǎo)航區(qū)可根據(jù)網(wǎng)站或用戶需要提供便利的模塊導(dǎo)航，例如對(duì)數(shù)據(jù)庫或者灰色文獻(xiàn)資源可分為付費(fèi)獲取或者免費(fèi)獲取，便于用戶根據(jù)自己的需要對(duì)數(shù)據(jù)庫范圍進(jìn)行粗略篩選。（3）集成鏈接區(qū)，在該域內(nèi)用戶可直接對(duì)自己要使用的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行搜索和選擇，該區(qū)域的搜索只會(huì)對(duì)合作網(wǎng)站鏈接進(jìn)行篩選，而不會(huì)對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行搜索。其次，用戶可以通過高級(jí)檢索或者在進(jìn)行普通檢索后進(jìn)入二次檢索頁面（如圖3），二次檢索頁面大致可分為五個(gè)區(qū)域：（1）灰色文獻(xiàn)類型選擇區(qū)，該區(qū)域可以選擇需要檢索的灰色文獻(xiàn)類型。（2）精確檢索區(qū)，該區(qū)域可以實(shí)現(xiàn)對(duì)灰色文獻(xiàn)的精確檢索，如添加時(shí)間、單位、多重關(guān)鍵詞等選項(xiàng)。（3）學(xué)科類型選擇區(qū)，用戶可以在這個(gè)區(qū)域?qū)疑墨I(xiàn)的學(xué)科進(jìn)行定向選擇。（4）偏好推薦選擇區(qū)，這個(gè)區(qū)域可實(shí)現(xiàn)根據(jù)用戶查閱方向?yàn)橛脩敉扑拖嚓P(guān)性強(qiáng)引用率高的灰色文獻(xiàn)。（5）檢索結(jié)果顯示區(qū)，用戶檢索篩選的結(jié)果將會(huì)在這個(gè)區(qū)域顯示。

4 結(jié)論

灰色文獻(xiàn)是信息時(shí)代推動(dòng)科學(xué)研究、經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及社會(huì)文明進(jìn)步不可缺少的重要信息資源。我國應(yīng)做好灰色文獻(xiàn)的整合工作，將灰色資源最大限度的利用起來，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，使用集成系統(tǒng)模式應(yīng)是一種更能全面收集利用灰色文獻(xiàn)、更適合我國現(xiàn)狀的有效途徑。

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