王 瑜

(山東女子學院，山東 濟南 250300)

一、高校檔案管理公共服務質量的影響因素

(一)公共服務依據

公共服務依據主要指高校檔案管理的相關規(guī)章制度，是高校開展檔案服務的有力支持。具體來講，高校檔案管理相關規(guī)章制度內容是否完善、檔案公開程度、規(guī)章制度的可行性等都會影響高校的檔案服務。另外，公共服務依據還包括高校檔案館內部所制定的工作管理制度以及高校檔案館所制定的應急預案等。

(二)公共服務資源

公共服務資源主要包括原始實物、紙質、電子等類型的原始檔案以及通過深度挖掘檔案而產生的檔案產品，例如，檔案圖冊、檔案編研年鑒等。公共服務資源直接影響著高校檔案管理服務的質量，只有具備豐富的服務資源，才能夠有效提升檔案管理公共服務的質量。

(三)公共服務過程

公共服務過程主要包括檔案管理服務所涉及的服務流程、辦理依據、檔案信息咨詢指導、辦理時限等環(huán)節(jié)。公共服務過程對檔案管理服務質量有著重要影響，只有合理的辦理依據、簡潔的辦理流程、高效化的辦事才能夠有效提高公共服務質量。如果辦理依據不合理、辦理流程復雜、辦事效率不高將嚴重影響公共服務質量的提升。

(四)公共服務方式

公共服務方式主要包括檔案宣傳和檔案利用?，F階段，檔案利用不僅局限于手工檔案查找，人們開始利用網絡技術對檔案進行查找利用，有效提高了檔案的利用效率。檔案宣傳也是檔案服務的重要方式，主要借助多樣化的宣傳手段為社會公眾展示高校檔案的魅力。檔案服務方式對檔案服務質量有著重要的影響，科學的、先進的服務方式能夠有效提高高校檔案管理服務質量，反之滯后的服務方式會阻礙檔案管理服務質量的提升。

(五)公共服務隊伍

公共服務隊伍在高校檔案管理服務中發(fā)揮著關鍵作用，承擔著公共服務的使命，對高校檔案管理公共服務質量有著重要影響。高素質、業(yè)務能力較強的公共服務隊伍能夠有效提高檔案管理服務質量，業(yè)務能力較差、素質較低的公共服務隊伍所提供的檔案管理公共服務質量較低。因此，為了提高公共服務質量，高校必須打造高素質的公共服務隊伍，更新公共服務隊伍的服務理念，改善公共服務隊伍結構。

二、高校檔案管理公共服務存在的問題

(一)缺乏完善的法律法規(guī)

現階段我國高校檔案管理的法律依據十分有限，難以適應高校檔案管理工作的要求。具體來講，高校檔案管理服務工作的開展必須依靠相關的法律規(guī)定，然而，我國法律法規(guī)并沒有明確規(guī)定高校檔案的開放時間、檔案的利用時間、檔案管理質量標準等，嚴重影響高校檔案管理服務質量的提升。并且，由于缺乏完善的法律法規(guī)，高校檔案管理工作沒有明確的檔案服務指導措施和檔案信息利用標準，在這種情況下，高校檔案管理服務必須按照原有的法律規(guī)定經過繁瑣的程序對原始檔案進行檢索和利用。同時，原始檔案的利用范圍十分有限，開放性較差，不利于檔案利用和檔案產品的研發(fā)。

(二)服務意識淡薄

很多高校工作人員過于注重高校的教育職能和科研工作，忽視了高校對社會的服務職能。受這種思想的影響，有些檔案管人員在檔案管理工作中服務意識十分淡薄，只注重對檔案的權威式管理，沒有積極為學校師生提供檔案服務。具體來講，很多檔案管理人員認為檔案屬于高校的保密工作，教師和學生不能隨意靠近檔案館。檔案管理服務僅僅為學校提供檔案借閱，缺乏多樣化的服務形式和服務內容。在這種情況下，高校檔案管理服務信息供給十分單一，檔案管理服務人員與檔案需求者之間的互動較少，服務效率較低，嚴重影響檔案管理服務質量的提升。

(三)缺乏特色的檔案資源

有些高校在檔案管理服務過程中忽視了特色檔案建設工作，導致檔案館缺乏特色檔案資源。具體來講，很多高校在檔案管理服務過程中沒有將檔案管理服務工作與公民需求和學校特點相結合，只注重對學校檔案資源的挖掘，檔案形式比較單一，缺乏多樣化、能夠反映學校各方面工作的特色檔案資源。另外，很多高校的檔案管理只根據時間對檔案資源進行整理，缺乏對檔案的主題性分類，導致高校的檔案資源比較松散，用戶的檔案資源查詢信息繁雜，缺乏對檔案的模塊管理和分類管理。

(四)檔案宣傳不足

有些高校在檔案管理服務工作中缺乏對檔案的宣傳，導致學校師生和公眾忽視了檔案的利用。具體來講，高校師生在進行科研資料查詢的時候，首先想到的是去圖書館查找相關書籍，而忽視了學校檔案資源的價值，沒有從學校檔案館查閱相關資料。這是因為，高校沒有對檔案資源進行廣泛宣傳，學校師生認識不到檔案的價值，導致檔案利用率不高。另外，還有一些高校雖然開展了檔案宣傳工作，但是宣傳內容比較簡單，宣傳方式單一，僅僅以文字和圖片的方式來向學生展示相關檔案，難以滿足公眾和學校師生的檔案需求，檔案宣傳方式滯后。

(五)檔案服務環(huán)節(jié)復雜

高校的檔案服務環(huán)節(jié)十分復雜，高校檔案檢索系統(tǒng)只向高校內部人員開放，社會公眾難以通過檔案檢索的方式獲取自己想要查找的檔案資料，無法進行檔案預約。并且，社會公眾在高校的檔案查閱需要單位提供身份證明、介紹信等文件，并填寫相關的借閱表，上報檔案館，在檔案館領導批準之后才能夠借閱檔案資料，借閱過程十分復雜，需要較長的時間。另外，高校檔案服務必須要向檔案館提供證書翻譯認證，而這一過程需要花費最少三天的時間，嚴重影響社會公眾的檔案利用，高校檔案服務效率較低。

三、高校檔案管理公共服務質量的提升策略

(一)完善服務依據

1.明確法律規(guī)定

我國應積極明確高校檔案管理公共服務的相關法律規(guī)定，避免法律規(guī)定中關于檔案管理公共服務的模糊點，加強對檔案管理服務的法律支持。為此，我國應積極修訂現有的檔案管理相關法律規(guī)定，明確高校檔案的公開程度，落實高校檔案管理的具體條款，避免高校檔案管理服務無法可依。并且，我國應充分考慮檔案管理服務法律與其他法律之間的關系，避免檔案管理服務法律與其他法律的矛盾，為檔案管理服務提供法律保障，確保社會公眾能夠享受高質量的檔案管理公共服務。

2.完善檔案管理服務制度

隨著社會的發(fā)展，高校檔案管理面臨著新型載體、新型領域等變化。為了使高校檔案管理服務符合社會的發(fā)展，必須積極完善檔案管理服務制度，設置科學的檔案管理服務應急預案。具體來講，應明確規(guī)定高校檔案管理服務的手段、設備要求、服務標準等內容，增強檔案管理服務的規(guī)范性。并且，我國應針對高校檔案管理服務可能出現的特殊情況制定應急預案，降低檔案管理服務風險。

(二)加快服務隊伍建設

1.提高服務意識

只有不斷提高服務人員的服務意識，才能夠有效提升高校檔案管理服務的質量。因此，高校應不斷提高檔案管理服務人員的服務意識，明確檔案管理工作的服務職能，積極開展服務講座，使檔案管理服務人員堅持以人為本、服務至上的理念開展檔案管理服務工作，將用戶需求放在第一位，積極為社會公眾提供高質量的檔案管理服務。

2.加強檔案服務人員培訓

加強人員培訓是提高檔案服務人員業(yè)務能力的重要途徑，因此，高校應加強對檔案服務人員的培訓，定期組織檔案服務人員參加檔案管理培訓和服務培訓，引導檔案管理人員學習先進的管理理念和管理技術，提高檔案管理人員的管理能力。同時，高校應積極引導檔案管理人員學習公共服務的相關知識，不斷提高檔案服務人員的服務能力。

(三)豐富服務資源

豐富的檔案資源是開展高質量檔案管理服務的前提，因此，高校應積極豐富檔案服務資源。為此，高校應加強對高校特殊時期和特殊領域檔案的挖掘，構建高校特色檔案資源庫，積極為社會公眾提供特色檔案資源。并且，高校應加強檔案編研工作，創(chuàng)新檔案內容，豐富檔案編研形式，優(yōu)化檔案編研成果，為社會公眾提供創(chuàng)新性的檔案成果。例如，高?？梢葬槍Σ煌黝}的檔案開展編研工作，深入挖掘不同主題檔案之間的關系，尋找檔案內容上的新突破，創(chuàng)新檔案產品。

(四)改進服務方式

改進檔案管理服務方式是提高檔案管理服務質量的重要途徑，因此，高校應不斷改進檔案管理服務方式。為此，高校可以利用網絡技術開展網絡化遠程服務，增強檔案管理服務的便捷性，積極為社會公眾提供遠距離的檔案服務。具體來講，高?？梢岳眯畔⒓夹g進行數字化檔案建設，通過網上立卷、文檔一體化等手段對檔案進行信息化管理，為社會公眾提供信息化的檔案服務。并且，高校應積極優(yōu)化檔案宣傳工作，豐富檔案宣傳內容，開展多種形式的檔案宣傳，增強檔案宣傳的趣味性，吸引社會公眾了解高校檔案。為此，高?？梢栽跈n案展覽活動之后開展有獎問答，讓社會公眾能夠用心參觀檔案展覽，獲取檔案的相關知識，深化社會公眾對高校檔案的理解。另外，高校應根據社會公眾的需求提供檔案服務，選擇社會公眾感興趣的檔案內容進行展覽，使檔案服務符合社會公眾的需求，進而確保高校檔案服務的質量。

參考文獻：

[1]邸家琴.高校檔案館公共服務保障機制研究[J].蘭臺世界,2017(24):14-16.

[2]王茹熠.大數據背景下高校數字檔案信息的公共服務與安全[J].黑龍江檔案,2017(2):30.

[3]李雪枝,程巧.高校檔案管理體制改革路徑探析[J].理論導報,2014(11):56-58.