吳莉婭

摘 要：新傳染病猝發(fā)，防控工作是一個復雜的體現(xiàn)。而檔案管理建立和管理意識一個不可或缺的部分。本文以此落筆，對“建立和形成檔案管理機制”“明確防控文件的歸檔范圍”等四個方面進行了梳理，對新發(fā)傳染病檔案建設和管理有一定是借鑒作用。

關鍵詞：新發(fā)傳染病；檔案建設；管理與思考

所謂新發(fā)傳染病，是指新確定、先前未知、可引起局部或極大范圍公共衛(wèi)生問題的傳染病。新發(fā)傳染病常具有強傳染、快傳播、高病死的特點，對社會、經(jīng)濟和國家造成嚴重影響。預防和控制它，已成為當前疾病預防控制的重要內容。檔案室作為疾控機構重要的信息資源管理部門，應盡早認識，積極介入，全面收集第一手材料，確保檔案材料能夠客觀準確地反映防控過程和經(jīng)驗。

1 建立和形成檔案管理機制

建立和形成檔案管理機制，包括三個方面：

建構檔案管理組織。健全的機構，是落實管理的前提與保證。當疾控機構啟動新發(fā)傳染病預防控制機制時，往往會建立相應防控機構，具體負責工作中上下的協(xié)調與溝通，疫情信息的收集、分析與上報，疫情的應急處理與流行病學調查、疫情的監(jiān)測與檢驗檢測；還要對社會民眾進行健康教育，并與社會系統(tǒng)與部門聯(lián)防聯(lián)控。檔案部門切入的最佳時機，應是疾控機構啟動防控機制的第一時間：一是檔案人員應加入?yún)f(xié)調組或信息組，專職負責對防控工作檔案的指導與收集，二是在各防控小組確定檔案信息員，負責該組材料的收集與歸檔。

明確職責與建立規(guī)章。檔案部門應在各工作組成立之始，建議在各組建立和制定制度時，明確歸檔任務。在工作進程在，隨時將形成的文件材料收集歸檔，并將責任落實到各組信息員職責中。檔案部門應該及時制定歸檔范圍，提出歸檔要求，確保信息員和各組工作人員都能了解和掌握歸檔內容。

注意檔案收集的完整性。防控工作結束后，還會有反映防控的文件產生或需要歸檔，為確保檔案能完整反映防控全過程，應該注意收集這部分材料。檔案機構還要及時對兼職檔案員提出要求，關注并及時收集和歸檔這部分檔案材料。

2 明確防控文件的歸檔范圍

防控文件歸檔范圍大致應包括以下幾方面：

防控工作組的框架文件。包括防控工作領導組的籌備、建立文件；領導組和各工作組的職責、工作制度及人員安排、通訊錄；重要的會議記錄；本單位和上級的防控工作預案、方案、技術規(guī)范與指南；本單位和上級的工作計劃、總結和大事記；本單位和上級關于防控工作的通知、簡報等及本向上級的請示、報告、建議、意見及上級的指示、批復、復函等。

現(xiàn)場流行病學調查及疫情處理材料。新發(fā)傳染病現(xiàn)場調查和處理的材料是反映防控工作的第一手材料，是開展傳染病癥狀、流行病學和病原學分析研究的基礎和關鍵，因此要特別重視這部分材料的收集。包括確診病例及其密切接觸者的現(xiàn)場病學調查表、調查報告、實驗室檢測報告、專家會診意見及現(xiàn)場消毒或隔離的記錄等。還應包括新發(fā)傳染病的報告管理、流行病學調查和處理的技術規(guī)范、指南等規(guī)定性和指導性文件。

疫情信息統(tǒng)計與分析材料。這部分材料反映疫情的基礎數(shù)據(jù)，對它們的收集是檔案收集的重頭戲。包括本單位以及與上下級疾控機構溝通的疫情監(jiān)測的各類報表；疫情監(jiān)測分析報告；建立新疫情信息報告系統(tǒng)或平臺的材料以及相關技術指南、規(guī)范性文件和培訓材料。

健康教育材料。開展傳染病防控知識的普及和宣傳是疾控機構的重要任務，特別是對大眾都不了解的新傳染病，就更是需要加強教育。在工作中形成的健康教育材料就成為整個檔案中的重要組成部分，包括健康宣傳方案、宣傳海報、公益廣告、折頁和手冊，多媒體制作材料如光盤和視頻等。

新發(fā)傳染病相關的研究性材料。在開展疫情癥狀監(jiān)測和實施防控措施同時，疾控機構對新發(fā)傳染病的研究會同步跟進。檔案應注意收集圍繞該病開展的疫情風險分析和應對措施研究、檢測技術與方法研究、流行病學、病原學分析與研究等材；此外，還應關注疾控機構為防控工作申請的各類項目和科研材料。

社會機構聯(lián)合防控的材料。防控新發(fā)傳染病，需要社會相關部門聯(lián)防聯(lián)控，共同應對。疫情發(fā)生時，疾控機構會立即與出入境管理、交通、教委以及周邊地區(qū)的疾控機構合作，定期交流疫情，聯(lián)合采取防控措施，并協(xié)助開展排查和確診。在聯(lián)防聯(lián)控工作中產生的文件材料也要收集：主要包括信息交流的制度和規(guī)定；疫情信息通報和工作簡報；重要會議材料；協(xié)助開展的調查處理材料以及相關個案信息的通報和函件等。

影像類和實物類檔案材料。在防控工作中形成的照片、錄像等影像材料，也會有獎狀、證書、獎牌、錦旗等實物類材料。不僅要收集紙質檔案，還應收集電子文檔。電子文件的量很大，可要求各工作組將本組重要文件刻錄成光盤，一式若干份，與紙質文件一并歸檔。

第三，是建設新發(fā)傳染病檔案信息系統(tǒng)。檔案人員應積極開發(fā)新發(fā)傳染病檔案信息資源，為防控服務。一要將收集來的文件材料盡快立卷，編制目錄，提供給各工作組查閱；二要利用信息平臺，為防控提供便捷的服務。如果單位已有辦公自動化平臺，就可充分利用它，盡早將防控檔案錄入。具體操作中，檔案人員應優(yōu)先整理防控檔案，并將全部防控檔單獨編制目錄。這樣，案卷的檔號就不必等待當年常規(guī)收集的檔案整理完畢再去流水排序，從而盡快方便利用。如果單位沒有現(xiàn)成的信息系統(tǒng)，檔案人員就應盡早地建議單位開發(fā)，學會運用，及時運用新發(fā)傳染病防控。

3 明確檔案工作對工作人員要求

一是深入工作一線。檔案人員應經(jīng)常深入各工作一線，了解防控工作的動態(tài)，隨時掌握各組產生的最新文件材料，對收集工作做到心中有數(shù)。二是加強溝通與交流。信息員對文件的整理與收集并不一定了解，檔案人員就要經(jīng)常與各組信息員進行交流，介紹收集和整理文檔的經(jīng)驗，讓信息員更快地進入角色。同時，要求各工作組必須建立起文件材料登記制度，對相關信息，信息員都要一一登記。三是做好模版工作。檔案人員應為各組信息員建立文件整理的樣本，可以讓信息員通過實際的操作，了解文件管理的方法，掌握文檔收集后的整理步驟和規(guī)范。檔案室要備份各組的文件目錄，從而掌握整個防控工作文件產生的情況。此外，還應要求各工作組及時將已經(jīng)處理完結的文件材料向檔案室歸檔，以達到文件材料早歸檔、早立卷、早使用的目的，方便整個防控工作的查閱利用。四是及時捕捉新情況。隨著防控工作的進展和深入，檔案人員應密切關注工作進程，如果發(fā)現(xiàn)有新的文件材料出現(xiàn)，要及時捕捉，或遇到新問題要多動腦思考，找到解決辦法或及時向有關部門提出建議。

隨著時代發(fā)展，國內和國際交流日益頻繁，自然與生活環(huán)境日趨復雜，疾控機構預防控制新發(fā)傳染病的任務會越來越重，檔案管理一定要迅速跟上，才能使這些檔案成為最為寶貴的防控信息資源，為應對新發(fā)傳染病發(fā)揮積極的作用。

參考文獻

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[2]古再力努爾·巴合提牙爾.關于對新發(fā)傳染病檔案管理的思考.新疆社科信息.2013 .1。endprint