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事業(yè)單位電子檔案管理工作中存在的問題及強化措施

2018-02-07 19:35:40楊琳琳
卷宗 2018年1期
關鍵詞:電子檔案管理安全管理制度

楊琳琳

摘 要:在當信息社會發(fā)展過程中,電子檔案已成為檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢,其不僅給檔案管理工作帶來了新的機遇,同時也為檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。文中分析了事業(yè)單位電子檔案管理工作中存在的問題,并進一步對加強事業(yè)單位電子檔案管理的措施進行了具體的闡述。

關鍵詞:事業(yè)單位;電子檔案管理;管理制度;安全;技術

近年來電子信息技術在各行各業(yè)中廣泛應用,電子檔案的產生給檔案工作帶來了全新的變化。電子檔案具有方便的、快捷、高效、保密性強及使用效率高的特點。當前事業(yè)單位電子檔案管理工作還處于初級階段,在實際管理工作中還存在一些問題,因此需要采取積極有效的措施,全面提高事業(yè)單位電子檔案管理的水平。

1 事業(yè)單位電子檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏健全的檔案管理制度

由于事業(yè)單位一直以來都以紙質檔案為主,對于紙質檔案管理工作中具有較為完善的制度。但由于電子檔案使用時間不長,在電子檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)還缺乏統(tǒng)一的標準,這就導致在電子檔案管理工作中缺乏完善的制度加對規(guī)范和約束,從而導致電子檔案管理較為混亂,在事業(yè)單位日常工作中對檔案信息的獲取和交流帶來了不利影響。

1.2 電子檔案安全工作不到位

電子檔案需要依托于計算機信息技術,其在具備信息技術資料高效性、便捷性特點的同時,也普遍存在安全問題。即在電子檔案發(fā)送、接收、保額和歸檔過程中都存在被篡改、偽造、泄密等問題,同時時刻面臨病毒入侵及黑客攻擊的危險。另外,當電子檔案保護措施不利情況下,檔案信息資料也極易被泄露,從而造成嚴重的安全隱患。

1.3 事業(yè)單位電子檔案管理工作技術性缺乏

當前事業(yè)單位檔案管理制度相對滯后,在電子檔案管理工作中技術性和科學性缺乏。由于檔案工作不會直接給單位帶來直接的效益,這也導致事業(yè)單位在發(fā)展過程中將更多的精力放在發(fā)展和改革的工作中,對檔案管理工作較為忽視,覺得檔案管理工作只是對檔案資料進行簡單的整理和存檔,并沒有什么技術性。但對于事業(yè)單位來講,檔案管理工作是其極為重要的一項基礎性工作,一旦檔案丟失或是檔案信息不完整,則會對單位或是個人都會帶來無法估量的損失。另外,事業(yè)單位在檔案管理方式中技術含量不高,檔案管理信息化建設速度緩慢,這對電子檔案管理水平的提升帶來了較大的阻礙。

1.4 檔案管理人員素質不高

在當前事業(yè)單位電子檔案管理工作中,電子檔案優(yōu)勢的發(fā)揮對檔案管理人員提出了更高的要求。不僅需要檔案管理人員要具備較強的專業(yè)性知識,同時還要能夠熟練操作計算機及應用相較軟件,并要具備較高的職業(yè)道德素質。但在當前事業(yè)單位實際檔案管理工作中,很大一部分檔案管理人員并沒有系統(tǒng)的經過專業(yè)化的檔案知識學習,而且人員年齡普遍偏大,這就造成對新知識和新技術接受能力較慢,計算機操作水平較低,再加之頻繁的崗位流動,這對電子檔案管理工作的快速開展帶來了一定的制約。

2 加強事業(yè)單位電子檔案管理的具體措施

2.1 建立健全電子檔案管理的各項規(guī)章制度

為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態(tài),必須建立健全電子檔案管理的各項規(guī)章制度,進行規(guī)范化、科學化、高效化管理。國內大部分工商局雖然已經建立了企業(yè)電子檔案體系,但是缺乏完善的管理制度,電子檔案管理分散,各分局的電子檔案信息缺乏聯(lián)系,難以實現(xiàn)全市范圍內的企業(yè)電子檔案的集中調閱,電子檔案的流通存在障礙,無法進行集中管理。可見,完善的電子檔案管理制度,是提高電子檔案利用效率,充分發(fā)揮電子檔案高效快捷優(yōu)勢,提高工作效率的基礎。電子檔案管理規(guī)章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細的規(guī)定,事業(yè)單位可以根據(jù)單位職能和單位檔案的特點進行完善補充。

2.2 加大資金投入,改善檔案管理環(huán)境

事業(yè)單位電子檔案管理工作中,對現(xiàn)代化技術和設備具有較高的要求,特別是在當前技術快速發(fā)展過程中,設備升級換代較快,電子檔案工作條件和設備的改善需要大量的資金支持,這就要求事業(yè)單位對于電子檔案管理工作要加大資金的投入,進一步對電子檔案管理環(huán)境進行改善,使事業(yè)單位電子檔案能夠更好的與現(xiàn)代化管理要求相適應。同時事業(yè)單位還需要協(xié)調工作,統(tǒng)一規(guī)劃、設計,開發(fā)出通用性的檔案管理軟件,以此來有效的提高檔案管理的水平,確保電子檔案管理工作中人力、物力及財力的節(jié)約。

2.3 全面提升電子檔案管理工作的安全

在電子檔案管理工作中,安全性是非常重要的一個問題。由于電子檔案依托于計算機存在,計算機由于自身問題、斷電及網(wǎng)絡病毒等因素會使其具有較強的不穩(wěn)定性,從而對電子檔案生成、存儲和共享帶來較大的影響,極易導致相關信息的丟失。因此要求檔案管理人員要具備較強的安全意識,及時更新和升級辦公軟件,做好計算機硬件的定期檢修維護工作,養(yǎng)成良好的計算機使用習慣,加大計算機網(wǎng)絡安全建設,運行各種先進的技術手段來加強病毒的防范。另外,還要進一步完善電子檔案管理的法律法規(guī),打造一個安全的網(wǎng)絡環(huán)境,有效的保證電子檔案信息的安全。

2.4 提升電子檔案管理工作的技術含量

隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展,檔案管理信息化建設進程不斷加快。在這種新形勢下,事業(yè)單位需要加快推動檔案網(wǎng)絡化管理,構建完善的事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫,使檔案信息能夠隨時調取和轉接。同時在檔案管理工作中,還要通過運用條形碼和掃描等技術,實現(xiàn)檔案的科學化管理。特別是在當前事業(yè)單位檔案管理工作中,要重視大數(shù)據(jù)和云計算的應用,全面提升檔案管理的技術含量,確保事業(yè)單位電子檔案管理水平的提升。

2.5 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的,因此,在進行電子檔案管理時,必須采用專業(yè)的管理人員。首先,在進行人員聘用時,要選用一些專業(yè)知識強,并且計算機技術過硬的高素質復合型人才。其次,對于已有的檔案管理人才要進行定期的培訓教育,提高他們的計算機技術和職業(yè)道德。之后,由于電子檔案管理是一項內容復雜、專業(yè)性較強的一項系統(tǒng)性工作,所以,要盡量避免人員的流動或將人員流動控制在合理的范圍內,以保障工作的延續(xù)性和長期性。

3 結束語

由于電子檔案具有較多的優(yōu)勢,同時當前事業(yè)單位辦公自動化的普及,這也對事業(yè)單位電子檔案管理工作提出了更高的要求。因此在當前事業(yè)單位電子檔案管理工作中,需要建立健全電子檔案管理制度,全面提升檔案管理的技術含量。 同時檔案管理人員還要在日常工作中積極探索,努力提高業(yè)務能力和網(wǎng)絡操作技能,推動電子檔案管理的規(guī)范化和標準化,更好的發(fā)揮出事業(yè)單位電子檔案的重要價值。

參考文獻

[1]高培軍.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].青春歲月,2012(24).

[2]吳秀娟.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].管理觀察,2013,(19).

[3]高永峰.關于事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理分析[J].卷宗,2015,(5).endprint

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