李夢婷

摘 要：檔案信息化建設(shè)涉及到大量的數(shù)據(jù)、資料，是一個復雜、龐大的工作，將多媒體技術(shù)應(yīng)用在其中，不僅省時省力，還可以有效整合、利用檔案信息。本文簡要闡述了多媒體技術(shù)的內(nèi)涵，分析其應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)中的積極作用，并在此基礎(chǔ)上深入探討應(yīng)用的有效措施，希望能為進一步提高檔案信息建設(shè)提供幫助。

關(guān)鍵詞：多媒體技術(shù)；檔案；信息化建設(shè)

前言

隨著信息技術(shù)和通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，各種信息處理新技術(shù)、新設(shè)備的大量應(yīng)用正悄悄地改變著人們的思維方式和工作方式，它的影響也滲透到了檔案工作中，使檔案工作也走向了信息化、電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，大規(guī)模開發(fā)利用檔案信息資源成為時代的必然。為了提供具有針對性、時效性、主動性、廣泛性的檔案信息，在檔案信息建設(shè)中應(yīng)用多媒體技術(shù)，建立檔案信息庫、編制檢索程序和實現(xiàn)檔案全文信息是大勢所趨。

1.多媒體技術(shù)的內(nèi)涵及其作用

1.1多媒體技術(shù)的內(nèi)涵

多媒體是流媒體技術(shù)下廣泛流傳的各類傳播媒體的概括。作為以各種文件形式儲存信息的信息源集合，意味著多媒體與多媒體系統(tǒng)二者要相互依存而存在。檔案信息化建設(shè)即是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式進行開拓和創(chuàng)新，以各種媒體介質(zhì)形式來儲存檔案信息并能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一化管理和傳輸?shù)墓芾磉^程，通俗來說，就是將多媒體技術(shù)應(yīng)用到檔案信息化建設(shè)的過程中，以文字、圖形、圖像、視頻、音頻等形式來儲存、傳輸、管理和分析檔案信息的過程。多媒體檔案以一種新的信息資源方式改變了信息的管理和利用格局，使得信息這一重要的戰(zhàn)略發(fā)展資源在傳輸過程中其價值實現(xiàn)最大化。

1.2多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的積極作用

首先，多媒體技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過程中簡化并優(yōu)化了工作流程，使檔案信息化建設(shè)的水平和效率得以提升。利用多媒體技術(shù)建立多媒體檔案，打破了傳統(tǒng)的檔案收集、保存和整理的模式與流程，簡化了人力、物力、財力的投入，同時實現(xiàn)了檔案信息資源的實時查 詢與借閱歸檔。而且對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化存儲可以實現(xiàn)遠 距離傳輸和跨地域借閱，用戶不再受時間和空間的限制；其次，多媒體在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用充當了技術(shù)支撐和主力媒介的角色。多媒體技術(shù)與檔案管理工作的融合是有一定的前提條件的，多媒體技術(shù)所蘊含的音頻、視頻、動畫等信息儲存形式有效地補充了傳統(tǒng)檔案管理形式的空白，并打破了單一、低調(diào)的檔案管理模式，使得動畫檔案、音頻檔案、視頻檔案等多形式檔案更易于保存、傳輸和管理。最后，多媒體技術(shù)改變了信息的存儲方式和檢索方式。傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)檔案的形式來儲存，對信息的收集、保存、存儲、歸檔、整理工作復雜且緩慢，難以適應(yīng)信息量迅速膨脹的當代社會所提出的挑戰(zhàn)。而多媒體技術(shù)的運用有效解決了龐大信息的收集、加工、傳遞以及共享等難題，使得信息的檢索更加便捷、更加智能，人們的需求得到更好的滿足，信息的數(shù)字化存儲和信息化建設(shè)得以實現(xiàn)。

2.檔案信息化建設(shè)多媒體技術(shù)應(yīng)用原則

首先，從整體入手，堅持科學化、規(guī)范化、程序化管理。檔案管理工作體現(xiàn)整體性的要求是為了能夠?qū)n案管理工作協(xié)調(diào)一致推進，從而能夠從宏觀層面對檔案信息進行收集、整理、保存和歸檔，使得這一系列的檔案管理工作能夠相互銜接、相互支持，不同環(huán)節(jié)可以相互銜接和配合，從而為檔案信息化建設(shè)的推進提供重要保障，既可以保證信息的完整性，也有利于規(guī)劃一個一以貫之、長期有效的管理思路。其次，要堅持做到檔案管理內(nèi)部工作的整合與協(xié)調(diào)。檔案管理工作是一項龐大的系統(tǒng)工程，分工很清楚，歸檔、傳輸和借閱等眾多任務(wù)課題會涉及到不同的操作部門。因此，要在各個部門之間形成密切合作的關(guān)系，就必須要堅持在推動檔案信息化管理的過程當中保證檔案管理內(nèi)部工作的整合與協(xié)調(diào)，既有分工又有整合，既有獨立操作，又有整體協(xié)調(diào)。因此在檔案管理過程中，要及時收集員工的工作意見，以溝通交流平臺為基礎(chǔ)收集員工的反饋建議，并掌握各項整理工作的進度；做好對員工的人員管理，努力提高員工的主動精神、責任心和自制能力，能夠有序推進檔案管理平臺的綜合管理工作。

3.檔案信息化建設(shè)多媒體技術(shù)應(yīng)用策略

3.1加強多媒體軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由多媒體軟件和硬件所組 成的多媒體運用環(huán)境是檔案管理信息化發(fā)展的必備物質(zhì)環(huán)境，多媒體運用環(huán)境建設(shè)的水平與質(zhì)量直接影響檔案信息化的基本水平與發(fā)展格局。因此，首先要在保證經(jīng)費充足的前提之下督促檔案管理部門合理安排硬件購入及維修保養(yǎng)計劃，并做好硬件設(shè)備購入、使用、維修、保養(yǎng)計劃和信息記錄。其次，要打造專業(yè)化的檔案信息管理軟件平臺。檔案信息管理軟件平臺是檔案信息化最核心的運作平臺，直接關(guān)系到企業(yè)檔案信息化收集、運作和處理任務(wù)的完成以及客戶需求的滿足，是事關(guān)檔案信息化建設(shè)的核心操作軟件。因此，在建設(shè)檔案管理信息平臺時要堅持選擇與企業(yè)的內(nèi)部工作性質(zhì)、工作內(nèi)容相匹配的軟件平臺，并進行試運行，著力開發(fā)軟件平臺的各項功能。

3.2著重加強檔案信息數(shù)字化處理系統(tǒng)建設(shè)

在多介質(zhì)檔案的錄入整理與多媒體檔案的形成之間，存在著一道信息錄入加工與轉(zhuǎn)換的屏障，只有借助于檔案信息數(shù)字化處理系統(tǒng)，才能夠打破兩類不同的信息形態(tài)的轉(zhuǎn)換，也才能夠為檔案信息的數(shù)字化加工、存儲、傳輸及共享創(chuàng)造轉(zhuǎn)化條件。因此，首先需要建立一整套檔案信息數(shù)字化處理系統(tǒng)，借此保障檔案信息的加工、制作以及傳輸能夠有統(tǒng)一的流程和統(tǒng)一的形式，防止形成信息孤島。其次，對于檔案文獻的檢索程序要進一步地優(yōu)化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，根據(jù)不同的檔案主題進行分類歸檔管理，這樣既可以提高檔案分類管理效率，又能夠提升信息檢索效率。

3.3建立健全檔案信息安全保障體系

信息化環(huán)境下網(wǎng)絡(luò)社會與信息社會的信息泄露問題的發(fā)生頻率和實際后果超越了以往任何時代，信息安全問題對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)乃至企業(yè)信息化管理和信息化發(fā)展來說，都是最基本的生命線和最 堅硬的保護線。在越來越多的安全隱患問題出現(xiàn)和倒逼的背景之下，首先，企業(yè)對信息安全問題的應(yīng)對應(yīng)該堅持以訴諸于信息安全技術(shù)為主的原則，改進和引進安全性能高的信息安全技術(shù)，并使其與信息化工作軟件相配合，以技術(shù)屏障為首要的安全屏障抵御網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全和信息安全等潛在隱患。其次，要加強對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)軟件缺陷的維護和升級工作，防止因為黑客、木馬或者惡意破壞程序的存在而引發(fā)信息泄露等重大問題。還要結(jié)合技術(shù)手段與人員手段加強對檔案危害問題的發(fā)現(xiàn)和處理，做到積極防御和綜合防范相結(jié)合。最后，要根據(jù)具體的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)建立多層次的技術(shù)保障網(wǎng)絡(luò)，通過管理系統(tǒng)訪問權(quán)限控制、信息加密的方式來強化對內(nèi)部信息的控制和管理。

3.4推進多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)

對于檔案信息化建設(shè)而言，數(shù)據(jù)庫就像是檔案信息存取與提取的巨大的儲存?zhèn)}庫，不但要完成龐大信息的錄入、存檔工作，還要與信息檢索系統(tǒng)相配合完成信息的查詢、調(diào)取與傳輸工作，作為檔案信息化建設(shè)的核心操作軟件，其重要性不言而喻。因此，首先要加快多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，引進先進的信息組織和加工方式以及數(shù)據(jù)整合方式，并以外聘專業(yè)的數(shù)據(jù)庫專業(yè)團隊的方式強化多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)的專業(yè)性。其次，要著力推動紙質(zhì)檔案和電子檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)的發(fā)展。多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)離不開紙質(zhì)檔案與電子檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)的支持，它所創(chuàng)造的信息轉(zhuǎn)化格局就是數(shù)據(jù)庫建設(shè)和信息化建設(shè)賴以存在和發(fā)展的基本格局。因此要結(jié)合實踐探索和技術(shù)交流等方式對紙質(zhì)檔案與電子檔案的轉(zhuǎn)換技術(shù)進行進一步的成熟化。

在全球化競爭和信息化倒逼的復雜背景之下，企業(yè)只有以檔案管理的信息化為契機，實施企業(yè)管理模式、經(jīng)營模式、服務(wù)模式和感知市場模式 的轉(zhuǎn)變，才能真正由內(nèi)而外釋放企業(yè)發(fā)展的活力和創(chuàng)造力，才能使企業(yè)信息戰(zhàn)略資源的價值得以有效釋放。企業(yè)的管理理念、經(jīng)營方式、戰(zhàn)略選擇、人事安排等才能相應(yīng)地獲得進一步的改進。因此，檔案信息化建設(shè)對于企業(yè)生存的實際意義巨大且深遠。而多媒體技術(shù)是一項能夠快速、有效、智能融合與處理各類信息的現(xiàn)代應(yīng)用技術(shù)，其優(yōu)勢與特性決定了它可以成為檔案信息化建設(shè)過程中最基本的技術(shù)載體，它所包含的多種信息媒介是檔案信息化的基礎(chǔ)，由此形成的多媒體檔案是企業(yè)發(fā)展重要的戰(zhàn)略資源，推進多媒體檔案建設(shè)工作還需堅持不懈、不斷改進。

4.結(jié)束語

多媒體技術(shù)具有數(shù)字化、多維性、集成性、交互性、實時性，在檔案信息管理中能起到節(jié)省保存空間，擴展存儲能力，減輕對原件的損害，提高檔案信息管理質(zhì)量，檔案信息檢索方便、快捷，能夠促進檔案信息載體一體化等作用，將其應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)能改變?nèi)藗兊纳罘绞剑?推動人們之間的信息交流與合作， 并有助于建立健全檔案信息安全保障體系。

參考文獻：

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