梁爽

摘 要：信息資源在信息時代的地位越來越重要，檔案管理工作關(guān)系著信息資源的存儲、傳輸、運用，重視檔案管理工作，提高信息資源的利用效率，是實現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。對檔案管理的創(chuàng)新和對檔案服務(wù)模式的研究，尤其加強檔案管理的信息化和數(shù)字化，對提高檔案管理工作有著積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：檔案；服務(wù)；整理

1 新形勢下檔案管理服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

1.1 服務(wù)觀念的挑戰(zhàn)

社會發(fā)展非常顯著的特點是信息化，信息化在社會經(jīng)濟、社會政治、社會文化、社會科學(xué)、社會生活等方面都有所體現(xiàn)。此種情況下，要想使檔案在社會服務(wù)中保持較高的應(yīng)用價值，就需要對檔案管理服務(wù)的觀念予以調(diào)整，如此才能為檔案管理服務(wù)指明方向，便于檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新。

1.2 服務(wù)內(nèi)容的挑戰(zhàn)

在市場經(jīng)濟體制改革不斷深化的背景下，人們逐漸意識到知識和信息的掌握是推動自身良好發(fā)展的關(guān)鍵。基于此，越來越多的人參與到知識學(xué)習(xí)、信息瀏覽中來。此種情況下，為了滿足社會及個人需要，應(yīng)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整檔案管理服務(wù)的內(nèi)容，如調(diào)整檔案收集的范圍、創(chuàng)新檔案查閱方式等。

1.3 服務(wù)手段的挑戰(zhàn)

在計算機、網(wǎng)絡(luò)、多媒體、信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于人們生活工作中的情況下，人們越來越青睞于智能化設(shè)施的使用。此種情況下，為了滿足社會及個人的需求，檔案管理服務(wù)手段也將面臨智能化的挑戰(zhàn)，即如何借助計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等先進技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案管理服務(wù)水平，更好地服務(wù)于社會及個人。

2 檔案整理創(chuàng)新措施

2.1 思想觀念創(chuàng)新

在檔案現(xiàn)代化管理中，思想觀念是否適應(yīng)現(xiàn)代化至關(guān)重要，檔案管理工作創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。因此，要做好檔案管理工作創(chuàng)新，首先要作好思想觀念的創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是管理工作創(chuàng)新的前提，是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理理念，特別是隨著檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，檔案部門必須逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種意識：一是要有積極的轉(zhuǎn)化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但一般情況下，各種信息是比較零散地存在眾多的單體檔案中的，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)化，規(guī)范地整理出來，才能更好的發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案信息價值。因此，把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接更適應(yīng)需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責(zé)。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。眾所周知，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案，怎樣更加有效地利用檔案，使檔案在管理和利用過程中的效率更高，是我們必須高度重視的一個問題。

2.2 管理方式創(chuàng)新

檔案館雖然收藏有不同門類的檔案信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，大家仍然會感到庫藏資源的不足，這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理模式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以必須不斷地全方位多渠道地收集資料以充實庫藏檔案內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量，調(diào)整思想，朝著為企業(yè)的高效、快速服務(wù)去思考、去聯(lián)系，有目的、有重點、有計劃地收集公司需要的檔案資源，并對現(xiàn)有室檔案資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務(wù)。

2.3 管理機制創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)的進步和市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理機制對提升檔案管理水平具有重要意義。一是加快檔案信息化工作，全面推進“數(shù)字檔案館”建設(shè)。在做好標準化，規(guī)范化工作基礎(chǔ)上，實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化、整合館內(nèi)信息資源，為廣大群眾提供科學(xué)快捷方便平臺。二是整合各類民生檔案資源，推進民生領(lǐng)域檔案規(guī)范化建設(shè)，建立民生檔案利用體系，加強民生檔案開發(fā)。要以“關(guān)注民生，服務(wù)民眾”作為宗旨，積極圍繞民生檔案開展提供利用，為百姓切身利益提供有效服務(wù)，為利用者提供可靠真實檔案信息依據(jù)，為政府科學(xué)決策和維護社會穩(wěn)定提供有力幫助，更為構(gòu)建和諧社會發(fā)揮巨大的作用。

3 服務(wù)模式創(chuàng)新

3.1 用戶需求為導(dǎo)向

檔案管理的服務(wù)內(nèi)容是多層次的、跨領(lǐng)域的。檔案管理的服務(wù)不僅僅是檔案簡單的歸類、整理、立案，服務(wù)內(nèi)容應(yīng)以用戶的需求為導(dǎo)向，才能實現(xiàn)檔案管理的社會效應(yīng)。過去的檔案服務(wù)屬于被動式工作，檔案資源存在的有無決定了用戶享有的信息資源的可能性，若無該檔案信息，用戶則無法享受到該信息資源。因此，應(yīng)改變服務(wù)內(nèi)容，變被動為主動，才是檔案的服務(wù)功能，了解掌握檔案受眾的人群結(jié)構(gòu)，有針對性根據(jù)用戶的需求調(diào)整服務(wù)內(nèi)容，補充和彌補檔案資源。并對用戶的需求進行整理和歸納，把用戶的需求分為差異性和共同性，用需求導(dǎo)向來促使服務(wù)的模式創(chuàng)新。

3.2 創(chuàng)新服務(wù)方式

信息資源的公開和信息資源的共享是檔案服務(wù)的一項重要內(nèi)容，通過創(chuàng)新服務(wù)方式，達到信息資源的循環(huán)使用的時效性。首先，改變重視檔案管理，輕視檔案利用的觀念。對檔案的附屬價值應(yīng)提高認識，建立引導(dǎo)式的檔案服務(wù)理念。其次，檔案信息資源應(yīng)及時公開，并實現(xiàn)有效的動態(tài)跟蹤，尤其是圖書檔案資源在庫信息的更新，提高檔案資源的利用率。再次，增加檔案館藏之間的相互聯(lián)系，實現(xiàn)資源的相互補充，同時服務(wù)兼具人性化和科學(xué)性，利用電子導(dǎo)航和系統(tǒng)超鏈接的方式實現(xiàn)對信息資源的共享。

3.3 優(yōu)化檔案管理流程與業(yè)務(wù)標準

首先，重構(gòu)企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程。其次，對于檔案管理的服務(wù)內(nèi)容以及功能范圍應(yīng)當(dāng)進行積極拓展，從而不斷提高檔案管理的服務(wù)水平與質(zhì)量。再者，應(yīng)當(dāng)積極整合檔案管理的各種信息資源以及軟硬件建設(shè)，不斷加快構(gòu)建檔案管理信息化平臺的步伐。此外，應(yīng)當(dāng)加大引進具有活力以及先進性的新生力量并加強檔案管理信息化安全保障措施來重組檔案管理組織架構(gòu)。再者，還可以根據(jù)用戶需求制定個性化與專業(yè)化的服務(wù)項目。在對用戶需求進行正確掌握與了解的基礎(chǔ)上，對各類用戶需求的特性與共同點進行分析與研究，從而有針對性、有目的性地歸納整理檔案信息資源，讓檔案管理更具有現(xiàn)代化與專業(yè)化性質(zhì)。

4 結(jié)語

基于本文一系列的分析，可以確定新形式給檔案管理服務(wù)帶來的沖擊較大，使檔案管理服務(wù)的理念、內(nèi)容、手段等方面面臨挑戰(zhàn)。此種情況下，應(yīng)當(dāng)積極對檔案管理服務(wù)予以創(chuàng)新，使檔案管理服務(wù)理念、領(lǐng)域、手段向信息化方向進行轉(zhuǎn)變，滿足社會及個人的需求，進而推動檔案事業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。

參考文獻

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