文·王麗慧

檔案驗收是工程檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要節(jié)點，在《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號）第四條與《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》（國調(diào)辦綜〔2007〕7號）第二十七條均提出“未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。截至2017年12月，南水北調(diào)工程各項目法人分別組織了多個工程項目合同驗收階段的檔案專項驗收，如中線建管局已組織47個、中線水源公司完成21個、湖北省南水北調(diào)建管局完成27個。截至2018年6月，國務院南水北調(diào)辦也組織了近100個設計單元工程完工階段的檔案專項驗收工作。在以往的工程驗收實踐中，國務院南水北調(diào)辦采取了“檢查評定+專項驗收”兩步走的工作模式，并借助檔案“預驗收”或“關(guān)口前移”等手段提高檔案專項驗收工作質(zhì)量，為工程竣工驗收階段的檔案專項驗收奠定了良好基礎。在檔案驗收工作中，重點是對工程文件材料的收集、整理、歸檔情況和竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況進行查驗，并對工程檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性（“五性”）作出評價，確認其符合國家法律、法規(guī)及標準的相關(guān)要求，滿足今后工程運行管理等查考利用的需要。

一、工程檔案驗收工作的重點

（一）文件材料的收集、整理與歸檔情況

工程文件材料產(chǎn)生于工程建設的全過程，是反映工程面貌的真實記錄，它的收集、整理與歸檔情況是檢驗工程檔案完整、準確、系統(tǒng)的前提和基礎。

在《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）中明確要求，工程“項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。項目檔案應完整、準確、系統(tǒng)”，并提出“在簽訂項目設計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應設立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任”。在新頒布的《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）中同樣承續(xù)了這一原則，提出了“建設單位和參建單位應加強項目文件過程管理，通過節(jié)點控制強化項目文件管理，實現(xiàn)從項目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制”以及“項目檔案工作應融入項目建設，與項目建設管理同步”等內(nèi)容。此外，還要求工程建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設備供應單位等根據(jù)規(guī)范的要求，完成各自職責范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。

結(jié)合南水北調(diào)工程實際，在工程項目準備階段，建設單位各機構(gòu)負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備、工藝和涉外文件；勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規(guī)定向建設單位檔案部門提交有關(guān)設計基礎資料和設計文件。在工程項目施工階段，項目實行總承包的，由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集、積累項目監(jiān)理文件。建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，審核、簽認竣工文件，并向建設單位提交有關(guān)專項報告，驗證材料及其他監(jiān)理文件。在工程項目試運行階段，試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備和試運行形成中的文件；項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承建項目的器材供應和財務管理中形成的文件等。

在各類文件材料的收集過程中，凡是能夠反映與工程項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，均應收集齊全，具體收集范圍見《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案分類編號及保管期限表》（國調(diào)辦綜〔2009〕13號）與各項目法人制定的規(guī)范性文件。在收集時可按照各類文件形成的先后順序或工程完成情況及時收集，并對文件材料的形成質(zhì)量進行審核把關(guān)，確保應歸檔文件材料字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字認可手續(xù)完備，需永久、長期保存的文件書寫材料滿足耐久性要求等。

文件材料整理時應遵循工程文件形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理。文件材料的組卷、案卷與卷內(nèi)文件的排列、案卷編目與案卷裝訂要求可參考《科學技術(shù)案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822）相關(guān)內(nèi)容。文件材料收集、整理完成后，應按合同協(xié)議規(guī)定的要求及時向建設單位檔案管理機構(gòu)歸檔。歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。歸檔時相關(guān)單位應對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查，并辦理交接手續(xù)。

（二）竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況

竣工圖作為真實反映工程建設項目施工結(jié)果的圖樣，是工程運行管理、維修養(yǎng)護和改擴建的重要技術(shù)依據(jù)，也是工程檔案的核心組成部分?？⒐D的編制質(zhì)量與整編情況很大程度上決定著工程檔案的整體質(zhì)量，直接影響到今后的利用。因此，也是工程檔案驗收的重點。

按照《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》的要求：“竣工圖必須真實反映工程建設的實際。施工單位應做好變更文件材料的收集、整理、歸檔，按有關(guān)規(guī)定編制竣工圖?？⒐D標題欄已標明竣工圖的可不加蓋竣工圖章，但應加蓋監(jiān)理審核章，由施工圖編制為竣工圖的，編制單位需加蓋竣工圖章。施工圖變更較多，幅面超過35%的應重新繪制竣工圖。要嚴格履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位要審核把關(guān)，相關(guān)負責人要逐張簽名并填寫日期，每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見和目錄”，從而確?？⒐D的完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實反映工程竣工驗收時的實際情況。

竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準確或短缺時要及時修改和補齊，保證竣工圖內(nèi)容應與竣工圖設計、設計變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。并按照《技術(shù)制圖復制圖的折疊方法》（GB/T 10609.3）要求統(tǒng)一折疊。

二、工程檔案的“五性”評價

檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范與安全，不僅是工程檔案管理的目標，也是有效發(fā)揮檔案查考利用價值的前提條件。

（一）完整性

完整性是檔案工作最基本、最重要的要求，也是檔案工作最難達成的目標。但它卻是檔案檢查評定和檔案專項驗收工作的重中之重。檢驗評判檔案的完整性主要有以下幾個要點，一檔案能夠反映出工程項目建設過程的完整，包括工程建設時間、建設階段的完整；二檔案能夠反映出工程項目建設內(nèi)容的完整；三檔案能夠檢驗工程項目建設歸檔范圍的完整；四工程項目建設檔案載體的完整；五每類檔案專業(yè)上的完整，包括一個專業(yè)應歸檔文件材料的“全面完整”和專業(yè)內(nèi)文件材料的“局部完整”；六文件材料自身的完整 如文件正文與附件齊全等；七反映同一問題的不同類文件材料的完整。

總的來看，通過查驗檔案實體能夠以文件材料的閉合來恢復一項工程、一個事件的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過程，則可初步判定該工程的檔案是齊全完整的。具體檢查過程中，一般是按照工程制定的“歸檔范圍”，結(jié)合工程建設實際，檢查合同、參建單位、各階段、各專業(yè)、工作流程、各種類型、文件的附件、每份文件張頁等是否完整；錄像、照片、圖片等須附以有關(guān)語音及文字說明是否完整；并對涉及工程安全的重大質(zhì)量事故處理、隱蔽工程、驗收要求整改、后續(xù)工程以及大事等開展重點檢查。此外，各類報告提到的工作過程、技術(shù)措施、重大變更、質(zhì)量事故處理、遺留問題等都是檢驗檔案完整性的線索。

（二）準確性

準確性是檔案質(zhì)量的核心，是經(jīng)過參建單位各方努力可以達成的目標。這期間需要工程專業(yè)技術(shù)人員參與其中，僅憑檔案人員是不夠的。檢驗評判檔案準確性的要點主要從形式上的準確性和內(nèi)容上的準確性兩個方面展開。

1.形式上的準確性。一歸檔文件材料應當為原件，確保文件材料是在工程建設過程中直接形成的原始記錄；二歸檔文件材料字跡、注記清楚、圖面整潔；三歸檔文件材料，尤其是圖紙應修改到位、依據(jù)明確；四歸檔文件材料審核完備，鑒章合規(guī)；五工程建設涉及的各專業(yè)過程程序到位，文件材料的產(chǎn)生與之相一致。

2.內(nèi)容上的準確性。一歸檔文件材料記載的時間、地點、人物、事情及其過程、結(jié)果與實際相符；二所實施的項目（數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)模、概算）及其修改、變更等與相應的批復、文件相符，與設計和規(guī)范標準相符；三采用的技術(shù)、工藝、材料等與標準規(guī)范的要求相符；四竣工圖含工程總平面圖和綜合管線圖，與實際建筑設施、設備等相符；四同一事件在相關(guān)單位的不同類別、載體的文件材料中相符。

在進行檔案準確性檢查時，一般檢查檔案中各項簽字是否有誤；建管、設計、監(jiān)理、施工等單位反映相同事件的文字、數(shù)據(jù)等信息是否一致、準確可靠；同一報告內(nèi)的相同內(nèi)容數(shù)據(jù)、文字、圖、表、錄像片、照片等是否相符；竣工圖內(nèi)容應與施工設計圖、設計變更、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄是否相符，竣工圖是否反映實際工程建設情況（圖紙與實物，圖紙文件反映的過程）等，同時檢查是否是原件歸檔等。

（三）系統(tǒng)性

系統(tǒng)性是檔案規(guī)范和有效利用的保證，其核心要求是“保持文件材料之間的有機聯(lián)系”。這是一項考驗檔案專業(yè)人員的基礎業(yè)務功底的工作指標。在檔案專項驗收工作中，檢驗、評判檔案系統(tǒng)性的要點如下，一類別之間的系統(tǒng)性。包括各種從屬關(guān)系，如上位類、下位類、與同位類之間的關(guān)系清晰，符合邏輯；二案卷的系統(tǒng)性。如在一個類別中的檔案案卷按照時間、項目專業(yè)或結(jié)構(gòu)等保持成套性；三卷內(nèi)文件之間的系統(tǒng)性。即一個案卷內(nèi)每一件文件材料的定位，能夠體現(xiàn)文件之間的有機聯(lián)系；四有關(guān)類、卷、件之間的系統(tǒng)性。即全部檔案應遵循檔號編制規(guī)則統(tǒng)一編號，不同載體或相關(guān)檔案之間可以標注互見號等。

系統(tǒng)性檢查的具體內(nèi)容一般包括事件、文件、報告、圖紙的成套性；案卷能夠按照項目、階段、專業(yè)、流程、事件有序排列；卷內(nèi)文件能夠按照事件、重要程度或時間有序排列等。

（四）規(guī)范性

規(guī)范性要求工程檔案管理制度的制定、文件材料的整理等具體業(yè)務工作滿足國家和行業(yè)相關(guān)標準規(guī)范。它實則是對工程建設單位和各參建單位檔案管理工作的全面考量，包括檔案管理體制、制度等方面的規(guī)范性，具體到實體檔案，則主要體現(xiàn)在檔案案卷整理的規(guī)范性方面。檢驗、評判實體檔案規(guī)范性的要點主要包括檔案案卷及卷內(nèi)文件著錄規(guī)范，文件編號、責任者、案卷及卷內(nèi)文件題名擬寫準確；檔案目錄編制規(guī)范；各類檔案的整理符合相關(guān)標準規(guī)范的一般要求等。其中，各類檔案的整理符合相關(guān)標準規(guī)范的一般要求是指，一綜合管理檔案符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）的規(guī)定；二工程項目檔案整理符合《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822）和《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案管理規(guī)范》（DA/T 28）的規(guī)定；三會計檔案整理符合《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局令第79號2016年1月1日起施行）和《會計檔案案卷格式》（DA/T 39）的規(guī)定；四聲像檔案整理符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50）《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T 15）和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應用規(guī)范》（DA/T 38）的規(guī)定；五電子檔案整理符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（DA/T 18894）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31）的要求等。

（五）安全性

檔案的安全保管是檔案工作最基本的任務，也是檔案專項驗收工作中的重要評價指標。工程檔案的安全性有兩層含義，一是要保證工程檔案實體的安全，盡可能延長其自然壽命；二是要保護工程檔案信息的安全，保守秘密，保護知識產(chǎn)權(quán)等。在安全性檢查方面，主要注重對檔案庫房核心區(qū)和安全保管設施設備進行全面檢查，建設單位應建立和完善檔案安全保管、保密等各項規(guī)章制度，確保檔案安全制度落到實處，把檔案安全貫穿于檔案接收、保管和利用等各項工作環(huán)節(jié)之中。