摘 要：檔案是人類(lèi)文明在歷史發(fā)展中的重要產(chǎn)物，是人類(lèi)的寶貴財(cái)富，人們通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行利用，挖掘其潛在價(jià)值，獲得了無(wú)數(shù)的知識(shí)信息，檔案的利用為人類(lèi)未來(lái)的社會(huì)發(fā)展做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案利用工作是一項(xiàng)服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要事業(yè)，然而在浩如煙海的各類(lèi)檔案中，有相當(dāng)一部分是涉密檔案，既要做到保密，又要能在保密的同時(shí)發(fā)揮其利用價(jià)值顯得十分困難。所以，在對(duì)檔案的利用過(guò)程中，正確處理好檔案的保密和利用工作至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：檔案利用；安全性；保密工作

近年來(lái)，檔案工作越來(lái)越受到國(guó)家的重視，已經(jīng)從冷門(mén)行業(yè)逐漸成為現(xiàn)代化建設(shè)不可或缺的力量。通過(guò)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)與利用，使得檔案能充分發(fā)揮其寶貴價(jià)值，更好的服務(wù)社會(huì)。為了做好檔案利用工作，正確處理檔案的保密與利用關(guān)系的問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)利用過(guò)程中的安全和保密工作，使檔案能夠更好的服務(wù)社會(huì)，本文從三個(gè)大點(diǎn)探討了如何做好檔案的利用和保密工作。

1 做好檔案利用工作的內(nèi)容

檔案利用工作的內(nèi)容包括兩個(gè)方面：一是對(duì)檔案進(jìn)行接收、整理、收錄、管理工作和庫(kù)房的日常管理工作；二是幫助檔案利用者在專(zhuān)門(mén)的檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求，這是檔案潛在利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，體現(xiàn)了檔案管理自身的重要價(jià)值。檔案利用工作最基礎(chǔ)的就是做好檔案入庫(kù)出庫(kù)等相關(guān)管理工作，并根據(jù)社會(huì)需求收集整理有價(jià)值的檔案館藏，滿足更多大眾。在服務(wù)檔案利用用戶的過(guò)程中，須熟悉本館館藏檔案的相關(guān)信息和內(nèi)容，了解每份檔案的性質(zhì)和分類(lèi)，及時(shí)的分析和發(fā)現(xiàn)各類(lèi)檔案信息的特點(diǎn)，把握好社會(huì)對(duì)檔案信息利用需求的發(fā)展規(guī)律，為檔案用戶提供及時(shí)準(zhǔn)確的咨詢(xún)服務(wù)和所需的檔案及檔案信息加工材料。

2 做好檔案的保密工作

（一）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

自覺(jué)保守國(guó)家機(jī)密是檔案管理工作人員的職責(zé)，也是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)。在日常管理工作中，檔案管理人員除了對(duì)檔案的保密管理要做到盡職盡責(zé)外，還需對(duì)檔案進(jìn)行充分利用，努力實(shí)現(xiàn)其潛在價(jià)值，如何正確的處理好檔案的保密和利用工作將是檔案工作的一項(xiàng)重要課題。目前，大多數(shù)檔案館存在重保輕用、利用不足的普遍現(xiàn)象，導(dǎo)致大量有價(jià)值的檔案得不到充分挖掘和體現(xiàn)，造成了檔案資源的浪費(fèi)。很多檔案管理領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面的了解到檔案工作的情況，合理利用檔案資源，檔案得不到有效利用，管理領(lǐng)導(dǎo)的管理價(jià)值也不能得到充分發(fā)揮。要正確處理檔案的保密和利用工作的關(guān)系，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，保用相協(xié)調(diào)，不偏頗一方；建立健全檔案利用范疇制度，嚴(yán)格全面的規(guī)定好各類(lèi)檔案的利用范圍，利用時(shí)間，利用地點(diǎn)等，在合法的范圍內(nèi)，將檔案利用率提高，實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。

（二）做好檔案的密級(jí)劃分和開(kāi)放審查工作

一是做好密級(jí)劃分。根據(jù)《保密法》規(guī)定，保密檔案分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)。檔案的開(kāi)放范圍是根據(jù)該檔案的密級(jí)來(lái)決定的，檔案的價(jià)值能不能被挖掘，最大限度地提供利用檔案，取決于檔案密級(jí)的界定。同時(shí)檔案密級(jí)的確定，檔案工作人員能對(duì)不同的密級(jí)配置不同的管理措施，方便提供利用。檔案的密級(jí)可能隨時(shí)跟隨時(shí)間形式而改變，一些可以完成解密的文件須立刻處理，所以檔案保密工作的時(shí)效性要求檔案工作人員做到與時(shí)俱進(jìn)。做好檔案密級(jí)的劃分要嚴(yán)格按照《保密法》的規(guī)定來(lái)進(jìn)行，對(duì)于達(dá)到解密的文件須經(jīng)由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行。二是做好開(kāi)放審查工作。檔案開(kāi)放審查工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，科學(xué)合理地劃分、判定檔案的開(kāi)放程度，控制使用范圍能更好的利用檔案。首先是初審工作，根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，逐件審查開(kāi)放期限內(nèi)的檔案，對(duì)它的開(kāi)放程度與控制使用范圍進(jìn)行初步判定。然后是中審，由政策水平和業(yè)務(wù)能力較高的同志，對(duì)第一輪初審中未能判定開(kāi)放與控制使用范圍的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查，以確定其范圍。最后是終審，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審和中審的情況進(jìn)行最后的綜合分析、審查，做出最終決定。

（三）做好檔案庫(kù)房保密工作

科學(xué)的庫(kù)房管理，是維護(hù)檔案安全，做好保密工作的基礎(chǔ)。要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的庫(kù)房管理制度，完善各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施，檔案管理工作人員須做好每日的庫(kù)房檢查工作和庫(kù)房的溫濕度等設(shè)備設(shè)施的檢查記錄；對(duì)于庫(kù)房里的消防措施，每天檢查填寫(xiě)消防檢查記錄，確保消防設(shè)施的可用性。庫(kù)房?jī)?nèi)，做好進(jìn)出庫(kù)房記錄，除工作人員外，無(wú)關(guān)人員一律禁止進(jìn)入（特殊原因須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。

3 做好檔案利用工作

（一）建立健全檔案的接收制度

檔案利用首先要做好基礎(chǔ)的接收工作，只有把基礎(chǔ)打牢，才能在下一步工作中得到提升。一是要進(jìn)一步提升開(kāi)放檔案的質(zhì)量。采取科學(xué)系統(tǒng)的分類(lèi)和整理方法，讓檔案案卷達(dá)到排列合理、類(lèi)目清晰、分類(lèi)科學(xué)，方便檔案利用者檢索查閱；二是要優(yōu)化檢索工具。優(yōu)化適時(shí)調(diào)整檢索工具，以骨干型（目錄檢索）檢索為主，基礎(chǔ)型（標(biāo)題檢索）檢索為輔，敘述型（文字檢索）檢索工具穿插運(yùn)用，提升檢索工具途徑的多元化；三是對(duì)重要珍貴檔案的修復(fù)和拷貝留底。采取拍照、拓印、抄錄等多種方式將珍貴檔案進(jìn)行副本復(fù)制，對(duì)于損壞的物質(zhì)檔案進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，副本的存檔既能方便查閱，又有利于原件的保存。

（二）嚴(yán)格遵守檔案利用制度

對(duì)借閱的檔案進(jìn)行登記記錄，所有檔案利用者的查借閱都須出示單位介紹信和身份證證明，檔案借出經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按時(shí)返回，違者追究責(zé)任。鑒于目前的檔案資料數(shù)字化改革，非必要的情況下，都以查閱電子檔案為主，不輕易調(diào)出原件，以確保對(duì)檔案原件的更好管理保存。嚴(yán)格管理電子檔案的拷貝復(fù)制，如有需要，須經(jīng)雙方單位主要領(lǐng)導(dǎo)同意，簽訂保密責(zé)任書(shū)后通過(guò)保密U盤(pán)或光盤(pán)在保密電腦上進(jìn)行轉(zhuǎn)換拷貝，禁止在有互聯(lián)網(wǎng)的電腦上打開(kāi)瀏覽，以確保文件的保密性。

（三）加強(qiáng)從業(yè)人員素質(zhì)建設(shè)

檔案管理人員是檔案利用制度的直接執(zhí)行者，對(duì)檔案的安全與否負(fù)有直接責(zé)任，須做到高素質(zhì)嚴(yán)要求。高素質(zhì)具體體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：一是職業(yè)道德素質(zhì)。對(duì)檔案職業(yè)性質(zhì)的正確認(rèn)識(shí)，以及高度的政治責(zé)任心和對(duì)檔案事業(yè)的熱心，始終保持全心全意為人民服務(wù)的精神追求；二是文化素質(zhì)。具備分析解決問(wèn)題的能力，面對(duì)檔案利用工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，能利用自身文化素質(zhì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并得出問(wèn)題對(duì)策，及時(shí)解決；三是專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。從事檔案的工作人員必須具備專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)和相關(guān)檔案法律法規(guī)，以便更好的開(kāi)展工作。嚴(yán)要求體現(xiàn)在：一是嚴(yán)格貫徹執(zhí)行檔案利用制度。對(duì)于檔案利用制度規(guī)定的規(guī)章制度必須嚴(yán)格執(zhí)行，及時(shí)學(xué)習(xí)落實(shí)國(guó)家和上級(jí)部門(mén)下發(fā)的各項(xiàng)規(guī)定和要求；二是嚴(yán)于律己。檔案工作者要時(shí)刻自檢自查，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度和職業(yè)操守，做好份內(nèi)的工作。三是嚴(yán)格監(jiān)督管理。檔案利用監(jiān)督工作是做好檔案利用保密工作的一項(xiàng)重要措施，可以有效地避免在檔案利用過(guò)程中發(fā)生的問(wèn)題，做到及時(shí)糾正。

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作者簡(jiǎn)介

吳可可，女，館員，云南省普洱市寧洱縣文物管理所，發(fā)表文章2篇。endprint