竇志

摘 要：行政管理部門將本單位或者是地區(qū)的各種事務(wù)活動記錄下來，形成文字進行存檔，通常叫做文書檔案。文書檔案的內(nèi)容必須是真實的、完善的，與單位的生產(chǎn)與發(fā)展密切相關(guān)。所以，本單位的文書檔案管理人員必須做好文書檔案管理工作，相比之下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理工作已經(jīng)跟不上時代的步伐，這就要求我們跟上科技的發(fā)展，充分運用信息化技術(shù)創(chuàng)新管理文書檔案工作，提高管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化背景下；文書檔案；管理工作；創(chuàng)新

當代信息化管理是一個單位提高自身管理水平和開展現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。近年來，單位管理檔案的改革，原始的文書檔案無法滿足目前單位的發(fā)展。因此，要求我們查找出文書檔案管理中的不足，逐步完善各種制度，不斷創(chuàng)新管理，提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，由此來促進單位的持續(xù)發(fā)展。

1 信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 對信息化管理理念認識不足

運用科技信息化管理的手段進行文書檔案管理可以提高管理質(zhì)量，加快辦事速度，但是就當前情況下，大多的管理者年齡偏大，它們對于信息化管理理念的認識以及運用計算機操作的水平遠遠不夠，沒有充分理解信息化技術(shù)帶給文書檔案管理的有效意義。傳統(tǒng)的管理理念和方式方法，不但影響效率，還給文書檔案的工作帶來嚴重的質(zhì)量問題，在一定程度上限制了文書檔案的利用。

1.2 文書檔案檢索效率不高

計算機檢索和人工檢索是目前我國文書檔案檢索的不同方式，但文書檔案中人工檢索方式的比重比較大，這種方式時間長，效率低，重要的是質(zhì)量也得不到保障。這種情況雖然得到了上級管理部門的重視，相繼出臺了多種手段進一步完善，但是隨著檢索形式和檢索數(shù)量的不斷增加，人工檢索的效率卻仍然停滯不前。造成這種現(xiàn)象的主要原因是由于管理人員在開展工作的時候，過于注重檢索工具和檢索內(nèi)容數(shù)量的結(jié)合，卻忽略了檢索的整體質(zhì)量。例如，在對某些類型的文書檔案管理中，沒有對其給予高度重視，這類檔案主要包括專題歸類、題材歸類以及歷史沿革等。

1.3 文書檔案管理工作人員的專業(yè)技能欠缺

信息化背景下，對于文書檔案管理工作的要求進一步提高，檔案管理工作人員在新的時代也要面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，尤其是以往的學(xué)習(xí)內(nèi)容和工作方式也隨之改變。在文書檔案管理的崗位中的從業(yè)人員，尤其是老員工，接收新鮮事物的能力較差，他們習(xí)慣于原來的工作方式，對于信息化相對排斥，依舊采用傳統(tǒng)的方式進行存檔與查找，這就使工作效率和質(zhì)量很難提高到標準中來，無法滿足新時代的檔案工作的要求。

2 信息化背景下優(yōu)化文書檔案管理工作的策略

2.1 強化制度，轉(zhuǎn)變觀念

信息化背景下的文書檔案管理必須遵從新的管理制度，實行新的規(guī)范，才能保證文書檔案管理工作的科學(xué)合理發(fā)展。首先制定一些行之有效的管理規(guī)范以及工作程式，保證每一位從業(yè)人員都必須嚴格按照操作程序，高效率的完成工作任務(wù)，所以制定科學(xué)合理的文書檔案管理制度是單位管理工作者的首要任務(wù)。在科技飛速發(fā)展的今天，必須加強信息的安全性，尤其是文書檔案的管理人員，必須要轉(zhuǎn)變思想觀念，增強安全防范意識，在工作的每個具體細節(jié)都設(shè)有安全防護措施，確保不會泄露和丟失文書檔案的信息，保證單位文書檔案的實體安全和信息安全。

2.2 提升信息化管理平臺

要想提高文書檔案管理工作必須建立一個信息化管理平臺，并且完善管理辦法。信息化管理平臺是實現(xiàn)各種文書檔案的存儲、加工、保存以及查詢，還具備軟件開發(fā)等的功能。不斷提升管理隊伍的能力，建立一支具有高素質(zhì)的專業(yè)化團隊，進行科學(xué)合理的管理，使文書檔案工作更上一層樓。

2.3 普及管理人員素質(zhì)

信息化背景下，文書檔案管理工作隨著科技發(fā)展的變革而管理人員提出了更高的要求，信息化技術(shù)的普及，使文書檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量得到了質(zhì)的飛躍。作為管理人員，首先要提高自身的文化修養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)能力，同時提高綜合素質(zhì)能力。所以，有關(guān)單位要按時組織管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，并且運用到基層的實際工作中，針對工作實踐找出不足之處，制定新的培訓(xùn)內(nèi)容，使管理人員在思想上和能力上不斷前進，有效促進管理人員的全面素質(zhì)發(fā)展。另外，制定相應(yīng)的獎勵制度，對于在工作中有突出表現(xiàn)的或者是通過工作實踐創(chuàng)新出新的改革措施的，將文書檔案管理工作的晉升作為獎勵的主要手段，并適當?shù)亟o予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵。

2.4 提高工作效率

提高工作效率是每個部門都在積極倡導(dǎo)的目標，如何真正的提升工作效率，需要我們多方面進行。首先，文書檔案從業(yè)人員必須熟悉掌握自己的本職工作，且加大文書檔案工作的宣導(dǎo)工作，明確檔案管理的目標，使工作真正做到得心應(yīng)手。然后，文書檔案管理中與各個部門之間的協(xié)調(diào)很重要，所以一定要做好協(xié)調(diào)管理工作，提高思想認識，在工作中相互配合，相互服務(wù)。再次，就是從業(yè)人員要在工作的不斷的積累工作經(jīng)驗，在工作中遇到問題或是緊急情況時，可以根據(jù)以往的經(jīng)驗從容應(yīng)對，不斷的積累問題，解決問題，在此基礎(chǔ)上不斷改進，可有效提高工作效率。

2.5 構(gòu)建全面的文書檔案管理信息系統(tǒng)

為使文書檔案管理的信息化與創(chuàng)新發(fā)展更加順利地開展，應(yīng)該明確文書檔案管理信息化的發(fā)展方向，投入一定的人力、物力和財力改進文書檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，以先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來配置來促進文書檔案管理工作，在這一過程中，全面構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)十分必要且重要，多元化的創(chuàng)新服務(wù)的開展能夠使得文書檔案管理工作緊跟信息化時代發(fā)展的步伐，加快建立完善和完整的文書檔案管理體系。

2.6 在線辦公與在線檔案信息查詢

當前，人們進行工作基本方式都是通過網(wǎng)絡(luò)進行，人們主要依靠網(wǎng)絡(luò)獲取與工作有關(guān)的信息。而網(wǎng)絡(luò)之外的信息，雖然有利于工作的開展，但是這些信息獲取起來存在較大困難，并且這些網(wǎng)絡(luò)外信息與工作方式距離較遠，容易被人拋棄。這時要想讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案作用繼續(xù)得以充分發(fā)揮，行之有效的辦法就是將其掃描轉(zhuǎn)化成在線電子文檔。當前，在線檔案信息直接可利用率明顯偏低，特別是各檔案館保管的檔案信息，往往很難實現(xiàn)全文免費閱讀利用。而各種電子文獻，如中國知網(wǎng)、萬方等的存在讓人們直接利用文獻成為了可能。因此，檔案管理界必須采取有效措施致力于此局面改善，否則就會對社會發(fā)展造成極其不利的影響。

2.7 創(chuàng)建綜合檔案文書存儲模塊

文書檔案管理具有較多的工作內(nèi)容、較大的任務(wù)量，因此應(yīng)該充分地發(fā)揮信息化設(shè)備的積極作用，打造檔案文書數(shù)據(jù)庫。綜合檔案管理系統(tǒng)必須創(chuàng)建兩個模塊：檔案文書管理與預(yù)歸檔管理。第一是將不同價值的文件保存為不同類別的文檔庫或歸檔，確保文件檔案的完整性。在此基礎(chǔ)上，對相關(guān)預(yù)備歸檔文件或移交而來的文件實施分類，將他們存儲在相應(yīng)類別的檔案文書庫中，以此為基礎(chǔ)檢索、收集、整理、打印或者統(tǒng)計相關(guān)文件。在創(chuàng)建信息數(shù)據(jù)庫的過程中，必須采取規(guī)范化的檔案文書處理格式，合理地發(fā)揮信息化技術(shù)的存儲和分類處理作用，盡可能地增強利用檔案資源的能力。

3 結(jié)束語

綜上所述，信息化背景下文書檔案管理工作的規(guī)范制度必須跟上時代的步伐，根據(jù)工作實踐積累，在文書檔案管理工作時工作人員要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識、不斷改變思想、不斷創(chuàng)新。只有將文書檔案管理制度逐步進行完善，才能促進單位的可持續(xù)發(fā)展。因此信化息背景下的檔案管理工作必須引起各單位的高度重視，提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)能力，建立起一套行之有效的操作規(guī)范程序，從而將文書檔案的作用在單位發(fā)展中最大限度的發(fā)揮出來。

參考文獻

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