李琳琳，劉佰卿

（山東日照煙草有限公司，山東 日照 276800）

1 引言

當(dāng)前，煙草行業(yè)正處在轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要節(jié)點(diǎn)，財(cái)務(wù)內(nèi)控體系建設(shè)顯得尤為重要。在行業(yè)近年的財(cái)務(wù)審計(jì)工作會(huì)議上，將財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控和規(guī)范建設(shè)放在了重要突出的位置，扎實(shí)深入開展財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)，對(duì)于促進(jìn)煙草商業(yè)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

2 PDCA閉環(huán)型管理方法概述

PDCA是管理學(xué)中的一個(gè)通用模型，是實(shí)現(xiàn)全面精益管理、促進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的重要理論方法。該方法將管理的全過程劃分為計(jì)劃、執(zhí)行、檢查改進(jìn)四個(gè)過程，這四個(gè)過程循環(huán)往復(fù)運(yùn)行，形成閉環(huán)式運(yùn)行模式[1]。計(jì)劃，主要是分析現(xiàn)狀，找出存在的問題，在分析原因基礎(chǔ)上制定管理目標(biāo)和措施；執(zhí)行，根據(jù)已制定的管理目標(biāo)和措施進(jìn)行實(shí)施；檢查，主要是檢查執(zhí)行結(jié)果，明確效果，找出存在的問題；調(diào)整，對(duì)成功的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行肯定，并予以標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)存在的不足進(jìn)行總結(jié)，沒有解決的問題提交下一個(gè)PDCA循環(huán)解決，促進(jìn)管理水平不斷提升。

3 企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系存在的問題

近年來，煙草行業(yè)牢牢把握嚴(yán)格規(guī)范生命線，持續(xù)優(yōu)化財(cái)務(wù)內(nèi)控體系，嚴(yán)控財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)規(guī)范管理水平不斷提升[2]。但在實(shí)際管理過程中，仍有一些不足，主要表現(xiàn)在：

3.1 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)有待提高

生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，存在重經(jīng)營(yíng)輕管理的現(xiàn)象，更關(guān)注生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益和效率，而對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控和規(guī)范管理重要性認(rèn)識(shí)不足，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)相對(duì)薄弱。

3.2 內(nèi)控制度不夠健全

財(cái)務(wù)內(nèi)控制度是確保內(nèi)控工作落實(shí)執(zhí)行的前提和基礎(chǔ)。而一些單位對(duì)國(guó)家和行業(yè)制度規(guī)定僅停留于文件的轉(zhuǎn)發(fā)，未能結(jié)合本單位實(shí)際制定貫徹實(shí)施辦法、具體操作規(guī)范，制度規(guī)定未能有效落地，或者制度未能及時(shí)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)規(guī)定進(jìn)行修訂，制度建設(shè)存在滯后性。

3.3 預(yù)算管理缺乏前瞻性

部分業(yè)務(wù)部門和基層單位對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)工作開展缺乏前瞻性和計(jì)劃性，被動(dòng)開展工作多，主動(dòng)開展工作少，存在為預(yù)算而預(yù)算的現(xiàn)象，管理相對(duì)簡(jiǎn)單粗放。

3.4 監(jiān)管部門協(xié)作不夠到位

提升內(nèi)控管理水平需要職能部門的共同努力，僅憑財(cái)務(wù)或者某一個(gè)部門難以實(shí)現(xiàn)。而實(shí)際工作中，存在部門之間溝通協(xié)作不順暢，難以形成共同行動(dòng)目標(biāo)和監(jiān)管合力。

4 PDCA閉環(huán)型財(cái)務(wù)內(nèi)控體系構(gòu)建

PDCA閉環(huán)型財(cái)務(wù)內(nèi)控體系構(gòu)建可以分為計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、改進(jìn)四個(gè)部分。

4.1 計(jì)劃-實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算

企業(yè)應(yīng)根據(jù)發(fā)展規(guī)劃實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算管理。在財(cái)務(wù)預(yù)算管理中，應(yīng)充分貫徹“審慎理財(cái)、適度從緊”的原則，抓好成本費(fèi)用支出的源頭控制：一是開展預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)與成本費(fèi)用歸口管理部門深入對(duì)接，在熟悉了解費(fèi)用管理特點(diǎn)基礎(chǔ)上，制定費(fèi)用管理標(biāo)準(zhǔn)。比如，對(duì)業(yè)務(wù)接待費(fèi)、差旅費(fèi)等與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)密切相關(guān)的費(fèi)用，可采取與業(yè)務(wù)量掛鉤方式下達(dá)，不人為設(shè)置基數(shù)，體現(xiàn)業(yè)績(jī)導(dǎo)向原則；對(duì)車輛燃油費(fèi)，應(yīng)根據(jù)不同車輛車型核定車輛百公里油耗值，根據(jù)車輛年均行駛里程和燃油單價(jià)，測(cè)算燃油費(fèi)用；對(duì)辦公費(fèi)用，可參考業(yè)務(wù)量情況，按照辦公耗材、辦公用品等明細(xì)項(xiàng)目進(jìn)行分解，剔除不合理項(xiàng)目，測(cè)算單位日常辦公費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)，從源頭上抓好成本費(fèi)用控制。二是要求預(yù)算執(zhí)行單位將預(yù)算按月分解，并與資金管理相掛鉤，對(duì)無預(yù)算或超預(yù)算項(xiàng)目不予撥付資金，形成預(yù)算與資金管理合力。三是制定預(yù)算管理考核辦法，對(duì)預(yù)算執(zhí)行單位提報(bào)的預(yù)算編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)有誤，改變費(fèi)用項(xiàng)目申請(qǐng)資金，成本費(fèi)用超預(yù)算支出等情形嚴(yán)格考核兌現(xiàn)，維護(hù)預(yù)算管理的嚴(yán)肅性，提升預(yù)算管理成效。

4.2 執(zhí)行-實(shí)施內(nèi)控體系優(yōu)化

4.2.1 優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程

對(duì)所有收支項(xiàng)目進(jìn)行歸類，應(yīng)對(duì)所需報(bào)賬資料全面梳理，規(guī)范事前審批、報(bào)賬管理、資料審核、資金結(jié)算各個(gè)方面，從根本上解決該不該開支、怎樣開支的問題。對(duì)屬于“計(jì)劃管理”的事項(xiàng)，包括投資計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、會(huì)議計(jì)劃、職工培訓(xùn)計(jì)劃、科技項(xiàng)目計(jì)劃、煙葉生產(chǎn)投入計(jì)劃等，需經(jīng)本單位預(yù)算管理委員會(huì)研究并報(bào)上級(jí)批復(fù)后組織實(shí)施。屬于“重要事項(xiàng)”管理的，比如資產(chǎn)處置、基本建設(shè)、土地性質(zhì)變更、對(duì)外捐贈(zèng)、經(jīng)濟(jì)糾紛賠償及大額開支項(xiàng)目等，實(shí)施前還需辦公會(huì)議研究同意方可辦理；不屬于大額開支、重要事項(xiàng)管理的項(xiàng)目，可實(shí)施簡(jiǎn)易審批辦理，提升工作效率。

4.2.2 強(qiáng)化部門協(xié)作

應(yīng)突出事前審批作用，年初，開支需求部門應(yīng)向采購(gòu)管理部門提報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，并向預(yù)算管理部門提報(bào)年度預(yù)算，經(jīng)歸口部門牽頭充分論證實(shí)施必要性的基礎(chǔ)上，納入年度采購(gòu)計(jì)劃和年度預(yù)算。在年度預(yù)算范圍內(nèi)，項(xiàng)目實(shí)施前，報(bào)銷時(shí)需由歸口管理部門審核實(shí)施金額和標(biāo)準(zhǔn)，由財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單據(jù)合規(guī)性進(jìn)行審核，再根據(jù)審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)銷。

4.2.3 深化財(cái)務(wù)崗位控制

應(yīng)嚴(yán)格貫徹《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》及行業(yè)相關(guān)會(huì)計(jì)制度，合理設(shè)置會(huì)計(jì)工作崗位。會(huì)計(jì)工作崗位的人員要符合內(nèi)部控制的要求，確保不相容崗位相互分離，包括貨幣資金的支付與審批；會(huì)計(jì)憑證信息的錄入與審核；實(shí)物的保管與盤點(diǎn)清查；貨幣資金及有價(jià)證券的收付與憑證審核、會(huì)計(jì)檔案保管；貨幣資金及有價(jià)證券的收付與收入、成本費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)的核算及管理；銀行存款余額調(diào)節(jié)表的編制與審核；信息系統(tǒng)的授權(quán)與業(yè)務(wù)操作等。

4.3 檢查-形成痕跡化記錄

4.3.1 建立內(nèi)部審核痕跡化記錄

可以在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部從財(cái)務(wù)稽核-負(fù)責(zé)人審核-資金支付-核算處理-復(fù)審5個(gè)節(jié)點(diǎn)層層把關(guān)，通過各環(huán)節(jié)《審核記錄本》等形式登記審核中發(fā)現(xiàn)的問題。對(duì)各環(huán)節(jié)報(bào)賬資料發(fā)現(xiàn)的問題，主管會(huì)計(jì)登記，部門負(fù)責(zé)人審核后由責(zé)任部門認(rèn)可并整改，將審核記錄情況納入績(jī)效考核，確保報(bào)賬資料的完整。審核過程中，可以對(duì)審核存在問題進(jìn)行梳理，對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并找出原因，確保不出現(xiàn)類似問題。

4.3.2 建立重點(diǎn)費(fèi)用執(zhí)行痕跡化記錄

應(yīng)建立車輛運(yùn)行、房屋設(shè)備維修等管理臺(tái)賬，詳細(xì)登記費(fèi)用支出時(shí)間，支出項(xiàng)目，維修部位等內(nèi)容，有條件的可以同時(shí)附有維修前后圖片對(duì)比，根據(jù)費(fèi)用發(fā)生情況定期進(jìn)行分析，查擺財(cái)務(wù)內(nèi)控和費(fèi)用管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)，找出問題原因。

4.4 改進(jìn)-形成內(nèi)控體系動(dòng)態(tài)管理機(jī)制

對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，將好經(jīng)驗(yàn)予以標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)效果不理想的進(jìn)行總結(jié)，并提出改進(jìn)意見。如因預(yù)算目標(biāo)不合理，應(yīng)研究探討修訂預(yù)算目標(biāo)；如因財(cái)務(wù)內(nèi)控制度不完善或未及時(shí)修訂，影響內(nèi)控效果，則研究及時(shí)完善內(nèi)控制度，以適應(yīng)當(dāng)前管理需要。若因臺(tái)賬記錄不完善，影響預(yù)算編制準(zhǔn)確性，可以將臺(tái)賬記錄登記情況納入考核，以考核督促健全各類管理臺(tái)賬。若因人員素質(zhì)影響內(nèi)控執(zhí)行效果，應(yīng)制定培訓(xùn)方案，征集培訓(xùn)需求，開展針對(duì)性培訓(xùn)，提高隊(duì)伍綜合素質(zhì)。

在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足的過程中，應(yīng)充分調(diào)動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、職工代表參與積極性，集思廣益，形成完善建議，并明確下一年度要解決的主要問題，形成閉環(huán)式財(cái)務(wù)內(nèi)控管理模式。

5 結(jié)論

總而言之，PDCA體系是一種科學(xué)有效的財(cái)務(wù)管理方式，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)而言，將其引入到企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系建設(shè)中，可促使財(cái)務(wù)內(nèi)控體系不斷完善。企業(yè)應(yīng)從P（計(jì)劃）、D（執(zhí)行）、C（檢查）、A（改進(jìn)）四個(gè)過程出發(fā)構(gòu)建完善的閉環(huán)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系，及時(shí)消除財(cái)務(wù)內(nèi)控不足，提升財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)水平，以規(guī)范助力企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。