劉朋朋

摘要：在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，企業(yè)內(nèi)部控制的充分發(fā)揮已經(jīng)同信息技術(shù)緊密相連。ERP系統(tǒng)作為集信息技術(shù)和控制管理為一體的先進管理工具，對于內(nèi)部控制體系來說，是實現(xiàn)自動控制和信息溝通的重要工具。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，如果沒有對內(nèi)部控制進行調(diào)整和優(yōu)化，那么ERP的實施效果很難達到預(yù)期目標，企業(yè)內(nèi)部控制的目標也難以實現(xiàn)。因此，有必要分析ERP系統(tǒng)實施后，企業(yè)如何有效實施內(nèi)部控制，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制目標。文章從ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在問題入手，并相應(yīng)的提出相關(guān)建議，對于企業(yè)內(nèi)控控制管理有著積極作用。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；內(nèi)部控制；業(yè)務(wù)流程

一、ERP系統(tǒng)對于提升企業(yè)內(nèi)部控制的意義

ERP系統(tǒng)將信息技術(shù)和管理思想進行有效整合，通過合理配置企業(yè)資源，改善業(yè)務(wù)流程，從而提升企業(yè)核心競爭力。在實際工作中，不能把該系統(tǒng)僅僅看作是辦公軟件，而是要與內(nèi)部控制有效結(jié)合，以ERP系統(tǒng)平臺承載內(nèi)部控制，以內(nèi)部控制思想來運行ERP系統(tǒng)。

隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，現(xiàn)階段市場環(huán)境也隨之發(fā)生較大的變化，企業(yè)面臨的市場競爭日益激烈，企業(yè)想在這種環(huán)境下站穩(wěn)腳步并搶占更多的市場份額，就必須積極強化自身內(nèi)部控制工作，讓企業(yè)產(chǎn)品無論從質(zhì)量、成本和品牌上在市場上占據(jù)有利地位從而提升企業(yè)的總體管理水平。

二、ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）缺乏專業(yè)的信息化人才

ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定運行與專業(yè)的系統(tǒng)維護人員是分不開的，因此很多問題必須由第三方服務(wù)商才能解決。雖然信息人員對計算機技術(shù)經(jīng)驗豐富，但對ERP系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)掌握不夠全面。因此，當系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，大家很可能一起處理。但對于問題是否能得到及時解決，卻得不到有力保障，同時也會降低員工的工作效率以及系統(tǒng)的安全性。此外，系統(tǒng)維護人員脫離企業(yè)內(nèi)部管理，以及相關(guān)內(nèi)控控制知識的缺乏，對于ERP系統(tǒng)安全、有效運行也有一定的影響。

（二）缺乏有效的風險管控

1. 系統(tǒng)操作層面風險

數(shù)據(jù)錄入的及時性和準確定是ERP系統(tǒng)準確、高效運行的關(guān)鍵，但由于人為的不當操作，使得系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的不規(guī)范以及“垃圾數(shù)據(jù)”的產(chǎn)生。一般ERP系統(tǒng)上線先對關(guān)鍵用戶進行培訓，然后關(guān)鍵用戶再對終端用戶進行培訓。關(guān)鍵用戶的培訓不到位導(dǎo)致培訓效果欠佳，復(fù)雜的工作流程降低了終端用戶學習積極性，無法快速吸收ERP管理思想導(dǎo)致對于系統(tǒng)認識不足，從而導(dǎo)致終端用戶在系統(tǒng)操作過程中錯誤不斷。由于問題數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的運行，直接影響了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。滯后的發(fā)現(xiàn)與更正，不僅無法反應(yīng)出企業(yè)的實際情況，還會令管理者做出錯誤的決策。

2. 系統(tǒng)執(zhí)行層面風險

由于系統(tǒng)人員薄弱的內(nèi)控意識，相關(guān)負責人采取的監(jiān)督力度和風險管理不到位，使得系統(tǒng)中已生成的數(shù)據(jù)發(fā)生篡改，嚴重影響系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。此外，管理層對系統(tǒng)管理所采取的監(jiān)督不夠嚴格，也增加了內(nèi)部人員利用計算機舞弊的風險。

（三）缺乏良好的內(nèi)控環(huán)境

對內(nèi)部控制的理解不夠深入，很多企業(yè)認為內(nèi)部控制就是其制定的各種規(guī)章制度、各種內(nèi)部手冊文件，沒有理性化的認識內(nèi)部控制。管理層對內(nèi)部控制的認識不足，對內(nèi)部控制的目標和方法不明確，沒有意識到建立完善內(nèi)控制度并有效執(zhí)行的重要性，因此，無法有效應(yīng)用到實際工作中。

雖然管理層意識到內(nèi)部控制的重要性，但對于內(nèi)控相關(guān)的知識理解不夠深入。將現(xiàn)有的規(guī)章制度都停留在書面上，沒有去嚴格履行，所以看不到內(nèi)控帶來的積極作用。管理層有時會為了自身利益，在內(nèi)部制度建設(shè)中出現(xiàn)道德風險和逆向選擇行為。

（四）業(yè)務(wù)流程方面的控制缺陷

一般情況下，存貨與生產(chǎn)業(yè)務(wù)、采購與付款業(yè)務(wù)以及銷售與收款業(yè)務(wù)是企業(yè)主要的業(yè)務(wù)流程 。在存貨和生產(chǎn)業(yè)務(wù)中，比較常見的控制缺陷主要為保管不善、收發(fā)控制不嚴、保管員監(jiān)守自盜、計量不準確造成庫存不實、成本核算有誤、車間月末盤點不實。例如，在生產(chǎn)與存貨業(yè)務(wù)流程方面，車間業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)錄入不準確或者成本分類錯誤，直接導(dǎo)致成本核算不準確，銷售部門將無法根據(jù)現(xiàn)有成本數(shù)據(jù)進行市場定價，同時對于企業(yè)下一步成本節(jié)降也無法提供數(shù)據(jù)支撐；在采購與付款業(yè)務(wù)中，比較常見的控制缺陷為盲目采購或采購不及時、采購中價格不實、入庫驗收有漏洞以及付款控制不嚴格。公司將年度采購預(yù)算數(shù)據(jù)輸入到數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)中，但由于采購預(yù)算控制的薄弱性，物資部每月日常采購均存在預(yù)算外的情況，造成預(yù)算與實際采購有很大差異。在銷售和收款環(huán)節(jié)，比較常見的控制缺陷主要為發(fā)貨控制混亂、授信不當、銷售費用失控、發(fā)票控制容易出現(xiàn)問題、收款環(huán)節(jié)控制失效產(chǎn)生舞弊行為。銷售與收款環(huán)節(jié)是物流、信息流、資金離的統(tǒng)一，產(chǎn)品的銷售既是企業(yè)價值創(chuàng)造的體現(xiàn)，同時又是企業(yè)形象的塑造和宣傳，而及時準確的回款，將一定程度上影響企業(yè)資金的運轉(zhuǎn)，嚴重時可能使企業(yè)面臨破產(chǎn)風險。

三、完善ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的建議

（一）完善人才結(jié)構(gòu)

首先，為保證系統(tǒng)安全、有效運行，對于系統(tǒng)出現(xiàn)的技術(shù)問題及時得到解決，企業(yè)需要外聘專業(yè)的技術(shù)維護人員。其次，企業(yè)應(yīng)該加強系統(tǒng)維護人員在信息技術(shù)和內(nèi)控方面的培訓，提高員工綜合素質(zhì)。最后，為實現(xiàn)對信息系統(tǒng)有效監(jiān)督和評價，可以定期聘請第三方相關(guān)專業(yè)技術(shù)審計機構(gòu)。

（二）加強系統(tǒng)操作與執(zhí)行層面的風險管控

1. 系統(tǒng)操作方面風險管理措施

首先，為了保證終端用戶正確操作系統(tǒng)，提高對系統(tǒng)規(guī)則以及原理的認識，對系統(tǒng)用戶進行培訓，建立培訓考核機制，培訓合格方可上崗。其次，建立系統(tǒng)操作考核機制，將終端用戶的系統(tǒng)操作納入績效考核，考核指標例如系統(tǒng)操作的準確性、及時性、熟練程度。最后，為提高終端用戶的學習積極性，企業(yè)應(yīng)該對ERP系統(tǒng)運行的重要性給予宣傳和解釋，同時制定并下發(fā)詳細的系統(tǒng)操作手冊。

2. 系統(tǒng)執(zhí)行層面風險管理措施

首先，系統(tǒng)管理部門應(yīng)定期檢查系統(tǒng)日志，對異常數(shù)據(jù)進行跟蹤和分析，對于差錯數(shù)據(jù)做到及時反饋，以保證系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)范處理。其次，為防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤或舞弊行為，應(yīng)完善系統(tǒng)變更和訪問授權(quán)機制，對于數(shù)據(jù)變更嚴格審批。最后，為控制不相容職務(wù)分離，應(yīng)明確技術(shù)人員的具體職能，明確技術(shù)人員的權(quán)限分配。此外，可以通過外部第三方專業(yè)技術(shù)服務(wù)機構(gòu)或以外聘復(fù)合型管理者形式，加強信息系統(tǒng)內(nèi)控監(jiān)管和評價。

（三）優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境

富有彈墊且與企業(yè)相匹配的組織機構(gòu)可以使企業(yè)業(yè)務(wù)流程更加靈活、簡便。管理層對于內(nèi)控的重視程度是優(yōu)化內(nèi)控控制環(huán)境的關(guān)鍵，為推動內(nèi)控有效實施，明確相關(guān)職能部門以及各崗位的職責和權(quán)限，建立有效且具有激勵性的績效考核機制，建立部門間信息流通渠道，做到企業(yè)日常信息公開化、透明化。為營造良好的企業(yè)控制文化環(huán)境，為加強職工對內(nèi)控知識的認知程度，可以采取定期組織學習、開展培訓等形式，使職工真正融入其中。

此外，以企業(yè)實際運行情況為出發(fā)點，在現(xiàn)有流程的基礎(chǔ)上，有針對性新增或修訂部分流程，這樣不僅降低流程優(yōu)化的風險，還可以達到業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的目的。通過實施ERP系統(tǒng)，將內(nèi)控業(yè)務(wù)流程具體化，通過各業(yè)務(wù)流程點的控制和銜接，從而達到面的發(fā)展，使內(nèi)控制度在實際工作中充分發(fā)揮出來。但是ERP系統(tǒng)無法涵蓋企業(yè)所有業(yè)務(wù)流程，部分流程需要在系統(tǒng)之外實施，為了保證系統(tǒng)之外的流程正常執(zhí)行，需要匹配相應(yīng)的管理制度來規(guī)范。

（四）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程控制

1. 存貨與生產(chǎn)過程控制

在存貨與生產(chǎn)過程控制方面，需要從倉庫保管環(huán)節(jié)、生產(chǎn)活動過程、產(chǎn)品質(zhì)量以及入庫方面進行控制。對倉庫保管員明確崗位職責，將工作效果納入績效考核中，可以將相關(guān)指標與績效考核相掛，例如保管效果、收發(fā)及時性、外部評價等；生產(chǎn)活動過程，車間人員需及時準確錄入產(chǎn)品周轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)，對成本分類做到精準掌握，財務(wù)部做到定期檢查成本分類情況，便于成本計算準確；產(chǎn)品質(zhì)量及入庫方面，無論外購原材料還是自制產(chǎn)成品在入庫環(huán)節(jié)，必須做到按照企業(yè)質(zhì)量檢驗規(guī)定，檢查合格后可以入庫，對于檢驗不符合公司質(zhì)檢規(guī)定的，應(yīng)當及時查清原因并落實責任。

2. 采購與付款控制

在采購與付款控制方面，從請購、訂貨、驗收以及付款環(huán)節(jié)這幾個要點做到嚴格把控。請購方面，公司應(yīng)制定并完善采購預(yù)算規(guī)定，嚴格審核相關(guān)部門提出的采購計劃，結(jié)合企業(yè)實際庫存情況，準予下達請購；訂貨方面，需要做好供應(yīng)商資質(zhì)評價，做好多方詢價，確定好供應(yīng)商后，合理安排訂貨，以保證物資及時到達。在驗收方面，質(zhì)量檢驗部必須嚴格執(zhí)行企業(yè)質(zhì)量檢驗標準，不合格或不符合企業(yè)質(zhì)量檢驗標準的產(chǎn)品堅決不予放行；在付款環(huán)節(jié)，財務(wù)部做好合同流、發(fā)票流、資金流的審核，規(guī)避不必要的風險。

3. 銷售和收款控制

在銷售和收款控制方面，需要從客戶合同、貨物發(fā)運、客戶退貨、發(fā)票管理、收款以及應(yīng)收賬款這幾個要點進行控制。在客戶合同和貨物發(fā)運方面，需明確規(guī)定好雙方所履行義務(wù)和享受權(quán)利，明確風險報酬轉(zhuǎn)移事項；在客戶退貨方面，企業(yè)應(yīng)當設(shè)置退貨審批、退貨索賠制度，質(zhì)量部要做好退貨檢驗，在明確責任后進行貨物清點入庫以及賬務(wù)處理；在發(fā)票和收款方面，做好發(fā)票開具前審核，對于問題應(yīng)收賬款做好及時催收；在應(yīng)收賬款控制方面，實行定期不定期對賬，實行催款責任制，建立應(yīng)收賬款定期分析制度。

四、結(jié)語

ERP系統(tǒng)雖然能將企業(yè)資源進行共享，并固化業(yè)務(wù)流程，但需要完善的內(nèi)控體系去支撐。對于外部環(huán)境的瞬息萬變，企業(yè)只有去順應(yīng)，按照市場需求運轉(zhuǎn)。但是對于內(nèi)部控制的運行，風險管理，卻是可控的。因此，做好規(guī)避經(jīng)營管理過程中遇到的各類風險，做好一切細節(jié)工作，做好和加強企業(yè)內(nèi)部控制，使ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制很好的結(jié)合起來，最終提高企業(yè)的競爭力。

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（作者單位：上海金香乳膠制品有限公司）