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勞動人事爭議中的檔案管理工作

2018-02-07 16:26:15王冬麗
卷宗 2018年1期
關(guān)鍵詞:檔案管理

王冬麗

摘 要:伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展,我們面臨的勞動人事爭議調(diào)解工作越來越多,在社會發(fā)展的新形勢下,勞動人事爭議調(diào)解的檔案管理工作也變得越來越重要。在勞動人事檔案管理中,我們要建立爭議調(diào)解的一事一檔檔案;同時(shí),又要有序的、完整的收集好這些檔案材料,并且還要注意檔案的整理方法;并且,勞動人事爭議還要建立專門的檔案室,配備專職的檔案員,這樣,我們才能更好的管理好勞動人事爭議的檔案材料。

關(guān)鍵詞:勞動人事爭議;檔案管理;一事一檔

檔案是黨和國家的寶貴的歷史文化財(cái)富,是新形勢下深化改革開放過程中必不可少的部分,在國家的政治、經(jīng)濟(jì)、社會、文化、軍事等領(lǐng)域起著非常重要的作用。檔案的管理工作在整個檔案工作中是重中之重。隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展,在實(shí)際生活中,出現(xiàn)的勞動人事爭議也越來越多,因此,勞動人事爭議的檔案管理工作提上了時(shí)代發(fā)展的議事日程。

人力資源和社會保障局在改革開放不斷深化的過程中,進(jìn)行了大量的人事爭議調(diào)解工作。在調(diào)解的過程中,形成了大量具有保存價(jià)值的文書檔案材料,這些檔案材料如果能夠加以收集整理,歸入到檔案室里,將會為以后的人事爭議調(diào)解工作帶來可資借鑒的參考。所以,改革目前勞動人事爭議中的檔案管理工作,健全人力資源和社會保障局的文書檔案管理體制,可以使檔案管理工作更好地為勞動人事爭議調(diào)解服務(wù),同時(shí)也把一些在現(xiàn)實(shí)生活中產(chǎn)生的勞動者和雇傭者之間的矛盾提前消滅在萌芽狀態(tài)?,F(xiàn)在本人就勞動人事爭議中的檔案管理工作談一些膚淺的認(rèn)識。

1 建立一事一檔檔案,為以后調(diào)解勞動人事爭議提供成功的范例

在每次勞動人事爭議調(diào)解后,都要把調(diào)解后的詳細(xì)資料加以整理,以更有利于建立一事一檔檔案。1. 對于服從調(diào)解的,我們在調(diào)解過程中,要如何進(jìn)行調(diào)解,才能使調(diào)解的雙方更滿意的接受我們提出的方案。2. 對于調(diào)解成功的案例,我們調(diào)解成功的原因和處理方法是什么,哪些方面做得比較好,哪些方面做得還不夠,都要加以詳細(xì)記錄,并總結(jié)成為人事調(diào)解的一部分檔案。比如:沈丘縣東城辦事處某建筑工地老板,于2016年5月以來連續(xù)拖欠農(nóng)民工工資長達(dá)7個月之久,經(jīng)過調(diào)解后,老板仍不支付農(nóng)民工工資,因此人社部門被迫采取強(qiáng)制措施,強(qiáng)制該老板所負(fù)責(zé)的工地停工,最終老板于停工后的第三天當(dāng)場支付所欠工人工資,使大約三十多名農(nóng)民工于2016年農(nóng)歷春節(jié)前順利拿到了自己應(yīng)得的工資,很多農(nóng)民工高興的歡呼雀躍。事后大家開會研討,調(diào)解成功的結(jié)果是經(jīng)過人社部門幾位同志的努力,并最終與勞動執(zhí)法大隊(duì)、工程承包方等幾個相關(guān)職能部門聯(lián)合行動,迫使工頭還清了拖欠的農(nóng)民工工資。其實(shí),應(yīng)該還有更好的解決辦法,那就是:繼續(xù)努力做工地老板的思想工作,動之以情,曉之以理,讓他與農(nóng)民工多多換位思考,設(shè)身處地為勞動者多想一想,可能不用停工,工頭就會支付拖欠工地工人的工資,這樣結(jié)果可能會更好。3. 對于不服從調(diào)解,申請人民法院判決的,原因可能是:我們在調(diào)解過程中做得不夠好,還是勞動人事部門無權(quán)裁決。

2 文件資料的收集要力求有序,以便日后查找更加方便

把一事一檔文件資料按照規(guī)定進(jìn)行分類管理??梢园凑照{(diào)解日期、區(qū)域或字母表順序等把檔案材料進(jìn)行分類管理;同時(shí),配備專職的檔案管理員,規(guī)定各職能部門用完文件后要交還檔案管理員;檔案管理員要建立檔案管理日志,日志上要記載何時(shí),何單位,借閱何種文件,何時(shí)歸還,檔案員要定期檢查;首先,檢查檔案管理日志上是否有尚未歸還的檔案,借閱的檔案是否已經(jīng)到期;其次,檢查已歸還的檔案資料是否放回檔案室原位置或原分類的地方統(tǒng)一管理保存;第三,檢查是否有不屬于本類別的檔案,如:把規(guī)范性文件放置到一事一檔檔案柜中。

3 收集的檔案資料一定要完整

完整講的是收集的各種資料要完整,這些資料最終形成檔案材料,其中包括《勞動(人事)爭議調(diào)解申請登記表》、《勞動(人事)爭議調(diào)解申請書》、《勞動(人事)爭議調(diào)解委員會立案審批表》、《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會受理案件通知書》或《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會不予受理案件通知書》、《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會受理案件通知書(存根)》或《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會不予受理案件通知書(存根)》、《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會參加案件調(diào)解通知書》、《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會參加案件調(diào)解通知書(存根)》、《授權(quán)委托書》、《法定代表人(或主要負(fù)責(zé)人)身份證明書》、《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會調(diào)查筆錄》、《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會討論案件筆錄》、《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會調(diào)解協(xié)議書》、《調(diào)解協(xié)議置換申請書》、《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會結(jié)束調(diào)解決定書》、《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會調(diào)解意見書》、《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會送達(dá)回證》、《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會結(jié)案審批表》以上表格或資料應(yīng)在形成原件時(shí),立即進(jìn)行復(fù)印,要盡量收集原件,確實(shí)無法找到原件的或不能收集原件的,要收集復(fù)印件,再附上在調(diào)解過程中的詳細(xì)過程等,最后匯編成《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會案卷》。并且在調(diào)解過程中,把一些重要的部分進(jìn)行錄像,形成聲像檔案、電子數(shù)據(jù)等各種形式的特殊載體的檔案材料,刻錄成光碟,一并歸入檔案袋。

4 勞動人事爭議檔案的整理方法

可以采用以下兩種方法對勞動人事爭議調(diào)解的檔案進(jìn)行整理:一種是采用軟卷皮裝訂,一檔案盒為保管單位,一般采用一盒一卷的方法進(jìn)行保存;另一種是以檔案袋為保管單位,把各種文件散裝在檔案袋內(nèi)。這兩種整理方法都要有案卷封面,案卷內(nèi)要有文件目錄, 備考表等。文件目錄上注明《××勞動(人事)爭議調(diào)解委員會案卷目錄》,這樣更有利于快速查找相關(guān)案卷。卷內(nèi)文件排列可以采用按照卷內(nèi)文件產(chǎn)生時(shí)間的先后順序排列。頁碼的編寫可以采用在有效文字頁面正面的右上角,反面的左上角,一般要用黑色水筆書寫或用黑色碳素筆書寫。按照案卷整理時(shí),要去掉文件上的訂書針、回形針等金屬物,同時(shí),采用“三孔一線”的裝訂方式在案卷的左側(cè)裝訂。最后,把刻有聲像,電子數(shù)據(jù)的光盤等電子檔案附在案卷的后面。

5 勞動人事爭議調(diào)解檔案要建立自己專門的檔案室,配備專職的檔案管理員來管理

由于人力資源和社會保障局有人事部門來管理人事檔案,所以,勞動人事爭議調(diào)解檔案要建立自己的檔案室,不能與人事部門、政策法規(guī)、科研材料檔案相混淆。

有些人力資源和社會保障部門由一部分人兼職勞動人事爭議調(diào)解的檔案管理工作,這回帶來很多弊端。因?yàn)榇蠖鄶?shù)兼職檔案管理員流動性比較大,文化程度也各不相同,工作的性質(zhì)也會有所不同,在加上勞動人事爭議調(diào)解方面的專業(yè)知識又不太全面,所以哪些文件應(yīng)該歸入勞動人事爭議調(diào)解檔案,哪些文件不該歸入勞動人事爭議調(diào)解檔案,從而造成一定程度的概念模糊,使得許多具有保存價(jià)值的勞動人事爭議調(diào)解方面的文件不能如期、完整、系統(tǒng)地歸到勞動人事爭議調(diào)解檔案室,這樣會給以后的檔案管理和查詢工作帶來許多不必要的麻煩,因此,勞動人事爭議調(diào)解檔案室要配備專職的檔案管理員來管理。

總之,隨著社會的發(fā)展,時(shí)代的進(jìn)步,勞動人事部門面臨的勞動人事爭議調(diào)解工作會越來越多,而與之相適應(yīng)的勞動人事爭議調(diào)解的檔案管理工作也會越來越繁重。我們也要用發(fā)展的觀點(diǎn)來看待這一新生事物,以自己的滿腔的熱情努力做好人事爭議調(diào)解的檔案管理工作。面對新的形勢,我們一定能夠從容面對各種挑戰(zhàn),并采取切實(shí)可行的辦法來合理的處理各種矛盾,以實(shí)際行動來有效的消除各種隱患,在新時(shí)期的勞動人事爭議調(diào)解中的檔案管理工作中做出自身應(yīng)有的貢獻(xiàn),并發(fā)揮出越來越重要的作用。endprint

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