廣州嶺南國際企業(yè)集團有限公司 徐其蓉

隨著某集團信息化建設(shè)逐步推進，先后啟用了拜特資金系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、中央財務(wù)管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)，提升了集團電子信息化水平。而直屬企業(yè)某公司通過組織力量，成功研發(fā)上線了易起行智慧旅游管理平臺、微商城、手機APP等一批信息化管理系統(tǒng)。同時，也開通了網(wǎng)上銀行、報賬易、微信、支付寶等一批現(xiàn)代化創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)資金結(jié)算工具，資金電子信息化程度越來越高。但是，現(xiàn)金管理模式仍通過“現(xiàn)金”科目進行結(jié)算，屬于現(xiàn)金結(jié)算范疇的收付款業(yè)務(wù)，即現(xiàn)金收取后送存銀行，銀行支取現(xiàn)金后進行發(fā)放，每日庫存盤點并進行賬實核對等全部是人工操作，工作量較大。通過對目前某公司現(xiàn)金管理現(xiàn)狀進行分析，結(jié)合旅游業(yè)務(wù)特性，堅持創(chuàng)新驅(qū)動，借鑒同業(yè)現(xiàn)金管理經(jīng)驗，優(yōu)化現(xiàn)金管理流程，提升品牌競爭力，實現(xiàn)股東利潤最大化。

1 目前某公司現(xiàn)金管理現(xiàn)狀

現(xiàn)金是企業(yè)流動性最強的資產(chǎn)，企業(yè)現(xiàn)金的概念有狹義和廣義之分。狹義的現(xiàn)金是指企業(yè)的庫存現(xiàn)金，即是現(xiàn)鈔。一般會計上所說的現(xiàn)金通常是指狹義的現(xiàn)金，包括庫存人民幣和外幣。目前某公司月末庫存現(xiàn)金高，報銷流程長，現(xiàn)金支付集中、涉及現(xiàn)金報銷的項目多，但某公司總部沒有外幣現(xiàn)金庫存。

1.1 現(xiàn)金流項目眾多

某公司行業(yè)特性導(dǎo)致使用現(xiàn)金業(yè)務(wù)項目眾多?，F(xiàn)金收入來源主要有游客現(xiàn)金繳納旅游款收入、租車收入、借支余款退回等。現(xiàn)金支出來源主要有領(lǐng)隊和導(dǎo)游帶團現(xiàn)付借支、勞務(wù)費、零星采購借支、辦理簽證、交通費、差旅費、誤餐及導(dǎo)游補貼、路橋費、臨時加油費、業(yè)務(wù)招待費、通訊費及備用金等。

1.2 辦理現(xiàn)金報銷流程長

目前某公司本部負(fù)責(zé)現(xiàn)金業(yè)務(wù)財務(wù)人員有7名，其中1樓導(dǎo)游報賬中心5名，專職服務(wù)公司領(lǐng)隊導(dǎo)游日?，F(xiàn)金報賬業(yè)務(wù)；5樓財務(wù)總部2名，服務(wù)除導(dǎo)游報賬中心之外的公司現(xiàn)金報賬業(yè)務(wù)。每周現(xiàn)金需求額度大，一般要2次提現(xiàn)，且提前2天向銀行(不包括當(dāng)天)預(yù)約，且必須2人同行專車辦理提現(xiàn)業(yè)務(wù)。為了應(yīng)對頻繁的借支現(xiàn)金及報銷，在財務(wù)總部5樓及1樓導(dǎo)游報賬中心，分別采取了按報銷額度分流和提前預(yù)約叫號辦法。每當(dāng)旅游旺季，1樓導(dǎo)游領(lǐng)隊報賬中心不得不采取加班報銷措施，滿足公司業(yè)務(wù)需求。

1.3 會計核算及現(xiàn)金保管復(fù)雜

每天出納手工登記現(xiàn)金收支明細(xì)賬，大部分與會計記現(xiàn)金賬時間無法同步，當(dāng)天賬無法及時核對相符，但月底可勾稽核對一致。某公司5樓出納每天保管庫存現(xiàn)金，需在5點前盤點打包，以備合作銀行安保人員上門收存到銀行保險柜，待第二天9點送回公司。而1樓導(dǎo)游報賬中心每天庫存現(xiàn)金一般保管在公司1樓保險柜中，有4個保險柜，專人專柜負(fù)責(zé)各自現(xiàn)金保管。

1.4 現(xiàn)金使用量大，庫存現(xiàn)金高

經(jīng)過梳理，在2013—2016年期間，某公司用于支付日常業(yè)務(wù)報銷現(xiàn)金額度為5億元(占總報銷現(xiàn)金金額的77%)，月均提取現(xiàn)金額度約1100萬元。另外，還通過多家銀行“報賬易”系統(tǒng)支付金額約1.50億元(占總報銷現(xiàn)金金額的23%)。由于現(xiàn)金使用的便利性，員工報銷領(lǐng)款習(xí)慣上仍是通過領(lǐng)取現(xiàn)金方式，不得不常備大額庫存現(xiàn)金。某公司月均庫存現(xiàn)金余額約300萬元，這部分庫存冗余現(xiàn)金始終保存在公司保險柜中，無法產(chǎn)生資金增值效益，也存在管理風(fēng)險。

1.5 周邊游現(xiàn)金使用頻率較高

省外游導(dǎo)游領(lǐng)隊涉及現(xiàn)付也通過地接社進行往來結(jié)算。省內(nèi)周邊游現(xiàn)付項目比較多(主要有路橋費、加油費、餐費、住宿、景區(qū)景點門票等)，團量大，一般以2～3天游為主，團費相對較低。由于尚未實現(xiàn)省內(nèi)全區(qū)域供應(yīng)商簽單掛賬，有些項目仍需要當(dāng)場現(xiàn)金結(jié)賬。導(dǎo)游領(lǐng)隊單團現(xiàn)金借支額度從幾百到上千元不等，一般不超過2萬元。同時，公司要求導(dǎo)游在回團后5～7個工作日報賬完畢，由于導(dǎo)游業(yè)務(wù)特性，一般導(dǎo)游會集中報銷現(xiàn)付及補貼情形。

2 某公司優(yōu)化庫存現(xiàn)金管理可行性分析

2.1 從實現(xiàn)股東利潤最大化角度分析

股東利潤最大化是資本市場所必須追求的，2016年某公司年度財務(wù)報表數(shù)據(jù)顯示，投資理財收益約占利潤總額的18%。從利潤結(jié)構(gòu)來看，利用沉淀資金投資理財產(chǎn)生的收益，這是公司不可忽視的重要利潤來源。

2.2 從現(xiàn)金持有成本角度分析

2.2.1 機會成本

現(xiàn)金作為企業(yè)的一項資金占用，是有代價的，這種代價就是它的資金成本。旅行社是持有現(xiàn)金比較充裕的行業(yè)。在目前市場環(huán)境下，銀行活期存款利息只有0.35%，而專項投資資金(如購買國債、控股公司內(nèi)部資金歸集拆借、投資理財?shù)?的平均投資收益率在3.8%以上。如此巨大的利率差，說明企業(yè)庫存現(xiàn)金存在較大的機會成本。

2.2.2 管理成本

企業(yè)日常持有大量現(xiàn)金, 會發(fā)生現(xiàn)金管理費用和現(xiàn)金流失的風(fēng)險, 這些就構(gòu)成了現(xiàn)金的管理成本。隨著某公司營收規(guī)模將逐年遞增，日常運營提取現(xiàn)金額度不斷增加，將儲備充?，F(xiàn)金滿足業(yè)務(wù)需求，管理環(huán)節(jié)增多，管理成本隨之上升。

2.2.3 短缺成本

現(xiàn)金短缺成本表現(xiàn)為企業(yè)因缺乏必要的現(xiàn)金，不能應(yīng)付日常業(yè)務(wù)開支所需, 而使企業(yè)蒙受損失或付出代價。在某公司表現(xiàn)為提取的現(xiàn)金額度，不能及時滿足日常業(yè)務(wù)及經(jīng)營費用支出而造成的損失，這種情形可通過優(yōu)化現(xiàn)金支付方式得到解決。

2.3 外部合作銀行的配套設(shè)施情況分析

某公司逐步推廣使用了多家銀行的“報賬易”系統(tǒng)，現(xiàn)金電子化水平得到提高。目前某公司全員擁有兩家發(fā)卡行的銀行卡。其中，中國銀行提供上門送取大額現(xiàn)金安保服務(wù)；另外一家浦東發(fā)展銀行在公司1樓安裝了銀行柜員機，一定程度上方便員工提取現(xiàn)金。

3 某公司優(yōu)化庫存現(xiàn)金管理目標(biāo)及應(yīng)對措施

通過梳理某公司眾多現(xiàn)金流項目，找到出現(xiàn)降低庫存現(xiàn)金管理過程中的關(guān)鍵點，通過電子化信息手段，進一步優(yōu)化庫存現(xiàn)金管理作業(yè)流程。

3.1 對外部單位及個人付款

通過客戶正式書面銀行賬戶通知書，全部通過銀行劃轉(zhuǎn)支付或支票方式到對方單位賬戶、個人指定銀行卡上。如果存在委托個人收款的情形，需出具正式書面委托書。在日常對外現(xiàn)金支付環(huán)節(jié)，還可以鼓勵帶動省內(nèi)周邊游導(dǎo)游領(lǐng)隊，盡量使用現(xiàn)代化電子支付工具(比如微信掃碼支付等)，避免攜帶大量現(xiàn)金發(fā)生意外風(fēng)險。

3.2 內(nèi)部日?，F(xiàn)金報銷付款

針對一般事務(wù)性費用報銷，比如交通費、差旅費、勞務(wù)費及業(yè)務(wù)招待費等，均可以委托合作銀行劃轉(zhuǎn)到公司統(tǒng)一指定員工個人銀行存款賬戶，節(jié)省現(xiàn)金使用量，原則上這部分業(yè)務(wù)出納不再使用現(xiàn)金報銷。針對一般事務(wù)性費用報銷可以采取每周2～3次固定支付時間，如遇到緊急事務(wù)性用款可以隨時辦理轉(zhuǎn)賬支付或現(xiàn)金支付。

3.3 內(nèi)部業(yè)務(wù)性現(xiàn)金借支

一般旅游團隊業(yè)務(wù)必須使用現(xiàn)金的借支(主要指簽證借支、領(lǐng)隊及導(dǎo)游借支等)。其中在銀行每天柜員機提取現(xiàn)金額度內(nèi)(每天提現(xiàn)限額2萬元)的團隊業(yè)務(wù)借支，根據(jù)優(yōu)化后的現(xiàn)金作業(yè)流程，由公司銀行直接劃轉(zhuǎn)到個人指定賬戶上自行提取。如果超過2萬元團隊業(yè)務(wù)借支，則提前預(yù)約統(tǒng)一辦理提現(xiàn)業(yè)務(wù)。

3.4 營業(yè)門店收款

從便捷服務(wù)客戶角度出發(fā)，如果收到現(xiàn)金團款，按公司規(guī)定門店當(dāng)天必須送存指定銀行賬戶。公司通過鼓勵客戶采取便捷安全支付方式(包括銀行轉(zhuǎn)賬、信用卡、支付寶及微信支付等)，提高工作效率。

4 對加快優(yōu)化某旅行社現(xiàn)金管理工作的建議

4.1 優(yōu)化現(xiàn)金管理作業(yè)流程，合理測算日常現(xiàn)金持有總量

通過優(yōu)化日?，F(xiàn)金支付方式，針對一般性事務(wù)性現(xiàn)金報銷，改變過去銀行提現(xiàn)支付方式，直接通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，減少每周提現(xiàn)頻率及庫存現(xiàn)金額度。建議某公司組織測算合理現(xiàn)金庫存量，逐步減少庫存現(xiàn)金額度。比如將月末庫存現(xiàn)金額度從300萬元降低至100萬元，減少約2/3現(xiàn)金庫存量。增加的銀行存款可用于其他方面以增加企業(yè)財富，提高現(xiàn)金利用效率，增強公司的盈利能力。

4.2 創(chuàng)新驅(qū)動與積極引導(dǎo)，將降本減費工作落到實處

緊扣創(chuàng)新驅(qū)動年度工作主題，針對一般事務(wù)性現(xiàn)金報銷可采取銀行轉(zhuǎn)賬批量支付方式。一方面可減少會計與出納登記現(xiàn)金日記賬工作量，降低人工收鈔、點鈔、找零、存儲現(xiàn)金方面的工作，進一步提高工作效率；另一方面通過優(yōu)化現(xiàn)金領(lǐng)款作業(yè)流程，進一步降低用人成本。目前某公司財務(wù)總部從事現(xiàn)金業(yè)務(wù)崗有7人，按照2016年9級平均工資為標(biāo)準(zhǔn)測算，每優(yōu)化或轉(zhuǎn)崗1人，可節(jié)約用人成本費用約11.3萬元/年/人(不包括社保、公積金等)，如果按照廣州2015年社會平均工資6764元為標(biāo)準(zhǔn)測算(不包括社保、公積金等)，也可節(jié)約用人成本費用約8.8萬元/年/人。建議某公司考慮按當(dāng)年降低用人成本費用總額，提取適當(dāng)比例，用于獎勵配合優(yōu)化現(xiàn)金作業(yè)的業(yè)務(wù)部門。在業(yè)務(wù)允許的范圍內(nèi)，鼓勵業(yè)務(wù)部門降低提現(xiàn)報銷額度，盡量通過銀行轉(zhuǎn)賬支付方式。

4.3 先試先行與規(guī)范運營，條件成熟時加快推廣實施

結(jié)合某公司業(yè)務(wù)運營實際，重點梳理現(xiàn)金使用關(guān)鍵環(huán)節(jié)，積極論證可行性方案，制定優(yōu)化庫存現(xiàn)金管理操作流程，修訂現(xiàn)金管理制度，明確崗位職責(zé)。同時，采取定期與不定期檢查的手段進行監(jiān)督檢查。某公司財務(wù)總部要加快推動優(yōu)化5樓一般事務(wù)性費用現(xiàn)金報銷流程。建議從后勤服務(wù)部門開展優(yōu)化現(xiàn)金庫存管理試點工作，先試先行，試點周期可以適當(dāng)縮短，但要溝通宣傳到位。雖然在推動優(yōu)化導(dǎo)游現(xiàn)金報賬及借支工作存在一定難度，但也要不斷總結(jié)試點經(jīng)驗，待條件成熟時，在某公司總部及省內(nèi)分支機構(gòu)全面推廣降低庫存現(xiàn)金管理工作。

4.4 借鑒母公司及同業(yè)經(jīng)驗，提升公司電子化現(xiàn)金管理水平

某公司財務(wù)部去年與某上市公司財務(wù)部門進行了工作交流。從某上市公司了解到，該公司費用報銷管理實施無現(xiàn)金管理，所有員工均不得借支，零星費用支出由個人先墊支，后續(xù)進行結(jié)算。通過線上費用報銷模塊進行申請及審批，再將紙質(zhì)申請及附件遞交財務(wù)部進行核對報銷。目前該公司的母公司通過OA辦公系統(tǒng)，實施了線上申請費用及報銷審批，效果顯著。建議該公司可以結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點，借鑒上市公司實施無現(xiàn)金管理經(jīng)驗，通過開發(fā)配套現(xiàn)金報銷管理系統(tǒng)，提升公司電子化現(xiàn)金管理水平。

4.5 降低現(xiàn)金管理風(fēng)險，提升公司在旅游界競爭力

通過實施優(yōu)化庫存現(xiàn)金管理工作，減少現(xiàn)金結(jié)算業(yè)務(wù)工作量，降低在收付過程中現(xiàn)金出現(xiàn)假鈔及差錯的風(fēng)險，也大大降低“庫存現(xiàn)金”額度及保管過程的風(fēng)險，力爭做到出納少接觸現(xiàn)金，甚至不接觸現(xiàn)金，從根本上杜絕貪污挪用現(xiàn)金的情況出現(xiàn)。同時，某公司已并入某控股上市平臺，如果公司資金管理信息化水平再上一新臺階，一方面提升了公司服務(wù)素質(zhì)及公司形象；另一方面提高了企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，增強了公司在業(yè)界的競爭能力。