文·吳靜 陳艷芹 秦占霞

進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展速度已超出預(yù)期，基于此各行各業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化，互聯(lián)網(wǎng)已成為生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)貿(mào)易、科技創(chuàng)新、公共服務(wù)、文化娛樂及生活的新平臺，誰利用并更好地掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，誰就能在競爭中占據(jù)主動權(quán)。伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)得到普及和發(fā)展，數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化逐漸成為引領(lǐng)這個時(shí)代的潮流。作為一名職業(yè)衛(wèi)生檔案管理員，筆者認(rèn)為“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下的職業(yè)衛(wèi)生檔案建設(shè)問題也值得我們探討。

一、職業(yè)衛(wèi)生檔案的定義及內(nèi)容

職業(yè)衛(wèi)生檔案，是指職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法、職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)、職業(yè)衛(wèi)生防治、管理以及職業(yè)衛(wèi)生科學(xué)研究活動中形成的，具有保存價(jià)值的文字、材料、圖紙、照片、報(bào)表、錄音帶、錄相、影視、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)等文件材料。它是職業(yè)病防治過程的真實(shí)記錄和反映，也是衛(wèi)生行政執(zhí)法的重要參考依據(jù)。根據(jù)《職業(yè)衛(wèi)生檔案管理辦法》的要求，職業(yè)衛(wèi)生行政及監(jiān)督機(jī)構(gòu)、職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)、承擔(dān)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)和職業(yè)病診斷的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、用人單位都應(yīng)當(dāng)建立職業(yè)衛(wèi)生檔案，并指定專（兼）職人員負(fù)責(zé)。

二、傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案管理模式

（一）傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案的歸檔時(shí)間與方式

傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案的歸檔，要求在所有檔案資料辦理完結(jié)后，由檔案工作人員或兼職檔案工作人員進(jìn)行統(tǒng)一完整的收集，行政類文件一般為第二年上半年歸檔，科技類文件項(xiàng)目結(jié)束后即可歸檔，歸檔周期較長。傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案的歸檔，要求全面、系統(tǒng)、完整，在歸檔的時(shí)候注重整體性和完整性；歸檔的所有案卷，都要依照一定的次序進(jìn)行系統(tǒng)排列，并保持卷與卷之間的歷史聯(lián)系；歸檔的檔案材料，都必須有完備的歸檔手續(xù)。傳統(tǒng)的文件歸檔方式都是采用繁瑣的人工手工勞動，不僅浪費(fèi)時(shí)間和人力，而且工作效率十分低下。

（二）傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案的保管和利用方式

傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案的保管主要包括職業(yè)衛(wèi)生檔案庫房的管理，由庫房選址布局、庫房溫濕度控制、檔案裝具要求、檔案的防塵防光防有害氣體等方面構(gòu)成；職業(yè)衛(wèi)生檔案在流動過程中的保護(hù)，如檔案在管理和利用過程中可能發(fā)生各種損毀因素的安全防護(hù)等。傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案的保管需要大量人力物力，且以上投入是持續(xù)性的。傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案的利用方式 傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案在查詢利用時(shí)以人工編制的檢索工具為主，如卡片式檢索工具、書本式檢索工具等，傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案由于物理限制， 查詢翻找某份檔案的工作量大， 且一份檔案只能被當(dāng)時(shí)借閱的人瀏覽。

三、傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案管理面臨的問題

（一）對職業(yè)衛(wèi)生檔案重要性認(rèn)識不足

傳統(tǒng)檔案管理工作的主要內(nèi)容是對職業(yè)衛(wèi)生檔案實(shí)施收集、整理、保管、編研、查詢利用等，具有明顯的重藏輕用的觀念，很多資源都不能發(fā)揮其價(jià)值，導(dǎo)致了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。而且這種管理方式重點(diǎn)依靠管理人員的經(jīng)驗(yàn)，沒有重視科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理。

（二）職業(yè)衛(wèi)生檔案管理人員專業(yè)水平有限

職業(yè)衛(wèi)生檔案作為一種專業(yè)檔案，在職業(yè)病防治機(jī)構(gòu)長期保管。職業(yè)病防治機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)職業(yè)衛(wèi)生科學(xué)研究、職業(yè)病診斷、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)、職業(yè)衛(wèi)生檢測評價(jià)等工作，這就造成職業(yè)病防治機(jī)構(gòu)的專業(yè)技術(shù)人員承擔(dān)著繁重的專業(yè)任務(wù)，而職業(yè)衛(wèi)生檔案管理人員多為兼職，兼職檔案員既缺乏職業(yè)衛(wèi)生專業(yè)知識，同時(shí)又缺乏檔案管理專業(yè)知識，使得職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作質(zhì)量降低。

（三）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不便查閱

目前大多數(shù)企事業(yè)單位的職業(yè)衛(wèi)生檔案的物質(zhì)載體都是紙張，在查閱過程中，職業(yè)衛(wèi)生檔案保管人員要來回抽取、翻閱檔案資料，這個過程會導(dǎo)致檔案紙張破損，縮短檔案的壽命。

（四）職業(yè)衛(wèi)生檔案信息未實(shí)現(xiàn)共享機(jī)制

企事業(yè)單位的職業(yè)衛(wèi)生檔案在實(shí)際歸檔過程中由多個部門或科室進(jìn)行管理，每個部門或者科室都有自己的檔案管理體制和管理方法，造成信息化程度和執(zhí)行方式存在不同，不能實(shí)現(xiàn)部門和科室之間的信息互通和共享，使得檔案信息的應(yīng)用受到局限，使用效率低下，在很大程度上限制了職業(yè)衛(wèi)生檔案信息在職業(yè)病防治過程中的作用。

四、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的建議

檔案管理信息化要求我們能夠充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體技術(shù)對檔案信息進(jìn)行收集、整理，“互聯(lián)網(wǎng) +”形式下進(jìn)行職業(yè)衛(wèi)生檔案管理是大勢所趨，針對傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案管理模式存在的問題，提出以下建議：

（一）加大對職業(yè)衛(wèi)生檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高專業(yè)素養(yǎng)

單位職業(yè)衛(wèi)生檔案管理人員是檔案規(guī)范化管理的具體實(shí)施者，其專業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系到職業(yè)衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量，相關(guān)部門應(yīng)建立檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制， 使培訓(xùn)常態(tài)化、持續(xù)化， 確保檔案信息化工作的持續(xù)發(fā)展。在實(shí)際工作中，既要對職業(yè)衛(wèi)生檔案管理人員進(jìn)行檔案管理信息化的知識培訓(xùn)，如怎樣由傳統(tǒng)的“文獻(xiàn)保管”向“知識管理”轉(zhuǎn)變，信息化檔案的收集、提取、分析等知識，也要針對職業(yè)衛(wèi)生檔案管理具體工作，進(jìn)行一定的職業(yè)衛(wèi)生專業(yè)知識培訓(xùn)，如職業(yè)衛(wèi)生法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等檔案信息，不斷提高專業(yè)人員的信息技術(shù)水平，增強(qiáng)其對職業(yè)衛(wèi)生檔案規(guī)范管理的意識，在“互聯(lián)網(wǎng)+”形式下做好職業(yè)衛(wèi)生檔案的信息化、規(guī)范化管理，使職業(yè)衛(wèi)生檔案內(nèi)容廣泛性、專業(yè)性與計(jì)算機(jī)的標(biāo)準(zhǔn)化有機(jī)結(jié)合，更加精確地開展職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。

（二）加快職業(yè)衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)，保護(hù)紙質(zhì)檔案

《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》要求要加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的頒布說明信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的重要標(biāo)志之一。檔案建設(shè)的重心發(fā)生轉(zhuǎn)移， 要求我們改變傳統(tǒng)手工編寫的模式， 向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理工作適應(yīng)新形勢發(fā)展的必然要求。 在“互聯(lián)網(wǎng)+”形式下應(yīng)加快建設(shè)職業(yè)衛(wèi)生檔案信息化、數(shù)字化，能夠有效減少人為查閱的機(jī)械損傷，降低原始材料的利用率和受損速度，對紙質(zhì)檔案起到良好的保護(hù)作用。

（三）建立職業(yè)衛(wèi)生檔案信息資源平臺，實(shí)現(xiàn)信息共享

傳統(tǒng)的職業(yè)衛(wèi)生檔案管理主要是通過單一體系的管理，由檔案室負(fù)責(zé)管理檔案資料，各個科室、部門甚至各個職業(yè)衛(wèi)生防治機(jī)構(gòu)之間缺乏有效的聯(lián)系，從而導(dǎo)致檔案信息資料的共享在某種程度上受到了阻塞，難以滿足職業(yè)衛(wèi)生信息使用者對信息資料的需求。建議各職業(yè)衛(wèi)生防治機(jī)構(gòu)共同協(xié)作，建設(shè)開放的職業(yè)衛(wèi)生檔案信息資源平臺，在互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的引導(dǎo)下，整合職業(yè)衛(wèi)生資源，真正將互聯(lián)網(wǎng)與職業(yè)衛(wèi)生檔案融合，不斷完善“互聯(lián)網(wǎng)+”的職業(yè)衛(wèi)生資源建設(shè)，使職業(yè)衛(wèi)生信息使用者能夠隨時(shí)了解檔案數(shù)據(jù)，積極推進(jìn)職業(yè)衛(wèi)生檔案信息資源共享，提高檔案利用率。