劉 宇

（國網(wǎng)湖北省電力有限公司利川市供電公司 湖北 利川 445400）

1 引言

檔案是一個企業(yè)記錄原始信息的重要載體，它對企業(yè)來說有著至關(guān)重要的作用。檔案也分為不同的種類，例如，人員檔案、項目信息、過程文檔等等，不同的企業(yè)所擁有的檔案種類也不盡相同。對于電力企業(yè)來說，企業(yè)的檔案包括人員信息、數(shù)據(jù)信息等，用于記錄電力數(shù)據(jù)，同時便于后期查找。以往的檔案都是紙質(zhì)文件，但是隨著技術(shù)的不斷先進(jìn)，數(shù)字化管理開始普及。數(shù)字化檔案管理相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，更加方便儲存、也更加利于查找。數(shù)字化管理雖然優(yōu)點很多，但是也要保證它的質(zhì)量和安全性。只有這樣才能夠發(fā)揮它的優(yōu)勢，使檔案管理變得更加便捷簡單，更好的服務(wù)于電力企業(yè)。

2 數(shù)字化檔案的含義

檔案的數(shù)字化進(jìn)程是指，在檔案管理部門的規(guī)劃之下，將企業(yè)涉及到的所有檔案資料，運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、儲存技術(shù)等一系類的高新技術(shù)手段，對檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化的管理和利用。數(shù)字化的檔案管理是高科技技術(shù)下的產(chǎn)物，相比較于傳統(tǒng)的檔案管理而言，數(shù)字化檔案有著非常顯著的優(yōu)勢，即：

第一，數(shù)字化檔案有效的降低了管理成本。對于電力企業(yè)來說，電力數(shù)據(jù)繁多，檔案數(shù)量也隨之增加。為了能夠高質(zhì)量的做好檔案管理工作，檔案管理部門需要多配備相關(guān)的人才，才能夠滿足日常的工作需要。對于不同的檔案類型，設(shè)置專人管理和查找，這樣便會大大的增加人力成本。而檔案的數(shù)量龐大，還需要專用的場地存放，不論是存放場地還是存放設(shè)備都需要一定的資金購置。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理之后，便可減少相關(guān)的管理人員，這樣大大的降低了人力成本。數(shù)字化檔案不需要占據(jù)太多的空間，只需在電腦中進(jìn)行存放即可，這種方式也減少了存放的相關(guān)費(fèi)用，有效的降低了企業(yè)在檔案管理方面的支出。

第二，數(shù)字化檔案提高了辦公效率。傳統(tǒng)的檔案管理，從檔案數(shù)據(jù)到檔案登記都是在紙質(zhì)上進(jìn)行，查找起來既浪費(fèi)時間，查找過程又異常的繁瑣。數(shù)字化檔案的運(yùn)用，大大的降低了查找的時間，提高了辦公效率。管理人員只需要在計算機(jī)中進(jìn)行檔案的搜索，便可快速的找到相關(guān)檔案，既方便又快捷。

第三，數(shù)字化檔案提高了檔案管理的安全性。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，字跡和紙張隨著時間的推移便會受到嚴(yán)重的影響。紙張的殘破遺缺、字跡的退化不清，這些對于檔案的管理來說，都是不小的難題。為了保障檔案在存放過程中的安全性，還要時刻注意防火、防盜、防潮工作，不僅不利于檔案的安全性，而且在保存中還會浪費(fèi)大量的人力和物力。檔案的數(shù)字化管理便可以有效的保證檔案在存放中的安全問題，利用掃描等方式進(jìn)行的存檔，便不用再擔(dān)心檔案字跡的退化問題和紙張的易潮易破等問題。

3 電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全保障措施

3.1 完善數(shù)字化檔案管理方案，正確使用數(shù)字化軟件

數(shù)字化檔案的管理方案是保證數(shù)字化檔案質(zhì)量的前提。電力企業(yè)的檔案數(shù)字化流程和工作內(nèi)容都是依據(jù)數(shù)字化管理方案進(jìn)行，所以，想要保證檔案的質(zhì)量，就需要在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理之前，制定出完善的管理方案。

企業(yè)需要先梳理目前檔案管理的所有流程，將現(xiàn)有檔案進(jìn)行分類劃分，區(qū)分出不同種類檔案的管理方法，然后根據(jù)實際情況進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)。管理部門需要制定出合格與不合格之間的分界線，使管理人員明確數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。如果沒有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定，便不能保證質(zhì)量，在掃描或者儲存的過程中，什么樣的檔案便都能夠進(jìn)入檔案庫中，會直接影響以后的使用效果。

在進(jìn)行數(shù)字化的檔案轉(zhuǎn)化時，一定要正確使用數(shù)字化軟件。數(shù)字化軟件的種類繁多，在進(jìn)行數(shù)字化工作之前，要對相關(guān)的軟件進(jìn)行試驗和考察。因為檔案數(shù)量繁多，軟件的正確選擇和使用能夠有效的提高工作效率，還能夠保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。前期先對軟件的讀取情況、呈現(xiàn)情況、故障情況等都做出一定的調(diào)查和分析，選用錯誤率低，分辨率高并且讀取速度快的軟件。選擇好軟件之后，還需要正確的操作，在軟件的使用中盡量避免問題的出現(xiàn)，保障工作進(jìn)度和檔案質(zhì)量。

3.2 建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

數(shù)字化檔案雖然相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說，擁有一定的安全性，但是網(wǎng)絡(luò)癱瘓、病毒等問題也會影響著數(shù)字化檔案的使用安全，所以，在數(shù)字化檔案管理和使用中，一定要建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

首先，在數(shù)字化檔案的存儲方面，一定要多備份多地方存儲。計算機(jī)的安全會受到外界的因素影響，如果只在一臺設(shè)備上進(jìn)行檔案的儲存，那么便會增加檔案的安全風(fēng)險，一旦出現(xiàn)斷電、死機(jī)等情況，檔案便不能讀取，影響辦公。

其次，檔案的所有操作都需要在一個封閉的網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，要與其他的外網(wǎng)相隔絕，安裝殺毒軟件和防火墻并且定期的對軟件進(jìn)行升級，避免計算機(jī)病毒的侵入的和傳播。計算機(jī)以及服務(wù)器要放置在安全的環(huán)境中，做到防火、防電、防破壞以及防偷盜，保證計算機(jī)的存放安全。

最后，還要對一些預(yù)知到的風(fēng)險做出應(yīng)急方案。風(fēng)險預(yù)知能夠有效的預(yù)防風(fēng)險發(fā)生，并且能夠減低風(fēng)險所帶來的損失。對于數(shù)字化檔案管理中發(fā)生的設(shè)備故障等問題，儲備相關(guān)的專業(yè)人才，對所能出現(xiàn)的故障進(jìn)行預(yù)測，然后制定出相應(yīng)的應(yīng)對措施。一旦問題發(fā)生時，相關(guān)人員能夠迅速響應(yīng)，快速解決問題，減少損失[1]。

4 結(jié)語

總而言之，隨著時代的進(jìn)步，電力資源已經(jīng)成為了人類不可或缺的資源之一，電力企業(yè)也因此不斷的壯大。傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不能夠適應(yīng)當(dāng)今的社會需要，數(shù)字化的出現(xiàn)，有效的提高了工作效率，滿足當(dāng)前的快節(jié)奏工作方式。檔案管理改革勢在必行，但是也一定要注重質(zhì)量和安全，這樣才能夠發(fā)揮它的絕對優(yōu)勢。