鄭曉瑜

摘 要：目前，檔案信息化建設(shè)的強勁發(fā)展勢頭是有目共睹的，但是縱觀現(xiàn)階段的發(fā)展概況，我們必須要認(rèn)識到其中出現(xiàn)的問題以及不足，解決好這些問題，掃清楚障礙，才能夠保證檔案信息化建設(shè)的順暢性，提高檔案管理工作的水平。文章針對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，內(nèi)容僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理；幾點思考

1檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容概述

1.1服務(wù)意識

檔案管理人員的服務(wù)意識也是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案管理是推動社會進(jìn)步、文化發(fā)展的重要資源動力，檔案管理人員需要具備一定的服務(wù)意識，才能夠真正做到服務(wù)于社會、大眾。檔案信息化建設(shè)中，需要改變傳統(tǒng)檔案單一、狹隘的管理模式，在深度、廣度上要均衡拓展以滿足檔案管理發(fā)展的需求，加強檔案管理人員的專業(yè)學(xué)習(xí)，提升理論水平與專業(yè)技，從整體上來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以此來激發(fā)檔案管理工作的活力。

1.2硬件設(shè)施

檔案管理信息化建設(shè)，首要應(yīng)從硬件設(shè)備等方面進(jìn)行改革。硬件設(shè)施是開展檔案管理工作的基本保障，若硬件設(shè)施不到位，將會嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量。所謂檔案管理的硬件設(shè)施，主要包含計算機、存儲空間、局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等，正是這些硬件設(shè)施組成檔案管理的支撐平臺。

1.3管理水平

檔案管理水平的提升是檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的重中之重。檔案管理水平的提升是信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速的今天，各種高新技術(shù)逐漸出現(xiàn)在檔案管理中，電子化檔案管理模式的實施，是適應(yīng)經(jīng)濟社會飛速進(jìn)步的必經(jīng)之路，同時也對檔案管理提出更高的要求。除此之外，檔案管理水平提升，還包含檔案管理內(nèi)容的不斷拓展創(chuàng)新，檔案管理內(nèi)容不斷豐富。提高檔案管理工作的管理水平，對社會發(fā)展、經(jīng)濟進(jìn)步等貢獻(xiàn)檔案管理的價值。

2檔案管理信息化的運用現(xiàn)狀

2.1管理員綜合素質(zhì)不高

部分事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案管理的工作沒有很深入的了解，所以整體檔案管理操作只是按部就班地通過最傳統(tǒng)的方法進(jìn)行。而不像專業(yè)的檔案管理人員，有豐富的理論知識和實踐能力，學(xué)習(xí)過較為先進(jìn)的檔案管理方法，明確檔案信息化建設(shè)的重要性。此外，還有部分檔案管理員對于工作并沒有太多的熱情，安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，不主動學(xué)習(xí)新的檔案管理方式。由此看來，目前很多管理員的綜合素質(zhì)不強。

2.2檔案檢索效率不高

從目前的檔案管理信息化運用情況來看，大多數(shù)事業(yè)單位還是采取傳統(tǒng)的檢索摸索，即通過人工手工檢索。這種檢索模式效率低，即使是經(jīng)驗豐富的檔案管理員也需要一定的時間才能夠正確檢索。雖然單位檔案管理人員在原有的檢索方式上有所調(diào)整和改進(jìn)，編制出各類別的檢索工具，但始終在效率上不如信息化檔案管理模式。

2.3重視程度不夠

雖然目前很多的事業(yè)單位跟隨互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢，引進(jìn)了檔案信息化管理模式，但是實際運用效果非常不理想。最關(guān)鍵的是單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者意識上的缺乏，對其運用不夠重視，同時也沒有清楚地了解其對檔案管理的重要性和便利性，很多檔案信息都沒有及時地進(jìn)行歸檔處理，導(dǎo)致信息的遺漏。并且由于很多事業(yè)單位的檔案管理人員不是青年人群，其思維觀念比較老舊，對檔案的管理依然采取紙質(zhì)的方法，并沒有意識到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實效性，也就無法談及信息化的檔案管理模式了。

2.4檔案管理信息資源缺乏整合與長遠(yuǎn)規(guī)劃

就目前的情況來看，有一部分住建局檔案管理部門對于自身的發(fā)展是缺乏長久規(guī)劃的，而且也不具備科學(xué)有效的管理辦法，尤其是對檔案信息化建設(shè)，很多還停留在基本的目錄錄入層面，保管工作也是簡單的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化形勢，在近些年中都沒有得到實質(zhì)性進(jìn)展。此外，檔案管理信息并沒有做到對資源的有效整合，導(dǎo)致已經(jīng)開發(fā)出來的信息資源并沒有實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通與數(shù)據(jù)共享，仍然保持著非常分散的局面。

3檔案管理信息化的完善措施

3.1加強檔案管理的數(shù)字化資源共享建設(shè)

遵循“存量數(shù)字化，增量電子化”的發(fā)展策略，信息化檔案管理建設(shè)期間，數(shù)字化資源共享平臺的建立，將社會發(fā)展需要的參考信息以及數(shù)據(jù)等，發(fā)布在檔案管理數(shù)據(jù)庫平臺中，便于社會群體或者部門直接查閱?？茖W(xué)合理的數(shù)據(jù)信息管理編制計劃，強化檔案管理的監(jiān)督力度，為檔案管理的順利進(jìn)行提供了保障。增加檔案管理數(shù)字化，拓展檔案管理數(shù)據(jù)整理范圍，保證檔案管理數(shù)據(jù)資源的多樣化。

3.2積極壯大檔案信息管理隊伍

要想加快檔案信息化建設(shè)的步伐，就必須要依靠優(yōu)秀的專業(yè)團(tuán)隊和高質(zhì)量的專業(yè)人才，所以，我們必須要高度重視起檔案信息管理隊伍成員的選拔、培訓(xùn)與考核，建立科學(xué)合理的競爭機制，激發(fā)檔案信息管理工作人員的責(zé)任意識和進(jìn)取心，與此同時，更要加大對檔案信息管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)力度，無論是在管理電子文件還是管理電子檔案等方面都要加大培訓(xùn)的力度，全面提高工作人員的計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，積極致力于提高檔案信息的安全性與完整性。

3.3優(yōu)化管理手段

為保證企業(yè)檔案管理能夠高效進(jìn)行，必須要提高企業(yè)對信息的管理手段。具體方法有以下兩個方面。第一，健全管理制度。明確的檔案管理制度讓實際的工作有跡可循，模棱兩可的管理制度會讓效率大打折扣。為了提高管理效率，我們應(yīng)該健全管理規(guī)章制度。第二，轉(zhuǎn)化管理方式。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)適應(yīng)不了時代的發(fā)展，如何依照已知信息，進(jìn)行合理的檔案分類組織，是如今行業(yè)管理方式的重點。

3.4提高檔案管理技術(shù)支持與資金保證

信息化建設(shè)下，對檔案管理技術(shù)提出更嚴(yán)格的要求，積極完善檔案管理中的技術(shù)支持，為其提供更充足的檔案管理信息化建設(shè)資源，確保檔案管理建設(shè)系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展。同時增強檔案管理信息技術(shù)基礎(chǔ)，強化檔案管理中訪問權(quán)限的設(shè)置，提高檔案管理信息的安全。完善檔案信息化管理中基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立檔案信息化專項預(yù)算并對建設(shè)資金進(jìn)行科學(xué)管理。

3.5提高從業(yè)人員的素質(zhì)

一個行業(yè)的水平取決于從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。人力資源部在篩選企業(yè)檔案管理人才時，應(yīng)從職業(yè)實際的要求出發(fā)，選擇具備以下行業(yè)素質(zhì)的綜合性人才。

第一，專業(yè)對口，一般人看來，檔案管理工作就是對檔案進(jìn)行分類整理，然后登記存檔。但在檔案信息化建設(shè)中，行業(yè)對于從業(yè)人員的計算機能力有了更高要求，要求從業(yè)者完成網(wǎng)絡(luò)上的檔案儲存、修改、統(tǒng)計等工作，因此要求從業(yè)者有一定的專業(yè)修養(yǎng)。

第二，適應(yīng)競爭機制，合適的崗位需要合適的人才，長期出現(xiàn)管理問題就是管理員的失職，所以為了激發(fā)管理人員工作的積極性，公司應(yīng)適當(dāng)建立激勵機制，同樣，從業(yè)人員也要有競爭機制的適應(yīng)力

第三，學(xué)習(xí)能力，時代在與時俱進(jìn)，各行各業(yè)更新?lián)Q代快，管理人員也需要不斷學(xué)習(xí)，滿足企業(yè)對于檔案管理型人才的需要。所以一定的學(xué)習(xí)能力，對于企業(yè)檔案管理型人才來說也必不可少。

4結(jié)語

總而言之，通過對檔案信息化建設(shè)和完善措施的探究，發(fā)現(xiàn)其遠(yuǎn)比傳統(tǒng)的檔案管理方式更加高效，可以節(jié)省人力和物力，減少不必要的經(jīng)濟支出。雖然目前檔案信息化管理的運用現(xiàn)狀不太理想，但是隨著網(wǎng)絡(luò)化的全面覆蓋，這將會是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。而且檔案信息化確實具有傳統(tǒng)手工檢索等方面不可比擬的優(yōu)勢，有助于檔案管理的正確、安全和高效。

參考文獻(xiàn)

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