齊釩宇，李曉蕾，商云濤

(1.中國地質(zhì)調(diào)查局發(fā)展研究中心，北京 100037；2.全國地質(zhì)資料館，北京 100037)

地質(zhì)資料具有檔案屬性，是一種特殊的專業(yè)類科技檔案[1]。目前，我國地質(zhì)資料在匯交、管理等業(yè)務工作采用檔案領域相關理論和標準。2016年國家檔案局開始部署在有條件的部門開展電子檔案單套制(即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存)、單軌制(即不再生成紙質(zhì)檔案)管理試點[2]。相對于以往地質(zhì)資料“雙軌制”，“單軌制”理論研究及實踐相對匱乏，要完成地質(zhì)資料“雙軌制”向“單軌制”的轉(zhuǎn)型尚需時日。本文基于地質(zhì)資料業(yè)務領域，探討地質(zhì)資料向“單軌制”轉(zhuǎn)型的前景及面臨的問題。

1 我國地質(zhì)資料運行的“雙軌制”模式

隨著計算機技術和信息技術的發(fā)展，我國地質(zhì)資料已經(jīng)歷了由紙質(zhì)資料為主，到紙電并行的階段。截至目前，我國地質(zhì)資料運行使用“雙軌制”模式，即地質(zhì)資料在驗收、匯交、管理和服務的運行過程中，紙質(zhì)資料和電子資料同步隨業(yè)務流程運轉(zhuǎn)。地質(zhì)資料運行過程中，紙質(zhì)資料和電子資料處于同等地位，均需經(jīng)歷接收、驗收等業(yè)務工作流程，最終歸檔是紙質(zhì)資料和電子資料兩份保存，備份是多份紙質(zhì)資料和電子資料同時備份。

2 “雙軌制”模式存在的問題和不足

1) 造成資源浪費。隨著計算機的普及，絕大部分地質(zhì)資料原生形態(tài)就是數(shù)字化的，將這些生而數(shù)字化的地質(zhì)資料打印成多份紙質(zhì)地質(zhì)資料，再進行匯交、驗收、歸檔、備份等地質(zhì)資料業(yè)務環(huán)節(jié)，大量的紙張被浪費使用。在提倡環(huán)境保護和節(jié)約的當今，地質(zhì)資料“雙軌制”的弊端就在于地質(zhì)資料業(yè)務工作流程中大量環(huán)節(jié)需要的打印成冊，這樣造成了資源的浪費。

2) 紙介質(zhì)的局限性。地質(zhì)工作原始記錄和成果是一個多維度多形式的信息復合體，包括相互關聯(lián)的報告、文獻、表格、數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫、圖形等。紙介質(zhì)資料更像是一個壓縮版，將多維度立體的過程記錄和成果，簡單的壓制成一個傳統(tǒng)的紙介質(zhì)資料，失去了地質(zhì)資料原本的特性，也失去了地質(zhì)資料間的關聯(lián)關系。同時，根據(jù)全國地質(zhì)資料服務統(tǒng)計，電子地質(zhì)資料已占據(jù)地質(zhì)資料服務的絕對地位，紙質(zhì)地質(zhì)資料在服務過程中的比例逐年減少，這也說明了紙質(zhì)地質(zhì)資料在服務過程的作用逐漸變小。

3) 增加工作量及成本。地質(zhì)資料“雙軌制”運行意味著每份文件從制作、評審、傳輸、驗收到歸檔、備份等環(huán)節(jié)，都是需要電子和紙質(zhì)兩個版本同時存在并運轉(zhuǎn)。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件運行模式，雙軌運行增加了電子版本的辦理及管理的工作量。同時，也降低了工作效率[3]。

4) 紙質(zhì)資料保存要求高，不利于長期保存。作為紙質(zhì)檔案，其保存過程需要很苛刻的保存條件。我國歷史上很早就有檔案記錄，目前能保存的時間久的檔案材料均是非紙質(zhì)的，而紙質(zhì)檔案保存下來的也就一二百年，可見紙質(zhì)資料保存時間短的特性。其次，紙質(zhì)資料保存過程中對溫度、濕度要求也較高，常溫下保存時間短。此外，地質(zhì)資料中圖件在噴墨且無覆膜的情況下，保存周期與保存狀況也十分堪憂，需要定期進行更加復雜和昂貴的紙質(zhì)地質(zhì)資料修復工作。

5) 紙質(zhì)資料占用資源高。對于地質(zhì)資料館而言，兩套并存，無疑將大量增加了庫房占用量。而對紙質(zhì)資料庫房的投入，不僅僅是排架，防水、防潮、防火、防蟲等投入量也是巨大的。長此以往，隨著地質(zhì)資料匯交量逐年增長，排架和庫房均隨之增長，無疑會造成庫房使用的緊張，不僅增加地質(zhì)資料管理部門的經(jīng)濟負擔，也不利于地質(zhì)資料的長期可持續(xù)發(fā)展[4]。

3 國外“單軌制”研究進展

目前，國外“單軌制”理論研究和技術實踐均取得實質(zhì)性進展，具有代表性的是澳大利亞數(shù)字連續(xù)性政策和美國生命周期理論。

3.1 澳大利亞數(shù)字連續(xù)性政策

2011年7月，澳大利亞政府為提髙政府工作效率發(fā)布了《政府數(shù)字轉(zhuǎn)型政策》(The Government’s Digital Transition Policy)，旨在敦促澳大利亞政府機構(gòu)轉(zhuǎn)向以數(shù)字化形式進行文件管理，要求2015年后原生形態(tài)是電子形式的文件將只以電子形式移交至國家檔案館。這意味著政府機構(gòu)的絕大部分文件將以數(shù)字形式創(chuàng)建、保存和管理，不再形成新的紙質(zhì)文件，以實現(xiàn)澳大利亞政府機構(gòu)文檔管理的全面電子化[5-6]。

對于檔案與地質(zhì)資料管理的單軌制，其理論基礎就是數(shù)字連續(xù)體理論，其要點為信息要有價值；信息要以數(shù)字化形式保存；信息、系統(tǒng)及業(yè)務過程要能互操作。

澳大利亞第一個行動計劃出臺于2011年。2015年發(fā)布最新的《數(shù)字連續(xù)性2020》，它的頂層設計更加充分，且政策不斷更新，顯現(xiàn)了由信息管理轉(zhuǎn)向信息治理乃至政府治理的趨向，政策框架更加完善，增加原則與案例研究兩大維度。

目前，在澳大利亞聯(lián)邦檔案館的指導下，澳大利亞聯(lián)邦法院、澳大利亞地球科學公司、澳大利亞漁業(yè)管理局等多家政府機構(gòu)和公司基于數(shù)字連續(xù)體理論，實現(xiàn)了業(yè)務檔案全流程“單軌制”運轉(zhuǎn)。

3.2 美國生命周期理論

美國檔案領域更加遵循文件生命周期管理理論，與數(shù)字連續(xù)性背后的文件連續(xù)體理念有相異之處，沒有提出數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略與計劃。美國檔案領域更加強調(diào)前端控制與全程管理，在數(shù)字基礎設施、無紙辦公、數(shù)字保存、開發(fā)與利用等方面發(fā)布了一系列戰(zhàn)略、計劃與規(guī)范，旨在建立國家信息資源全流程創(chuàng)新生態(tài)系統(tǒng)?？偟膩碚f，美國相關政策覆蓋了從數(shù)字形成、流通、管理、保存到處置、開發(fā)及利用的全生命周期流程，其目標與數(shù)字連續(xù)性保障信息的長久可用是一致的[7]。

美國NASA在1998年為數(shù)字保存和長期利用開啟ERA項目的研究，美國國會圖書館在2000年啟動國家數(shù)字信息基礎設施和保存項目，旨在為未來保存數(shù)字內(nèi)容做好理論與技術基礎。2012年，美國總統(tǒng)奧巴馬簽署文件管理指令，要求聯(lián)邦政府在2019年12月31日之前實現(xiàn)無紙辦公，保證以電子形式管理所有永久保存的文件，本質(zhì)上就是數(shù)字連續(xù)性所要求的以數(shù)字形式形成、管理、保存與利用信息。

4 “雙軌制”模式向電子文件“單軌制”的轉(zhuǎn)變前景

從社會和技術發(fā)展的角度來看，地質(zhì)資料“雙軌制”模式向“單軌制”模式轉(zhuǎn)變是必然的。

1) 經(jīng)濟角度。紙質(zhì)地質(zhì)資料業(yè)務流轉(zhuǎn)過程復雜，期間需要多次、多份打印地質(zhì)資料，還需運輸、異地備份等大量費用支出。此外，紙質(zhì)地質(zhì)資料在利用、存儲、查詢、統(tǒng)計、服務等方面需要耗費大量人力、物力和財力，增加了工作強度和經(jīng)濟成本。

2) 技術發(fā)展角度。紙質(zhì)地質(zhì)資料是紙張、印章和簽字的結(jié)合，有極強的安全性和憑證性，這也是目前檔案“雙軌制”無法轉(zhuǎn)型成“單軌制”的重要原因之一。但隨著科學技術的發(fā)展，電子文件在可信倉儲、長期保存等技術方面有著突飛猛進的進展，這也為地質(zhì)資料“單軌制”鋪平了道路。隨著人工智能技術的發(fā)展，批量檢查和驗收電子資料的時代可期，這也將使地質(zhì)資料“單軌制”轉(zhuǎn)型成為必然。

3) 可持續(xù)發(fā)展角度。地質(zhì)資料“單軌制”讓地質(zhì)資料走上可持續(xù)發(fā)展的道路。目前，庫房緊張是各專業(yè)、各級檔案館均面臨的問題。絕大部分檔案館中資料均是永久保存的，這也導致了庫房只進不出。各個檔案館只能通過年年增加排架、租用庫房等形式來解決這一問題，但卻無法根治。地質(zhì)資料“單軌制”將有效解決資料庫房緊張這一問題，讓地質(zhì)資料發(fā)展走上可持續(xù)發(fā)展的道路。

4) 社會發(fā)展角度。時代在發(fā)展，社會在進步。人類歷史上記錄檔案的載體很多，從遠古結(jié)繩記事、甲骨、青銅器、簡牘、縑帛、紙張[8]，到當代的數(shù)字化記錄載體，檔案記錄載體隨著社會發(fā)展而改變。當今社會，是信息技術高速發(fā)展的時代，也是檔案載體改變的重要轉(zhuǎn)折點。

5 我國地質(zhì)資料實行“單軌制”面臨問題

5.1 完善的頂層設計和政策法規(guī)體系

無論是地質(zhì)資料還是檔案，想要推進“單軌制”，勢必先要學習澳大利亞國家檔案館，開展頂層設計的編寫。完成頂層設計后，相應的政策法規(guī)將是“單軌制”必不可少的支撐。澳大利亞構(gòu)建了完備的法規(guī)體系，包括法律法規(guī)、標準和指南等，用以推動數(shù)字轉(zhuǎn)型政策的實施。首先，法律法規(guī)對電子文件證據(jù)效力予以認可，對相關主體的權利、義務進行規(guī)范；其次，指南工具則為機構(gòu)科學地實施數(shù)字轉(zhuǎn)型提供策略；最后，標準體系為機構(gòu)具體操作提供基準，保證國家文件、檔案信息資源的一致性和互通性。在我國現(xiàn)階段的地質(zhì)資料管理體制中，全國地質(zhì)資料館有帶動省級館藏機構(gòu)業(yè)務工作的任務。省級館藏機構(gòu)業(yè)務工作水平參差不齊，需要完善的頂層設計和相應的政策法規(guī)做基礎，指導其向“單軌制”的業(yè)務轉(zhuǎn)型。

5.2 長期保存技術與可信數(shù)字倉儲

與紙質(zhì)資料一樣，電子資料也面臨著長期保存的問題。長期保存是電子文件進入檔案管理階段后的主要管理目的，對于地質(zhì)資料館藏機構(gòu)，保存電子文件信息的期限通常是永久保存，所以長期保存技術對地質(zhì)資料“單軌制”的實現(xiàn)起著至關重要的作用。地質(zhì)資料長期保存需要關注技術變化的影響，包括新介質(zhì)、載體及數(shù)據(jù)格式等。

可信數(shù)字倉儲(Trustworthy Digital Repository，簡稱TDR)是負責數(shù)字資源長期、可靠的管理和維護的機構(gòu)組織，它按照普遍接受的協(xié)議和標準設計完整的運行系統(tǒng)，制定切實可行的政策和實施方案，并且有持續(xù)的財政支持和規(guī)范的評價系統(tǒng)，能夠為資源提供者和用戶長期負責。數(shù)字檔案館本身是運用現(xiàn)代信息技術對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)，應當將其定位為適用于電子文件長期保存的可信數(shù)字倉儲，它既是實體概念，也是系統(tǒng)概念[9-10]。

地質(zhì)資料“單軌制”另一個技術難點是如何保證電子地質(zhì)資料的可信度，換而言之，要確保電子地質(zhì)資料在保存過程中未經(jīng)過修改，是可信賴的數(shù)字資源。數(shù)字信息的特性決定了其存在的短暫性，長期保存難度較大，傳統(tǒng)資源的保存方法難以應用于數(shù)字資源，并且隨著數(shù)字信息的指數(shù)級增長，沒有任何一個機構(gòu)能夠獨自承擔保存責任，需要眾多機構(gòu)、組織和個人共同參與。如何建立可靠安全的長期保存與可信數(shù)字倉儲制度，是地質(zhì)資料“單軌制”實現(xiàn)的重要技術保障。

6 結(jié) 語

綜上所述，我們可以看出，“單軌制”是地質(zhì)資料發(fā)展的方向，并已在世界上部分發(fā)達國家開展了相應的研究試點工作。我國檔案界在“單軌制”問題上起步較晚，缺少明確的“單軌制”的研究和規(guī)劃目標。相對于國外的檔案界，我們需要更加認真的學習其理念及技術，確保我國檔案界可以由“雙軌雙套制”向“單軌單套制”轉(zhuǎn)型，節(jié)約社會成本，提高檔案利用效率。如今是地質(zhì)資料發(fā)展的轉(zhuǎn)折時期，加強“單軌制”的研究及工作部署有益于地質(zhì)資料未來的發(fā)展。在社會高速發(fā)展的今天，檔案載體介質(zhì)的升級勢在必行，我們要與時俱進，不斷創(chuàng)新，不能局限在守舊的檔案保管思路中，爭取在“單軌制”方面政策、技術走在世界前列。