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新時(shí)期下檔案管理工作有效性策略

2018-04-01 18:32劉如慧秦皇島市第一醫(yī)院河北秦皇島066000
絲路藝術(shù) 2018年9期
關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息技術(shù)

劉如慧(秦皇島市第一醫(yī)院,河北 秦皇島 066000)

一、新時(shí)期下檔案管理工作現(xiàn)狀

當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作仍然存在諸多的問(wèn)題需要我們予以足夠的重視。首先就是對(duì)于相關(guān)工作的開(kāi)展并沒(méi)有予以重視。我國(guó)很多單位或者企業(yè)在檔案管理工作的開(kāi)展中都會(huì)存在著混亂的現(xiàn)象,其實(shí)主要就是因?yàn)槠髽I(yè)等并沒(méi)有對(duì)之予以重視,當(dāng)前隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,企業(yè)將更多的精力都會(huì)放在自身的發(fā)展上,對(duì)于這種不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的工作明顯沒(méi)有予以重視。檔案管理工作本身的內(nèi)容就是相對(duì)繁雜的,如果沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人員參與其中,那么會(huì)使得工作開(kāi)展的效率較為低下。

其次,我國(guó)的檔案管理制度存在一定的缺陷,當(dāng)前社會(huì)處于快速的發(fā)展中,尤其是信息技術(shù)的快速普及,很多行業(yè)都與之進(jìn)行融合來(lái)提升行業(yè)生產(chǎn)力,網(wǎng)絡(luò)資源的共享已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的一種主要趨勢(shì),但是很多企業(yè)的檔案管理工作自身的革新卻相當(dāng)緩慢,沒(méi)有形成真正意義上的共享,也僅僅是在檔案管理室的電腦中,這也在很大程度上降低了檔案資源的價(jià)值。

最后在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中由于缺乏相應(yīng)的人才予以支撐,使得工作水平無(wú)法提升。檔案管理要始終結(jié)合當(dāng)下的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)來(lái)開(kāi)展,人才是其中支撐性的因素,而實(shí)際的狀況是不容樂(lè)觀的,因此當(dāng)下應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理人才缺失等問(wèn)題予以具體的解決策略。

二、提升檔案管理有效性的意義

檔案主要記錄著事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)、高校以及企業(yè)等發(fā)展歷程以及其中的各項(xiàng)資料,不僅對(duì)于相關(guān)單位的發(fā)展具有重要的意義,其還能夠更好地為其發(fā)展或者是處理相關(guān)事務(wù)提供基礎(chǔ)支持。檔案管理工作的開(kāi)展中也能夠看出一個(gè)國(guó)家的發(fā)展歷史軌跡,尤其是針對(duì)一些歷史檔案來(lái)說(shuō)。當(dāng)前針對(duì)檔案管理科學(xué)化水平予以提升,可以有效提升我國(guó)的文化軟實(shí)力,因?yàn)闄n案管理在開(kāi)展相關(guān)工作的過(guò)程中主要都是秉承著真實(shí)、簡(jiǎn)潔的原則,從檔案管理中可以有效看出一個(gè)單位甚至是國(guó)家的發(fā)展歷程,并且能夠從中總結(jié)出國(guó)家文化建設(shè)等相關(guān)規(guī)律,通過(guò)提升管理工作的科學(xué)水平對(duì)于提升整個(gè)國(guó)家的文化軟實(shí)力具有積極的意義。

同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作有效性,可以促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展,并且在很大程度上促進(jìn)我國(guó)的信息化發(fā)展。當(dāng)前科學(xué)化的檔案管理策略主要也就是有效借助新興技術(shù),尤其是信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè),拓寬信息技術(shù)的運(yùn)用范圍,并且實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)字化,針對(duì)此建設(shè)一套完整的管理制度,將其中可能出現(xiàn)的一些問(wèn)題提前預(yù)測(cè)并解決,實(shí)現(xiàn)管理工作規(guī)范化。信息技術(shù)能夠?yàn)闄n案管理工作搭建一個(gè)良好的平臺(tái),也能夠通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作予以創(chuàng)新的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的發(fā)展,進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)的信息化水平的提升。

三、有效提升檔案管理工作有效性

(一)革新檔案管理理念

新的歷史時(shí)期下,檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有效的革新工作觀念。要能夠在管理工作中樹(shù)立服務(wù)的觀念,而不僅僅是對(duì)檔案資源的保管,當(dāng)前我們處于信息技術(shù)快速發(fā)展的社會(huì)中,而信息的生命周期也不斷縮短,因此我們應(yīng)當(dāng)有效的保存信息,并且將相應(yīng)的資源及時(shí)傳遞出去,這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)資源的有效共享,并且凸顯信息的價(jià)值。信息時(shí)代所帶來(lái)的另一個(gè)特征,就是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的快速到來(lái),有效的轉(zhuǎn)變觀念,樹(shù)立服務(wù)的理念,通過(guò)有效的方式來(lái)將信息進(jìn)行處理分析等,并且實(shí)現(xiàn)有效的共享。通過(guò)借助信息技術(shù),可以更好的將資源與他人共享,并且針對(duì)有需要的人做好服務(wù)工作,這也是新時(shí)代下實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)轉(zhuǎn)型的有效需求。

(二)健全檔案管理制度

在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中,要能夠有效對(duì)《檔案法》及相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行宣傳,并且增強(qiáng)內(nèi)部各級(jí)工作人員對(duì)于檔案管理工作的安全意識(shí),加強(qiáng)內(nèi)部法律的宣傳。不論是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō),還是領(lǐng)導(dǎo)人以及檔案管理工作人員,都應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,能夠從根本制度上予以完善,通過(guò)配備更加專(zhuān)業(yè)的人員,并且使用專(zhuān)門(mén)的管理設(shè)備來(lái)對(duì)整個(gè)檔案管理工作認(rèn)真對(duì)待,使其中的各項(xiàng)工作更加規(guī)范化。根據(jù)不同單位的實(shí)際狀況,制定更加符合實(shí)際工作的檔案資料管理制度,將和檔案管理有關(guān)的法律制度體現(xiàn)在其中,尤其是針對(duì)管理細(xì)則要予以重視,嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開(kāi)展各項(xiàng)工作。對(duì)于在檔案管理與存放的過(guò)程中,要能夠?qū)ο嚓P(guān)資源的存放形式予以規(guī)定,避免浪費(fèi)資源以及勞動(dòng)力的浪費(fèi)。強(qiáng)化在檔案管理工作中的依法治檔,在相關(guān)工作開(kāi)展的過(guò)程中,要能夠積極進(jìn)行執(zhí)法檢查,對(duì)于檔案資料的產(chǎn)生、收集以及整理過(guò)程都要予以重視。要能夠意識(shí)到相關(guān)工作的實(shí)效對(duì)于和檔案相關(guān)工作開(kāi)展的重要意義,進(jìn)而確保過(guò)程檔案工作的落實(shí)。

(三)提升工作人員業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的素質(zhì)也是提升檔案管理科學(xué)化水平的基礎(chǔ)。在新的形式下,要能夠使用更加先進(jìn)的技術(shù)來(lái)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展予以支持,當(dāng)前對(duì)于檔案管理的也提出了分工更加專(zhuān)業(yè)的需求,因此新的條件下對(duì)于工作人員也提出了更多的挑戰(zhàn)。檔案管理人員要能夠緊跟時(shí)代的發(fā)展而不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng),不僅需要其擁有檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí),還需要通過(guò)理論結(jié)合實(shí)踐,掌握信息技術(shù)等內(nèi)容,自身也應(yīng)該具備更強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)情感以及責(zé)任意識(shí),在工作的過(guò)程中能夠更有效地提升自身的價(jià)值。此外對(duì)于單位來(lái)說(shuō),也應(yīng)該針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn),加強(qiáng)其對(duì)于專(zhuān)業(yè)內(nèi)容的學(xué)習(xí)與強(qiáng)化,在內(nèi)部建設(shè)一支具有更強(qiáng)的自我學(xué)習(xí)能力的隊(duì)伍。要能夠?qū)n案管理科學(xué)化水平的提升作為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作來(lái)對(duì)待,通過(guò)建設(shè)綜合素質(zhì)強(qiáng)的復(fù)合型人才,才能夠?qū)n案管理工作的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行深入了解,進(jìn)而高效發(fā)展檔案事業(yè)。

(四)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

當(dāng)前隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,社會(huì)上很多行業(yè)都通過(guò)有效引入相關(guān)技術(shù)來(lái)不斷提升工作效率。因此在當(dāng)下檔案管理工作中,不能僅僅依靠傳統(tǒng)的方式來(lái)開(kāi)展工作,要能夠盡快轉(zhuǎn)移工作重心,將傳統(tǒng)檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)移到檔案信息化建設(shè)中。因?yàn)橥ㄟ^(guò)信息化建設(shè),可以更好地確保在檔案信息等相關(guān)信息方面的準(zhǔn)確性,并且在新時(shí)代進(jìn)一步彰顯數(shù)據(jù)資料的價(jià)值。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化,可以更好地對(duì)其進(jìn)行加工與分享,并且保障檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范地運(yùn)行。當(dāng)前檔案管理工作人員要能夠意識(shí)到計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案管理工作的重要性,有效借助工具來(lái)提升工作效率,并且也能夠在很大程度上避免主觀性的錯(cuò)誤。檔案管理人員在翻閱資料時(shí),也不用使用傳統(tǒng)的方式,只需要在網(wǎng)上對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)取,進(jìn)而提升了工作的質(zhì)量與效率,并且更方便對(duì)檔案信息的查閱與更新。

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