部傲春

摘 要：電子商務(wù)是一種現(xiàn)代化的商業(yè)運(yùn)營(yíng)模式，借助電子手段來(lái)完成商業(yè)貿(mào)易活動(dòng)，極大程度上提高了商貿(mào)活動(dòng)的信息化和智能化水平，同時(shí)也為電子商務(wù)檔案管理工作提出了更高的要求。電子商務(wù)檔案信息形成與電子商務(wù)實(shí)踐活動(dòng)當(dāng)中，記錄了經(jīng)濟(jì)主體活動(dòng)當(dāng)中的原始數(shù)據(jù)信息，已經(jīng)突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，借助電子檔案這一現(xiàn)代化媒介進(jìn)行檔案管理，極大程度上提高了檔案管理的難度。本文將就電子商務(wù)檔案管理特征和管理實(shí)踐方法進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：電子商務(wù)；檔案管理；實(shí)踐方法

在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的社會(huì)背景下，我們已經(jīng)進(jìn)入到了信息時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下電子商務(wù)成為商貿(mào)活動(dòng)的重要手段，在商業(yè)貿(mào)易活動(dòng)當(dāng)中也在進(jìn)一步拓展和廣泛應(yīng)用。在電子商務(wù)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生了大量的經(jīng)濟(jì)主體活動(dòng)信息，也進(jìn)一步促進(jìn)了電子商務(wù)檔案的形成，為檔案管理提出了更高要求與標(biāo)準(zhǔn)，有效推進(jìn)電子商務(wù)檔案的智能化管理成為必然發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)電子商務(wù)檔案管理特征的分析，并立足檔案管理實(shí)際提出優(yōu)化電子商務(wù)檔案管理的方法。

1 電子商務(wù)檔案特征

1.1 信息自動(dòng)生成

電子商務(wù)檔案當(dāng)中記錄的是借助電子商務(wù)平臺(tái)產(chǎn)生交易雙方在互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息與數(shù)據(jù)記錄，這些檔案信息資料都是在互聯(lián)網(wǎng)支持之下自動(dòng)形成的，不具備人工識(shí)別和記錄的特征也不涉及人工操作。從電子商務(wù)交易活動(dòng)的開(kāi)始一直到結(jié)束，都是在虛擬網(wǎng)絡(luò)條件之下完成的，各個(gè)過(guò)程都被記錄在互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，最終形成電子商務(wù)檔案，并提出檔案管理的要求，所以信息自動(dòng)生成是電子商務(wù)檔案突出的特征，使得電子商務(wù)檔案管理具備了特殊性。

1.2 信息存儲(chǔ)龐大

電子商務(wù)檔案的存儲(chǔ)方式是以電子檔案的形式存在，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方法千差萬(wàn)別，不再單一的記錄交易活動(dòng)的文字信息，也不是單一的用文字方式記錄下來(lái)，而是運(yùn)用多樣化的信息呈現(xiàn)方式，如文字、視頻、圖片等將全部媒介信息記錄在案，信息的完整度很高，信息內(nèi)容更是十分豐富。而且全部電子商務(wù)檔案信息資料會(huì)伴隨企業(yè)壯大和發(fā)展實(shí)現(xiàn)種類(lèi)以及數(shù)量上的增長(zhǎng)，受此影響電子商務(wù)檔案的信息存儲(chǔ)具有龐大性的顯著特征。

1.3 信息載體相關(guān)

在存儲(chǔ)電子商務(wù)檔案時(shí)，必須要借助一定的存儲(chǔ)介質(zhì)，這一介質(zhì)已經(jīng)和紙質(zhì)存儲(chǔ)產(chǎn)生了明顯的差別，突出的差異是無(wú)法直觀(guān)識(shí)別，同時(shí)也不可以人為的對(duì)其進(jìn)行操作和修改。它是網(wǎng)絡(luò)化信息具有虛擬性的特征，只可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)采集到分析的一系列操作，由此可見(jiàn)，電子商務(wù)檔案的一個(gè)重要特征就是信息及其載體存在明顯相關(guān)性。

1.4 檔案內(nèi)容復(fù)雜

電子商務(wù)構(gòu)成本質(zhì)實(shí)際上是系列性的字符串，電子商務(wù)當(dāng)中涉及到的商貿(mào)往來(lái)信息是十分重要的，同時(shí)也存在著巨大的安全風(fēng)險(xiǎn)，這就需要對(duì)電子商務(wù)檔案進(jìn)行加密管理，恰當(dāng)運(yùn)用加密技術(shù)保障檔案管理的安全性。尤其是機(jī)密性高的檔案，更是要提高加密程度，做到電子商務(wù)檔案信息的絕對(duì)保密，所以檔案的復(fù)雜性特征明顯。伴隨著信息時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)對(duì)于電子商務(wù)檔案的重視程度逐步增加，也在檔案管理方面進(jìn)一步加強(qiáng)保密力度，進(jìn)一步增大了電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性特征。

2 電子商務(wù)檔案管理的實(shí)踐方法

2.1 提高電子商務(wù)檔案管理意識(shí)

電子商務(wù)檔案涉及到的是企業(yè)與消費(fèi)者在電子商務(wù)平臺(tái)當(dāng)中進(jìn)行商貿(mào)往來(lái)的重要數(shù)據(jù)與信息，這些信息對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)都是極其重要和寶貴的財(cái)富，所以必須要做好電子商務(wù)檔案的科學(xué)管理工作，提高檔案管理的有效性。增強(qiáng)電子商務(wù)檔案管理意識(shí)是優(yōu)化檔案管理的基礎(chǔ)和前提條件，所以檔案管理優(yōu)化的開(kāi)始是管理意識(shí)的提升。第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要深化對(duì)電子商務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到電子商務(wù)檔案管理以及檔案利用的價(jià)值，真正將檔案作為企業(yè)資產(chǎn)以及財(cái)富，將其作為企業(yè)戰(zhàn)略化發(fā)展和可持續(xù)進(jìn)步的支持力量，并將思想認(rèn)識(shí)和檔案管理的重視轉(zhuǎn)化成為實(shí)際行動(dòng)，在電子商務(wù)檔案管理方面加大支持和管理力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)以及解決檔案管理當(dāng)中的突出問(wèn)題，奠定檔案創(chuàng)新管理的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第二，引導(dǎo)企業(yè)員工樹(shù)立良好的檔案管理意識(shí)，并號(hào)召?gòu)V大員工在日常工作實(shí)踐當(dāng)中做好檔案的保護(hù)和管理，保護(hù)好企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，避免侵害客戶(hù)以及企業(yè)的切實(shí)利益，做好電子商務(wù)檔案的主動(dòng)管理。

2.2 完善電子商務(wù)檔案管理制度

電子商務(wù)檔案管理是企業(yè)管理環(huán)節(jié)的重要組成部分，是企業(yè)管理體系完善健全的重要出發(fā)點(diǎn)和突破口，而且在企業(yè)的各項(xiàng)管理工作當(dāng)中，電子商務(wù)檔案管理是關(guān)系企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵性因素。電子商務(wù)檔案是否完整會(huì)直接影響到檔案能否得到有效保護(hù)。企業(yè)必須要做好全方位的電子商務(wù)檔案管理工作，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，并配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)電子商務(wù)檔案信息進(jìn)行收集、歸納整理和分析，并根據(jù)企業(yè)檔案管理的實(shí)際要求構(gòu)建與企業(yè)發(fā)展實(shí)際將符合的檔案管理制度，推動(dòng)電子商務(wù)檔案管理的制度化和規(guī)范化發(fā)展。在健全檔案管理制度的過(guò)程中，需要具體化的對(duì)電子商務(wù)檔案的各個(gè)工作流程給出明確要求以及規(guī)定，并且明確相關(guān)部門(mén)的權(quán)限與職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到人，規(guī)范有關(guān)人員的檔案管理行為，使得檔案管理實(shí)踐活動(dòng)有法可依，有案可查，向科學(xué)化的檔案管理邁進(jìn)。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

電子商務(wù)檔案管理人員承擔(dān)著電子商務(wù)檔案管理的主要責(zé)任，而這些檔案信息關(guān)系到企業(yè)的生存發(fā)展，是企業(yè)重要機(jī)密與財(cái)富，這就要求檔案管理人員具備良好的管理素質(zhì)，擁有極高的科學(xué)文化水平和組織協(xié)調(diào)素質(zhì)，同時(shí)還需要對(duì)檔案管理、企業(yè)經(jīng)營(yíng)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等有深刻的研究和極高的造詣，用極高的綜合素質(zhì)服務(wù)與電子商務(wù)檔案的科學(xué)管理。為了滿(mǎn)足企業(yè)檔案管理的需求，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，有效適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求。在教育培訓(xùn)當(dāng)中要將專(zhuān)業(yè)素質(zhì)教育和職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)結(jié)合起來(lái)，提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和愛(ài)崗敬業(yè)觀(guān)念，同時(shí)要為檔案管理人員提供對(duì)外交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)與平臺(tái)，打造一支綜合素質(zhì)過(guò)硬的電子商務(wù)檔案管理人才隊(duì)伍，更好的服務(wù)企業(yè)檔案管理，保障檔案的合理管理與利用。需要注意的是，在人才選拔和任用當(dāng)中要用開(kāi)放性的理念拓寬人才培養(yǎng)與引進(jìn)的渠道，保障檔案管理工作具備良好的人力資源優(yōu)勢(shì)。

2.4 健全電子商務(wù)檔案監(jiān)管體系

電子商務(wù)存在著極大的時(shí)空距離，而且電子商務(wù)檔案信息具備復(fù)雜性、虛擬性和龐大性等突出特征，使得電子商務(wù)的檔案管理的特殊性更加的明顯，容易出現(xiàn)不同形式的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，從而對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)帶來(lái)不利影響。因此，企業(yè)必須要做好電子商務(wù)檔案的科學(xué)管理工作，特別是要注意檔案管理當(dāng)中的監(jiān)督，使得各項(xiàng)檔案管理工作可以在規(guī)范化程序之下運(yùn)行。一方面，企業(yè)要根據(jù)電子商務(wù)檔案管理以及監(jiān)督的現(xiàn)實(shí)需要構(gòu)建完善的監(jiān)管制度，確保監(jiān)管制度的貫徹落實(shí)，推動(dòng)企業(yè)電子商務(wù)創(chuàng)新發(fā)展。另一方面，企業(yè)要積極構(gòu)建檔案監(jiān)管機(jī)構(gòu)，并設(shè)置專(zhuān)門(mén)的監(jiān)管人員負(fù)責(zé)對(duì)電子商務(wù)檔案管理的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督把控，將事前監(jiān)督、事中監(jiān)督和事后監(jiān)督整合起來(lái)，最大化的發(fā)揮電子商務(wù)檔案監(jiān)管體系的運(yùn)行價(jià)值，徹底改變檔案管理的被動(dòng)局面。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，電子商務(wù)檔案管理的重要性逐步凸顯，以便能夠充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，推動(dòng)檔案管理的智能化和現(xiàn)代化發(fā)展。對(duì)此，企業(yè)要深化對(duì)電子商務(wù)檔案管理的認(rèn)知，從根本上提高檔案管理意識(shí)，積極完善電子商務(wù)檔案管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，不斷健全電子商務(wù)檔案監(jiān)管體系，提高檔案管理效果，充分發(fā)揮與挖掘電子商務(wù)檔案價(jià)值。

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