鄧敏婕

摘要：當(dāng)今企業(yè)普遍出現(xiàn)內(nèi)部使用多個系統(tǒng)的現(xiàn)象，部門與部門之間數(shù)據(jù)難以整合分析。近年來，企業(yè)都紛紛開始了解并使用供應(yīng)鏈系統(tǒng)，把企業(yè)內(nèi)多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)一由一個新系統(tǒng)覆蓋。通過存儲方式一致的系統(tǒng)，當(dāng)需要統(tǒng)計(jì)并分析數(shù)據(jù)的時候，提取數(shù)據(jù)工作的高效性、數(shù)據(jù)整合、連貫性和結(jié)果的可參考性能大大提高。文章基于用友NC系統(tǒng)上線及后續(xù)使用，提出財(cái)務(wù)核算的關(guān)鍵點(diǎn)及其優(yōu)化對策。

關(guān)鍵詞：供應(yīng)鏈系統(tǒng)；系統(tǒng)初始化；財(cái)務(wù)核算優(yōu)化；用友NC系統(tǒng)

一、引言

供應(yīng)鏈系統(tǒng)是指為終端客戶提供商品、服務(wù)或信息，從最初的材料供應(yīng)商一直到最終用戶的整條鏈上的企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程和關(guān)系的一種集成。供應(yīng)鏈?zhǔn)菄@核心企業(yè)，通過對信息流、物流、資金流的控制，把供應(yīng)商、制造商、分銷商、零售商直到最終用戶連成一個整體的功能網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)模式。供應(yīng)鏈的系統(tǒng)特征主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1.供應(yīng)鏈的整體功能；2.供應(yīng)鏈系統(tǒng)的目的性；3.供應(yīng)鏈合作伙伴間的密切關(guān)系；4.供應(yīng)鏈系統(tǒng)的環(huán)境適應(yīng)性；5.供應(yīng)鏈系統(tǒng)的層次性。

二、供應(yīng)鏈系統(tǒng)管理下財(cái)務(wù)核算的關(guān)鍵點(diǎn)

（一）賬齡表的拆分難度大

除零售業(yè)外，一般以賒銷形式經(jīng)營的企業(yè)，應(yīng)收模塊都會出現(xiàn)以下會計(jì)科目：1.“應(yīng)收賬款——應(yīng)收賬款”——代表貨物已出貨已開發(fā)票，在NC系統(tǒng)通過制作“銷售應(yīng)收單”來完成。2.“應(yīng)收賬款——暫估”——代表貨物已出貨未開發(fā)票，在NC系統(tǒng)通過制作“銷售暫估單”來完成。期初賬齡表的拆分正確與否十分重要，初始化考慮不夠周全很容易導(dǎo)致后期數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，因此如何正確拆分應(yīng)收賬款期初余額為賬齡表的初始數(shù)據(jù)顯得十分關(guān)鍵。其中應(yīng)關(guān)注以下幾點(diǎn)：1.應(yīng)收賬款余額拆分為賬齡表的規(guī)則。2.應(yīng)收賬款期初余額為負(fù)數(shù)的情況（已開票和未開票兩種）。3.產(chǎn)生客戶質(zhì)量投訴的系統(tǒng)操作（分為退貨和只扣款不退貨兩種情況）

（二） 客商結(jié)構(gòu)的混亂情況普遍

舊系統(tǒng)對客戶和供應(yīng)商的管理沒有形成企業(yè)層面一體化的管理，銷售部、采購部、財(cái)務(wù)部三個部門對客商管理方法各有不同，各自部門內(nèi)的獨(dú)立系統(tǒng)對客商進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，因此很容易出現(xiàn)管理混亂和部門之間無法對比分析的情況。在NC系統(tǒng)客商錄入時，需要解決以下幾個問題：1.確定客商唯一編碼，此編碼要求能避免重復(fù)錄入、更名等情況能正確識別。2.企業(yè)存續(xù)時間越長，客戶和供應(yīng)商的數(shù)量也隨之而增多，眾多客商中，很可能存在母子公司、總分公司、關(guān)聯(lián)公司的關(guān)系，如果客商管理不嚴(yán)，會容易在統(tǒng)計(jì)分析上造成混亂。例如：A客戶由于拖欠貨款時間過長已被企業(yè)列為客戶黑名單，但是該A客戶用其子公司或關(guān)聯(lián)公司B繼續(xù)與企業(yè)交易，若企業(yè)沒有及時發(fā)現(xiàn)，可能會引起新一輪壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

（三）生產(chǎn)企業(yè)成本核算復(fù)雜

生產(chǎn)企業(yè)從原材料的購進(jìn)開始，通過企業(yè)內(nèi)部加工形成產(chǎn)成品，這是一個很復(fù)雜而且需要精細(xì)化的運(yùn)算過程，當(dāng)中運(yùn)算規(guī)則的輕微改變也能形成產(chǎn)成品的成本發(fā)生重大差異。每個企業(yè)在成本核算的方法上選擇都不一樣，供應(yīng)鏈系統(tǒng)如何配合生產(chǎn)企業(yè)計(jì)算出準(zhǔn)確的產(chǎn)成品、半成品成本，為企業(yè)節(jié)省更多基礎(chǔ)核算的財(cái)力物力，并能為財(cái)務(wù)成本管理分析提供大量可參考性數(shù)據(jù)，已經(jīng)成為生產(chǎn)企業(yè)在選擇供應(yīng)鏈系統(tǒng)的關(guān)鍵模塊。

（四）企業(yè)各部門存貨分類難統(tǒng)一

企業(yè)在日常的內(nèi)部管理中普遍出現(xiàn)這種問題：原材料或者產(chǎn)成品的分類在采購部、銷售部、財(cái)務(wù)部等各個部門中分類都不一致，原因在于各部門對數(shù)據(jù)的使用、分析角度不一致，例如：采購部/倉庫對原材料按照體積大少、部件連貫性、采購牌子等方式進(jìn)行分類，但財(cái)務(wù)部則按照重點(diǎn)材料、次重點(diǎn)材料、一般材料分類。分類不同則無法整合分析各部門的數(shù)據(jù)，這為企業(yè)的全面管理帶來困難。

三、供應(yīng)鏈系統(tǒng)管理下財(cái)務(wù)核算的優(yōu)化策略

（一）準(zhǔn)確拆分賬齡分析表，優(yōu)化應(yīng)收管理

想做到NC系統(tǒng)賬齡表準(zhǔn)確無誤，初始錄入及日常數(shù)據(jù)操作都十分重要。要達(dá)到理想分析效果，首先應(yīng)該要了解NC系統(tǒng)應(yīng)收模塊方面的業(yè)務(wù)流程及取數(shù)規(guī)則，從銷售訂單確認(rèn)后的業(yè)務(wù)流程為：倉庫發(fā)貨（銷售暫估）——對賬開票——款項(xiàng)收回。

1. 應(yīng)收賬款賬齡表的拆分規(guī)則為：第一，已開發(fā)票：從最新的月份開始，若本月的開票數(shù)據(jù)大于余額，則應(yīng)收余額賬齡為最新的月份。若本月的開票數(shù)據(jù)小于余額，則本月的賬齡數(shù)據(jù)為開票數(shù)據(jù)，再對比上月開票數(shù)據(jù)與余額扣除本月開票數(shù)后的金額，大于的余額扣除本月開票數(shù)后的金額為上月賬齡數(shù)，小于即上月開票數(shù)為上月賬齡數(shù)，如此類推，直至扣完為止。第二，暫估數(shù)據(jù)：與已開發(fā)票一致，開票數(shù)據(jù)換成暫估數(shù)據(jù)。已開發(fā)票賬齡數(shù)據(jù)和暫估賬齡數(shù)據(jù)完成后組合起來才形成完整的應(yīng)收賬款賬齡表。

2. 賬齡表的組成中，有以下特點(diǎn)：第一：應(yīng)收賬款余額由兩部分組成，已開發(fā)票及暫估數(shù)據(jù)，所以賬齡表總表應(yīng)拆分成兩份，已開票賬齡和暫估數(shù)據(jù)賬齡。第二：賬齡表原則上不應(yīng)該出現(xiàn)負(fù)數(shù)余額，若出現(xiàn)負(fù)數(shù)余額，應(yīng)該區(qū)分負(fù)數(shù)的數(shù)據(jù)屬于已開票數(shù)據(jù)還是暫估數(shù)據(jù)，按照不同情況分為兩類解決辦法：（1）已開票數(shù)據(jù)和暫估數(shù)據(jù)均為負(fù)數(shù)、已開票數(shù)據(jù)和暫估數(shù)據(jù)其一為負(fù)數(shù)，另外一方為零，這些情況賬齡表上錄入都為最新一個月的賬齡。（2）已開票數(shù)據(jù)和暫估數(shù)據(jù)其一為負(fù)數(shù)，另外一方不為零，則兩者顯示的賬齡區(qū)間應(yīng)保持一致。

3. 在日常銷售中，出現(xiàn)客戶質(zhì)量投訴是很普遍的一種異常處理方式，一般分為退貨退款和不退貨只扣款兩種情況。在退貨退款的情況下，企業(yè)應(yīng)在實(shí)物退回時錄入負(fù)數(shù)的銷售暫估單，待與客戶確認(rèn)后開票扣款。在不退貨只扣款的情況下，由于沒有實(shí)物退回，因此在客戶確認(rèn)開票時直接增加扣款行加以表示即可。應(yīng)收模塊的核銷規(guī)則是：收款單只能核銷銷售應(yīng)收單（已開票數(shù)），不能核銷銷售暫估單（已發(fā)貨未開票數(shù)）。按照此規(guī)則，一切銷售收款單都是基于銷售應(yīng)收單，而不是銷售暫估單。企業(yè)在日常財(cái)務(wù)操作上應(yīng)多加注意。

（二）對客商的梳理有助降低交易風(fēng)險(xiǎn)

針對上述客戶和供應(yīng)商管理中的問題提相應(yīng)對策：1.為了避免人為問題，例如：客商名稱錄入不全、錯別字、重復(fù)錄入，客觀問題，例如：客商更改名稱等，企業(yè)在設(shè)定NC系統(tǒng)識別的項(xiàng)目應(yīng)該選擇客商的“納稅人編號”，因?yàn)闊o論人為問題還是客觀問題，所有企業(yè)的納稅人編號絕對唯一。因此只要使用“納稅人編號”作為識別客商是否重復(fù)的檢測規(guī)則，就能確定企業(yè)的客商管理唯一性。2.在NC系統(tǒng)的客商管理下設(shè)置關(guān)聯(lián)公司檔案，作為關(guān)聯(lián)企業(yè)相互影響，當(dāng)企業(yè)與客戶訂立新訂單的時候，如果該客戶存在關(guān)聯(lián)公司有嚴(yán)重逾期款項(xiàng)未歸還時，盡管該客戶并無信用不良記錄，NC系統(tǒng)也會跳出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，提醒企業(yè)在與該客戶交易時應(yīng)與其關(guān)聯(lián)公司的信用情況一起考慮。另外，客商的關(guān)聯(lián)設(shè)置并不影響日常的賬務(wù)處理，但是作為銷售部、財(cái)務(wù)部、采購部的客商管理分析報(bào)表時，關(guān)聯(lián)設(shè)置會把關(guān)聯(lián)公司作為一個整體企業(yè)來看待，對其銷售量、回款情況、采購量、信用記錄等進(jìn)行合并分析，更能準(zhǔn)確評價客戶和供應(yīng)商，在后續(xù)的交易中把握客商關(guān)鍵點(diǎn)，爭取處于最有利的談判位置。endprint

（三）成本核算應(yīng)按照企業(yè)自身特點(diǎn)量身定制

在企業(yè)的會計(jì)準(zhǔn)則中，可供選擇的成本核算方法有很多種，企業(yè)在選擇時，會遵循“取數(shù)容易”、“運(yùn)算簡便”、“能真實(shí)反應(yīng)產(chǎn)品的成本”這幾種原則。而在這些原則中，“能真實(shí)反應(yīng)產(chǎn)品的成本”這個是最重要的把握點(diǎn)，因此企業(yè)應(yīng)首先確定適合自身特點(diǎn)的成本核算方法，以產(chǎn)品成本差異較大的企業(yè)為例，這種企業(yè)應(yīng)該選擇標(biāo)準(zhǔn)成本法核算產(chǎn)品成本，首先應(yīng)確定成本的單位標(biāo)準(zhǔn)成本BOM（Bill of Materials），通過當(dāng)月產(chǎn)量與BOM的乘積得出該產(chǎn)品當(dāng)月的標(biāo)準(zhǔn)成本，全部成本的標(biāo)準(zhǔn)成本再與實(shí)際成本的之差為當(dāng)月?lián)p耗，再通過損耗率分?jǐn)傊粮鱾€產(chǎn)品中得出該產(chǎn)品當(dāng)月的實(shí)際成本。企業(yè)在NC系統(tǒng)中應(yīng)保證所有產(chǎn)品的BOM數(shù)據(jù)及損耗率錄入真實(shí)準(zhǔn)確，當(dāng)生產(chǎn)部門完成當(dāng)月原材料消耗數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)能通過設(shè)定好的標(biāo)準(zhǔn)成本法核算規(guī)則迅速計(jì)算出當(dāng)月各產(chǎn)品的實(shí)際成本。

（四）權(quán)衡各部門分析重點(diǎn)，合計(jì)制定存貨分類

供應(yīng)鏈系統(tǒng)是為了統(tǒng)一各部門數(shù)據(jù)口徑，所以在存貨分類的統(tǒng)一界定中，企業(yè)應(yīng)該加以重視。首先，對各部門進(jìn)行調(diào)查，了解部門存貨數(shù)據(jù)分析的側(cè)重點(diǎn)。然后，綜合各部門的分類特點(diǎn)總結(jié)出統(tǒng)一的分類方式。再從舊系統(tǒng)中對原來的存貨按照新的分類方式整合數(shù)據(jù)，為初始化數(shù)據(jù)后續(xù)核對做準(zhǔn)備。接著來關(guān)于NC系統(tǒng)中的存貨編碼設(shè)定，必需按照新確定的存貨分類方式設(shè)定編碼規(guī)則，讓使用者能很容易根據(jù)編碼分辨出存貨類別。最后就是按照新的分類及編碼逐個統(tǒng)計(jì)每一件存貨。這個初始化過程應(yīng)該是在整個NC系統(tǒng)上線的過程中耗費(fèi)時間最長、耗用人力物力最大的一個模塊，尤其是庫存量大而且分類十分復(fù)雜的企業(yè)。但這個模塊的初始化工作必須高度重視，因?yàn)槌跏蓟姆诸愒O(shè)計(jì)合適與否能直接影響日后管理分析的準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語

重視用友NC系統(tǒng)的初始化工作，對日后運(yùn)作的財(cái)務(wù)管理優(yōu)化工作也起促進(jìn)作用。用友NC系統(tǒng)的使用可以大幅度減少企業(yè)各部門人員的工作量， 員工可以用更少的時間完成日常核算工作， 將精力更多地投入到企業(yè)的分析與管理中。而且用友NC系統(tǒng)更好地對企業(yè)管理進(jìn)行集約化管理，財(cái)務(wù)管理是一個綜合部門， 需要與企業(yè)內(nèi)部各個部門打交道，用友NC的使用大大提高了交流效率。財(cái)務(wù)核算與管理過程的規(guī)范性與合規(guī)性得到提高， 降低了人為失誤的概率， 使會計(jì)政策執(zhí)行效果加強(qiáng)。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：珠海紅塔仁恒包裝股份有限公司）endprint