摘要：高校檔案是對(duì)學(xué)校教學(xué)和管理等工作流程的原始資料存檔。做好檔案管理，能為高校教學(xué)管理順利進(jìn)行提供依據(jù)和參照。這就要求我們我們一定要結(jié)合具體情況強(qiáng)化、完善和規(guī)范檔案管理。本文結(jié)合一線管理經(jīng)驗(yàn)，談一談如何切實(shí)做好高校檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；校園文化；管理體制；信息化

高校檔案指的是高等學(xué)校在招生、教學(xué)、科研、管理等過程中記錄的具有實(shí)用參考和保存價(jià)值的材料和歷史記錄。高校檔案能真實(shí)地記錄和反映高校在不同時(shí)期的工作情況，能為以后的工作提供參照依據(jù)，所以說，檔案管理規(guī)范化，有助于提升高校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量。隨著科技的發(fā)展，當(dāng)前的檔案除了書面文字，還包括電子影像等多種形式，所以我們?cè)诒４婧凸芾磉^程中都有新的要求和挑戰(zhàn)。鑒于此，我們就結(jié)合多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)談一談應(yīng)該怎樣強(qiáng)化和規(guī)范高校檔案管理。

一、 強(qiáng)化基礎(chǔ)管理工作

做好檔案管理工作首先就要保護(hù)檔案的安全，不受損失。很多人覺得這些東西也沒人故意破壞，往往麻痹大意，造成不必要的損失。就具體情況而言，現(xiàn)行的檔案一方面是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，需要防潮濕、生蟲、人為破損等損壞，另一方面就是電子數(shù)據(jù)檔案，諸如影像、視頻等需要防止病毒入侵。所以，檔案管理一定先從下面幾個(gè)角度來強(qiáng)化基本安全管理工作：

（一） 給予重視，責(zé)任到人

檔案這樣重要的原始資料需要具體事項(xiàng)由專人負(fù)責(zé)，只有這樣才能具有針對(duì)性，才能門清理凈，將差錯(cuò)降到最低。為了顯示重視程度，高校管理層應(yīng)該積極帶頭，成立檔案管理和監(jiān)督小組。比如，校長(zhǎng)帶頭為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)人參與的檔案管理工作小組。這樣讓各管理員工都感覺到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任感，有助于積極推進(jìn)高校檔案管理工作的開展。

（二） 基本安全，技術(shù)保障

為了保障檔案管理工作的安全和質(zhì)量，我們一方面要添置相關(guān)檔案管理設(shè)備，另一方面要對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行定期的、基本的安全技術(shù)防備培訓(xùn)。讓每位責(zé)任員工都有能力做好防盜、防潮、防火、防蟲、防霉以及電子檔病毒安全等相關(guān)保護(hù)措施，以確保管理的檔案資料安全、規(guī)范。

二、 加強(qiáng)檔案法制建設(shè)

檔案法是社會(huì)主義法制建設(shè)的組成部分，檔案管理離不開檔案法的規(guī)范和保護(hù)。所以，高校還要對(duì)全體師生宣傳檔案法制建設(shè)的重要性，讓大家知法、懂法，依照法律法規(guī)共同配合、監(jiān)督檔案管理工作。比如：有的師生在普法以前在很多細(xì)節(jié)上做得不到位，沒意識(shí)到問題的嚴(yán)重性，有不按照相關(guān)規(guī)定開放檔案的，也有得過且過管理不到位讓檔案受損的……。而通過檔案法教育，便于一線工作人員依法進(jìn)行針對(duì)性的科學(xué)管理。要想做好檔案法制建設(shè)，我們可以從兩個(gè)方面入手：

（一） 要進(jìn)行分級(jí)培訓(xùn)。對(duì)責(zé)任員工要深入培訓(xùn)，系統(tǒng)地引導(dǎo)大家對(duì)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《檔案管理?xiàng)l例》全面深入地了解，從而促進(jìn)各單位依法開展檔案工作。

（二） 持證上崗。按照相關(guān)法規(guī)，檔案管理人員要進(jìn)行系統(tǒng)的檔案法和管理技能考核，取得《法制培訓(xùn)合格證》后依法上崗。這樣才能保障一線員工的法律意識(shí)及管理技能，才能確保檔案有效、科學(xué)地管理。

三、 立卷歸檔的“三合一”制度

“立卷歸檔”是檔案管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一，為了規(guī)范歸檔工作，我們一般采用嚴(yán)格的“三合一”制度?！叭弦弧敝贫绕鋵?shí)就是立卷歸檔制度嚴(yán)格按照制訂分類方案、歸檔范圍、保管期限表開展。第一步，制訂分類方案。檔案分類才便于管理和檢索。常用的分類法大概有以下三種：①年度分類法；②學(xué)院分類法；③通訊者分類法（按發(fā)文存本和原稿按收文者）。第二步，確定歸檔范圍。為了避免因?yàn)闄n案內(nèi)容繁多造成混亂，我們要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的歸檔范圍限定。例如：對(duì)于教職工的檔案內(nèi)容就可以包括“勞動(dòng)合同管理，勞動(dòng)工資和社會(huì)保險(xiǎn)，職務(wù)任免，職稱評(píng)聘，職工教育與培訓(xùn)，醫(yī)療衛(wèi)生，后勤福利”等方面工作形成的文件材料。第三步，建立保管期限表，便于全面的、直觀的內(nèi)容管理。

需要注意的是，推行這些制度，我們要做好以下幾個(gè)原則：（1）堅(jiān)持“歷史真實(shí)”的原則。原始檔案資料必須合法、真實(shí)有效，這樣才能在以后的教學(xué)和管理工作中起到關(guān)鍵作用。例如：學(xué)校在歸檔前就要認(rèn)真地對(duì)學(xué)生檔案中的入學(xué)時(shí)間、身份證號(hào)、考試分?jǐn)?shù)及學(xué)歷等要認(rèn)真核對(duì)，并有義務(wù)讓當(dāng)事人確定無誤后再歸檔。（2）堅(jiān)持正確的檔案服務(wù)流程。具體如下：提交有效證件→審核檔案材料→與個(gè)人簽訂委托管理人事檔案合同。（3）做好調(diào)轉(zhuǎn)工作。實(shí)際工作中會(huì)存在人事檔案轉(zhuǎn)移情況，所以，檔案管理人員要注意做好提檔轉(zhuǎn)移手續(xù)，以備需要時(shí)查閱?！叭弦弧敝贫缺局鴩?yán)謹(jǐn)、科學(xué)的態(tài)度進(jìn)行歸檔管理，不但可以讓檔案管理規(guī)范化，還能有條不紊提升檔案工作的管理水平。

四、 檔案管理信息化

社會(huì)在發(fā)展，技術(shù)在進(jìn)步。隨著多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步深入發(fā)展，為檔案管理提供了信息化便捷管理的捷徑。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，一方面便于隨時(shí)聯(lián)網(wǎng)檢索，另一方面還可以有效避免紙質(zhì)文檔可能出現(xiàn)的潮濕、破損等不良現(xiàn)象。但是從紙質(zhì)檔案過渡到信息化，也不能一蹴而就。第一步，要完善基礎(chǔ)工作，可以保存紙質(zhì)檔案的掃描會(huì)影印件，這樣可以保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，如果能夠?qū)⒒A(chǔ)管理問題處理好就能夠保證數(shù)字化管理的穩(wěn)定性。例如：身份證等信息的錄入，如果保存帶有個(gè)人簽名的身份證復(fù)印件，其真實(shí)性就更容易核實(shí)。第二步，結(jié)合多媒體網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行信息專門化的管理。例如：深入開發(fā)檔案信息資源，在必要的檔案環(huán)節(jié)，可以保存音頻視頻資料，這樣的檔案真實(shí)性、說服性更強(qiáng)，易于提取和證實(shí)。第三步，數(shù)字化歸檔保持。數(shù)字化存檔工作要重點(diǎn)針對(duì)基本不會(huì)發(fā)生變化資料進(jìn)行存檔，將資料刻錄到光盤，光盤根目錄下放一個(gè)內(nèi)容說明文件，這樣就能夠便于查找和日常維護(hù)。需要注意的是，檔案信息化要注意病毒的入侵，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。

五、 總結(jié)

本文是我結(jié)合多年的管理經(jīng)驗(yàn)對(duì)高校檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)心得體會(huì)?？偟膩碚f，檔案是記錄高校原始資料的文檔，對(duì)以后的教學(xué)和管理有不可忽略的作用。所以檔案管理一定要引起重視，要能結(jié)合現(xiàn)行的法律法規(guī)來完善管理人員的素質(zhì)和技能，要能結(jié)合多媒體技術(shù)進(jìn)行科學(xué)化管理、保存和檢索，這樣才能確保檔案管理工作能夠?yàn)橐痪€教學(xué)和管理提供有效幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1] 鄧德成.論高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].卷宗，2016（5）.

[2] 曹玉蘭.論高校檔案數(shù)字化中的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)措施[J].檔案管理，2017（2）.

作者簡(jiǎn)介：張艷麗，青海省西寧市，青海省青海大學(xué)。endprint