牛玉存

【摘要】公文是國家機關、企業(yè)事業(yè)單位和社會團體按照規(guī)范的程序和格式指定的用于傳遞信息的書面文件。公文寫作強調嚴密性、規(guī)范性要求，但在實際應用過程中，存在公文寫作不規(guī)范的現(xiàn)象。本文總結了公文寫作中不規(guī)范的各類現(xiàn)象，并闡述了產生此問題的各種原因，并提出了提高公文寫作質量的建議和措施，以期為公文寫作提供一定的參考。

【關鍵詞】公文寫作;不規(guī)范現(xiàn)象;原因;對策研究

公文是政府機關單位之間、政府與企事業(yè)單位間的交流溝通工具，公文的嚴肅性和規(guī)范性會影響行政管理的效率和質量。但在日常辦公中，公文寫作不規(guī)范的現(xiàn)象依然存在，這不但降低了公文的效力，而且給發(fā)文機關的管理工作帶來不利影響，甚至造成嚴重后果。所以，針對公文寫作中的不規(guī)范現(xiàn)象，做出深入細致的研究，分析深層次的原因并提出改進措施，具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、公文寫作工作中常見不規(guī)范現(xiàn)象

（一）文種使用不規(guī)范。公文寫作中，文種使用不規(guī)范的現(xiàn)象較為常見，比如向上級管理單位申請針對某一項目的撥款時，應采用“請示”文種，但有時卻寫成“報告”，如《xx項目關于xx撥款的報告》，常用的公文文種當中，“請示”是需要等待上級管理單位批復的，而報告是不需要上級批復的呈報性公文，文種的錯用導致了公文目的不明確，難以發(fā)揮應有效用。此外，在兩個單位沒有上下級隸屬關系時，公文文種應該采用“函”進行行文，但有的單位為了抬高受文單位地位，卻采用“請示”或“報告”文種，很容易產生誤解。另外，較為常見的文種使用不規(guī)范還有“決定”“通知”和“通報”的混淆，正常的人事任免公文應該采用“通知”文種，而不是《關于XX同志的任免決定》;人員獎懲應該采用“決定”，有時卻誤用為“通知”。在表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或告知重要情況時應采用“通報”，有時卻誤用為“通知”。

（二）公文格式不規(guī)范。格式不準確主要表現(xiàn)在以下幾點：一是標題擬寫不規(guī)范，存在濫用標點符號的現(xiàn)象;二是主送機關不規(guī)范;三是公文發(fā)文文號錯誤;四是附件寫作不規(guī)范;五是排版格式錯誤;

（三）文字表達不規(guī)范。行文語言不準確不嚴謹，未采用嚴格的書面用語，有的使用了口語或網絡語言等不規(guī)范文字，此外還存在語句不通順，句式雜糅，邏輯性差和誤用標點符號等問題，嚴重影響了公文的質量。

二、公文寫作不規(guī)范原因分析

（一）重視程度不夠。公文寫作不規(guī)范的重要原因是發(fā)文單位對公文撰寫的重視程度不夠，主要表現(xiàn)在以下兩方面：首先是公文審核校對和簽發(fā)程序流于形式，缺乏對公文進行嚴格審核管理。二是負責公文撰寫的工作人員職位較低，辦公水平不高，對實際的工作不了解，導致行文內容和實際工作內容脫節(jié)，出現(xiàn)行文不規(guī)范不準確的現(xiàn)象。

（二）對公文屬性不明確。公文的寫作要求撰寫者嚴格依照工作需求完成，盡量避免在寫作過程中出現(xiàn)隨意性和自發(fā)性，不能受到撰寫者主觀意愿的影響。但在實際的公文寫作中，有的撰寫者對公文的屬性把握不準確，發(fā)文目的不明確，對自身的職能定位也不夠準確，導致在撰寫公文時很容易出現(xiàn)對文種和內容把握不準確的現(xiàn)象。

（三）理論知識匱乏。行政公文的撰寫要具有時代特色，要和社會發(fā)展緊密相連與時俱進，以適應社會發(fā)展變革和市場經濟轉型發(fā)展的要求，因此，需要公文寫作者掌握較強的理論知識。但在實際工作中，公文寫作者的理論知識如果沒有得到及時的更新而是傳統(tǒng)的寫作觀念，那么所撰寫的公文也很難體現(xiàn)出社會發(fā)展動態(tài)，難以滿足實際工作要求。

三、公文寫作質量的提高策略

（一）加強對公文寫作的重視。為了提高公文寫作質量，首先要加強對公文寫作工作的重視，強化公文寫作的重視程度是維護公文嚴肅性和權威性的最重要手段。在公文撰寫和發(fā)文過程中，應建立嚴格的審批流程和管理制度，建立嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。同時，各級黨政機關要對公文寫作人員的業(yè)務素質和專業(yè)水平有充分的把握，對撰寫人員給予充分的重視，不斷加強人才的選拔和培養(yǎng)工作。此外，對于單位中已發(fā)的公文，要進行定期的整理和檢查，對存在的不規(guī)范現(xiàn)象應及時進行糾正，以防止此類不規(guī)范現(xiàn)象繼續(xù)發(fā)生。

（二）提高公文撰寫者專業(yè)能力。公文撰寫工作者的專業(yè)能力直接影響了公文寫作的質量。因此，想要避免公文寫作中的不規(guī)范現(xiàn)象產生，就必須加強公文撰寫人員的專業(yè)培養(yǎng)，提高其公文撰寫水平。首先要保證公文撰寫工作人員對相關政策法規(guī)全面掌握，避免在寫作過程中出現(xiàn)政策誤讀。其次要加強寫作者文字運用能力，避免出現(xiàn)病句、濫用標點符號、文章格式不規(guī)范等現(xiàn)象的產生。最后，要培養(yǎng)撰寫人員理論聯(lián)系實際的能力，確保公文在實際應用中能充分發(fā)揮應有作用。

（三）摒棄領導效應。在公文撰寫工作中，有的領導干部對公文并不熟悉，可能會出現(xiàn)錯誤的指示，將“請示”“報告”“匯報”等文種混淆的狀況時有發(fā)生，而公文起草者往往依據領導的口頭表述為依據撰寫公文，不知變通，或明知領導有表述錯誤也不加更改，出現(xiàn)行文不規(guī)范現(xiàn)象。因此，公文撰寫人員要轉變思想觀念，堅持實事求是的原則，對領導的錯誤進行提示和指出，及時予以糾正。

公文寫作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象，不但影響發(fā)文質量，損害發(fā)文單位形象，還會影響公文中涉及到的實際工作的執(zhí)行和開展。因此公文的發(fā)文單位、從事撰寫公文的工作人員要轉變觀念，充分認識到公文寫作的重要性，加強理論學習，提高公文寫作的業(yè)務能力，著力提高公文寫作質量。

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